物業(yè)公司行政工作制度：收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內(nèi)部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后，及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號：對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印：由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請蓋物管公司公章，按項目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出：由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應(yīng)及時移交給項目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：
3.4.4.1對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人（管理處主任/物管公司經(jīng)理）等；
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上；
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室，具體移交期限如下：
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無誤后，予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號，分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會項目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。
3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸
還1）借用人將檔案歸還時，須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。
2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度：每月25日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
篇2：集團(tuán)企業(yè)收發(fā)文管理制度
企業(yè)集團(tuán)收發(fā)文管理制度
一、收文
1、登記：所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。
2、傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱，及時分發(fā)、及時收回歸檔。
二、發(fā)文
1、公司文件的擬定簽發(fā)，對內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。
2、擬稿：公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草，要對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù)，須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件，由董事長指定專人負(fù)責(zé)起草。
3、核稿：公文起草后，由擬稿部門經(jīng)理審核簽字，如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù)，須由有關(guān)部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件，由董事長簽發(fā)。
4、簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨(dú)立行文的，部門經(jīng)理簽發(fā)即可。
5、打印：在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標(biāo)明文號，密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文，但要補(bǔ)辦登記手續(xù)，按審核份數(shù)打印。
6、蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門也須自留一份備查。
8、傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達(dá)。
三、傳真
1、由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。
2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。
篇3：公司收發(fā)文管理規(guī)定
公司收發(fā)文管理規(guī)定
1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。
2.本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》
3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附《公文處理單》，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，行政文員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。
4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件，行政文員不得截留、泄露和私自外帶，違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在《收文登記簿》上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。
5.本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。
6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。
7.對一些機(jī)密文件，需在文件頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。
8.每月未，行政文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。
9.文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔，必須做好登記造冊工作。每月未，將收、發(fā)文整理裝訂成冊。
10.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。節(jié)