金碧花園管理處檔案的建立和管理
1、檔案的建立
設(shè)立資料室、負(fù)責(zé)檔案建立和管理，配備檔案專業(yè)管理人員，完善檔案管理體系，使檔案管理工作更有效地為住宅樓宇的使用、維修、改造、擴(kuò)建工作和物業(yè)管理工作服務(wù)。
（1）采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的一系列管理制度。
（2）建檔流程：收集-整理-歸類-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。
（3）查閱流程：申請(qǐng)-借閱-登記-歸還
（4）各部門廣泛收集，資料室集中管理。
（5）分類明確，針對(duì)不同的檔案性質(zhì)，采用有不同的建檔和管檔方法，
2、檔案管理
（1）辦公室、人事檔案管理；
a、辦公室檔案由資料員進(jìn)行分類編號(hào)、整理、保管。
b、有關(guān)行政機(jī)關(guān)，公司上層有關(guān)文件及會(huì)議紀(jì)要均屬辦公室檔案文件。
c、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必須與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
d、所有人事檔案按照編號(hào)由資料員管理，并將個(gè)人所有資料輸入電腦保存軟盤，人離開(kāi)企業(yè)其檔案銷毀。
（2）工程檔案管理；
a、將工程技術(shù)、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進(jìn)行編號(hào)，檔案由工程部主管儲(chǔ)存于專柜中保管。
b、所有工程類國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)均勻進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并附上受控負(fù)責(zé)人由工程部主管保管于專柜中。
c、所有工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限，并建立銷毀檔案制度。
（3）財(cái)務(wù)檔案管理；
a、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè)。
b、保存的會(huì)計(jì)檔案向外單位提供利用時(shí)，須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。
c、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)特點(diǎn)分永久、定期二類。
d、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，審查并編造會(huì)計(jì)檔案，銷毀設(shè)冊(cè)。
（4）住戶檔案管理；
a、所有用戶資料如購(gòu)房合同（含產(chǎn)權(quán)證）復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗(yàn)收清單及業(yè)主、用戶有關(guān)資料（身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話）均應(yīng)按單元由資料員編號(hào)妥善保存并輸入電腦。
b、業(yè)主、用戶變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。
c、用戶資料根據(jù)一定期限銷毀，保存軟盤。
（5）所有檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保安制度，不得隨意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄露。
（6）所有檔案的借閱均應(yīng)通過(guò)資料保管員（有必要時(shí)應(yīng)有負(fù)責(zé)人許可同意）并進(jìn)行登記簽字。
（7）所有檔案保管環(huán)境要求干燥、通風(fēng)、如有遺失，應(yīng)通知有關(guān)人員負(fù)責(zé)。
篇2：物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入伙裝修檔案建立
物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節(jié)業(yè)主入伙檔案
一、業(yè)主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產(chǎn)證或購(gòu)房合同復(fù)印件；
3、業(yè)主身份證復(fù)印件和代辦人份證復(fù)印件及授權(quán)委托書；
4、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書及法人代表和辦理人的身份證復(fù)印件(業(yè)主屬法人單位)；
6、《業(yè)主(臨時(shí))公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項(xiàng)目報(bào)告》。
二、業(yè)主家庭情況資料,主要包括：
1、業(yè)主檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
4、業(yè)戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續(xù)資料(《車位有償使用協(xié)議書》)。
第二節(jié) 業(yè)主裝修檔案
一、裝修申請(qǐng)審批資料,主要包括：
1、《裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協(xié)議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規(guī)定整改通知書》及《裝修驗(yàn)收整改通知書》；
5、裝修竣工驗(yàn)收單(《裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表》)。
以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進(jìn)行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預(yù)交費(fèi)用一覽表
(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個(gè)人)
(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續(xù)流程條
5、收樓證明書
6、業(yè)主公約
7、委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書
8、業(yè)戶手冊(cè)
9、裝修指南
10、住宅質(zhì)量保證書
11、住宅使用說(shuō)明書
12、收樓書
13、整改項(xiàng)目報(bào)告
14、其它入伙代辦手續(xù)簽約表格
15、裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規(guī)定
18、裝修管理協(xié)議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動(dòng)火許可證
23、違反裝修規(guī)定整改通知書
24、裝修驗(yàn)收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》
物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位是多個(gè)產(chǎn)權(quán)人共有財(cái)產(chǎn)，其維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用應(yīng)由()
A、共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān)B、共有人按人口數(shù)量分
229、物業(yè)檔案資料是指人們?cè)谖飿I(yè)的開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的，作為()保存起來(lái)以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業(yè)主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應(yīng)每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產(chǎn)分幅平面圖應(yīng)按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業(yè)管理檔案中的()是指在物業(yè)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊(cè)
233、物業(yè)管理檔案中()的特點(diǎn)是內(nèi)容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊(cè)
234、一個(gè)有序的物業(yè)管理資料庫(kù)是一個(gè)完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環(huán)形圖
235、在管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)中，()的重點(diǎn)是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內(nèi)在規(guī)律D、圖表卡冊(cè)
237、物業(yè)資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準(zhǔn)確D、十清
二、多選題
238、在物業(yè)管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過(guò)()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業(yè)管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗(yàn)收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產(chǎn)權(quán)證副本
240、物業(yè)檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協(xié)調(diào)作用
241、物業(yè)檔案資料是()
A、銷售、出租物業(yè)時(shí)的憑證B、前期建設(shè)開(kāi)發(fā)成果的記錄
C、實(shí)施物業(yè)管理時(shí)工程維修和配套發(fā)行的依據(jù)D、更換物業(yè)管理企業(yè)是必須移交的內(nèi)容之一
242、計(jì)算機(jī)在物業(yè)管理中的應(yīng)用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙，存儲(chǔ)各項(xiàng)基礎(chǔ)資料
C、確保物業(yè)具備正常的使用功能D、建立網(wǎng)絡(luò)，溝通信息，實(shí)現(xiàn)資料、設(shè)備共享
243、有物業(yè)管理系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于()等方面。
A、電子數(shù)據(jù)處理B、管理信息系統(tǒng)C、決策系統(tǒng)D、消防系統(tǒng)
三、判斷題
244、()房地產(chǎn)的權(quán)屬登記和產(chǎn)權(quán)備案是物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。
245、()在對(duì)物業(yè)管理檔案進(jìn)行分類時(shí)，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。
247、()使用電子數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅可以節(jié)省人力、物力，而且使管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，從而提高服務(wù)水平。