如何做好物業(yè)客戶服務工作
時間過的真快，轉(zhuǎn)眼來公司已經(jīng)一年多了，通過自己幾年的工作歷練，我深切感受到作為一名物業(yè)人員真的不容易。在物業(yè)管理服務工作中，客服員工作是常與業(yè)主來往，直接為業(yè)主服務的工作，起到物業(yè)管理服務公司和業(yè)主之間緩解矛盾、增進感情、加深了解進而提高物業(yè)利用價值的重要作用。從一定意義上說，物業(yè)管理就是一種商品，服務是這一商品的核心內(nèi)容，只有在服務上的功夫做到了，才有可能保證物業(yè)管理服務企業(yè)的良性運轉(zhuǎn)。
一、要有“客戶至上”的服務意識，多從業(yè)主的角度來考慮問題。
做客戶服務工作，最根本的就是要有客戶至上的意識和服務的意識，要善于理解業(yè)主的觀點,體諒業(yè)主，根據(jù)市場變化和實際情況，應靈敏的預見和準確的掌握業(yè)主的需要，體察他們的情緒及獲得服務后的反應，對業(yè)主的潛在需求進行客觀全面的分析論證，進一步采取針對性的服務。另外，要多從業(yè)主的角度來考慮問題，要言行一致，一視同仁，重視對業(yè)主的承諾，不但要說得好更要做得好，因為行動勝過千言萬語，用客服員的真誠態(tài)度和熱情服務，使業(yè)主感到我們確實是在關(guān)心他，為他著想。
二、要有良好的人際溝通和交流的能力，為業(yè)主提供更加完善的服務。
溝通和交流是達到我們的目標、滿足我們的需要、實現(xiàn)我們抱負的重要工具之一。客戶服務工作是一個注重人際溝通和交流的部門，要不斷摸索和提高溝通與交流的技巧。
首先，要加強內(nèi)部溝通和交流工作，協(xié)調(diào)工作關(guān)系，解決工作難點，掌握內(nèi)部有關(guān)客戶服務工作的開展情況;其次，應注重公司與業(yè)主之間的溝通，做好接待業(yè)主來訪、處理好業(yè)主的信函，滿足業(yè)主的各種合理要求，注意搜集業(yè)主的意見和建議，知會相關(guān)人員采取服務措施，爭取得到業(yè)主和公眾對公司工作的支持和理解。在客戶服務工作中，如果主觀臆斷，缺乏必要的溝通，忽視對業(yè)主意見的調(diào)查，就會容易出現(xiàn)漏洞和疏忽，導致業(yè)主的不滿。由于溝通是雙向的，既要收集信息又要給予信息，因此，為完善服務不僅要注意搜集業(yè)主的意見與建議，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)主的潛在需求，還要想辦法對這些進行分析總結(jié)，知會相關(guān)人員采取服務措施，從而給業(yè)主一個合理的答復，盡量營造一個適合業(yè)主的環(huán)境;最后，還應和對外公眾關(guān)系保持聯(lián)系，收集相關(guān)業(yè)務信息和資料，從而不斷完善公司的服務項目。
三、妥善處理業(yè)主投訴，使物業(yè)管理服務工作在投訴中日益完美。
對物業(yè)公司來說，遇到業(yè)主投訴總是難免的，對于一個有責任感的客服員應該做到：
1.始終以積極坦蕩的良好心理承受能力來面對問題和解決問題，不會回避業(yè)主提出的各種問題，把對待投訴當成是教育自己的一個契機，這樣工作的努力才會獲得業(yè)主的認同，認真分析、總結(jié)業(yè)主的意見和批評才能使物業(yè)管理工作做得更好。可以說，業(yè)主投訴是業(yè)主關(guān)心物業(yè)管理公司，對公司的糾錯能力抱有一定希望和信心的一種表現(xiàn)。
2.客服員要以禮服人，以情感人，并在業(yè)主投訴時，要有一定的分析判斷問題的能力，能深知業(yè)主投訴的最終目的是什么，要維護公司的利益，站在業(yè)主的角度，進而尋找到處理問題的平衡點。明了有時業(yè)主的意見乃至挑剔會成為我們不斷完善工作的指路牌，同時也要理解作為業(yè)主追求的大多是尊嚴的滿足，要掌握一些管理技巧，注意方式，講求方法。
3.處理業(yè)主投訴應做到落實、監(jiān)督、檢查。業(yè)主投訴的最終滿意程度，主要是取決于對他公開抱怨后的特殊關(guān)懷程度，許多對公司懷有感激之情的業(yè)主，往往是那些因投訴問題而得到妥善處理的人。我相信，業(yè)主都是有感情的，也是通情達理的。公司的廣泛贊譽及其社會名氣是來自誠實、準確、細膩的感情及勤奮服務，蜂巢物業(yè)網(wǎng)首發(fā)。
四、做好客戶服務工作還要擁有大量的信息及相關(guān)的知識，并具備良好的職業(yè)道德。
客戶服務工作大多常接待業(yè)主咨詢與處理投訴，由于業(yè)主咨詢與處理投訴的問題所涉及的面很廣，包括所在物業(yè)管理公司內(nèi)部信息及外部的公共信息，從而決定了客服員必須掌握大量的信息和相關(guān)的知識，同時要準備好最新的問詢資料以供業(yè)主隨時咨詢。
從事客戶服務工作的人員還須具備良好的職業(yè)道德和較高的素質(zhì)，要有認真負責、細致嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，在任何情況下都不能與業(yè)主發(fā)生爭執(zhí)，經(jīng)常使用文明禮貌用語，無論發(fā)生什么問題都能做到鎮(zhèn)定自若，善于掌握自己的語言分寸，沉著大度，不失禮于人，為維護公司形象而善待每一位業(yè)主。
總之，做好客戶服務工作需要探索和完善的東西還有很多，需要我們不斷積累不斷總結(jié)和不斷提高，從細致的動作到規(guī)范的服務語言和整體表現(xiàn)，服務行業(yè)都要有自己的規(guī)范和越來越高的目標，因為服務永遠都沒有止境!讓我們用日益標準的規(guī)范、優(yōu)美完善的服務、勇于進取的激情和求實創(chuàng)新的精神，使我們的每一位業(yè)主的臉上都洋溢著滿意的笑容!
篇2：物業(yè)管理如何開展客戶服務工作
物業(yè)管理如何開展客戶服務工作
為什么要強調(diào)客戶服務？如何理解“客戶服務”的含義？客戶服務工作應從哪些方面入手？這些都是大家比較關(guān)注的問題，現(xiàn)就以上幾點談談自己的認識。
一、加強客戶服務工作的意義
1、加強客戶服務是企業(yè)發(fā)展自身的需要。
加強溝通協(xié)作，完善評價和培訓體系等一系列措施來加強內(nèi)部管理工作，目的是更好地為業(yè)主服務和提升企業(yè)競爭力。實踐證明，均收到了明顯的效果，也為企業(yè)未來的發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。
我們以前關(guān)注較多的往往是基礎(chǔ)性的工作和服務，由于受資源和成本等因素的限制，服務水平可再提升的空間有限。在激烈的行業(yè)競爭中，企業(yè)如果總停留在這一層面，將難以脫穎而出，凸顯品牌。所以，我們必須在做好基礎(chǔ)服務的前提下，向更高的層次發(fā)展。建立以客戶滿意為導向的服務體系，無疑是值得我們研究的課題。
2、加強客戶服務工作是順應業(yè)主的需求。
在市場競爭日益激烈的今天，顧客是每個企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)必須把顧客需求放在首位。物業(yè)管理經(jīng)過十幾年的發(fā)展，業(yè)主關(guān)注的已不僅僅是安全、舒適、優(yōu)美環(huán)境等基礎(chǔ)服務，而是更多地提出了精神感受、服務感知等方面的要求。因此，我們必須認真分析研究，了解業(yè)主的需求，關(guān)注業(yè)主的感受，通過熱情周到的服務，讓業(yè)主的服務期望得到合理的滿足，進而與業(yè)主建立一種融洽、和諧、互動的客戶關(guān)系，使我們的工作獲得廣泛的理解和支持，從而樹立企業(yè)良好的服務品牌，提高企業(yè)的市場競爭力。
二、物業(yè)管理客戶服務的含義
物業(yè)管理的客戶服務，簡單地說，就是指服務中所有與業(yè)主直接接觸的環(huán)節(jié)。我們要以客戶為導向，時刻站在客戶的角度，為客戶提供更加主動熱情、周到細致的服務，最終使客戶滿意，從而建立良好的客戶關(guān)系。其中以客戶為導向、提供客戶所需要的服務、使客戶滿意是三個關(guān)鍵的要素。
物業(yè)管理本身就是服務行業(yè)，客戶服務并不是我們?nèi)粘９ぷ髦獾念I(lǐng)域，但需要我們比以往投入更多的熱情和努力。我們所說建立客戶服務體系，也是希望通過宣傳發(fā)動來進一步提高客戶服務意識；通過梳理流程來優(yōu)化程序；通過試運行來檢驗效果；通過分析評估來改進提升。以前，行業(yè)內(nèi)許多管理處更名為客戶服務中心或客戶服務部，但從實施效果上看，大多是以被動的形式在運作，即被動地接受信息、被動地等待客戶上門，而我們強調(diào)的是要主動與客戶溝通、主動提供服務、使客戶滿意。
三、開展客戶服務需考慮的因素
開展客戶服務必須全員參與，部門協(xié)作才能收到良好的整體效果，客戶服務是一項長期的工作，就現(xiàn)階段而言，可以從以下五個方面入手逐漸展開：
1、強化客戶服務意識
思想是行動的指南，要想做好客戶服務工作，就必須提高全員的客戶服務意識。我們可以在公司服務理念的指導下，連續(xù)不斷地開展一些活動，如：看光盤聽講座、組織特色服務座談會、印制服務小冊子、張貼學習心得體會、案例分析講解等方式，營造客戶服務的氛圍，讓員工自覺地以客戶為導向思考問題，并通過反復的培訓固化在每一個員工的思想和行動中，整體提高客戶服務意識。在公司部門之間、上下工序間也要樹立良好的客戶服務意識。
2、梳理優(yōu)化服務流程
我們應以客戶滿意為導向，梳理、優(yōu)化現(xiàn)有的操作和管理流程。梳理流程應以高效、方便為原則，即從客戶視角出發(fā)，考慮方便客戶、方便操作層員工。梳理優(yōu)化的內(nèi)容可以包括：一是優(yōu)化崗位設(shè)置、崗位職責、協(xié)同工作方式等；二是從客戶接觸點入手，梳理服務作業(yè)流程；三是整合客戶接觸渠道，協(xié)同信息傳遞方式；四是完善客戶咨詢、投訴建議、客戶回訪、滿意度測評等方面的服務標準。
3、完善基礎(chǔ)資料、認知客戶
在實施服務前，首先要盡可能地掌握服務對象的情況。掌握了物業(yè)的情況，才能做好系統(tǒng)的維護；熟悉了客戶信息，才能提供有針對性的服務。所以，我們應繼續(xù)完善物業(yè)基礎(chǔ)資料和客戶檔案，將物業(yè)和客戶信息當作一種資源運用好。比如將客戶信息按籍貫、年齡、職業(yè)、愛好等進行細分，通過細分可了解客戶的結(jié)構(gòu)及變化情況，確定工作的主導方向。通過分析小區(qū)家庭人員結(jié)構(gòu)，了解不同層次人群的服務取向，通過客戶需求變化趨勢分析，深入地識別客戶，進而更好地提供服務。還可以利用特定客戶資源協(xié)調(diào)公共關(guān)系，解決一些疑難問題等。
4、建立溝通渠道、主動溝通
良好的溝通是與客戶建立信任和關(guān)系的關(guān)鍵。物業(yè)服務過程中，往往是業(yè)主投訴了，才安排人員與業(yè)主進行溝通，在日常工作中，卻很少主動與業(yè)主接觸，了解服務過程上中存在的問題，探詢業(yè)主需求。實際上，溝通應該貫穿在服務的每一個環(huán)節(jié)。可以通過上門拜訪、工作簡報、意見征詢、座談會、通知公告、電話、網(wǎng)張、社區(qū)活動等多種方式，與業(yè)主進行良好的溝通，了解深層次的需求，通過服務給其合理的滿足，與其建立一種長期的信任和互動關(guān)系。而服務是互動的過程，多一分認識就是多一份信任，多一份信任就多一份理解和配合。
5、密切協(xié)作強化執(zhí)行
客戶服務工作質(zhì)量很大程度上取決于服務的及時性能否得到保障，及時性反映在執(zhí)行力上，所以，確保各項工作得到強有力的執(zhí)行是提高客戶服務質(zhì)量的根本保證。當業(yè)主的需求能夠快速得到解決時，就能給業(yè)主帶來心理上的滿足。這就要求我們的工作人員不僅需要具備強烈的服務意識而且還要具備強烈的敬業(yè)精神、合作意識，全方位地主動服務，總體上提高客戶服務水平。
總之，我們要以客戶為導向，加強客戶服務意識，從發(fā)掘客戶需求入手，把握服務的關(guān)鍵點，在與客戶直接接觸的各個環(huán)節(jié)中，為客戶提供更加主動、貼心、細致、周到的服務，建立更為和諧、融洽的客戶關(guān)系，贏得客戶的忠誠。
文章來源《蓮花物業(yè)》
篇3：物業(yè)管理處客戶服務中心運作模式
物業(yè)管理處客戶服務中心運作模式
我國物業(yè)管理經(jīng)過20多年的發(fā)展，已進人了一個新的發(fā)展時期。物業(yè)管理的市場化進程在加速演進，物業(yè)管理的市場競爭越來越激烈。現(xiàn)在的物業(yè)管理競爭已表現(xiàn)為，而且最終也會表現(xiàn)為物業(yè)管理企業(yè)之間在企業(yè)品牌、服務質(zhì)量和客戶資源方面的競爭。誰贏得了客戶，誰就是最終的勝利者，誰失去了客戶，誰就失去了一切。因此，近一年來，一些有先知先覺的物業(yè)管理公司，為了在管理上更貼近客戶，為客戶提供更便捷、更貼心的服務，紛紛在管理處成立了客戶服務中心。
實踐已經(jīng)表明，客戶服務中心作為管理處運作的一種新的管理模式，大大提高了管理處的工作效率，提高了管理處的服務質(zhì)量，贏得了業(yè)主的信任和支持，取得了良好的經(jīng)濟效益和社會效益。通過對深圳物業(yè)管理公司管理處客戶服務中心運作情況的調(diào)查研究和實操分析，筆者認為，在管理處引進客戶服務中心的管理模式，對管理處自身的運作和物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展是非常必要的。這種管理模式將被更多的物業(yè)管理公司所采納，是未來管理處運作的主要模式。鑒于目前管理處客戶服務中心的管理模式正處于探索和試點階段，因此，筆者對此進行探析，希望對這套管理模式的運作和推廣有所裨益。
在探析管理處客戶服務中心運作模式時，我們引入了一個新的概念，即管理處應建立以客戶服務中心為“CPU”的快速反應系統(tǒng)。“CPU”是計算機術(shù)語，意為中央處理器，是計算機快速運算和運行的核心。引入“CPU”的概念，意在借鑒計算機的運作模式，創(chuàng)建一套管理處快速運作的全新管理模式。該管理模式的主要特征是：一站式服務、全程式管理、信息流暢、集中處理、快速應答、及時反饋。下面我們從管理處的組織架構(gòu)，客戶服務中心的工作職責、工作流程、對外關(guān)系等方面，就管理處以客戶服務中心為“CPU”的管理模式作一個系統(tǒng)的闡述。
1.在組織架構(gòu)中，提升客戶服務中心的地位
為了確保客戶服務中心具有一定的資源調(diào)配權(quán)，在機構(gòu)設(shè)置上，客戶服務中心必須高于其他部門。管理處設(shè)客戶主任(相當于管理處副主任或主任助理的級別和待遇)1名。分管客戶服務中心，這樣客戶服務中心就形成一個獨立的接受投訴、具體調(diào)度、分工作業(yè)、跟蹤檢查、統(tǒng)計分析等多功能于一體的快速反應系統(tǒng)。這個系統(tǒng)既是信息的匯集中心，也是信息的處理中心和信息的發(fā)射中心，實質(zhì)上就具有了類似計算機中“CPU”的功能。
管理處的組織架構(gòu)如圖所示：(圖見下頁)
備注：
1）出納負責各項管理費用的收取，屬客戶服務中心工作人員，出納不當班時，由其他工作人員代為收費。
2）財務部的日常管理權(quán)由管理處主任負責。
3）客戶服務中心的指令可直接下達到各部門主管，再由部門主管分配工作，也可直接下達到各部門的工作人員。
4）客戶主任是一個新設(shè)的崗位，該崗位要求人員素質(zhì)高，因此，必須做好人員的選拔和培訓工作。
2.客戶服務中心的工作職責
客戶服務中心是管理處的核心部門，管理處的絕大部分管理工作都由客戶服務中心來處理和完成。其主要職責有：
(1)接受業(yè)主投訴，通知相關(guān)部門處理；
(2)對投訴進行跟蹤、回訪和記錄；
(3)對投訴進行統(tǒng)計、分析，并向管理處主任提供分析報告：
(4)作為管理處對外開設(shè)的惟一窗口，對外協(xié)調(diào)與物業(yè)公司、地產(chǎn)公司、施工單位以及其他部門的關(guān)系；
(5)各種管理工作的檢查、督促：
(6)各種資料的檔案管理：
(7)業(yè)主人住等合約簽訂和證件辦理：
(8)組織管理處的內(nèi)部培訓；
(9)管理處各種費用的收取。
3.客戶服務中心工作流程
客戶服務中心工作流程如圖所示：
4、管理處與外部總體關(guān)系
管理處把客戶服務中心作為對外聯(lián)系、溝通的惟一窗口，所有事件都通過客戶服務中心后臺內(nèi)部程序進行處理，這樣既提高了工作效率，也可避免對外工作的多頭管理。
管理外與外部各單位關(guān)系如圖所示：
5.客戶服務中心為業(yè)主(住戶)提供服務
業(yè)主(住戶)可以通過任何方式進行投訴(包括直接到客戶服務中心投訴、電話投訴和信函投訴等)，也可向管理處任何工作人員(管理人員、維修工作人員和安全管理人員等)進行投訴。接到投訴的人員應將投訴人的所有信息(包括業(yè)主姓名、房號、聯(lián)系電話和需求項目等)詳盡報到客戶服務中心，由客戶服務中心進行及時處理、跟蹤、統(tǒng)計和回訪。
工作流程如下圖所示：
6.管理處客戶服務中心與物業(yè)公司的接口管理
正常情況下，物業(yè)公司開設(shè)品質(zhì)管理部門作為惟一窗口與管理處客戶服務中心進行一對一接口管理，物業(yè)公司品質(zhì)管理部門對管理處客戶服務中心進行監(jiān)管，并提供相關(guān)服務。管理處客戶服務中心將難以解決的問題及時向物業(yè)公司品質(zhì)管理部門提出申請，請求品質(zhì)管理部門給予協(xié)助解決。對于品質(zhì)管理部門不能單獨解決的問題，也可以向公司對口部門提出申請，請求公司相關(guān)對口部門給予協(xié)助解決。管理處客戶服務中心定期向公司領(lǐng)導提供分析報告，為公司領(lǐng)導決策提供第一手材料。
管理處客戶服務中心與公司各部門的關(guān)系如圖所示：
以客戶服務中心為“CPU”的管理模式，是管理處的一種新的管理模式，適用于不同類型的各種物業(yè)。對于大型物業(yè)管理處，可以單獨設(shè)置客戶服務中心。客戶服務中心與管理處最好在一起辦公，客戶服務中心位于前臺位置，管理處位于后臺位置。對于小型物業(yè)管理處，可以不設(shè)置客戶服務中心，但可以按客戶服務中心的模式去運作。如管理處主任兼任客戶主任，事務管理員擔當客戶服務中心管理員角色，等等。
管理處建立以客戶服務中心為“CPU”的管理模式，可有效提升物業(yè)管理的客戶服務水平，促進物業(yè)管理行業(yè)的健康發(fā)展。