某行政中心物業管理處管理規章制度和檔案的建立與管理

　　提要：

　　檔案管理的工作原則：符合實際、可操作、規范、嚴謹。

　　以公司企業文化理念及ISO9000質量規律體系為指導，導入ISO14000環境管理體系思想。以國家相關法律法規和業主需求為基礎，建立科學、規范、嚴謹的管理制度體系。

　　檔案的建立與管理科學化、規范化、技術化、高標準。

　　完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件；科學化、規范化的檔案管理能為企業的高效運作和快速發展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學化、規范化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎，能有效的為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。

　　本公司素以嚴格規范的管理而著稱，在某某行政中心實施物業管理過程中，我們將依然按照ISO9001質量管理體系規范和ISO14000環境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。常言道："沒有規矩，不成方圓"，必要的規章制度是作好物業管理服務的保證，要使該物管區域的管理與服務走上正軌，實現標準化、規范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度，這些制度的建立，是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據，并在多年的實踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地說，這些制度包括兩大方面：一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據，其總體涵蓋：公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業服務的方方面面，與傳統的管理方式相比，其更顯科學、規范。二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業服務項目完善內部機制，造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業服務夯實政府辦事效率，提升政府形象。

　　一、規章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規，所有管理制度的建立，均以法律法規及物業管理委托合同為基礎，物業管理活動中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務進行細化，并使之制度化、規范化，以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。

　　2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時，以我公司現有的管理運作制度和ISO9000質量體系為基礎，結合行政中心物業管理的具體特點和要求，并導入ISO14000環境管理體系和OHSAS18000職業安全健康管理體系，對整個規章制度體系作適當的修訂和整合，使整套規章制度體系更切合實際，操作性更強。

　　3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。

　　4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發員工工作熱情。

　　5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系，梳理各個環節，用制度使其環環相扣，做到有序規范的運作，協調一致。

　　6、制度文字條款簡明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執行。

　　（規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》）。

　　二、檔案的建立與管理

　　規章制度的執行，需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的，對相關記錄進行規范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理，為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。

　　三、物業管理檔案的分類

　　1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。

　　2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理：

　　（1）第一層面：以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統一格式。

　　（2）第二層面：融合了行政中心的實際情況、ISO14000、OHSAS18000管理體系思想的ISO9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過適應性修改，形成復合型行政中心物業管理檔案資料。

　　（3）第三層面：將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充

到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。

　　3、**區行政中心是某某區政府的首腦機關，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

篇2：項目管理處規章制度

　　項目管理處規章制度

　　為了配合公司規章制度的執行，確保管理處的正常運行及創造良好的工作環境，并為住戶提供一流的服務水準，管理處將對內部員工之違規行為作出處罰處理，嚴重者將送交有關司法部門處理，籍此，使管理處全體員工能精誠團結發揮各自潛能及積極性，共同促進管理處服務水平。

　　一、處罰條例

　　（一）有以下行為者，作口頭警告處理

　　1.不嚴格遵守輪值時間上下班，無故遲到或早退，遇有特殊情況不請假并未獲主任同意；

　　2.當值時，不穿著公司規定的制服及配帶有效之證件，不保持制服整齊、清潔、儀容潔凈及精神飽滿；

　　3.無論對待同事、訪客、業主或租戶，均不以禮相待或不保持良好關系；

　　4.未經批準，使用公司電話作私人用途；

　　5.在工作場所內有不雅行為或動作，在公共場所大聲噪吵的；

　　6.工作時間內干私活或未經批準私自接待親友；

　　7.清潔工人員穿著拖鞋、高跟鞋或佩帶金銀飾物上班的；

　　8.拉群結派造成同事之間不團結。

　　（二）有以下行為者，作書面警告處理

　　1.工作態度不認真，在當值時間聽收錄機、閱讀報章雜志、聚眾喧嘩、追逐嬉戲、吃零食或抽煙等；

　　2.要求（或替）別人打鐘咭；

　　3.在上班時間睡覺、閑逛或擅離工作崗位；

　　4.使用客戶專用的設備或物品；

　　5.對同事或客戶作出侮辱性言語或行為；

　　6.遺失業主門匙或泄露客戶資料（否則需同時承擔因此而造成的一切后果）；

　　7.故意拖延工作進度或對工作內容有所隱瞞，接到業主投訴不迅速處理；

　　8.上門作業時，粗暴敲門并對業主（住戶）造成影響或嚴重投訴，急促按門鈴并于業主開門后不表明身份不說明來意，未經業主（住戶）允許擅自走進室內的；

　　9.上門作業時，隨意使用室內物品、抽煙、隨地吐痰或亂丟垃圾、不愛護業主家中的物品、不尊重業主生活習慣而隨意踐踏室內地板的（同時，還需承擔因此而造成業主的損失）；

　　10.上門作業時，未經許可使用業主家的物品，或在業主家中吸煙、喝茶、看電視、看報紙、隨地吐痰、亂丟垃圾。非工作需要，開空調；

　　11.不服從上級的指導及執行指定的工作；

　　（三）有以下行為者，作即時解雇處理

　　1.向業主索取金錢或勒索他人財物；

　　2.恐嚇、威脅或危害他人安危；

　　3.在當值時間內私下為業主提供職責范圍外的服務；

　　4.以權謀私，工程及維修部門工作人員按工程單要求及范圍上門服務，在維修作業期間收取業主（住戶）錢財或另加有償服務；

　　5.假借公司名義或利用職權向外作有損公司聲譽或利益之行為；

　　6.利用職務之便，私下為客戶提供物業租售及其它中介服務并收取中介費用；

　　7.在公司范圍內有不道德的行為或交易；

　　8.偷取公司、業主（住戶）或同事的財物，經查實的（情節嚴重者送公安機關處理）；

　　9.在本公司范圍內打斗、酗酒、聚賭、服食毒品或危害他人身心健康；

　　10.向外界泄露有利公司競爭及機密的情況或資料；

　　11.擅自標貼或涂改本部門或公司各類通告或指示，存心毀壞本部門或公司的財物；

　　12.不遵守并不執行公司所發出的一切通告及事項；

　　（四）處理方式

　　1.違反三次口頭警告行為者，作一次書面警告處理；

　　2.違反三次書面警告行為者，作解雇處理。

　　（五）程序解釋：參照公司《員工手冊》程序

　　二、安全管理制度

　　（一）行政安全管理條例

　　1、安全工作包括上班的交通安全，辦公地點的防火、防盜工作；

　　2、員工上下班如自駕機動車，必須嚴格遵守交通規則；

　　3、每班負責人在下班時要親自檢查，并保證辦公室所有電器的開關已切斷；

　　4、每班負責人在下班時要親自檢查并保證辦公室的門窗已鎖好；

　　5、業主檔案資料由專人負責保管，除本部門主任（或以上人員）批準外，一律不許借閱。

　　（二）施工、作業安全管理條例

　　1、在清洗外墻、玻璃窗等高空工作中，必須有領班或以上人員在場指導，并遵守有關高空作業安全制度（例如：系扣安全帶等）；

　　2、在清理碎玻璃時，清朝人員一定要戴手套及不能著涼鞋；

　　3、室外清潔人員在室外工作時，必須注意路面行車情況，尤其拐彎及路口位置；

　　4、室內管家人員在與業主移交門匙時，必須做好簽收記錄及相關的核實工作。下班前，必須檢查空置單位的防火及門窗、水電掣安全情況；