物業(yè)管理經(jīng)理真像客戶的家人，掌握了很多客戶的個(gè)人資料。妥善處理客戶個(gè)人資料及其他私隱是物業(yè)管理經(jīng)理的基本責(zé)任，我們應(yīng)確保收集、傳送、儲(chǔ)存及使用個(gè)人資料時(shí)，均遵照物管公司對(duì)客戶的承諾;香港特別行政區(qū)法例第486章《個(gè)人資料(私隱)條例》亦規(guī)定物管公司應(yīng)如何處理相關(guān)資料。本文旨在分享該條例的有關(guān)規(guī)定及其對(duì)物管業(yè)的影響。
客戶的個(gè)人資料
客戶與物管經(jīng)理的日常往來(lái)，有時(shí)候必須提供個(gè)人資料，如申請(qǐng)按金轉(zhuǎn)戶或退款;有時(shí)候在不知不覺(jué)間都會(huì)透露個(gè)人資料，其中包括：客戶的訪客姓名及身份證號(hào)碼、記錄泊車人士的個(gè)人資料、緊急聯(lián)絡(luò)資料及電話號(hào)碼、在業(yè)主會(huì)議的委托文書(shū)中顯示的個(gè)人資料、大廈管理的會(huì)議記錄、業(yè)主或其他人士的投訴個(gè)案中提及的資料，甚至保安系統(tǒng)中也會(huì)記錄業(yè)主/租戶的個(gè)人起居作息習(xí)慣等。
香港個(gè)人資料私隱專員公署于20**年公布一份指引，名為《保障個(gè)人資料私隱：物業(yè)管理指引》，并指出公署不時(shí)收到及處理不少有關(guān)物業(yè)管理的查詢及投訴，因此有需要就物業(yè)管理團(tuán)體的日常運(yùn)作制訂一套清晰的良好行事指引。在物業(yè)管理的工作上，物業(yè)管理團(tuán)體，例如業(yè)主立案法團(tuán)、業(yè)主委員會(huì)、互助委員會(huì)及物業(yè)管理公司，經(jīng)常需要收集及使用業(yè)主、住客及其他人士的個(gè)人資料。這些活動(dòng)都會(huì)受到條例的規(guī)限。
個(gè)人資料的收集：目的及用途
住戶需明白他們可拒絕向物管公司提供個(gè)人資料，但物管公司可能無(wú)法為該住戶提供服務(wù)。物管公司應(yīng)通知住戶所收集的個(gè)人資料可能會(huì)應(yīng)用于什么用途，例如：
1、處理出入智能卡或住戶證;
2、核實(shí)身份;
3、推廣公司服務(wù);
4、為顧客設(shè)計(jì)所需的服務(wù);
5、進(jìn)行市場(chǎng)研究或顧客意見(jiàn)調(diào)查;
6、處理業(yè)主/租戶投訴及賬戶查詢;
7、按金轉(zhuǎn)戶或退款。
并保證不會(huì)將業(yè)主/租戶個(gè)人資料出售或交與他人作交易。
物管公司所收集的個(gè)人資料類別常包括：
1、聯(lián)絡(luò)資料，如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、電郵地址、地址、通訊地址及(或)寄發(fā)賬單的地址;
2、商業(yè)資料，如公司的名稱及職銜;
3、業(yè)主/租戶的信用卡資料，如卡主姓名、卡號(hào)及信用卡到期日;
4、業(yè)主/租戶的賬戶資料，如賬戶號(hào)碼或用戶賬號(hào)。
以上資料都必須小心處理，例如存放于上鎖的文件柜，只限負(fù)責(zé)的員工有權(quán)接觸相關(guān)資料。資料如有遺失，物管公司應(yīng)立刻通知資料擁有人及個(gè)人資料私隱專員公署。
隱蔽式攝錄機(jī)收集雇員的個(gè)人資料
除了小心處理業(yè)主/租戶資料外，物管公司亦要保障員工的個(gè)人私隱。個(gè)人資料私隱專員的一份調(diào)查報(bào)告，指物管公司以隱蔽式攝錄機(jī)收集雇員的個(gè)人資料，是違反《個(gè)人資料(私隱)條例》中有關(guān)收集個(gè)人資料的“保障資料原則”的規(guī)定。
事件源于兩名物業(yè)管理服務(wù)公司的前雇員，曾派駐由該公司負(fù)責(zé)管理的一個(gè)私人屋苑。投訴人不滿公司在沒(méi)有知會(huì)他們的情況下，透過(guò)隱蔽攝錄機(jī)收集他們的個(gè)人資料，于是向個(gè)人資料私隱專員公署投訴。
調(diào)查報(bào)告列出以下結(jié)果：
1、投訴人被公司以擅離職守理由解雇，原因是公司以隱蔽攝錄機(jī)拍攝到投訴人在當(dāng)值期間，各自多次在屋苑的職員更衣室內(nèi)長(zhǎng)時(shí)間逗留。
2、雖然管理公司解釋安裝隱蔽攝錄機(jī)的目的為保安原因，不過(guò)，個(gè)人資料(私隱)專員在調(diào)查后，認(rèn)為管理公司安裝隱蔽攝錄機(jī)的真正目的是監(jiān)察雇員當(dāng)值時(shí)的情況，因而違反個(gè)人資料(私隱)條例第1(2)原則，即必須是以合法及在該案的所有情況下屬公平的方法收集投訴人的個(gè)人資料。
3、個(gè)人資料(私隱)專員亦考慮到，擅離職守的嚴(yán)重性并不足以支持管理公司進(jìn)行嚴(yán)重侵犯私隱的隱蔽式監(jiān)察。管理公司可選擇其他較不侵犯私隱的方法對(duì)投訴人進(jìn)行監(jiān)察，例如進(jìn)行突擊巡查。專員亦考慮到管理公司沒(méi)有制訂在監(jiān)察員工方面的私隱政策，雇員亦未被知會(huì)雇主會(huì)作出此類安排。
根據(jù)上述個(gè)案，個(gè)人資料(私隱)專員有以下建議：該案的裁定并非鼓勵(lì)雇員以私隱作后盾而疏忽職守;實(shí)際上，為了達(dá)致有效的人力資源管理，雇主對(duì)雇員的日常工作進(jìn)行監(jiān)察，實(shí)屬無(wú)可厚非。調(diào)查報(bào)告旨在促進(jìn)雇主對(duì)個(gè)人資料保障的認(rèn)識(shí)，解釋在有需要進(jìn)行監(jiān)察雇員日常工作時(shí)，雇主應(yīng)采取何種措施，以符合條例的規(guī)定。
物管公司可參考個(gè)人資料(私隱)公署于20**年發(fā)出的《保障個(gè)人資料私隱指引：雇主監(jiān)察雇員工作活動(dòng)須知》，了解雇主可在什么情況下及以哪種方式進(jìn)行監(jiān)察。
物管公司應(yīng)制訂私隱政策，當(dāng)中應(yīng)包括清晰地向客戶及雇員解釋進(jìn)行監(jiān)察的理由、情況及方式，并妥善管理及保存由此得來(lái)的資料。
物管公司的私隱政策
為保障客戶的私隱，物管公司應(yīng)訂定私隱政策及通知客戶政策的內(nèi)容，當(dāng)中應(yīng)包括：
1、客戶的私隱權(quán)利
包括客戶“個(gè)人資料”涵蓋的范圍，例如：姓名、職業(yè)、電話號(hào)碼、“八達(dá)通”卡號(hào)碼、年齡、收入、學(xué)歷;以及政策目標(biāo)：例如遵守香港特別行政區(qū)法例第486章《個(gè)人資料(私隱)條例》及相關(guān)守則，藉此確保員工嚴(yán)格遵從有關(guān)的保安及保密標(biāo)準(zhǔn)。
2、使用個(gè)人資料的用途
收集的資料可分為兩種用途：
強(qiáng)制性用途：客戶必須向公司提供某些個(gè)人資料，否則公司將不能提供客戶要求的服務(wù)，例如：必須提供個(gè)人資料以辦理賬務(wù)、核實(shí)身份。
自愿性用途：客戶可自由選擇，若客戶表示不要將某些個(gè)人資料用作該用途，公司便不應(yīng)采用那些資料。
3、資料的披露
說(shuō)明公司正在收集的個(gè)人資料以及收集的用途，以給予客戶“否決”的機(jī)會(huì)(即限制公司使用有關(guān)的個(gè)人資料作某些指定用途);及說(shuō)明公司如何儲(chǔ)存?zhèn)€人資料，以及可供客戶查閱、更改及刪除已儲(chǔ)存?zhèn)€人資料的方法。
4、保安
個(gè)人資料只限于公司授權(quán)的雇員或附有保密責(zé)任的承辦商授權(quán)的雇員才有權(quán)取用，他們必須遵守《收集個(gè)人資料聲明》。
5、存取及保留個(gè)人資料的權(quán)利
客戶可隨時(shí)要求存取及更正記錄中的個(gè)人資料。在客戶提出要求后，公司需要在切實(shí)可行的情況下，盡量于40天內(nèi)給予回復(fù)，但客戶可能因此而需交付合理費(fèi)用。
6、保障個(gè)人資料(私隱)主任
如需：(1)存取資料或更正資料、(2)查詢公司持有的個(gè)人資料種類，及(3)提出一般問(wèn)題及投訴，應(yīng)致函與公司，由公司保障個(gè)人資料(私隱)主任作出安排跟進(jìn)。
7、資料的保留
公司將按收集資料目的所需的時(shí)間保留個(gè)人資料，無(wú)需保留的個(gè)人資料將會(huì)銷毀。
結(jié)論
當(dāng)物業(yè)管理的服務(wù)越來(lái)越多元化及個(gè)人化，所涉及的個(gè)人資料亦越多。物管專業(yè)一方面需要遵守相關(guān)法例，另一方面需保障客戶個(gè)人私穩(wěn)，工作變得繁復(fù)。物業(yè)管理公司需要投入更多資源，除制訂私隱政策外，亦需要為從業(yè)員提供適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)及監(jiān)管，這都是法律要求及大勢(shì)所趨。
篇2：地產(chǎn)客戶資料及公司機(jī)密的保密制度
地產(chǎn)項(xiàng)目客戶資料及公司機(jī)密的保密制度
1、置業(yè)顧問(wèn)僅保管個(gè)人所接待的來(lái)電、來(lái)訪和成交客戶資料，未經(jīng)銷售經(jīng)理同意，不得將資料擅自向他人傳閱;
2、內(nèi)業(yè)與銷售經(jīng)理掌握整個(gè)售樓處的客戶來(lái)電、來(lái)訪和成交資料，內(nèi)業(yè)未經(jīng)銷售經(jīng)理同意，不得將資料擅自向他人傳閱 ;
3、列入公司保密范圍的內(nèi)容有：
客戶來(lái)電資料、
客戶來(lái)訪資料、
成交客戶資料
項(xiàng)目基本資料、
房源及銷控情況
項(xiàng)目排號(hào)時(shí)間及地點(diǎn)、
銷售資料、
內(nèi)業(yè)資料
會(huì)議記錄
總結(jié)報(bào)告
培訓(xùn)資料
公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系電話
薪金待遇
公司其它保密文件
◇嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)保密制度，違者視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分或立即解聘，并罰款200-1000元。情節(jié)嚴(yán)重者追究經(jīng)濟(jì)刑事責(zé)任
篇3：地產(chǎn)項(xiàng)目客戶資料公司機(jī)密保密制度
地產(chǎn)項(xiàng)目客戶資料及公司機(jī)密的保密制度
1、置業(yè)顧問(wèn)僅保管個(gè)人所接待的來(lái)電、來(lái)訪和成交客戶資料，未經(jīng)銷售經(jīng)理同意，不得將資料擅自向他人傳閱；
2、內(nèi)業(yè)與銷售經(jīng)理掌握整個(gè)售樓處的客戶來(lái)電、來(lái)訪和成交資料，內(nèi)業(yè)未經(jīng)銷售經(jīng)理同意，不得將資料擅自向他人傳閱 ；
3、列入公司保密范圍的內(nèi)容有：
客戶來(lái)電資料、
客戶來(lái)訪資料、
成交客戶資料
項(xiàng)目基本資料、
房源及銷控情況
項(xiàng)目排號(hào)時(shí)間及地點(diǎn)、
銷售資料、
內(nèi)業(yè)資料
會(huì)議記錄
總結(jié)報(bào)告
培訓(xùn)資料
公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系電話
薪金待遇
公司其它保密文件
◇嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)保密制度，違者視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分或立即解聘，并罰款200-1000元。情節(jié)嚴(yán)重者追究經(jīng)濟(jì)刑事責(zé)任