P物業(yè)信息傳遞管理制度

　　1.總則

　　信息管理是分公司的一項基本管理制度，是企業(yè)正確決策的前提和依據(jù)。為使分公司的信息管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本辦法。

　　2.信息的定義

　　2.1信息是指在分公司整個管理過程中，人們產(chǎn)生、運用和輸入、輸出信號的總稱。

　　2.2分公司信息的內(nèi)容包括：

　　2.2.1分公司的資料、文件和有關(guān)制度;

　　2.2.2分公司的各類工作報告、計劃、會議紀要、通知、重要工作安排及反饋等;

　　2.2.3外部與分公司業(yè)務(wù)和管理有關(guān)的事件、管理案例、報道、文件等。

　　2.3網(wǎng)絡(luò)信息的內(nèi)容包括：與分公司業(yè)務(wù)和管理有關(guān)的圖片、文字和聲音等各種傳播信息的載體。

　　3.管理原則和體制

　　3.1分公司按集中與分散結(jié)合、縱向與橫向結(jié)合的原則建立信息管理系統(tǒng)。

　　3.2分公司級信息管理由分公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，各職能部門、項目組(以下簡稱各部門)負責各職責范圍內(nèi)的信息管理工作。

　　3.3分公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài)，及時、準確地將相關(guān)信息在公司內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布或傳遞給分公司相應(yīng)部門。

　　3.4分公司各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息。

　　3.5分公司職員應(yīng)樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

　　4.管理責任

　　4.1各部門負責人是本部門信息工作的第一責任人，全權(quán)負責本部門的信息管理工作。

　　4.2總經(jīng)理辦公室信息管理員負責分公司信息的反饋和收集，并對各部門信息傳遞進行監(jiān)管工作。

　　4.3各部門設(shè)一名信息管理員(可以兼任)，負責收集部門各項信息。

　　5.信息處理程序

　　分公司信息處理流程包括信息的收集、加工、傳遞、貯存、使用等幾個環(huán)節(jié);

　　5.1信息的收集

　　5.1.1各部門信息管理員須于每周四下午3點00(因為每周四17:30前要公布在OA，可預(yù)留時間統(tǒng)計)分前將本部門本周的《信息匯報表》收集發(fā)送至總經(jīng)理辦公室信息管理員;各部門信息管理員每月25日下班前將本部門本月的《信息匯報表》交至總經(jīng)理辦公室信息管理員，由總經(jīng)理辦公室信息管理員匯總后發(fā)送至分公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門參閱。

　　5.1.2 總經(jīng)理辦公室信息管理員負責分公司各部門每周、每月信息報送的監(jiān)督、執(zhí)行情況;記錄、整理分公司各項重要工作，每月對分公司全月的信息進行總結(jié)。

　　5.1.3各部門須及時將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規(guī)定要求發(fā)送到總經(jīng)理辦公室信息管理員處或發(fā)送給分公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門，其中重大、突發(fā)事件，事發(fā)后1小時內(nèi)上報總經(jīng)理辦公室或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，所采取措施應(yīng)在1個工作日之內(nèi)上報。分公司信息管理員負責督促以上信息及時有效傳遞。

　　5.1.4所有以分公司名義對外信息的發(fā)布均由總經(jīng)理辦公室信息管理員操作，各部門需對外發(fā)布信息的，須將相關(guān)文件交至總經(jīng)理辦公室信息管理員備案。總經(jīng)理辦公室信息管理員發(fā)布信息時若有鏈接文件，除鏈接HTML文件外，應(yīng)同時在指定文件夾備份文檔。

　　5.1.5各部門向其他部門或分公司全體發(fā)送工作郵件須經(jīng)本部門負責人簽批，否則將視為無效信息。

　　5.2.信息的存儲

　　5.2.1建立信息檔案，總經(jīng)理辦公室和各部門信息管理員負責將分公司和本部門的有關(guān)信息及時分類存檔，分公司和各部門各項制度、重要通知、重要事件處理報告等文件還須打印存檔，信息管理員須能及時找到已存檔的有關(guān)信息。

　　5.3信息的使用

　　5.3.1為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，即信息自下而上的傳遞，提供決策依據(jù)、素材;

　　5.3.2為貫徹分公司各部門日常經(jīng)營管理事務(wù)服務(wù)，即信息自上而下的傳遞;

　　5.3.3為分公司各部門日常經(jīng)營管理事務(wù)服務(wù)，由各個信息系統(tǒng)自行使用信息或上下傳遞;

　　5.3.4為分公司協(xié)調(diào)工作服務(wù)，即信息平行的傳遞;

　　5.3.5為特定的咨詢問題服務(wù);

　　5.3.6為適應(yīng)上級領(lǐng)導(dǎo)部門和有關(guān)部門需要服務(wù);

　　5.3.7為公共關(guān)系目的服務(wù)。

　　6.信息的反饋

　　6.1建立信息反饋機制，評估信息管理效果、效率，改進信息管理作業(yè)。

　　6.2 分公司所有職員在接收到信息(內(nèi)部及外部)之后，必須盡快給對方回復(fù)。

　　7.分公司內(nèi)部網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)使用權(quán)限規(guī)定

　　7.1總經(jīng)理辦公室信息管理員統(tǒng)一為職能部門職員設(shè)置登錄分公司計算機的使用權(quán)限及OA帳戶。

　　7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號上分公司內(nèi)部網(wǎng)，并對帳號嚴格保密，不得泄露給外界(他人)使用。

　　7.3各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次，如本部門有人員離職，應(yīng)交接其在職時所有工作涉及的電子文檔，立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　7.4不得利用互聯(lián)網(wǎng)及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露分公司機密，查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息。

　　7.6使用電子郵箱時，應(yīng)遵守互聯(lián)網(wǎng)國際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件;不得向其他企業(yè)或機構(gòu)的發(fā)送分公司的知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)機密等保密信息。分公司信息管理員須定期對各帳號使用情況進行監(jiān)控、檢查。

　　8.關(guān)于網(wǎng)上投訴的回復(fù)

　　8.1總經(jīng)理辦公室信息管理員負責收集互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)投訴。

　　8.2信息管理員須每日瀏覽之平管理外部網(wǎng)、部門網(wǎng)頁及其他相關(guān)網(wǎng)站，收集相關(guān)網(wǎng)上留言，轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門及分公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　8.3投訴涉及各部門的內(nèi)容由各部門進行回復(fù)，并發(fā)送部門領(lǐng)導(dǎo)審核;涉及分公司的投訴由總經(jīng)理辦公室負責答復(fù)。

　　9.關(guān)于信息安全

　　9.1總經(jīng)理辦公室信息管理員負責對整個分公司信息的管理，任何文字文件及電子文檔未經(jīng)請示不得擅自刪除。

　　9.2分公司職員在使用自帶移動硬盤及U盤等存儲設(shè)備后，應(yīng)及時清理移動存儲設(shè)備上的與分公司相關(guān)的信息，不得將帶有工作機密的U盤等借給他人使用。

　　9.3分公司職員使用筆記本電腦時，在將筆記本電腦帶離分公司時，應(yīng)做好筆記本電腦內(nèi)的分公司信息保密工作。

　　9.4分公司所有職員都有保護分公司信息安全的責任和義務(wù)，都應(yīng)養(yǎng)成自覺保護分公司信息安全的習慣。

　　10.內(nèi)部管理溝通渠道

　　10.1開放式辦公

　　分公司要求所有經(jīng)理人員都必須主動敞開自己的辦公室大門，讓職員能夠走進他們的辦公室提出問題和意見，同時也要求所有的經(jīng)理人員經(jīng)常走出辦公室，關(guān)注下屬的想法和情緒。分公司提倡坦誠布公的交流，職員可以將自己的任何想法和疑問向經(jīng)理提出，并不會應(yīng)因此受到指責和批評。

　　10.2總經(jīng)理約會

　　如職員需要與集團高層領(lǐng)導(dǎo)單獨面談，可以通過職員關(guān)系專員安排，保證在申請后正常工作日36小時內(nèi)有答復(fù)，讓職員有機會走進高層領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。

　　10.3職員關(guān)系專員

　　設(shè)立職員關(guān)系專員崗，接受和處理職員表達的想法、意見和建議，保證在正常工作日36小時內(nèi)有答復(fù)，并為職員的身份保密。

　　10.4工作面談(轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、崗位變動、工作評估、離職)

　　10.4.1新職員即將轉(zhuǎn)正時，職員的上司必須與職員進行轉(zhuǎn)正面談，了解職員加入分公司后的工作體會，給予職員試用期的工作評價，并明確告知職員轉(zhuǎn)正后的薪金級別。

　　如果有調(diào)薪和崗位變動發(fā)生，職員的上司應(yīng)該及時與職員面談，解釋分公司的決定，傾聽職員的意見。

　　10.4.2進行工作評估和職業(yè)發(fā)展承諾時，職員的上司須與職員進行評估面談、職業(yè)發(fā)展面談，就職員的工作表現(xiàn)和潛力進行評估和反饋，并對職員今后的工作和職業(yè)發(fā)展提出建議。

　　10.4.3如果職員即將離開分公司，職員的上司須與職員進行離職面談，聆聽職員選擇離開的原因，同時，職員還可以申請與任何一位信任的職員進行離職面談。

　　10.5工作討論和會議

　　分公司的績效管理體系要求管理者在制定目標的時候傾聽團隊的意見，共同分享愿景。這樣的討論和工作會議要求在日常管理中持續(xù)不斷的進行。

　　10.6E-MAIL、OA、BBS

　　分公司有暢順的電子郵件系統(tǒng)，當面對面的交流不適合時，職員可以給任何人發(fā)送郵件，解決工作中的疑問和困惑。如職員有意見需要直接向執(zhí)行總經(jīng)理反映，可以在郵件系統(tǒng)中直接發(fā)送執(zhí)行總經(jīng)理。電子郵件應(yīng)該簡潔明了，并應(yīng)只發(fā)給真正需要聯(lián)系的人員。還可利用OA及OA系統(tǒng)中的BBS發(fā)表留言,但是發(fā)表的話題及留言一定要真實有效。

　　10.7職員申訴

　　職員申訴方式可采用面談和書面兩種形式，如選用書面方式，請職員務(wù)必在申述書上署名并附上聯(lián)系方式，以便申述能夠得到及時解決。如職員通過通道10.5反映情況，卻得不到直接主管認同的話，可以繼續(xù)向部門經(jīng)理或更上一層反映。從解決問題的角度出發(fā)，鼓勵職員盡量使用10.1、10.2、10.4、10.5渠道，如職員認為有必要通過渠道10.3時，同樣也可以直接向執(zhí)行總經(jīng)理申訴。

　　10.8滿意度調(diào)查

　　分公司通過定期的不記名意見調(diào)查向職員征詢對分公司業(yè)務(wù)、管理等方面的意見，了解職員對工作環(huán)境的整體滿意程度，職員可完全憑自己的真實想法反饋而無須任何顧慮。

　　10.9分公司的信息發(fā)布渠道(分公司網(wǎng)站、視頻會議、業(yè)務(wù)簡報、公告板等)

　　分公司擁有內(nèi)、外部網(wǎng)站，并有專人進行維護和更新，分公司有各種各樣的業(yè)務(wù)簡報，在重要的辦公通道還設(shè)置公告板等，讓職員方便、快捷的了解業(yè)界動態(tài)、分公司業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)和重要事件、通知。

　　10.10職員意見箱

　　在分公司本部設(shè)置職員意見箱，意見箱的鑰匙直接放在執(zhí)行總經(jīng)理處或其授權(quán)人專管，方便職員任何時候都可以通過意見箱向分公司反饋信息。

　　10.11執(zhí)行總經(jīng)理個人網(wǎng)站或博客

　　職員可在分公司執(zhí)行總經(jīng)理的博客上發(fā)布信息，反饋意見或建議，執(zhí)行總經(jīng)理會定期給予回復(fù)。

　　11.相關(guān)操作表格

　　*Z-CQ11-01-F1《信息匯報表》

篇2：物業(yè)文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定

　　物業(yè)文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定

　　1、目的：

　　為規(guī)范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。

　　2、適用范圍：

　　****（顧問項目）管理處

　　3、職責：

　　信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

　　4、方法和過程控制：

　　4.1文件報批流程

　　4.1.1關(guān)于報批部門

　　4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部；

　　4.1.1.3經(jīng)營管理類文件的報批部門為管理處經(jīng)理；

　　4.1.1.4財務(wù)管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務(wù)部。

　　4.1.2報批程序

　　4.1.2.1由單一部門審批的文件，由報批部門直接報相應(yīng)審批部門審批；

　　4.1.2.2需由多個部門審批或業(yè)務(wù)部門不能確定由哪一部門審批的文件報經(jīng)理審批，由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負責轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門（人員）和跟蹤。

　　4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人（可抄送相關(guān)人員）。

　　4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對象，收件人負責文件的審批跟蹤。

　　4.1.2.5文件須有簽署人。

　　4.1.3各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時反饋給經(jīng)理。

　　4.2信息傳遞管理制度

　　4.2.1各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài)，及時、準確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應(yīng)部門。

　　4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人，全權(quán)負責本部門的信息管理工作。

　　4.2.3各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責任，嚴重者將移交司法機關(guān)處理。

　　4.2.4員工應(yīng)樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

　　4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前（遇節(jié)假日向前順延）將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼；各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》，并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問審批后交信息管理員收檔；各部門應(yīng)及時將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門，其中重大、突發(fā)事件，在事發(fā)生后1小時內(nèi)上報經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報。

　　4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管，否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。

　　4.2.7各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次，如本部門有人員離職，應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　4.2.9不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密，查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規(guī)定的行為，公司將做嚴肅處理。

　　4.2.10操作時，應(yīng)遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

　　4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作，綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監(jiān)控、檢查。

篇3：物業(yè)顧問項目信息傳遞管理規(guī)定

　　物業(yè)顧問項目信息傳遞管理規(guī)定

　　1.目的

　　為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程，提高信息對管理處經(jīng)營管理應(yīng)用水平。

　　2.范圍

　　****物業(yè)管理處

　　3.職責

　　3.1綜合管理部：負責管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導(dǎo)、監(jiān)督及信息流程的制定，所有管理處相關(guān)經(jīng)營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作；

　　3.2部門主管：負責部門內(nèi)業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理，根據(jù)職能指定專人對信息進行分析、反饋工作；

　　3.3全體員工：對個人涉及到的管理處相關(guān)信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務(wù)，對信息在流程中出現(xiàn)任何問題，有權(quán)及時反映或提出合理化建議。

　　4.方法及過程控制

　　4.1各部門應(yīng)保持開放心態(tài)，及時、準確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門和人員；

　　4.2各部門之間及部門內(nèi)部應(yīng)以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實地加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員，管理處將追究其相應(yīng)責任；

　　4.3管理處員工應(yīng)樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控信息向無關(guān)人員泄露；

　　4.4綜合管理部負責通過各種媒體收集、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息，并有針對性地進行深入分析；

　　4.5綜合管理部負責接收、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來的信息和文件，及時傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責任部門（人），并負責有關(guān)工作的落實、反饋；

　　4.6管理處各部門負責收集來自客戶的投訴、建議、需求等信息，負責本部門日常管理過程中的經(jīng)驗、舉措等管理信息的搜集、報送；

　　4.7各部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規(guī)定要求及時報送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門；

　　4.8各部門對發(fā)生的重大、突發(fā)事件信息，在事發(fā)后半小時內(nèi)上報綜合管理部或經(jīng)理，所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報；

　　4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當月工作完成情況和下月工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃；

　　4.10綜合管理部負責對各部門反映的問題，及各部門需要管理處或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題的處理情況進行跟蹤，并將結(jié)果及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門；

　　4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況，制定下年度工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計劃。