職業學院檔案綜合管理工作實施辦法

　　為了認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案管理辦法》，進一步加強本院檔案業務建設，提高科學管理檔案水平，使檔案更好地為學院領導決策和各項工作服務，結合本院機構職能和檔案形成特點，特制定本辦法。

　　一、總則

　　(一)本院檔案是學院在教學、黨政管理和其它各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。其構成是以黨政文書檔案為主體，包括教學、科研、財會、基建、聲像、出版、儀器設備等檔案。

　　(二)學院檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一，是衡量學院教學質量和管理水平的一個重要標志，是維護學院歷史真實面貌的一項重要工作。

　　(三)堅持集中統一管理的原則，對本院形成的各種門類和載體的檔案實行綜合管理。

　　(四)嚴格實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”，即：納入學院發展計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍。

　　二、管理體制

　　(一)根據《高等學校檔案工作規范》規定，設立學院綜合檔案室，列入院內機構編制，由學院主要領導分管，日常工作由學院辦公室管理，業務上接受市檔案局的監督和指導。

　　(二)綜合檔案室的專職檔案員，由具有大專以上文化程度并具有一定檔案專業知識的干部擔任。系、部、處、室、中心以及工會、團委等均應設置兼職檔案員，以加強對全院檔案資料的管理。

　　三、綜合檔案室基本任務

　　(一)貫徹實施《檔案法》和上級有關檔案工作的方針政策規定。

　　(二)擬定本院檔案工作計劃、總結和規章制度。

　　(三)負責學院文書(即黨群、行政類)、聲像、出版、儀器設備類等檔案的立卷歸檔工作。

　　(四)負責各種門類、載體檔案的管理、收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、利用和編輯資料、編制檢索工具、開發檔案信息資源等工作。

　　(五) 積極參加檔案界的學術研究和交流活動，積極參加檔案協作組的織各項活動。

　　(六) 辦理領導交辦的其它有關檔案業務工作。

　　四、檔案綜合管理范圍

　　(一)黨群類：主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

　　(二)行政類：主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀要;上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

　　(三) 教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究和招生等工作中形成的有關文件材料。

　　(四) 科研類：主要包括科研活動中形成的成果獎勵、論文專著等材料。

　　(五) 基本建設類：主要包括興建辦公樓、教學樓、宿舍樓工程及房屋產權檔案，即從立項開始至竣工過程形成的文字、圖表、圖紙和購房材料。

　　(六) 儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

　　(七) 出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　(八) 財會類：主要包括財務統計報表、賬簿、憑證、工資表及其它。

　　(九) 聲像類：指反映學院各項工作、活動的照片、錄像、錄音磁帶和影碟等。

　　(十) 外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學等的材料;學校授予境外人士名譽職務、稱號等的材料。

　　五、檔案材料的收集整理及案卷質量要求

　　(一)學院各部門在履行職責的過程中，由各部門兼職檔案員做好文件材料的收集、整理后交綜合檔案室立卷、歸檔。

　　1、出版、聲像、儀器設備檔案材料，由主辦單位經辦人將一個項目及一期刊物的材料收集完整后，交綜合檔案室立卷、歸檔。

　　2、教學、科研、會計、基建、房改類檔案，分別由各單位兼職檔案員收集、整理、立卷歸檔。

　　(二)案卷質量要求

　　1、文件材料用紙必須規范整潔。紙質文件材料一律用A4(2 10×297mm)規格。

　　2、遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別不同的價值，便于管理和利用。

　　3、卷內文件材料必須準確反映我院教學和管理活動的真實內容，手續完備。書寫統一使用不脫色的炭素墨水或藍黑墨水;電腦打印材料應避免顏色偏淡，以利于檔案保存。

　　4、每個案卷必須按規定的格式打印卷內目錄;卷內有情況需說明的，應填在備考欄內。若無說明的，也應將立卷人、檢查人的姓名及時間寫上。檢查人應是立卷單位的負責人。

　　六、檔案管理

　　(一)我院根據國家教委發布的《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》對檔案進行管理，由綜合檔案室集中統一管理。

　　(二)綜合檔案室對已經歸檔的檔案進行分類、編號、排列及保管。

　　(三)檔案綜合管理范圍：學院及各單位在履行職責過程中形成的檔案，包括黨群、行政、教學、科研、基建、儀器設備、出版、財會、聲像、外事等十種門類檔案。

　　(四)建立健全各種檔案管理制度，學院辦公室定期做好檢查、考核工作。

　　(五)檔案保管

　　l、學院綜合檔案室設立專門庫房，并具備良好的衛生環境和防盜、防火、防塵、防蟲、防潮、防光、防鼠、防高溫等設施，室內保持溫度14-24°C，相對濕度45-60%。

　　2、檔案部門納入學院現代化管理系統計劃，根據工作需要逐步配置計算機、掃描儀、刻錄機、空調機、去濕機、復印機、攝像機、照相機、錄音機等。

　　3、綜合檔案室對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發現破損褪變檔案要及時修補復制。

　　七、檔案鑒定

　　(一)綜合檔案室根據檔案主管機關的規定，制訂本院各種門類檔案保管期限。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　　1、對本院有長遠利用價值的檔案應永久保存。

　　2、對本院在一定期限內有利用價值的檔案分別作長期和短期保存。

　　(二)在本院分管領導的領導下，組織有關人員參加鑒定小組，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查;對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管院長批準后，方可延長保管期限或銷毀。

　　八、檔案統計

　　(一)建立健全統計臺帳，掌握檔案的收進、保管、移交、銷毀等數據。

　　(二)按上級檔案部門的要求及時報送學院檔案工作情況、統計報表等。

　　九、檔案利用與開放

　　(一)學院檔案按國家的有關法令法規和學院情況逐步向全院和社會開放。開放檔案按下列規定執行：

　　l、利用人需持有合法證明，說明利用的目的和范圍;

　　2、利用人需求復制檔案，一般由綜合檔案室負責復制，并按規定收取復制費用;

　　3、未經學院授權或主管領導批準，任何組織或個人均無權公布檔案;

　　4、出版和公布檔案，須經檔案形成部門的同意，并報請院領導批準;

　　5、對于重要的檔案資料，按國家規定辦理，一般不提供原件的交換或轉讓。

　　6、檔案原則上不借出室外，個別特殊情況需要借出的，須經主管檔案工作的領導同意，履行借出手續，借出期限為3天。對借出檔案，綜合檔案室定期催還，發現損壞、丟失、涂改等情況，應即根據不同情節，寫出書面報告，報學院領導進行處理，直到追究法律責任。

　　(二)綜合檔案室積極開展檔案編研工作，采取多種形式，開展檔案宣傳，充分開發利用檔案信息資源。

　　十、考核、獎勵與處罰

　　(一)學院綜合檔案室應建立健全檔案工作檢查、考核、評估制度，明確崗位職責。對優秀的檔案工作人員(包括兼職檔案人員)和領導，及對他們完成的優秀服務成果或科研、編研成果，給予表彰和獎勵。

　　(二)對于違反《中華人民共和國檔案法》或有關的檔案政策、法規的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《檔案執法監督檢查工作暫行規定》及其他有關法規給予處罰。

　　十一、附則

　　本辦法適用于全院各單位。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應當永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　　（六）參加建設工程竣工檔案驗收；

　　（七）組織和參與城建檔案學術研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規和規章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　　（一）工業建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　　（二）城市地下建（構）筑物以及供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　　（四）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　　（一）檔案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　　（四）建設工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　　（一）檔案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定。可以收取城建檔案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　　（二）未按照工程進度編制、收集建設工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設工程檔案不符合本條例規定的；

　　（四）未在規定時間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。