管理文件及工程技術(shù)資料控制制度
1.目的
對公司管理文件及工程技術(shù)資料的批準、分發(fā)、使用、實施和更改進行控制，
確保管理體系的有效性。
2.適用范圍
2.1裝飾公司各部門及各職能崗位工作職責(zé)。
2.2裝飾公司內(nèi)部和外部的工程技術(shù)文件。
2.3集團公司頒發(fā)的正式文件。
3.管理權(quán)責(zé)
3.1行政部負責(zé)對集團公司頒發(fā)的文件、裝飾公司管理文件貫徹實施和保管。
3.2業(yè)務(wù)部負責(zé)對合同類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.3設(shè)計部負責(zé)對設(shè)計類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.4工程部負責(zé)對工程技術(shù)類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.5采購部負責(zé)對采購類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.6總經(jīng)理負責(zé)批準頒發(fā)裝飾公司的管理文件、技術(shù)文件和更改文件。
3.7公司各部門保管的管理文件、技術(shù)文件和更改文件均應(yīng)為正本有效文件。
4.管理程序
4.1管理文件的分類
4.1.1各部門的內(nèi)部工作程序、工作流程類文件。
4.1.2公司管理文件，管理職責(zé)、工作制度類文件。
4.2工程文件的分類
a.圖紙;
b.外來標(biāo)準文件(包括國家和當(dāng)?shù)剡m用的規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準);
c.施工專用文件(指施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃、施工方案及技術(shù)交底);
d.合同類文件(包括設(shè)計合同、工程合同、分包合同);
e.設(shè)計類文件(包括設(shè)計交底、業(yè)務(wù)洽談記錄);
f.采購類文件(含采購合同、客戶檔案、樣板目錄、采購計劃)。
4.3文件的批準頒布
4.3.1工程施工圖紙由設(shè)計部按工程管理和施工需要直接發(fā)放管理控制。
4.3.2外來標(biāo)準文件由行政部在總經(jīng)理助理的指導(dǎo)下對標(biāo)準文件的實用性和有效
性進行核定，經(jīng)總經(jīng)理批準后，轉(zhuǎn)換為公司文件，行政部負責(zé)管理控制。
4.3.3施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃，由工程部編制，總經(jīng)理審核、批準后實施;
施工方案及技術(shù)交底文件由項目經(jīng)理編制、工程總監(jiān)審核批準后實施。
4.3.4工程合同及分包合同由公司法人或其授權(quán)委托人簽名后生效，采購合同和
采購計劃由總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽名后生效。
4.3.5設(shè)計文件由設(shè)計總監(jiān)審批，總經(jīng)理簽名后生效，重大重要的設(shè)計文件由總
經(jīng)理審批，由公司法人或其授權(quán)委托人簽名后生效。
4.4工程技術(shù)文件、資料的接收、分發(fā)
4.4.1接收分發(fā)：所有工程技術(shù)文件、資料都要填寫《文件資料收發(fā)登記表》，注明文件、資料的名稱、編號、份數(shù)、受文部門、簽收人、簽收日期、簽發(fā)部門。
4.5工程技術(shù)文件、資料的編號
4.5.1不同文件、資料以文件的名稱、編號為標(biāo)識。
編號規(guī)則如下：
TL—**—**
流水號
部門代碼
公司代碼
部門代碼(總經(jīng)辦ZJ
業(yè)務(wù)部YW
估算部GS
設(shè)計部SJ
工程部GC
行政部*Z)
4.5.2已經(jīng)報廢、失效的文件、資料以加蓋“報廢”印章為標(biāo)識。
4.6工程技術(shù)文件、資料的更改
4.6.1工程施工圖紙的更改以設(shè)計變更通知為準。
4.6.2外來標(biāo)準文件的更改由行政部根據(jù)國家和地方政府發(fā)布的信息提議，經(jīng)總
經(jīng)理批準后，變更有效版本及文件清單。
5.相關(guān)表格
5.1重要文件發(fā)放登記表。
5.2文件資料收發(fā)清單
5.3重要文件變更登記表。
5.4外來標(biāo)準文件清單。
擬議：
批準：
生效日期：
5.1重要文件發(fā)放登記表
文件名稱
編號
發(fā)文部門
份數(shù)
經(jīng)辦人
分發(fā)記錄
序號
部門
簽收人
簽收日期
保存期
備注
5.1重要文件發(fā)放登記表
文件名稱
編號
發(fā)文部門
份數(shù)
經(jīng)辦人
分發(fā)記錄
序號
部門
簽收人
簽收日期
保存期
備注
5.文件資料收發(fā)清單
日期
時間
發(fā)文部門
紀要
簽收人
時間
備注
5.重要文件更改登記表
日期
文件名稱
編號
更改內(nèi)容
備注
5.外來標(biāo)準文件清單
日期
文件名稱
編號
內(nèi)容
生效日期
備注
篇2：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。
篇3：某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。