職中文件材料整理歸檔制度
1、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料必須由學(xué)校各部門或承辦人員收集齊全，交檔案室或檔案人員，進(jìn)行整理、歸檔、集中管理，任何個人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
2、學(xué)校各部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括黨、政、工、團(tuán)、少以及人事、總務(wù)、財會等工作的各種門類和載體的文件材料以及與本學(xué)校教育教學(xué)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的材料，均屬于歸檔范圍。
3、文書檔案由本學(xué)校檔案部門(人員)在第二年的七月底以前整理歸檔完畢;其他門類和載體的檔案按有關(guān)規(guī)定，由經(jīng)辦人員整理立卷、定期移交歸檔。
4、歸檔文件材料向檔案室移交時，須當(dāng)面清點檢查，同時附歸檔材料移交清單，辦好一切交接手續(xù)。
5、按照學(xué)校檔案內(nèi)容和載體不同，制定統(tǒng)一的分類方案。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
6、歸檔文件的整理，以每份文件為一件。原件與復(fù)制件為一件。批復(fù)與申請、請示為一件。報表、名冊、圖冊按其原來的裝訂方式、一冊(本)為一件。同一問題的來文和復(fù)文(包括請示與批復(fù)、報告與批示等)可為一件。會議記錄、未裝訂式樣的統(tǒng)一的表格、可組合在一起為一件。
7、歸檔文件按件裝訂，裝訂時，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;文件處理單在前，正文在后。去掉金屬釘根據(jù)件內(nèi)文件的厚薄，裝訂時以文件的左側(cè)和左上角為裝訂的邊和角。
8、編號：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編制歸檔號，歸檔號是在文件整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別，排列順序的一組數(shù)字、字符的集合。包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)等項目。在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章。
9、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄分保管期限裝訂。
10、裝盒：將歸檔文件依保管期限按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時不得混年度混保管期限。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。聲象材料要用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、內(nèi)容和責(zé)任者。
篇2：某黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范
黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范
一、文件、材料歸檔范圍
凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動，具有查考利用價值的文件、材料，均屬歸檔范圍。
(一)上級機(jī)關(guān)文件、材料
1、上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件、材料;
2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料;
4、上級機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)同志，在于本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件、材料上的批示和下達(dá)的督查近期形成的辦結(jié)材料;
5、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)同志與上級領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)工作問題的重要來往文書;
6、代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;
7、上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。
(二)本機(jī)關(guān)文件、材料
1、本機(jī)關(guān)黨委會議文件、材料，本機(jī)關(guān)召開的工作會議、專業(yè)會議文件、材料;
2、本機(jī)關(guān)印發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)給予其他機(jī)關(guān)聯(lián)合印發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
3、本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;
4、本機(jī)關(guān)工作中形成的重要工作計劃、總結(jié)報告;
5、本機(jī)關(guān)編印的周迅、簡報的印件和底稿
6、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;
7、反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動和科研成果的專業(yè)文件材料;
8、本機(jī)關(guān)檢查下級機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究行成的重要文件材料;
9、本機(jī)關(guān)各種統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;
10、本機(jī)關(guān)形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
11、本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會及婦委會在工作活動中形成的重要文件材料;
12、本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中，形成的重要函件、電話記錄、值班記錄，領(lǐng)導(dǎo)同志從外地帶回的同本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料;
13、本機(jī)關(guān)征用土地及基本建設(shè)工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的圖紙及文件材料等;
14、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、起用印信及人員編制等文件材料;
15、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;
16、本機(jī)關(guān)干部的任免、調(diào)配，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任，干部與職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料;黨員、團(tuán)員、干部、工人的名冊及報表;
17、本機(jī)關(guān)干部、工人的工資表，行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根;
18、本機(jī)關(guān)黨組織的重要文件材料;
19、本機(jī)關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊。
(三)下級機(jī)關(guān)文件材料
各縣區(qū)黨校主送市委黨校的重要報告、工作計劃、總結(jié)、典型材料。
二、歸檔時間與辦法
(一)本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類文稿印件三份連同底稿隨時送交檔案室。
(二)本機(jī)關(guān)的黨委會議記錄，于第二年上半年由指定人員整理后移交檔案室。
(三)校領(lǐng)導(dǎo)同志和各處室長參加各種會議帶回的文件、材料，會議參加者應(yīng)在回單位后一個月內(nèi)向檔案室移交。
(四)教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案，于第二年第一季度，分別由教務(wù)處、科研處、組織處向檔案室移交。
(五)學(xué)員檔案于第二年的第一個月，分別由行干處、業(yè)教處向檔案室移交。
(六)上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作時的講話、照片、錄音、錄像等材料，在一月內(nèi)由有關(guān)處室向檔案室移交。
(七)黨校召開的各種會議的錄音、錄像、照片，由會議承辦處室，一月內(nèi)向檔案室移交。
(八)黨校大事記由辦公室于第二年第一季度整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，打印成冊移交檔案室。
(九)其他需要存檔的材料，由各有關(guān)處室于第二年第一季度向檔案室移交。
篇3：學(xué)校文件材料歸檔范圍及保管期限規(guī)定
學(xué)校文件材料歸檔范圍及保管期限
一、文書檔案
(一)黨群工作類
1.學(xué)校黨總支會議記錄、年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、黨員名冊等文件材料 永久
2.學(xué)校黨總支選舉、履行活動中形成的文件材料 永久
3.黨員吸收與轉(zhuǎn)正、黨組織關(guān)系介紹信 永久
4.黨組織、黨員評優(yōu)方面形成的重要的文件材料 永久
5.黨組織、黨員評優(yōu)方面形成的一般的文件材料 30年
6.上級關(guān)于黨務(wù)工作的重要的文件材料 30年
7.上級關(guān)于黨務(wù)工作的一般的文件材料 10年
8.學(xué)校教職工代表大會材料 永久
9.學(xué)校工會、共青團(tuán)、婦女組織、少先隊工作的計劃、總結(jié) 30年
10.學(xué)校工會、共青團(tuán)、婦女組織、少先隊召開會議的文件材料及選舉、履行的請示、批復(fù) 30年
11.關(guān)于工會、共青團(tuán)、婦女組織、少先隊等群團(tuán)工作的獎懲文件材料 30年
12.發(fā)展團(tuán)員、少先隊員的文件材料 10年
13.上級關(guān)于共青團(tuán)、婦女工作等群團(tuán)工作的普發(fā)性文件 10年
14.學(xué)校關(guān)于精神文明建設(shè)的重要的文件材料 永久
15.學(xué)校關(guān)于精神文明建設(shè)的一般的文件材料 30年
16.上級關(guān)于精神文明建設(shè)的重要的文件材料 30年
17.上級關(guān)于精神文明建設(shè)的一般的文件材料 10年
(二)行政管理類
1.學(xué)校總體規(guī)劃、年度工作計劃、總結(jié)、年鑒、大事記等 永久
2.學(xué)校校務(wù)會、行政辦公會議記錄 永久
3.學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、更名、啟用印章等 永久
4.學(xué)校機(jī)構(gòu)編制統(tǒng)計年報、干部年報、工資統(tǒng)計年報、花名冊 永久
5.學(xué)校有關(guān)人員錄用、轉(zhuǎn)正定級、退休、死亡撫恤、年度考核、工資調(diào)整的文件材料 永久
6.學(xué)校教職工調(diào)動工作的行政關(guān)系介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證等 永久
7.學(xué)校校級干部任免的文件材料 永久
8.學(xué)校中層干部任免的文件材料 30年
9.縣處級及其以上各類先進(jìn)表彰的文件材料 永久
10.縣處級以下各類先進(jìn)表彰的文件材料 永久
11.有關(guān)人員被處以警告以上處分的文件材料 永久
12.有關(guān)人員被處以警告及以下處分的文件材料 30年
13.有關(guān)職稱評定的文件材料 永久
14.學(xué)校房產(chǎn)、物資、財產(chǎn)、登記移交清冊 永久
15.學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)議書等文件材料 30年
16.學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的一般的合同、協(xié)議書等文件材料 10年
17.學(xué)校關(guān)于解決邊界糾紛,征用土地的文件材料 永久
18.國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表和政協(xié)委員檢查視察學(xué)校工作時的重要指示、講話、題詞等 永久
19.學(xué)校舉行校慶活動的文件材料 永久
20.學(xué)校制定的各項規(guī)章制度 永久
21.學(xué)校編輯出版的出版物定稿和校本 永久
22.上級關(guān)于人事管理、干部管理、職稱評定、勞動工資管理等重要的文件材料 30年
23.上級關(guān)于人事管理、干部管理、職稱評定、勞動工資管理等一般的文件材料 10年
24.有重要批示和處理結(jié)果的人民來信來訪材料 永久
25.其他有處理結(jié)果的人民來信來訪材料 30年
26.學(xué)校關(guān)于出國考察、友好往來等外事活動形成的重要的文件材料 永久
27.學(xué)校關(guān)于出國考察、友好往來等外事活動形成的一般的文件材料 30年
28.關(guān)于
財務(wù)、行政事務(wù)管理、后勤工作的重要的文件材料 永久
29.關(guān)于財務(wù)、行政事務(wù)管理、后勤工作的一般的文件材料 30年
(三)教育管理類
1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)有關(guān)教育、教育管理的需要貫徹執(zhí)行的重要的指導(dǎo)性、法規(guī)性文件材料 30年
2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)有關(guān)教育、教育管理的需要貫徹執(zhí)行的一般的指導(dǎo)性、法規(guī)性文件材料 10年
3.學(xué)校政教處、教務(wù)處工作計劃、總結(jié)、匯報 30年
4.縣處級及以上的先進(jìn)班集體、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部表彰材料 永久
5.縣處級以下的先進(jìn)班集體、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部表彰材料 30年
6.學(xué)生參加各項知識、體育科技競賽、文藝演出、書畫展覽等活動的成績、名次 30年
7.學(xué)校開展德育教育、體育、衛(wèi)生、文娛等活動的計劃、總結(jié)、方案 30年
8.班主任工作計劃、總結(jié)、工作經(jīng)驗材料 30年
9.學(xué)校召開的家長座談會材料、家長學(xué)校材料 10年
10.關(guān)于學(xué)生所犯錯誤的重要的調(diào)查材料、情況報告、處理決定 30年
11.關(guān)于學(xué)生所犯錯誤的一般的調(diào)查材料、情況報告、處理決定 10年
12.學(xué)校發(fā)生的重大事件、事故及處理情況 永久
13.學(xué)校教育改革的方案、總結(jié) 永久
14.關(guān)于學(xué)籍管理的規(guī)定、辦法、意見 永久
15.學(xué)校與有關(guān)單位聯(lián)辦、委托代培的協(xié)議 30年
16.學(xué)校師資培訓(xùn)、師德建設(shè)、德育教育的規(guī)劃、總結(jié) 10年
17.教育管理的各種年度的統(tǒng)計報表、圖表 永久
18. 教育管理的各種其他的統(tǒng)計報表、圖表 10年
19.學(xué)生參軍、保送、特招的名單及有關(guān)材料 永久
20.有關(guān)督導(dǎo)評估驗收、學(xué)校創(chuàng)建等文件材料 永久
二、教學(xué)檔案
(一)教學(xué)類
1.校歷、班主任、教師任課一覽表、總課程表 10年
2.各學(xué)科教學(xué)進(jìn)度計劃、教研組活動計劃、總結(jié) 30年
3.自編和其它學(xué)校協(xié)作的教材、大綱、講義 永久
4.課堂教學(xué)的典型教案、公開課、試驗課的教案及評價記錄 30年
5.學(xué)校編印的有關(guān)教學(xué)研究方面的簡報、資料等 30年
6.期中、期末考試、畢業(yè)考試等試卷及試卷分析 30年
7.教師在教學(xué)活動中撰寫發(fā)表并獲獎的論文、調(diào)研報告 永久
8.教師外出講學(xué)、兼課情況記載、中層以上干部聽課記錄 10年
(二)學(xué)籍類
1.畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)證書存根 永久
2.學(xué)生學(xué)籍卡 永久
3.學(xué)生留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)材料 30年
4.借讀生登記表及有關(guān)資料 10年
5.招生報名登記表、新生名冊或編班名冊 10年
6.學(xué)生健康卡 10年
7.學(xué)生錄取情況、畢業(yè)去向及考試成績 30年
三、教師業(yè)務(wù)檔案(復(fù)印件) 永久
(一)個人登記表
(二)考核類
(三)學(xué)歷證明類
(四)資格證書類
(五)榮譽(yù)證書類
(六)其他類
四、科技檔案
(一)基建檔案 永久
1.工程的依據(jù)性文件材料
(1)項目的申請報告、批復(fù)及來往函件
(2)項目可行性研究報告及附件
(3)設(shè)計任務(wù)書、協(xié)議書、委托書、合同
(4)設(shè)計方案及審批材料
(5)工程概算
2.工程的基礎(chǔ)性文件材料
(1)工程地址選擇報告
(2)水文、氣象、地理、地形、地質(zhì)勘察和交通運輸、資源等調(diào)查報告
(3)征用土地報、批、拆遷協(xié)議或合同等
3.工程的設(shè)計文件材料
(1)初步設(shè)計的全套圖樣、文字說明、材料定單及審批材料
(2)技術(shù)設(shè)計的全套圖樣及文件材料
(3)設(shè)計計算書、工程預(yù)算
(4)施工設(shè)計的全套圖樣、
4.工程的施工、竣工驗收的文件材料
(1)開工報告、批復(fù)
>
(2)施工任務(wù)書、協(xié)議書、合同、施工執(zhí)照
(3)施工記錄、隱蔽工程記錄、原材料試化驗記錄等
(4)設(shè)計變更通知單、修改記錄
(5)重大質(zhì)量事故報告的處理結(jié)果、補(bǔ)救措施
(6)工程竣工圖、工程質(zhì)量鑒定報告
(7)竣工報告、交工驗收證書等
5.工程使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果、工程維修、擴(kuò)建、改建的全套文件材料
(二)設(shè)備檔案
學(xué)校所購置各類設(shè)備、儀器的開箱記錄、裝箱單、合格證、使用說明等隨機(jī)材料及全套圖紙(設(shè)計圖、線路圖等)、調(diào)試記錄、檢修記錄、維修記錄等 30年
五、會計檔案
(一)會計憑證類
1.原始憑證 15年
2.記帳憑證 15年
(二)會計帳簿類
1.總帳、分類帳、明細(xì)帳 15年
2.現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳 25年
(三)財務(wù)報告類
1.財務(wù)決算報告、說明 永久
2.會計月報、季報表 5年
(四)其他類
1.保管、銷毀清冊 永久
2.移交清冊 15年
3.銀行對帳單、收費存根 5年
六、聲像檔案 永久
1.學(xué)校教育、教學(xué)重要活動的錄音、錄像帶
2.學(xué)校重大活動的照片
3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和全體教職工的集體照片、學(xué)生畢業(yè)班集體照
4.學(xué)校、教師、學(xué)生獲各級各類先進(jìn)稱號和各種競賽獲獎?wù)掌⒃诟鞣N報刊登載的照片
七、實物檔案 永久
1.學(xué)校的房產(chǎn)證、土地證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人資格證等證件
2.學(xué)校在社會活動和各項工作中形成和獲得的銅牌、獎狀、證書
3.學(xué)校在社會活動中獲得的字畫、贈品
八、電子檔案
學(xué)校在各項工作活動中形成具有保存價值,能通過計算機(jī)識別的并以光盤形式保存的文本類型、圖像類型、影像類型、數(shù)據(jù)庫類型的電子檔案 永久