職業學院檔案綜合管理分類方案

　　為適應檔案事業的發展，更好地開發利用檔案信息資源，實現我院檔案管理與全國高校檔案標準、規范的統一，使檔案實體分類、編號、排列上架、檢索符合標準和規范化，便于學院檔案的保管、利用、統計、鑒定，加強檔案工作的科學管理，充分發揮檔案工作的作用，根據《高等學校檔案實體分類法》，結合我院情況，編制本方案。

　　一、為使我院檔案的實體分類與《高等學校檔案實體分類法》相協調，從20**年度生成的檔案開始，我院檔案實體分類一律按本方案執行。

　　二、建立我院統一的分類編號，充分突出教學、科研檔案在學院檔案中的中心地位和黨政管理檔案統率全局的作用，體現我院職能活動的新情況、新特點。檔案實體分類將遵循各類檔案室的自然形成規律，保持各類檔案之間的有機聯系，便于保管和利用。

　　三、為使我院檔案的實體分類做到準確、簡明、易記，我院按三級類目進行劃分;一級類目為學院檔案實體分類的最高層次，根據學院檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的實質確定，用兩個關鍵漢語拼音字母來表示(例：教學檔案用J*來表示);二級類目是對一級類目的細分，根據該類檔案形成的規律和特點，結合檔案反映的內容實質進行設置(例：教學檔案、綜合類為J*11); 三級類目主要表示案卷號(例：教學檔案綜合類第一卷J*11-1)。

　　四、學院檔案的模式

　　年度號+分類號(一二級類目)+案卷號(三級類目)

　　五、為維護學院檔案的整體性并方便利用，我院檔案的實體排架一二三級類目的標識符號、名稱和主要內容如下：

　　z職業學院檔案實體分類表

　　DQ 黨群

　　11黨務綜合

　　12紀檢

　　13組織

　　14宣傳教育

　　15統戰

　　16工會

　　17團委

　　*Z 行政

　　11綜合(教職工代表大會和院、系等單位材料)

　　12人事(師資培養材料)

　　13監察審計

　　14武裝保衛

　　15總務

　　16檔案、圖書

　　J*教學

　　11綜合

　　12學科與實驗室建設

　　13招生

　　14學籍管理

　　15課堂教學與教學實踐

　　16畢業生

　　17教材

　　KY 科研

　　11綜合

　　12按科研課題階段類目

　　JJ 基本建設

　　11綜合

　　12按單項工程設置類目

　　SB 儀器設備

　　11綜合

　　12按儀器設備種類或型號設置類目

　　CB 出版

　　11綜合

　　12報紙

　　13刊物

　　14書稿

　　CK 財會

　　11綜合

　　12會計報表

　　13會計賬簿

　　14會計憑證

　　15工資清冊

　　S* 聲像

　　11照片

　　12錄音帶

　　13錄像帶

　　14幻燈片

　　15磁盤

　　16影視膠片

　　17縮微膠片

　　18光盤

　　WS 外事

　　11綜合

　　12出國(出境)

　　13來校

　　14國際合作與會議

　　六、檔號的編制

　　(一)檔號是存取檔案的代號，排架的依據。必須反映我院檔案的分類體系和物理位置。

　　(二)檔號的結構：檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。其模式為：檔號=年度號+分類號+案卷號。

　　(三)各類檔案檔號的模式和標識

　　1、黨群類檔案檔號=年度號+黨群檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - DQ 0 0 – 1 - n

　　黨群檔案三級類目代號案卷號

　　黨群檔案二級類目代號

　　黨群檔案一級類目代號

　　年度號

　　2、行政類檔案檔號=年度號+行政檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - *Z 0 0 – 1 - n

　　行政檔案三級類目代號案卷號

　　行政檔案二級類目代號

　　行政檔案一級類目代號

　　年度號

　　3、教學類檔案檔號=年度號+教學檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - J* 0 0 – 1 - n

　　教學檔案三級類目代號案卷號

　　教學檔案二級類目代號

　　教學檔案一級類目代號

　　年度號

　　4、科研類檔案檔號=年度號+科研檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - KY 0 0 – 1 - n

　　科研檔案三級類目代號案卷號

　　科研檔案二級類目代號

　　科研檔案一級類目代號

　　年度號

　　5、基建類檔案檔號=年度號+基建檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - JJ 0 0 – 1 - n

　　基建檔案三級類目代號案卷號

　　基建檔案二級類目代號

　　基建檔案一級類目代號

　　年度號

　　6、儀器設備類檔案檔號=年度號+儀器檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - SB 0 0 – 1 - n

　　儀器檔案三級類目代號案卷號

　　儀器檔案二級類目代號

　　儀器檔案一級類目代號

　　年度號

　　7、出版類檔案檔號=年度號+出版檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - CB 0 0 – 1 - n

　　出版檔案三級類目代號案卷號

　　出版檔案二級類目代號

　　出版檔案一級類目代號

　　年度號

　　8、財會類檔案檔號=年度號+財會檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - CK 0 0 – 1 - n

　　財會檔案三級類目代號案卷號

　　財會檔案二級類目代號

　　財會檔案一級類目代號

　　年度號

　　9、聲像類檔案檔號=年度號+聲像檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - S* 0 0 – 1 - n

　　聲像檔案三級類目代號案卷號

　　聲像檔案二級類目代號

　　聲像檔案一級類目代號

　　年度號

　　10、外事類檔案檔號=年度號+外事檔案分類號+案卷號

　　其模式如下：

　　20×× - WS 0 0 – 1 - n

　　外事檔案三級類目代號案卷號

　　外事檔案二級類目代號

　　外事檔案一級類目代號

　　年度號

篇2：油品調運分公司檔案分類規則

　　油品調運分公司檔案分類規則

　　為規范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作，根據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》及上級單位《檔案分類規則》，結合本企業檔案工作實際，制定本規則。

　　一、本規則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍；

　　二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，充分反映企業的職能劃分，并結合檔案形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發利用。

　　三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目，即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統一使用油品調運分公司分類表（附后）標記，代碼可根據企業分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。

　　四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統一規定。

　　五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案，可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄，其保管要求應符合國家有關規定。

篇3：建筑工程公司檔案分類管理說明

　　建筑工程公司檔案分類管理說明

　　1文件檔案的管理：

　　1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。

　　1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。

　　1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規范。

　　1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。

　　1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

　　1.6 文件檔案紙張的規格以A4紙為標準，特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

　　2電子文檔的管理：

　　2.1 收集、積累要求：

　　■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

　　■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關系。

　　■在"無紙化"計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。

　　■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

　　■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。

　　■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

　　■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮

　　方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。

　　■由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。

　　■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

　　■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　2.2 收集、積累方法：

　　■及時按照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

　　■電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　　2.3 歸檔要求：

　　■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。

　　■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。

　　■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

　　■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。

　　3聲像檔案的管理：

　　3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明。

　　3.2 文字說明的編寫要求：

　　■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　■應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。

　　■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

　　3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

　　3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

　　3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批準，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。