辦公+住宅項目檔案的建立和管理
一、檔案的建立
設立資料室、負責檔案建立和管理，配備專門的檔案專業管理人員，從接管開始，建立各類檔案，采取電腦化管理。
1、系統化、科學化、標準化、制度化、電腦化管理，制訂一系列管理制度。
2、建檔流程：收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。
3、各部門廣泛收集，資料室集中管理。
4、分類明確，針對不同的檔案性質，采用有不同的建檔和管檔方法，本公司將檔案分成五類由專職人員進行管理，并將檔案管理列為我公司質量體系的一個重要部分。
二、檔案管理
本公司檔案管理體系按照ISO9000質量認證體系標準，把它濃縮為：
（一）辦公室、人事檔案管理；
1、辦公室檔案由資料員進行分類編號、整理、保管。
2、有關行政機關，公司上層有關文件及會議紀要均屬辦公室檔案文件。
3、經領導批示傳閱的重要文件入檔必須與領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4、所有人事檔案按照編號由資料員管理，并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤，人離開企業其檔案銷毀。
（二）質量體系文件檔案管理；
1、公司本部ISO9000質量體系文件的管理由管理處專人負責進行管理。
2、所有質量體系文件的編號、審批、發放、更改、作廢均應有日期和負責人，批準人及文件現狀態的記錄。
3、所有質量體系文件均有規定的編號、易懂、易查、易察。
4、《文件清單》、《發放記錄》、《更改申請表》、《更改領取表》均應填寫標準、明了。
（三）工程檔案管理；
1、從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發電、消防、排風排水、煤氣管理、電梯、照明系統的有關資料均進行編號，檔案由專人儲存于專柜中保管。
2、所有工程類國家標準均勻進行統一編號并附上受控負責人由專人保管于專柜中。
3、所有工程資料均應規定保存期限，并建立銷毀檔案制度。
（四）財務檔案管理；
1、每年形成的會計檔案，都由財務會計按照歸檔的要求，負責整理立卷裝訂成冊。
2、保存的會計檔案向外單位提供利用時，須報有關領導批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。
3、會計檔案的保管期限，根據特點分永久、定期二類。
4、會計檔案保管期滿需銷毀時，應經有關領導同意，審查并編造會計檔案，銷毀設冊。
（五）住戶檔案管理；
1、所有業主資料如購房合同（含產權證）復印件、租戶合同復印件、房屋驗收清單及業主、業主有關資料（身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯系電話）均應按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。
2、業主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。
3、業主資料根據一定期限銷毀，保存軟盤。
（六）所有檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時嚴格執行安全和保安制度，不得隨意堆放、嚴防毀損、散失和泄露。
（七）所有可輸入電腦的檔案均應輸入電腦，保存軟盤。
（八）所有檔案的借閱均應通過資料保管員（有必要時應有負責人許可同意）并進行登記簽字。
（九）所有檔案保管環境要求干燥、通風、如有遺失，應通知有關人員負責。
篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節業主入伙檔案
一、業主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產證或購房合同復印件；
3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；
6、《業主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業主家庭情況資料,主要包括：
1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。
第二節 業主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業主/住戶情況登記表(個人)
(2)業主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續流程條
5、收樓證明書
6、業主公約
7、委托銀行代收費協議書
8、業戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規定
18、裝修管理協議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由()
A、共有人按產權比例分擔B、共有人按人口數量分
229、物業檔案資料是指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產分幅平面圖應按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業管理檔案中的()是指在物業管理活動過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個有序的物業管理資料庫是一個完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環形圖
235、在管理檔案的各個環節中，()的重點是去偽存真，留下物業管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內在規律D、圖表卡冊
237、物業資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清
二、多選題
238、在物業管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產權證副本
240、物業檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協調作用
241、物業檔案資料是()
A、銷售、出租物業時的憑證B、前期建設開發成果的記錄
C、實施物業管理時工程維修和配套發行的依據D、更換物業管理企業是必須移交的內容之一
242、計算機在物業管理中的應用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規劃設計圖紙，存儲各項基礎資料
C、確保物業具備正常的使用功能D、建立網絡，溝通信息，實現資料、設備共享
243、有物業管理系統中的計算機技術主要用于()等方面。
A、電子數據處理B、管理信息系統C、決策系統D、消防系統
三、判斷題
244、()房地產的權屬登記和產權備案是物業管理中的重要環節。
245、()在對物業管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環節。
247、()使用電子數據處理技術不僅可以節省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規范化和現代化，從而提高服務水平。