原中工學(xué)院檔案管理辦法

　　一、總則

　　第一條為了切實(shí)貫徹落實(shí)國家教育部和河南省教育廳、省檔案局關(guān)于檔案工作的指示精神，加強(qiáng)學(xué)校的檔案工作，有效維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理活動服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和有關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的檔案是指原中工學(xué)院在教學(xué)、科研、黨政管理、人事管理及其它各項(xiàng)活動中直接產(chǎn)生的，有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

　　第四條檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、教學(xué)評估的重要組成部分。檔案工作納入學(xué)校工作計(jì)劃，納入管理制度，納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并在人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等方面給予保證。

　　第五條檔案材料是開展教學(xué)、科研、生產(chǎn)、建設(shè)及各項(xiàng)管理工作的真實(shí)反映，是繼續(xù)開展各項(xiàng)活動的重要依據(jù)和必要條件。全校教職工有保護(hù)檔案并利用開放檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置

　　第六條學(xué)校檔案工作由一名學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，并主動接受上級部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第七條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬學(xué)院辦公室。學(xué)校各院系(部)、處、所、中心必須明確一名負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。

　　第八條 學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的各類檔案，并對各立卷單位兼職人員的業(yè)務(wù)實(shí)行指導(dǎo)、督促、檢查。兼職檔案員接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、鑒定和立卷歸檔工作。

　　三、檔案管理

　　第九條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，編制學(xué)校檔案分類方案及檔案保管期限表，對各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編制多種形式的檢索工具，提高檔案利用率。

　　第十條 學(xué)校各部門和個人應(yīng)按照我校公文處理辦法及相應(yīng)規(guī)章制度，準(zhǔn)確、完整地將在公務(wù)活動中形成和積累的文件材料，按時(shí)向本部門或綜合檔案室移交。

　　其中，職能部門和按年度歸檔的部門檔案,應(yīng)在次年5月30日前歸檔;教學(xué)部門和按學(xué)年度歸檔的部門檔案,應(yīng)在次學(xué)年11月1日前歸檔;科研、基建等部門檔案，應(yīng)在項(xiàng)目鑒定完成后6個月內(nèi)歸檔;財(cái)會檔案應(yīng)在財(cái)務(wù)部門存放3年以后移交學(xué)校綜合檔案室。任何部門和個人不得以任何理由將檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　第十一條學(xué)校嚴(yán)格實(shí)行由文件形成部門及課題組立卷歸檔制度。在工作結(jié)束或告一段落后，兼職檔案員必須將應(yīng)歸檔材料收集齊全，根據(jù)其自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按照《原中工學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》加以系統(tǒng)整理、組卷，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按時(shí)向?qū)W校綜合檔案室移交。

　　第十二條應(yīng)歸檔文件材料的范圍應(yīng)遵照《原中工學(xué)院文件材料歸檔流程》和《原中工學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》的規(guī)定執(zhí)行。歸檔文件的材料載體應(yīng)符合《原中工學(xué)院各類歸檔文件載體使用要求及書寫規(guī)范》

　　學(xué)校規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

　　第十三條 原中工學(xué)院檔案共分十大類：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品類、外事類、基建類、設(shè)備類、出版類、財(cái)會類。

　　四、檔案的利用

　　第十四條綜合檔案室保存的檔案，主要供本校利用。其他單位或個人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，經(jīng)學(xué)院辦公室主任或綜合檔案室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題、黨和國家機(jī)密，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);涉及查、借閱他人的科研課題的需經(jīng)課題組負(fù)責(zé)人同意。

　　第十五條綜合檔案室應(yīng)編制必要的檢索工具，積極開展檔案的編研和信息開發(fā)工作。

　　第十六條對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊原因確需使用原件的，須經(jīng)學(xué)院辦公室主任批準(zhǔn)并辦理必要的手續(xù)，最長借閱時(shí)間不得超過10個工作日。

　　第十七條綜合檔案室對外實(shí)行有償服務(wù)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校財(cái)務(wù)處制定。

　　五、考核與獎懲

　　第十八條學(xué)校建立檔案工作檢查、考核和評估制度，明確崗位職責(zé)，對優(yōu)秀的工作人員和突出的服務(wù)業(yè)績、研究成果給予獎勵。

　　第十九條對于違反本辦法的行為，視情節(jié)和后果的嚴(yán)重性，將給予處理：凡是不按規(guī)定歸檔的，取消該部門和責(zé)任人的評先資格;對檔案造成損壞的，將視嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理。后果特別嚴(yán)重，違反了《檔案法》的行為，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。

　　有以下行為者，根據(jù)情節(jié)輕重，建議直接責(zé)任人所在單位給予行政處分;情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

　　1.損毀、丟失檔案的;

　　2.將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為已有,不按規(guī)定或不按期移交檔案的;

　　3.涂改、偽造檔案的;

　　4.擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的;

　　5.倒賣、出賣檔案的;

　　6.攜帶禁止出境的檔案及其復(fù)制件出境的;

　　7.檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　六、附則

　　第二十條本辦法由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。原《鄭州紡織工學(xué)院檔案管理辦法》同時(shí)廢止。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

　　(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報(bào)表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷，對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。