有限責(zé)任公司文檔管理制度

　　文檔管理包括：文件、資料、證照、證函等。按照分類歸檔，分工管理的原則，由行政部及各部門指定專人管理。

　　1.1.文件管理

　　1.1.1.文件包括：會(huì)議記錄、會(huì)議決議、申請(qǐng)報(bào)告、通知批復(fù)、來(lái)函來(lái)電、規(guī)章制度、管理辦法、工作計(jì)劃等。

　　1.1.2.行政文件由行政部指定專人管理，部門文件由各部門指定專人管理，文件管理人要及時(shí)對(duì)各類文件分類歸檔、編號(hào)管理。

　　1.1.3.公司人員開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及資料要根據(jù)其性質(zhì)及時(shí)送交各部門文件管理人統(tǒng)一管理，不得個(gè)人保存。

　　1.1.4.文件的閱批與分轉(zhuǎn)：文件接收人要根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理、董事長(zhǎng)親自閱批后分送承辦部門閱辦。

　　1.1.5.文件的傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將秘密的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得泄露內(nèi)容;閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還文件管理人;閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé);如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，各部門負(fù)責(zé)人要責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜;文件閱完后，應(yīng)送交文件管理人，切忌橫傳。

　　1.1.6.文件的起草：行政文件由行政部起草;部門文件由各部門起草;起草的各類文件應(yīng)形成統(tǒng)一格式;起草的各類文件經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可形成正式文件報(bào)、抄、發(fā)給各級(jí)部門。

　　1.1.7.文件的使用包括借閱、復(fù)印等，文件的使用按使用管理規(guī)定程序執(zhí)行。

　　1.1.8.文件使用審批權(quán)限：普通文件由部門負(fù)責(zé)人審批;重要文件由經(jīng)理審批;機(jī)密文件由董事長(zhǎng)審批。

　　1.1.9.文件使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的文件負(fù)全部責(zé)任。

　　1.1.10.文件使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。

　　1.1.11.審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由文件管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.2.資料管理

　　1.2.1.資料包括：項(xiàng)目資料、人事資料、申報(bào)材料、合同資料、工資資料、發(fā)票憑證、工程資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備資料、操作規(guī)程、業(yè)務(wù)單據(jù)、客戶資料、銷售臺(tái)賬等。

　　1.2.2.各類資料分由各部門指定專人管理，資料管理人要及時(shí)對(duì)各種資料分類歸檔、編號(hào)管理。

　　1.2.3.各類項(xiàng)目資料、人事資料、申報(bào)材料等由行政部指定專人管理。

　　1.2.4.各類合同資料、工資資料、發(fā)票憑證等由財(cái)務(wù)部指定專人管理。

　　1.2.5.各類工程資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備資料、操作規(guī)程等分別由生產(chǎn)部指定專人管理。

　　1.2.6.各類業(yè)務(wù)單據(jù)、客戶資料、銷售臺(tái)賬等由營(yíng)銷部指定專人管理。

　　1.2.7.資料分類歸檔要求：資料完整齊全;

　　根據(jù)資料內(nèi)容合并整理建檔;

　　根據(jù)資料的歷史編號(hào);案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切、便于查詢。

　　1.2.8.資料管理人要做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫等工作，定期檢查。

　　1.2.9.資料的使用包括借閱、復(fù)印等，資料的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。

　　1.2.10.資料使用審批權(quán)限：普通資料由部門負(fù)責(zé)人審批;重要資料由中經(jīng)理審批;機(jī)密資料由董事長(zhǎng)審批。

　　1.2.11.資料使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的文件負(fù)全部責(zé)任。

　　1.2.12.資料使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。

　　1.2.13.審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由資料管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.3.證照管理

　　1.3.1

　　證照文件是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書(shū)、批文等。如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證等等。

　　1.3.2 公司證照由行政部統(tǒng)一管理。

　　1.3.3 證照的使用包括借用、復(fù)印、掃描、翻拍等。

　　1.3.4 證照的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。

　　1.3.5 證照的使用須總經(jīng)理審批。

　　1.3.6 證照使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的證照文件負(fù)全部責(zé)任。

　　1.3.7 證照文件使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。

　　1.3.8 未使用的證照文件，要及時(shí)退還證照管理人。

　　1.3.9 審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由證照管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.4.證函管理

　　1.4.1

　　證函文件包括：證明、介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。

　　1.4.2 公司證函文件由行政部統(tǒng)一開(kāi)出。嚴(yán)禁開(kāi)出空白證函文件。

　　1.4.3 證函文件要按公司規(guī)定統(tǒng)一格式開(kāi)具，常用證函文件格式見(jiàn)附件。

　　1.4.4 證函文件的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。

　　1.4.5 證函文件的使用須經(jīng)總經(jīng)理審批。

　　1.4.6 證函文件使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的證函文件負(fù)全部責(zé)任。

　　1.4.7 證函文件使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。

　　1.4.8 未使用的證函文件，應(yīng)立即退還證函管理人。

　　1.4.9 審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由證函管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.5.使用管理

　　1.5.1

　　文檔使用包括借閱、復(fù)印、借出、掃描、翻拍、開(kāi)出等方式。

　　1.5.2 使用程序：使用人申請(qǐng)--在行政部領(lǐng)填《文檔使用申請(qǐng)表》--部門負(fù)責(zé)人審批--總經(jīng)理審批--填寫(xiě)《文檔使用登記表》--使用--歸還--填寫(xiě)《填寫(xiě)使用登記表》。

　　1.5.3 行政部要仔細(xì)核實(shí)《文檔使用申請(qǐng)表》的審批是否符合各類文檔使用要求。

　　1.5.4 文檔借閱由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》中審批意見(jiàn)，調(diào)用文檔供使用人閱讀，閱后立即交還文檔管理人。

　　1.5.5 文檔復(fù)印由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》中審批意見(jiàn)，統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”章，復(fù)印完畢立即交還文檔管理人。

　　1.5.6 文檔借出由使用申請(qǐng)人憑經(jīng)權(quán)限審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》，到文檔管理人借出文檔，并填寫(xiě)《文檔使用登記表》，歸還后填寫(xiě)《文檔使用登記表》。

　　1.5.7 文檔掃描、翻拍由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》審批意見(jiàn)，統(tǒng)一掃描、翻拍后交給使用申請(qǐng)人，使用申請(qǐng)人必須保證掃描、翻拍件的安全使用，并承擔(dān)全部責(zé)任。

　　1.5.8 文檔開(kāi)出指需要開(kāi)具的證函文件，由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》中審批意見(jiàn)開(kāi)具證明函件。證明函件需要加蓋印章的，使用申請(qǐng)人要按《印章管理制度》規(guī)定程序操作。

　　1.5.9 《文檔使用申請(qǐng)表》應(yīng)包括編號(hào)、申請(qǐng)人、資料類型、所辦事宜、使用方式、使用數(shù)量、使用時(shí)間等內(nèi)容(見(jiàn)附表)。

　　1.5.10 《文檔使用登記表》應(yīng)包括使用人、使用方式、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，詳見(jiàn)附表。

篇2：公司文檔資料管理規(guī)定

　　公司文檔資料的管理規(guī)定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對(duì)文檔的管理，要做到處理及時(shí)，卷宗規(guī)范，確保安全;

　　2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件，如：銷售部門負(fù)責(zé)營(yíng)銷檔案、客房往來(lái)資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類財(cái)務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號(hào)，要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

　　5、公司的收文程序?yàn)椋菏瘴摹?bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé)，依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類，報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

　　7、文檔按照機(jī)密程度，分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次，撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍，秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專人進(jìn)行，確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;

　　8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對(duì)其負(fù)有保密的義務(wù)，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無(wú)關(guān)的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱，借閱文檔必須及時(shí)歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗，方便調(diào)閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

　　12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。

篇3：X公司文檔資料統(tǒng)一管理制度

　　某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

　　一、檔案資料的管理規(guī)定

　　1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時(shí)也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。

　　2.由運(yùn)營(yíng)中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3.各部門例會(huì)和重要會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)要并提交運(yùn)營(yíng)中心。

　　4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔，各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

　　5.圖書(shū)資料由各部門自己保管，但各部門需向運(yùn)營(yíng)中心提交清單，并在每次新增資料后及時(shí)向運(yùn)營(yíng)中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會(huì)議紀(jì)要、公告等；

　　2、公司的各種規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等資料；

　　3、各部門例會(huì)和重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要；

　　4、員工個(gè)人檔案（員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件）以及員工獎(jiǎng)罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績(jī)效考核等資料；

　　5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。

　　三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

　　1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級(jí)調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

　　2、調(diào)用本部門文檔，須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

　　3、調(diào)用外部門文檔，經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫(xiě)有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

　　4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級(jí)或跨部門調(diào)用文檔，違者按情節(jié)輕重予以處罰。