荔園物業檔案資料的建立與管理
檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對碧桂園·荔園的物業管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄，計算機系統對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
一、碧桂園·荔園檔案的建立
（一）主要思路
1.碧桂園·荔園檔案資料分類：依據小區的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對園區細致管理的需求。
2.檔案建立抓住初次接管這一契機，從一開始就注重整理住戶全面的原始資料，最大限度的明確物業狀況和業主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
3.檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括：紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式；電腦資料包括：
電腦軟、硬盤儲存系統；做到各種檔案資料并重，互相補充，形成小區管理的無盲點網絡。
4.區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照"采取的管理方式"中制定的規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
二、碧桂園·荔園檔案的管理
物業管理檔案的種類繁多，我們擬采用建立檔案、資料的分類檢索的方式進行管理。
1.發展商提供的資料
1）產權資料
項目批準文件；用地批準文件；建筑執照；拆遷安置資料
2）技術資料
規劃圖；竣工圖（a.總平面圖b.單體建筑、結構、設備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖d.地質勘測報告e.工程合同開f.竣工報告g.工程預決算h.圖紙會審記錄i.工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）j.隱蔽工程驗收簽證k.沉降觀察記錄l.竣工驗收證明書m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書n/新材料、構配件的鑒定合格證書o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書p.砂漿、混凝土試塊試壓報告q.供水的試壓報告r.綠化工程竣工圖紙及相關資料s.其他技術資料）
2.管理處建立的資料
1）物業資料
住宅區基本資料；住宅區分區資料；商業網點資料；娛樂設施資料
2）住戶資料
住戶入住資料；入住通知書；入住協議書；家庭人員檔案；住戶情況登記表
3）管理資料
①保潔管理記錄：日常巡查記錄；綠化消殺記錄
②保安管理記錄：日常巡查記錄；交接班記錄；值班記錄；物資搬運放行記錄；緊急事件處理記錄；車輛管理記錄；夜間查崗記錄
③出租屋檔案：承租人員資料
④車輛管理檔案：車位使用協議
⑤裝修管理檔案：裝修申請表（附圖紙）；裝修工程隊安全責任書；臨時施工人員登記表；施工單位營業執照
⑥工程返修檔案：住戶情況登記表
篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節業主入伙檔案
一、業主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產證或購房合同復印件；
3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；
6、《業主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業主家庭情況資料,主要包括：
1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。
第二節 業主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業主/住戶情況登記表(個人)
(2)業主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續流程條
5、收樓證明書
6、業主公約
7、委托銀行代收費協議書
8、業戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規定
18、裝修管理協議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由()
A、共有人按產權比例分擔B、共有人按人口數量分
229、物業檔案資料是指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產分幅平面圖應按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業管理檔案中的()是指在物業管理活動過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個有序的物業管理資料庫是一個完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環形圖
235、在管理檔案的各個環節中，()的重點是去偽存真，留下物業管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內在規律D、圖表卡冊
237、物業資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清
二、多選題
238、在物業管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產權證副本
240、物業檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協調作用
241、物業檔案資料是()
A、銷售、出租物業時的憑證B、前期建設開發成果的記錄
C、實施物業管理時工程維修和配套發行的依據D、更換物業管理企業是必須移交的內容之一
242、計算機在物業管理中的應用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規劃設計圖紙，存儲各項基礎資料
C、確保物業具備正常的使用功能D、建立網絡，溝通信息，實現資料、設備共享
243、有物業管理系統中的計算機技術主要用于()等方面。
A、電子數據處理B、管理信息系統C、決策系統D、消防系統
三、判斷題
244、()房地產的權屬登記和產權備案是物業管理中的重要環節。
245、()在對物業管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環節。
247、()使用電子數據處理技術不僅可以節省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規范化和現代化，從而提高服務水平。