TJ物業(yè)公司信息傳遞管理程序

　　1.目的

　　建立xx物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，進一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。

　　2.適用范圍

　　本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

　　3.定義

　　4.職責(zé)

　　各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行，由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

　　5.方法及過程控制

　　5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài)，及時、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。

　　5.2各部門/管理處經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)是本部門信息工作的第一責(zé)任人，全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員(可以兼職)。

　　5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任，嚴(yán)重者將移交司法機關(guān)處理。

　　5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識，嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

　　5.5定時編制并傳遞文件時間

　　5.5.1工作計劃：每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定，并經(jīng)項目、部門負(fù)責(zé)人審核后，傳遞辦公室匯總，待公司辦公室主任審批后知會地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。

　　5.5.2物業(yè)管理信息周報：每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作，并經(jīng)項目、部門負(fù)責(zé)人審核后，傳遞行政事務(wù)辦公室匯總，品質(zhì)管理部審核，公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。

　　5.5.3物業(yè)管理月報：每月1次，每月3日報送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作，并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后，傳遞辦公室，由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團物業(yè)管理部。

　　5.5.4　經(jīng)營月報表：每月8日前(遇法定節(jié)假日，順延);

　　5.5.5　重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個工作日內(nèi)通報。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

　　5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件，需提前報送本部門經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)審批，否則將視為無效信息。

　　5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全

　　5.7.1公司對內(nèi)、對外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式，公司對外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。

　　5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對帳號嚴(yán)格保密，不得泄露給外界(他人)使用，對于因泄露帳號給公司造成損失的，視情節(jié)給予相應(yīng)處理，直至追究相關(guān)法律責(zé)任。

　　5.7.3各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴(yán)格管理，部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時更換，如本部門有人員離職，應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　5.7.4不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密，查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規(guī)定的行為，公司將做嚴(yán)肅處理。

　　5.7.6操作時，應(yīng)遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件，不得隨意向不認(rèn)識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

　　5.7.7不得利用INTERNET從事私人工作，辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監(jiān)控、檢查。

　　5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促

　　5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞

　　各類單據(jù)、文件、合同，經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。

　　5.8.2審批時限

　　審批人自接收后不超過2個工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi))，完成審批。

　　5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權(quán)其他人員代簽意見，待審批人員外出歸來后補簽。

　　5.9關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺

　　5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護更新，整體維護由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。

　　5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進行人身攻擊,否則后果自負(fù)。

　　5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。

　　5.10內(nèi)部溝通辦法

　　5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達(dá)，一般情況每二周召開經(jīng)營管理業(yè)務(wù)會，每年年初召開年度工作會議，以及召開一些臨時會議。

　　5.10.2每月第一個整周的周六為總經(jīng)理接待日，所反映問題由總經(jīng)理落實有關(guān)部門妥善處理。

　　5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內(nèi)部溝通，傳達(dá)公司和部門政策，聽取各組意見。

　　5.10.4溝通時應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見，對員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。

　　5.10.5減少浪費、節(jié)約成本。開源與節(jié)流，是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段，公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費用開支的建議。

　　5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理ONLINE板塊實現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.

　　5.10.7溝通的信息及內(nèi)容：

　　a)正常信息，如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗、檢測結(jié)果、顧客對產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄;

　　b) 不符合信息;

　　c) 其他內(nèi)部信息，如員工對于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。

　　6支持性文件

　　無

　　7質(zhì)量記錄表格

　　TJXXWY5.5.3-Z02-F1《物業(yè)信息收集一覽表》

篇2：信息收集、傳遞管理制度

信息收集、傳遞制度

1．0 通則

1．1 本制度旨在為需求信息的搜集、整理、加工、上報和具體運行提供規(guī)范性處理方法。
1．2 需求信息處理的基本步驟為：
1．2．1 確定搜集需求信息的基本方針和需求。
1．2．2 確定具體的業(yè)務(wù)分工和職責(zé)分擔(dān)。
1．2．3 選擇最佳搜集和調(diào)查的方法。
1．2．4 制作詳細(xì)的信息報告。
1．2．5 根據(jù)需求信息，確定擴大客戶定貨的基本方針。
1．2．6 信息報告的分類歸檔。
1．2．7 通過信息發(fā)布，促進營部銷售人員的推銷工作。
1．2．8 在公司內(nèi)實行信息提供獎勵制。
1．3 需求信息的搜集整理及日常管理工作由企劃部負(fù)責(zé)。
1．4 需求信息搜集工作的基本方針由企劃部經(jīng)理確定，并負(fù)責(zé)組織實施。
1．5 企劃部制訂信息搜集和市場調(diào)查規(guī)范，并負(fù)責(zé)培訓(xùn)指導(dǎo)有關(guān)人員。
1．6 所有需求信息都應(yīng)交到企劃部，由企劃部進行歸類、分析和保存。提供信息者要填制信息提供記錄卡。
1．7 在綜合分析的基礎(chǔ)上，企劃部對各種信息的內(nèi)容、可信度、使用價值等做出分析判斷，并提供給有關(guān)部門。
1．8 各營業(yè)部門要將近期工作重點、業(yè)務(wù)內(nèi)容、需要的信息種類等及時通報企劃部。
1．9 對確有實用價值或采用后取得明顯效果的信息提供者，給予×××元至×××元的一次性獎勵。

2．0 信息搜集要領(lǐng)

2．1 與主要客戶和本公司有業(yè)務(wù)關(guān)系的企業(yè)、機構(gòu)、組織等保持聯(lián)系，及時了解其需求動向，并通過它們搜集種類間接信息。
2．2 制訂信息搜集管理計劃，根據(jù)計劃合理分工，并派專人負(fù)責(zé)。
2．3 做好基礎(chǔ)工作，如建立客戶檔案和客戶名錄，掌握全國主要工商企業(yè)的名錄及通訊聯(lián)系方法等。
2．4 在具體實施過程中，應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)和信息源的特點，選擇不同的搜集調(diào)查方法。
2．5 為此項工作提供充足的經(jīng)費和物質(zhì)條件保證。
2．6 信息搜集工作不能局限于專職人員，要使公司每一位員工都關(guān)心和參與。
2．7 需求信息的信息源主要包括：
2．7．1 政府部門。
2．7．2 各種協(xié)會、團體。
2．7．3 各類事業(yè)單位、研究機構(gòu)。
2．7．4 各類工商企業(yè)。
2．7．5 各類信息機構(gòu)。
2．7．6 各種傳播媒介。
2．8 上門訪問客戶未取得信息時，應(yīng)注意：
2．8．1 在正式訪問前，應(yīng)對其營業(yè)狀況進行觀察，了解基本情況。
2．8．2 善于從對方話語中獲取信息。
2．8．3 要給對方以親切感和信賴感。
2．8．4 避免單刀直入，應(yīng)多聽多問。
2．8．5 善于把握話題，圍繞既定目標(biāo)展開談話。
2．9 獲取的信息應(yīng)及時整理，對重要信息要向上級提交信息報告。

篇3：房地產(chǎn)企業(yè)信息傳遞控制

　　信息傳遞控制分為內(nèi)部信息溝通控制和公開信息披露控制，主要包括：

　　(一)內(nèi)部信息傳遞管理：為明確集團信息管理原則及流程，促進內(nèi)部信息共享以提高工作效率，增強管理透明度以降低經(jīng)營風(fēng)險，由集團總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制定、實施和修訂《萬科企業(yè)股份有限公司信息管理辦法》，并依據(jù)此規(guī)定對總部各職能部門和各一線公司的信息傳遞情況進行定期檢查。(具體內(nèi)容見附件6"信息傳遞控制"中的6-1)

　　(二)對外信息披露管理：為進一步明確公司內(nèi)部有關(guān)人員的信息披露的職責(zé)范圍和保密責(zé)任，確保信息披露真實、準(zhǔn)確、完整，公司董事會和董事會辦公室負(fù)責(zé)制定、實施和修訂《萬科企業(yè)股份有限公司信息披露管理辦法》，總部各職能部門、各一線公司嚴(yán)格按照此辦法提供信息披露所需的所有文件和資料，并對所提供的內(nèi)容的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé);總部董事會辦公室負(fù)責(zé)完成具體的信息披露工作;董事會秘書對所披露的信息的真實性、完整性進行總體監(jiān)督。(具體內(nèi)容見附件6"信息傳遞控制"中的6-2)