純凈水廠文件和記錄的管理制度

　　文件和記錄的管理制度主要是通過對文件的編制、審批、標識、更改、發放方面的管理，確保文件的充分性、適宜性、有效性、真實性和查閱的便捷性。

　　一、文件的編制由質檢部門負責人組織、策劃、編制、審批，由質檢室統一負責，廠長批準發布，同時文件編制審批人員經過培訓具有一定的質量和安全管理的經歷和相關的知識技能，并通過有關網站和刊物跟蹤外來文件的變化情況。特別是適用的法律法規和強制性標準等。凡經過批準的相關文件和記錄，由質檢室統一編號，記錄在《受控文件清單》中，包括管理手冊、作業指導書和外來文件及各項記錄。

　　二、文件的發放應加蓋受控印章，填寫《受控文件發放清單》，以確保文件使用的各個場所都能得到適用的文件版本，防止在適用無效或作廢的文件和記錄。對于作廢或無效的文件及記錄加蓋標有“作廢文件，切勿使用”字樣的印章。若由于其他原因需保留的文件和記錄的，不得與現有文件存放在一起。

　　三、文件和各項記錄因分類存放在干燥、通風的地方，并裝訂成冊，采取有效的防護措施，不得亂涂亂畫，以確保文件的清晰、識別，未經廠長批準的資料和各項記錄，任何人不得以任何形式向他人提供本廠有關文件資料。當文件管理者工作變動時，應將相關的文件和記錄交由質檢室保存。

　　四、需要更改的文件按《受控文件的發放清單》控制范圍，經負責人批準可更改相關內容。文件的更改應按以下方式進行：

　　①、更改的新內容可在文件和記錄的修改頁中標明，也可將更改的文件和記錄與原文件和記錄裝訂在一起。

　　②、對于不能在原件上修改的文件和記錄，應重新印制。

　　③、在版面允許，字跡整潔的情況下，可在原文件上手工修改。

篇2：服裝公司質量程序文件--質量記錄控制程序

　　1.目的

　　確保公司的質量活動留下記錄并保持質量記錄的真實性，監督和考核相關人員按照公司質量體系的要求進行有效運作，為管理評審和質量改進提供依據。

　　2.適用范圍

　　與質量管理體系運作相關的記錄。

　　3.職責

　　3.1總經辦文控員負責所有質量記錄表格(正本)的編號和保存。

　　3.2各部門負責人或經上級指定的人員，負責本部門質量記錄的控制。

　　4.工作程序

　　4.1質量記錄空白表單的編制

　　4.1.1各部門根據工作需要，可自行編制質量記錄空白表單草案，由文控員依據《文件與資料控制程序》編碼。

　　4.2質量記錄空白表單的審批

　　4.2.1工廠部質量記錄表單草案，需由本部門主管初審，工廠部負責人中審，總經辦終審;

　　4.2.2其他部門質量記錄表單草案，需由本部門初審，總經辦終審;

　　4.2.3終審后的質量記錄表單，經管理者代表核準后，通知文控員生效施行。

　　4.3質量記錄空白表單的管理

　　4.3.1文控員應及時將新編之質量記錄表單收錄在"質量記錄表單目錄"內，并按《文件與資料控制程序》做好發放和回收管理。

　　4.3.2質量記錄表單的修改，按照《文件與資料控制程序》的規定執行。

　　4.4質量記錄的填寫要求

　　4.4.1質量記錄表單一律用質檢科統一規定的書寫筆填寫，一般不準用鉛筆及紅字書寫(入庫單、出貨單除外)。

　　4.4.2填寫時，內容不得遺漏，未發生項應在欄目上劃"/"符號。

　　4.4.3要求字跡清晰，即時填寫，內容真實，不得更改。

　　4.4.4發生填寫錯誤必須更改時，應在需修改的內容上劃單線，將修正后的內容清楚地寫在旁邊，并在記錄表單右方的空白處簽上修正者姓名和時間，不得用涂改的方式進行更改。

　　4.4.5傳真件須復印后視同質量記錄原件保存。

　　4.5記錄的審核

　　4.5.1記錄完成后，按規定將記錄送交相應的主管審核，審核日期須明了。

　　4.5.2審核的重點：內容是否正確無誤，有無明顯的錯誤字段錯誤，填寫全不全，是否易認。

　　4.6質量記錄的管理

　　4.6.1質量記錄的使用部門負責人或其指定的工作人員，負責規定質量記錄的傳遞，并親自或指導下屬收集、匯總、分類整理，編制目錄，裝訂成冊。

　　4.6.2所有質量記錄的收集應定期進行，必要時可以隨時收集。

　　4.6.3記錄的保存期限，在《質量記錄表單目錄表》中予以規定。超過保管期限仍需留用的，應另夾另柜存放并標識。

　　4.6.4質量記錄應妥善保存，并由指定人員管理，以防止損壞、變質和丟失。

　　4.6.5因工作需要查閱記錄，應先經記錄保管部門負責人同意，查閱時，應保持記錄完整、清潔;閱后及時交回給記錄管理人員。

　　4.6.6質量記錄轉手保存時應辦理登記手續。

　　4.6.7到了保存期的質量記錄，按照《文件與資料控制程序》規定的程序銷毀。

　　5.參考文件

　　5.1《文件與資料管理程序》

　　5.2《質量記錄表單目錄表》

　　6.質量記錄

　　6.1《質量記錄保存登記表》

篇3：酒店質量文件資料和記錄控制

　　酒店質量文件、資料和記錄的控制

　　1．目的

　　對質量體系有關文件、資料和記錄進行控制，確保各部門使用文件的有效版本，并為酒店質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2．適用范圍

　　適用于本酒店所有文件、資料（含電子媒體）和記錄的控制。

　　3．引用標準/文件

　　3.1ISO9001:20004.2.3文件控制

　　4.2.4記錄控制

　　4．職責

　　4.1管理者代表負責組織質量體系文件的編制。

　　4.2總經辦負責質量體系文件和資料的發放、更改、控制和管理；負責有關質量體系運行記錄的監督和管理。

　　4.3總經辦負責外來文件、資料和酒店內部行政文件資料的控制。

　　4.4各部門負責本部門文件和資料的編制、修訂和保管，負責對本部門的質量活動進行記錄，并按要求進行控制。

　　5．程序要求

　　5.1文件和資料的控制

　　5.1.1文件和資料的分類

　　本酒店文件和資料可分為內、外兩部分，《文件和資料控制程序》分別規定了內外部文件和資料的編制、接收、批準、分發、更改、替換及保管。

　　5.1.2外部文件和資料有國家和地方政府的政策、法令、法規性文件，及行業頒發文件、顧客提交文件、供方提交文件等。

　　5.1.3內部文件和資料主要有質量體系文件、行政性文件和技術資料。

　　5.1.4《文件和資料控制程序》規定了文件和資料的編號方法，各部門指派專人負責本部門文件資料的管理和歸檔工作。

　　5.1.5各部門發放的文件由最高審批者控制發放范圍。

　　5.1.6保證與質量體系有關的場所使用相應文件的有效版本。各部門要將作廢的文件及時撤除，并進行適當標識和處置。

　　5.1.7文件更改的審批應根據文件的原審批程序進行，若原審批人不在時，可由委托人審批。

　　5.1.8 總經辦監督質量體系文件的使用，確保文件保持完整、清晰、易辯認。

　　5.1.9 對使用的外部標準、法規實施編號、登記，確保使用有效版本。

　　5.2 記錄的控制

　　5.2.1 酒店根據質量體系要素要求和自身的實際情況建立和保存足夠、完整的記錄，以證明生產和服務提供符合質量控制的要求，并驗證體系的有效性。

　　5.2.2 建立《記錄、資料分析控制程序》，規定質量記錄的標識、收集、整理、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處置等內容。

　　（1）記錄的填寫要求規范、完整并保持字跡清晰、標識明確，具備對相關活動和服務的可追溯性。

　　（2）及時收集、保存所有質量記錄，避免損壞、遺失。

　　（3）質量記錄保管期限應適時，對超過保存期的記錄，各部門可以按規定進行報廢處理。

　　5.3 文件、資料和記錄可以書面或電子媒體的形式保存，但以書面形式為準，存在于電子媒體中的文件和資料不作為執行的依據。

　　6．相關文件

　　《文件和資料控制程序》YZ/IH-QB004/20**

　　《記錄、資料分析控制程序》YZ/IH-QB028/20**