檔案管理制度--大學(xué)后勤管理處檔案管理辦法

　　為規(guī)范后勤管理處的檔案管理，做好后勤管理處的工作規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)報表、勞動工資、人事檔案、會議記錄、決議、決定、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的各類檔案資料的歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容，特制訂本管理辦法。

　　一、檔案歸檔

　　1、后勤管理處各中心的檔案資料需指定專人進行負責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　2、后勤管理處各中心的檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和使用。

　　3、后勤管理處各中心的檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。

　　4、后勤管理處各中心的檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補，保持整潔、衛(wèi)生。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　2、后勤管理處正副級領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任借閱后勤管理處重要文件和有密級檔案，可直接通過辦公室檔案管理人員辦理提檔手續(xù)。

　　3、后勤管理處其他人員需借閱后勤管理處重要文件和有密級檔案時，要經(jīng)后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可通過辦公室檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。

　　4、后勤管理處各中心工作人員查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料，可直接與本部門檔案管理人員聯(lián)系借閱。

　　5、所有借閱人員對所借閱的檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　6、如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由后勤管理處處長批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

　　三、檔案的銷毀

　　1、后勤管理處任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀后勤管理處的檔案材料;

　　2、對超過保存期限的檔案，檔案管理人員需填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)后勤管理處處長批準(zhǔn)方可執(zhí)行。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的后勤管理處檔案，檔案管理人員須認真核對《檔案銷毀申請單》，由專人監(jiān)督銷毀。

　　本管理辦法同人事檔案管理制度一起配合執(zhí)行。

篇2：某大學(xué)后勤處檔案管理辦法

>　　大學(xué)后勤處檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了加強后勤處檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在后勤處各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《廣東EE大學(xué)檔案管理辦法》，結(jié)合我處實際，制訂本辦法。

　　第二條后勤處在黨政管理、工程項目管理、招投標(biāo)管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實物檔案等不同載體的文件材料，均屬后勤處檔案。

　　第三條后勤處檔案是全處職工各項工作的真實記錄，是重要的信息資源，是歷史的憑證。

　　第四條　后勤處檔案工作是辦好后勤各項工作的重要基礎(chǔ)之一，也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。后勤處各部門應(yīng)加強對檔案工作的管理，切實把它納入部門管理工作職責(zé)之中。各部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務(wù)。

　　第二章管理體制及職責(zé)

　　第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存的原則。后勤處在計劃科設(shè)檔案室，集中存放各類檔案資料，后勤處檔案室受學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)和本處主管領(lǐng)導(dǎo)分管，計劃科專(兼)職檔案工作人員負責(zé)處理日常工作。

　　第六條分管處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：指導(dǎo)全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門落實檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗收其它工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作);負責(zé)對各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核;負責(zé)檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)工作;研究決定檔案工作的重大事宜。

　　第七條后勤處檔案室的基本任務(wù)：

　　(一)貫徹執(zhí)行國家和學(xué)校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況;

　　(二)對后勤處檔案和有關(guān)資料進行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

　　(三)執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密工作。

　　(四)做好檔案利用工作，主動為后勤處各項工作服務(wù)，為職工服務(wù)。

　　(五)做好檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮檔案的信息源作用。

　　(六)做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案安全。

　　(七)圍繞后勤處中心工作，完成后勤處交辦的任務(wù)。

　　第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)分管后勤處的檔案工作，計劃科設(shè)專(兼)職檔案員，負責(zé)后勤處檔案的收集、整理，并根據(jù)學(xué)校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負責(zé)人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責(zé)。

　　第三章檔案的形成和歸檔

　　第九條對全處檔案實行集中統(tǒng)一管理，特殊載體檔案可實行分室管理。后勤處各項工作應(yīng)與檔案工作實行“三納入”、“四同步”，即納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

　　第十條后勤處專(兼)職檔案員應(yīng)按《廣東EE大學(xué)檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求，對形成的文件材料認真積累、整理，按時移交學(xué)校綜合檔案室。

　　第十一條對于個人在從事黨政管理職務(wù)活動中形成的各種載體的文件材料，必須按規(guī)定歸檔，任何個人和部門不得據(jù)為已有。

　　第十二條提倡個人向后勤處捐贈在非職務(wù)活動中形成的檔案材料，后勤處檔案室應(yīng)做好此類檔案的接收和管理。

　　第十三條歸檔范圍：

　　依據(jù)《廣東EE大學(xué)后勤處目標(biāo)管理責(zé)任書》和我處檔案工作實際情況，我處歸檔范圍分為八個方面：

　　(一)基本建設(shè)、維修工程方面：

　　主要有工程(或維修)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;

　　如：可行性研究、規(guī)劃方案、立項申請、批復(fù)、設(shè)計、施工圖紙、

　　招投標(biāo)資料、水、電擴容的方案、施工現(xiàn)場記錄、設(shè)計與施工修改變更的請示和批復(fù)及施工變更通知書、施工合同、施工組織設(shè)計、進度計劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進場安排、預(yù)(結(jié))算報告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報告等有關(guān)資料;

　　(二)各部門房產(chǎn)方面：

　　各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關(guān)學(xué)校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù);

　　(三)大型設(shè)備方面：

　　大型設(shè)備如：水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類汽車等。后勤設(shè)備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運行記錄、值班記錄等等;

　　(四)地下隱蔽工程方面：

　　校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡(luò)等隱蔽工

　　程的設(shè)計、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。

　　尤其重要的有：給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進度、預(yù)付款情況及工程結(jié)算書、竣工圖紙、竣工報告等資料。地下管網(wǎng)工程的維修、檢測記錄、工程材料取樣試驗、水質(zhì)化驗及檢驗報告等;

　　(五)醫(yī)療、病例方面：

　　主要有學(xué)生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護值班記錄、重大疾病的預(yù)防措施、緊急情況處理預(yù)案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報告等;

　　(六)黨建與思政工作方面：

　　主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價值的不同載體的文件材料。

　　(七)財務(wù)管理方面：

　　主要內(nèi)容包括財務(wù)管理工作中具有保存價值的會計賬薄、報表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。

　　(八)綜合管理方面：

　　主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)管理、保障安全穩(wěn)定工作中有保存價值的文件材料。

　　后勤處檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料要進行認真審查，凡歸檔材料不完整、不齊全、不規(guī)范的將不予接收。并及時告知文件材料形成部門負責(zé)人按有關(guān)要求報送需存檔的文件材料。

　　第十四條歸檔要求：

　　(一)立卷人按照文件材料自然形成的規(guī)律，保持彼此之間的有機聯(lián)系，符合便于利用的要求，進行整理組卷，編寫頁號、件號，填寫卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄，注明保管期限和密級，應(yīng)歸校檔案室的報主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由后勤處統(tǒng)一移交學(xué)校綜合檔案室。

　　(二)歸檔的文件材料同一類的應(yīng)格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規(guī)范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書寫，禁用復(fù)寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。

　　第十五條歸檔時間：

　　(一)黨政類，能按年度歸檔的文件材料，在次年四月底前歸檔;

　　(二)設(shè)備類、財務(wù)類的檔案，每學(xué)期結(jié)束前整理檢查完畢，開學(xué)的第一個月內(nèi)歸檔。

　　(三)工程項目等科技檔案歸檔，應(yīng)于項目竣工后一個月內(nèi)及時歸檔。

　　第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時，實行電子版和紙質(zhì)版雙套制管理，做到邏輯歸檔和物理歸檔時有相關(guān)信息的移交登記。反映后勤處重大活動、重要事件的聲像檔案，由后勤處檔案室和形成部門各存一套。

　　第四章檔案管理

　　第十七條后勤處檔案室接收檔案時，要按照規(guī)定的分類編號方法進行統(tǒng)一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、學(xué)校有關(guān)保密規(guī)章，對所存檔案實行密級保管。

　　第十八條檔案保管期限分為永久、長期、短期(財會檔案)，對保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

　　第十九條單位撤消、合并和人員調(diào)動時，必須辦理檔案移交手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案材料。

　　第二十條后勤處檔案室定期對保存期滿的檔案進行鑒定。和有關(guān)部門負責(zé)人組成鑒定小組，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。

　　第二十一條嚴格執(zhí)行檔案管理制度和做好檔案統(tǒng)計工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光工作和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全和利用。

　　第五章檔案的開放利用

　　第二十二條后勤處檔案材料開放時間與上班時間一致。檔案管理人員應(yīng)主動做好提供利用和服務(wù)工作。我校教職工在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱檔案，并可摘錄和復(fù)制;因工作需要和有正當(dāng)?shù)睦碛桑匆?guī)定辦理有關(guān)手續(xù)，經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可調(diào)閱屬控制范圍的檔案。

　　第二十三條外單位人員需借閱檔案，需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十四條檔案材料原則不可外借出室，特殊情況要經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對借出檔案，檔案管理人員要做借閱登記，定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報告，并及時報告處領(lǐng)導(dǎo)，確需借出檔案，須經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出檔案要妥善保管按時歸還，屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境，要按規(guī)定辦理手續(xù)。

　　第二十五條本辦法自公布之日起執(zhí)行，由后勤計劃科負責(zé)解釋。

篇3：后勤集團文書檔案管理規(guī)定

>　　大學(xué)后勤集團文書檔案管理規(guī)定

　　文書檔案是集團工作運行的記錄，是集團實施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認真負責(zé)、嚴謹、遵守保密制度，嚴格執(zhí)行文書檔案管理的各項規(guī)定。為規(guī)范集團文書檔案管理工作，特制訂本規(guī)定。

　　一、文書檔案管理的基本原則

　　文書檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則，以集中管理為主。

　　集團各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團黨政辦公室備案。

　　集團職能部門和各單位辦公室分別負責(zé)文書檔案的管理，以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。

　　保密性文書按照上級規(guī)定執(zhí)行。

　　二、歸檔文書的范圍

　　1.學(xué)校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

　　2.集團各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

　　3.各類請示、報告、通知、年度工作總結(jié)、工作計劃等。

　　4.會議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。

　　5.與有關(guān)單位的往來信件、各種協(xié)議書、責(zé)任書、合同書等。

　　6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。

　　7.具有查存價值的資料。

　　三、管理部門及職責(zé)

　　1.集團黨政辦公室：負責(zé)學(xué)校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。

　　負責(zé)對集團各單位文書檔案管理工作實施監(jiān)督檢查。

　　2.集團各職能部門負責(zé)學(xué)校、上級有關(guān)部門和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。

　　3.各單位辦公室負責(zé)學(xué)校、上級有關(guān)部門和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。

　　4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員，負責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。

　　5.管理職責(zé)

　?、?搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。

　?、?積極開展文書檔案的提供與利用工作。

　?、?進行文書檔案鑒定與統(tǒng)計。

　?、?保證文書檔案質(zhì)量，防止丟失、損壞。

　　四、文書檔案的點驗

　　辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對文書檔案進行點驗：

　　1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)及時詢問遞交人進行追查補齊。

　　2.對領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，應(yīng)確認領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否已辦理，如已辦理，應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字，并將相關(guān)文書合并統(tǒng)一歸檔。

　　3.歸檔文書應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負責(zé)人簽字，主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，并注明簽發(fā)日期。

　　五、立卷

　　1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　2.歸檔文書應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進行整理，每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起，不得分開，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復(fù)在前，請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在請示年度立卷;跨年度的計劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。

　　4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時間先后順序，依次編寫公文份數(shù)及頁號。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫，頁號在公文右下角連續(xù)填寫。

　　5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。

　　6.填寫完整檔案盒各項內(nèi)容，將整理好的公文，放入檔案盒存入文件柜。

　　六、歸檔管理

　　1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前，將上一年度的文件整理歸檔，歸檔時應(yīng)按照立卷要求整理。

　　2.個人不能保存應(yīng)歸檔的公文。

　　3.擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外，需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制

　　單位印章。

　　5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜，保持歸檔文件清潔，防止受潮、蟲蛀、腐蝕。

　　七、歸檔文書的借閱

　　1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　2.原則上案卷不許借出，只供在辦公室查閱，需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。

　　3.借閱期限一般不超過十天，到期應(yīng)及時歸還。需延長借閱時間的，應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的，文件管理人員應(yīng)及時催m.dewk.cn促借閱人員歸還。

　　4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。

　　5.因工作需要復(fù)制檔案時，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　6.借閱檔案歸還時，文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認真查驗檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時，應(yīng)查問借閱人員原因，并報辦公室主任。

　　7.集團以外的單位借閱歸檔公文時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

　　八、公文保存期

　　1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發(fā)的集團內(nèi)部規(guī)章制度和機構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。

　　2.指導(dǎo)工作運行類公文保存期為三年。

　　3.一般短期通知類公文保存期為一年。

　　九、公文的收回與銷毀

　　1.不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)后，可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時，由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》，注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號、份數(shù)、銷毀日期，批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。

　　2.集團、集團黨委、集團工會行文下發(fā)的公文由集團黨政辦公室負責(zé)收回并銷毀。

　　集團各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負責(zé)收回并銷毀。

　　各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負責(zé)收回并銷毀。

　　3.集團黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對歸檔公文進行清理，已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷毀公文的通知和目錄，明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號、文件名稱、份數(shù)等。

　　收回的公文應(yīng)建立收文登記。

　　4.收回過期公文，文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》，銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名，并注明銷毀日期。

　　6.對銷毀的公文由行文部門負責(zé)留存一份以便查閱，并加蓋“作廢保存”印章。

　　十、電子文檔的處理

　　1.集團黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。

　　2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備，對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。

　　3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統(tǒng)一備案。

　　十一、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責(zé)解釋。

　　十二、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。