管理文件及工程技術(shù)資料控制制度
1.目的
對(duì)公司管理文件及工程技術(shù)資料的批準(zhǔn)、分發(fā)、使用、實(shí)施和更改進(jìn)行控制，
確保管理體系的有效性。
2.適用范圍
2.1裝飾公司各部門及各職能崗位工作職責(zé)。
2.2裝飾公司內(nèi)部和外部的工程技術(shù)文件。
2.3集團(tuán)公司頒發(fā)的正式文件。
3.管理權(quán)責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司頒發(fā)的文件、裝飾公司管理文件貫徹實(shí)施和保管。
3.2業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.3設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.4工程部負(fù)責(zé)對(duì)工程技術(shù)類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.5采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)類文件、資料的控制保管，行政部協(xié)助管理。
3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)頒發(fā)裝飾公司的管理文件、技術(shù)文件和更改文件。
3.7公司各部門保管的管理文件、技術(shù)文件和更改文件均應(yīng)為正本有效文件。
4.管理程序
4.1管理文件的分類
4.1.1各部門的內(nèi)部工作程序、工作流程類文件。
4.1.2公司管理文件，管理職責(zé)、工作制度類文件。
4.2工程文件的分類
a.圖紙;
b.外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)文件(包括國(guó)家和當(dāng)?shù)剡m用的規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn));
c.施工專用文件(指施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、施工方案及技術(shù)交底);
d.合同類文件(包括設(shè)計(jì)合同、工程合同、分包合同);
e.設(shè)計(jì)類文件(包括設(shè)計(jì)交底、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?;
f.采購(gòu)類文件(含采購(gòu)合同、客戶檔案、樣板目錄、采購(gòu)計(jì)劃)。
4.3文件的批準(zhǔn)頒布
4.3.1工程施工圖紙由設(shè)計(jì)部按工程管理和施工需要直接發(fā)放管理控制。
4.3.2外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)文件由行政部在總經(jīng)理助理的指導(dǎo)下對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文件的實(shí)用性和有效
性進(jìn)行核定，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)換為公司文件，行政部負(fù)責(zé)管理控制。
4.3.3施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃，由工程部編制，總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后實(shí)施;
施工方案及技術(shù)交底文件由項(xiàng)目經(jīng)理編制、工程總監(jiān)審核批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.3.4工程合同及分包合同由公司法人或其授權(quán)委托人簽名后生效，采購(gòu)合同和
采購(gòu)計(jì)劃由總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽名后生效。
4.3.5設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)總監(jiān)審批，總經(jīng)理簽名后生效，重大重要的設(shè)計(jì)文件由總
經(jīng)理審批，由公司法人或其授權(quán)委托人簽名后生效。
4.4工程技術(shù)文件、資料的接收、分發(fā)
4.4.1接收分發(fā)：所有工程技術(shù)文件、資料都要填寫《文件資料收發(fā)登記表》，注明文件、資料的名稱、編號(hào)、份數(shù)、受文部門、簽收人、簽收日期、簽發(fā)部門。
4.5工程技術(shù)文件、資料的編號(hào)
4.5.1不同文件、資料以文件的名稱、編號(hào)為標(biāo)識(shí)。
編號(hào)規(guī)則如下：
TL—**—**
流水號(hào)
部門代碼
公司代碼
部門代碼(總經(jīng)辦ZJ
業(yè)務(wù)部YW
估算部GS
設(shè)計(jì)部SJ
工程部GC
行政部*Z)
4.5.2已經(jīng)報(bào)廢、失效的文件、資料以加蓋“報(bào)廢”印章為標(biāo)識(shí)。
4.6工程技術(shù)文件、資料的更改
4.6.1工程施工圖紙的更改以設(shè)計(jì)變更通知為準(zhǔn)。
4.6.2外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)文件的更改由行政部根據(jù)國(guó)家和地方政府發(fā)布的信息提議，經(jīng)總
經(jīng)理批準(zhǔn)后，變更有效版本及文件清單。
5.相關(guān)表格
5.1重要文件發(fā)放登記表。
5.2文件資料收發(fā)清單
5.3重要文件變更登記表。
5.4外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)文件清單。
擬議：
批準(zhǔn)：
生效日期：
5.1重要文件發(fā)放登記表
文件名稱
編號(hào)
發(fā)文部門
份數(shù)
經(jīng)辦人
分發(fā)記錄
序號(hào)
部門
簽收人
簽收日期
保存期
備注
5.1重要文件發(fā)放登記表
文件名稱
編號(hào)
發(fā)文部門
份數(shù)
經(jīng)辦人
分發(fā)記錄
序號(hào)
部門
簽收人
簽收日期
保存期
備注
5.文件資料收發(fā)清單
日期
時(shí)間
發(fā)文部門
紀(jì)要
簽收人
時(shí)間
備注
5.重要文件更改登記表
日期
文件名稱
編號(hào)
更改內(nèi)容
備注
5.外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)文件清單
日期
文件名稱
編號(hào)
內(nèi)容
生效日期
備注
篇2：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對(duì)公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時(shí)，能及時(shí)撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁(yè)改必須得到控制，原則上文件和資料的頁(yè)改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時(shí)撤回防止使用作廢文件。
篇3：某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對(duì)公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時(shí)，能及時(shí)撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁(yè)改必須得到控制，原則上文件和資料的頁(yè)改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時(shí)撤回防止使用作廢文件。