管理處文檔庫(kù)建立和目錄

　　物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容，文檔庫(kù)是管理處各類檔案的重要儲(chǔ)備地，服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫(kù)的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況，編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。

　　1、文檔分類編號(hào)規(guī)則：

　　1)編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類，按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。如：一級(jí)目錄"物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案"下的第一條"用地批準(zhǔn)文件"，則其編號(hào)為"1-1"，如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上，則每卷的編號(hào)順序?yàn)?1-1-1、1-1-2……"。

　　2)現(xiàn)場(chǎng)管理的日常工作文檔也須按序號(hào)進(jìn)行編碼，以防止在工作現(xiàn)場(chǎng)的遺失，在工作文檔完成后，由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號(hào)、存檔。

　　3)在文件夾（盒/袋）封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí)，上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。文件夾（盒/袋）應(yīng)有卷內(nèi)目錄，詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。

　　4)文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　2、文檔目錄分類

　　序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄

　　1物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案用地批準(zhǔn)文件

　　項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料

　　驗(yàn)收證明資料

　　3工程檔案竣工資料

　　技術(shù)資料

　　4產(chǎn)權(quán)資料

　　5物業(yè)委托管理合同

　　6房屋使用及公眾制度房屋使用資料

　　7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料

　　8架構(gòu)及職責(zé)

　　9行政管理檔案

　　10后勤管理檔案采購(gòu)文件資料

　　資產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)管理記錄

　　內(nèi)務(wù)管理記錄

　　鑰匙管理記錄

　　11合同管理檔案

　　12人事管理檔案人事資料

　　員工培訓(xùn)記錄

　　員工考核記錄

　　崗位資格證書(shū)

　　13財(cái)務(wù)管理檔案

　　14維修基金管理

　　15房屋管理檔案房屋本體維修資料

　　房屋管理資料

　　16公用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備

　　管理資料

　　共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄

　　17給排水系統(tǒng)

　　管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)

　　18供配電系統(tǒng)管理檔案

　　19消防設(shè)備設(shè)施管理檔案消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄

　　20安全管理檔案安全管理資料

　　安全防范措施

　　安全工作記錄

　　21消防管理檔案消防管理資料

　　消防應(yīng)急方案

　　消防工作記錄

　　22車輛管理檔案停車場(chǎng)管理資料

　　停車場(chǎng)管理記錄

　　非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案

　　23保潔管理檔案保潔管理資料

　　保潔工作記錄

　　24消殺服務(wù)檔案

　　25綠化管理檔案綠化管理資料

　　綠化工作記錄

　　26業(yè)主檔案

　　27租戶檔案

　　28社區(qū)文化活動(dòng)檔案社區(qū)文化活動(dòng)資料

　　29經(jīng)營(yíng)管理檔案有償服務(wù)檔案

　　商戶管理檔案

　　30客戶服務(wù)檔案客房服務(wù)工作記錄

　　31業(yè)主委員會(huì)檔案

篇2：公司文檔資料管理規(guī)定

　　公司文檔資料的管理規(guī)定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對(duì)文檔的管理，要做到處理及時(shí)，卷宗規(guī)范，確保安全;

　　2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件，如：銷售部門負(fù)責(zé)營(yíng)銷檔案、客房往來(lái)資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類財(cái)務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號(hào)，要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

　　5、公司的收文程序?yàn)椋菏瘴摹?bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé)，依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類，報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

　　7、文檔按照機(jī)密程度，分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次，撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍，秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專人進(jìn)行，確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;

　　8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對(duì)其負(fù)有保密的義務(wù)，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無(wú)關(guān)的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱，借閱文檔必須及時(shí)歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗，方便調(diào)閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

　　12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。

篇3：學(xué)校后勤公司辦公室文檔員崗位工作職責(zé)

　　學(xué)校后勤公司辦公室文檔員崗位職責(zé)

　　（1）樹(shù)立全心全意為學(xué)校、公司和各部門服務(wù)的思想，接受任務(wù)態(tài)度積極、認(rèn)真，熱愛(ài)本職工作。做到不遲到、不早退，有事向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。

　　（2）按時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)和各部門的文件、材料的打印、復(fù)印工作。及時(shí)將上級(jí)下發(fā)的文件送交于領(lǐng)導(dǎo)傳閱。

　　（3）增強(qiáng)工作責(zé)任心，提高工作效率，保證打印質(zhì)量。節(jié)約紙張及其它文印用品，愛(ài)護(hù)、保養(yǎng)打印設(shè)備。

　　（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，遵守保密紀(jì)律，凡尚未公布的事項(xiàng)概不外傳，所有打印文稿和接收文件均須建檔，并妥善保管，不許無(wú)關(guān)人員翻閱、接觸。

　　（5）嚴(yán)格檔案管理，認(rèn)真整理、裝訂，歸類放置、妥善保管。

　　（6）認(rèn)真做好公司報(bào)刊的訂閱、收取和發(fā)放工作。

　　（8）積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。