物業《質量手冊》之采購控制程序

　　1.0目的

　　對采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品和供方提供的服務符合規定要求，對外包維修、施工、安裝工作審批進行控制。

　　2.0范圍

　　適用于對服務所需的材料采購、承擔服務項目外委合同的供方提供服務的控制，對供方進行選擇、評價、控制。

　　3.0職責

　　3.1行政人事部負責物資采購，按物業管理公司的要求組織對供應采購物資的供方進行評價，編制合格供應商名單，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案。

　　3.2管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報物業總經理批準。

　　3.3庫房人員或接受服務的相關部門人員負責對采購物資的質量進行驗證，對供方提供的服務質量進行監督。

　　4.0工作程序

　　4.1采購物資：各部門對采購物品要制訂相應的《采購申請表》，由行政人事部予以確認。

　　4.1.1采購物資分類。采購物品主要包括維修材料、工具、秩序維護器材等。

　　4.1.2采購物資的審批。

　　4.1.2.1各部門每月8日編制下月《采購申請表》經部門經理審核后，報物業總經理批準。

　　4.1.2.2《采購申請表》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格等。

　　4.1.3采購的實施

　　4.1.3.1行政人事部負責匯總各部門的《采購申請表》，經物業總經理批準后實施采購。對于重要物資應在合格供應商名單中選擇供方。

　　4.1.3.2采購前采購員應對《采購申請表》核實，在與供方溝通前應確保規定的采購要求是充分的。

　　4.1.3.3采購員應根據采購的內容確定比價的程序，不同的金額比較的標準不同，具體的比較標準如下

　　A.有指定供應商的物品采購

　　由部門主管匯總本部門購買之建議，詳細填寫《物品采購呈批件》(包括各物品金額)，經部門經理審核無誤后簽字，交行政人事部;行政人事部將對物品數量、金額進行核實，在得到指定供貨商的正式報價后核算總額，經復查無誤后簽字，并交物業總經理批準簽字后方可購買。

　　B.沒有指定供應商的物品采購　　由部門庫存管理員匯總本部門購買之建議，對所需購買之物品進行詢價，并詳細填寫《商品/物料采購對比表》：

　　對于超過8000元的商品，采取貨比兩家。

　　對于超過12000元的商品，采取貨比三家。

　　對于超過30000元的商品，采取貨比五家。

　　上述表格需準確注明各家商品單價，廠家名稱、聯系方式等，并寫清購買意向及理由，連同廠家的正式報價單交部門經理審批簽字，交行政部復查，確認無誤后，由物業總經理批準簽字后方可進行購買。

　　以上的比價不包括政府壟斷的項目，比價的目的不只是價格的比較還要比較相應的售后服務，產品質量情況等。

　　對比表的填寫項目與采購的金額相關，同時在表上寫明申請人、申請部門經理，物業總經理的意見，填寫選擇供應商的原因。

　　4.1.4采購物資的驗證　　對采購的物資可以有如下驗證方式：

　　4.1.4.1特殊物資由各使用部門的相關人員進行驗貨驗證。

　　4.1.4.2一般由庫房管理人員進行進貨驗證，并辦理入庫手續。

　　4.2服務項目供方

　　4.2.1物業管理公司物業管理日常服務有如下外委項目：

　　4.2.1.1清潔服務;

　　4.2.1.2電梯維護保養;

　　4.2.1.3外保;

　　4.2.1.4化糞池清掏;

　　4.2.1.5綠植租擺、綠地養護;

　　4.2.1.6消防設備、設施的維護和保養

　　4.2.2由物業管理公司接受服務的部門確定相應外委服務項目報部門經理及物業總經理審批與供方簽定外委合同，合同包括服務項目、完成時間、質量標準、應付責任等。

　　4.3采購物資供方的評價

　　4.3.1合格供應商的條件

　　4.3.1.1具備持續穩定的合格產品供貨渠道。

　　4.3.1.2具有良好的供應物資業績。

　　4.3.1.3具有質量保證能力的證明(必要時)。

　　4.3.1.4價格合理。

　　4.3.1.5服務良好。

　　4.3.2行政人事部根據采購物資要求和服務需要，通過對物資、服務、價格、履約率等進行比較，貨比三家選擇合格的供方，填寫《供應商評價表》，評價后擇優選擇一家并進行評估打分，填寫《供應商評價表》。對同類的供貨物資和服務，應同時選擇三家以上供方以供比較。行政人事部負責建立并保存合格供方的記錄。

　　4.4服務供方的評價

　　4.4.1合格供方應具備的條件

　　4.4.1.1應在工商部門注冊、具有法人資格。

　　4.4.1.2有從事過類似服務項目的優良業績。

　　4.4.1.3有承擔相應服務項目的工作條件和實力。

　　4.4.1.4良好的質量保證能力。

　　4.4.1.5服務供方在提供服務之前，應向相關部門提交外委項目的服務報告，報告內容必須有外委項目責任人、服務標準、服務方案、完成時間、質量保證等。

　　4.4.2對承擔服務項目的供方的評價：

　　4.4.2.1根據4.4.1條款規定的條件。供方應提供充分的證明材料;

　　4.4.2.2物業管理公司接受服務的部門負責對其服務項目供方進行評價，填寫《供應商評價表》，對其服務質量、工作能力等予以評價。

　　4.4.3對所有合格的服務供方應列入《合格供應商名單》

　　5.0相關文件　　5.1《采購驗證標準》

　　6.0質量記錄　　6.1《采購申請表》　　6.2《物品采購呈批件》　　6.3《合格供應商名單》　　6.4《供應商評價表》　　6.5《商品/物料采購對比表》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。