公寓項(xiàng)目物業(yè)制度和檔案的建立與管理
第一節(jié)管理規(guī)章制度
一、規(guī)章制度的建立
健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實(shí)施科學(xué)管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的依據(jù)。我公司在不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，全面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量保證體系，已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應(yīng)用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學(xué)的質(zhì)量保證體系文件，結(jié)合希格瑪公寓的實(shí)際情況，我們將按照本物業(yè)的運(yùn)作要求和業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步修改和完善。歸納為以下三大部分：
（一）公共制度
本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的，也是確保物業(yè)管理水平的一個(gè)非常重要的因素，我們將與業(yè)主委員會(huì)一起擬訂：
物業(yè)服務(wù)合同
業(yè)主文明守則
物業(yè)使用引導(dǎo)手冊
（二）內(nèi)部運(yùn)作制度
根據(jù)本項(xiàng)目人員配備、崗位設(shè)置的情況，按公司要求制定規(guī)章制度，規(guī)范管理行為，并按照公司ISO9001質(zhì)量保證體系，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，建立健全相關(guān)的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項(xiàng)目內(nèi)部管理的依據(jù)。
1、崗位職責(zé)
項(xiàng)目部經(jīng)理職責(zé)值班經(jīng)理崗位職責(zé)
客服主管崗位客服人員崗位職責(zé)
工程主管崗位職責(zé)電工崗位職責(zé)
保安經(jīng)理崗位職責(zé)中控值班人員崗位職責(zé)
交換站值班崗位職責(zé)保安員崗位職責(zé)
綜合維修工崗位職責(zé)保潔主管崗位職責(zé)
保潔員崗位職責(zé)綠化工崗位職責(zé)
2、內(nèi)部運(yùn)作制度
員工守則交接班管理制度
員工行為規(guī)范材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定
員工培訓(xùn)管理規(guī)定文件檔案資料管理制度
績效考評辦法例會(huì)制度
日檢、月檢、周檢管理規(guī)定庫房管理制度
3、部門規(guī)章制度
客服服務(wù)中心
客戶接待操作規(guī)程客戶服務(wù)查詢程序
客戶申請服務(wù)項(xiàng)目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度
保修處理操作規(guī)程
工程工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程
《維修通知單》工作規(guī)程水管爆裂的應(yīng)急處理方法
電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設(shè)備操作規(guī)程
電機(jī)日常運(yùn)行和維護(hù)工作規(guī)程生活水箱設(shè)備定期保養(yǎng)方法
故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運(yùn)行保養(yǎng)規(guī)程
照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程
綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報(bào)警系統(tǒng)的維修規(guī)程
綜合維修巡視規(guī)程電梯應(yīng)急處理規(guī)程
綜合維修操作方法天然氣設(shè)備巡視保養(yǎng)規(guī)程
電梯運(yùn)行維護(hù)操作規(guī)程天然氣設(shè)備緊急事故處理規(guī)程
特約服務(wù)管理細(xì)則
工程規(guī)章制度/管理制度
共用設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理規(guī)定事故處理制度交接班制度工程設(shè)備設(shè)施安全防火制度
鑰匙管理制度水泵房管理制度
值班制度電梯機(jī)房管理制度
工程檔案管理制度綜合維修專業(yè)巡視檢查制度
設(shè)備設(shè)施標(biāo)識(shí)的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度
日檢、巡視制度電動(dòng)工具安全操作制度
保安工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程
門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程
巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程
緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定
客戶失竊、受擾的處理規(guī)程
保安規(guī)定制度/管理制度
檔案管理制度晚間值班規(guī)定
保安器材管理制度 重點(diǎn)防范部位安全保衛(wèi)制度
保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定
消防安全工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程
中控室運(yùn)行規(guī)程消防設(shè)施巡檢規(guī)程
監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程消防報(bào)警及聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程
火災(zāi)緊急行動(dòng)操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程
樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定
消防中控室管理制度機(jī)房防火規(guī)定
消防設(shè)備、設(shè)施、器材的管理規(guī)定電氣設(shè)備防火規(guī)定
公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定
庫房防火規(guī)定
保潔工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程
公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程
電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程
日常用工具使用操作規(guī)程保潔設(shè)備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程
行政管理
部門及員工考核與獎(jiǎng)懲員工工作考核及獎(jiǎng)懲制度
部門工作考評辦法
第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立
物業(yè)檔案資料既是一個(gè)物業(yè)不可缺少的組成部分，也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中，物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎(chǔ)，起著重要的憑證和參考作用。
（一）物業(yè)管理信息的內(nèi)容
在本物業(yè)管理中，我們擬按資料性質(zhì)分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類：
1、原始資料
＊土地使用證等權(quán)屬證書
＊規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項(xiàng)目批準(zhǔn)證書
＊建筑圖、施工圖、施工預(yù)算、施工組織設(shè)計(jì)等圖紙文件
＊竣工圖
＊設(shè)備技術(shù)清單（名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價(jià)、隨機(jī)工具及備件等）
＊設(shè)備技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)量保證書
＊設(shè)備安裝調(diào)試記錄（各設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄，電梯、電氣、通風(fēng)、供水、
消防等系統(tǒng)）
＊土建施工記錄（地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄、預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等）
＊建（構(gòu)）筑監(jiān)測記錄構(gòu)（建）筑的沉降、變形、防震、結(jié)構(gòu)焊＊縫探傷檢查記錄
＊隱蔽工程的驗(yàn)收記錄
＊工程事故發(fā)生及處理記錄
＊圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更洽商和技術(shù)核定單
＊項(xiàng)目的重要技術(shù)決定和文件
＊驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收記錄、返修記錄、驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告
2、常規(guī)處理資料
＊各部門工作（操作）規(guī)范，管理制度
＊各部門工作記錄
＊大、中、小修記錄
＊項(xiàng)目分包合同等資料
＊與客戶方來往信函、投訴及處理資料
＊物業(yè)管理委托合同
＊法律法規(guī)及政府有關(guān)文件
（二）物業(yè)管理檔案的建立
根據(jù)物業(yè)管理信息的內(nèi)容，考慮到在實(shí)際工作中工作的連貫性和特殊性，便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進(jìn)行對檔案資料進(jìn)行建立、分類、排列：
1、事務(wù)管理類
可以分成上級(jí)來文、外來文、計(jì)劃總結(jié)、各班組工作記錄、項(xiàng)目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內(nèi)部管理制度、項(xiàng)目主要活動(dòng)記錄等。管理合同作為永久
檔案給予保留，其余按年度進(jìn)行排列。2、工程管理類
建立工程圖紙檔案、設(shè)備檔案、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。工程圖紙檔案、設(shè)備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等按年度排列。
三、物業(yè)檔案資料的管理
（一）檔案資料的收集
檔案資料的收集工作盡可能及時(shí)、完善、不遺漏。達(dá)到下列要求：
1、物業(yè)接管時(shí)全面掌握房屋建筑、附屬設(shè)備、公共設(shè)施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。
2、維修更新時(shí)將維修更新后的物業(yè)變動(dòng)情況注記在案。
（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表
建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表，分類妥善保管。
1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。
2、檔在管理活動(dòng)中形成的各類文字材料。包括：業(yè)主檔案、重要設(shè)備檔案等，其中業(yè)主檔案需要重點(diǎn)保存，絕密管理。
3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。
4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。
5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋接管驗(yàn)收記錄、客戶投訴記錄、服務(wù)洽商記錄，以及各類統(tǒng)計(jì)表格等。
（三）建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制
所有資料實(shí)行"雙檔"（電腦檔案、文本檔案）管理，同時(shí)由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性，因此必須建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。凡是管理程序各個(gè)環(huán)節(jié)，都要求有關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)、完整的動(dòng)態(tài)補(bǔ)充。
篇2：物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入伙裝修檔案建立
物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節(jié)業(yè)主入伙檔案
一、業(yè)主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產(chǎn)證或購房合同復(fù)印件；
3、業(yè)主身份證復(fù)印件和代辦人份證復(fù)印件及授權(quán)委托書；
4、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書及法人代表和辦理人的身份證復(fù)印件(業(yè)主屬法人單位)；
6、《業(yè)主(臨時(shí))公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項(xiàng)目報(bào)告》。
二、業(yè)主家庭情況資料,主要包括：
1、業(yè)主檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
4、業(yè)戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續(xù)資料(《車位有償使用協(xié)議書》)。
第二節(jié) 業(yè)主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗(yàn)收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協(xié)議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規(guī)定整改通知書》及《裝修驗(yàn)收整改通知書》；
5、裝修竣工驗(yàn)收單(《裝修申請/驗(yàn)收表》)。
以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進(jìn)行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預(yù)交費(fèi)用一覽表
(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個(gè)人)
(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續(xù)流程條
5、收樓證明書
6、業(yè)主公約
7、委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書
8、業(yè)戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質(zhì)量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項(xiàng)目報(bào)告
14、其它入伙代辦手續(xù)簽約表格
15、裝修申請/驗(yàn)收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規(guī)定
18、裝修管理協(xié)議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動(dòng)火許可證
23、違反裝修規(guī)定整改通知書
24、裝修驗(yàn)收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》
物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位是多個(gè)產(chǎn)權(quán)人共有財(cái)產(chǎn)，其維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用應(yīng)由()
A、共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān)B、共有人按人口數(shù)量分
229、物業(yè)檔案資料是指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業(yè)主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應(yīng)每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產(chǎn)分幅平面圖應(yīng)按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業(yè)管理檔案中的()是指在物業(yè)管理活動(dòng)過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業(yè)管理檔案中()的特點(diǎn)是內(nèi)容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個(gè)有序的物業(yè)管理資料庫是一個(gè)完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環(huán)形圖
235、在管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)中，()的重點(diǎn)是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內(nèi)在規(guī)律D、圖表卡冊
237、物業(yè)資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準(zhǔn)確D、十清
二、多選題
238、在物業(yè)管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業(yè)管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗(yàn)收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產(chǎn)權(quán)證副本
240、物業(yè)檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協(xié)調(diào)作用
241、物業(yè)檔案資料是()
A、銷售、出租物業(yè)時(shí)的憑證B、前期建設(shè)開發(fā)成果的記錄
C、實(shí)施物業(yè)管理時(shí)工程維修和配套發(fā)行的依據(jù)D、更換物業(yè)管理企業(yè)是必須移交的內(nèi)容之一
242、計(jì)算機(jī)在物業(yè)管理中的應(yīng)用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙，存儲(chǔ)各項(xiàng)基礎(chǔ)資料
C、確保物業(yè)具備正常的使用功能D、建立網(wǎng)絡(luò)，溝通信息，實(shí)現(xiàn)資料、設(shè)備共享
243、有物業(yè)管理系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于()等方面。
A、電子數(shù)據(jù)處理B、管理信息系統(tǒng)C、決策系統(tǒng)D、消防系統(tǒng)
三、判斷題
244、()房地產(chǎn)的權(quán)屬登記和產(chǎn)權(quán)備案是物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。
245、()在對物業(yè)管理檔案進(jìn)行分類時(shí)，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。
247、()使用電子數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅可以節(jié)省人力、物力，而且使管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，從而提高服務(wù)水平。