公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理
第一節(jié)管理規(guī)章制度
一、規(guī)章制度的建立
健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質服務的依據(jù)。我公司在不斷總結經(jīng)驗的基礎上，全面導入ISO9001質量保證體系，已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學的質量保證體系文件，結合希格瑪公寓的實際情況，我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務流程，進一步修改和完善。歸納為以下三大部分：
（一）公共制度
本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的，也是確保物業(yè)管理水平的一個非常重要的因素，我們將與業(yè)主委員會一起擬訂：
物業(yè)服務合同
業(yè)主文明守則
物業(yè)使用引導手冊
（二）內部運作制度
根據(jù)本項目人員配備、崗位設置的情況，按公司要求制定規(guī)章制度，規(guī)范管理行為，并按照公司ISO9001質量保證體系，結合項目實際情況，建立健全相關的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項目內部管理的依據(jù)。
1、崗位職責
項目部經(jīng)理職責值班經(jīng)理崗位職責
客服主管崗位客服人員崗位職責
工程主管崗位職責電工崗位職責
保安經(jīng)理崗位職責中控值班人員崗位職責
交換站值班崗位職責保安員崗位職責
綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責
保潔員崗位職責綠化工崗位職責
2、內部運作制度
員工守則交接班管理制度
員工行為規(guī)范材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定
員工培訓管理規(guī)定文件檔案資料管理制度
績效考評辦法例會制度
日檢、月檢、周檢管理規(guī)定庫房管理制度
3、部門規(guī)章制度
客服服務中心
客戶接待操作規(guī)程客戶服務查詢程序
客戶申請服務項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度
保修處理操作規(guī)程
工程工作標準和操作規(guī)程
《維修通知單》工作規(guī)程水管爆裂的應急處理方法
電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設備操作規(guī)程
電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設備定期保養(yǎng)方法
故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程
照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程
綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程
綜合維修巡視規(guī)程電梯應急處理規(guī)程
綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養(yǎng)規(guī)程
電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設備緊急事故處理規(guī)程
特約服務管理細則
工程規(guī)章制度/管理制度
共用設施設備維護管理規(guī)定事故處理制度交接班制度工程設備設施安全防火制度
鑰匙管理制度水泵房管理制度
值班制度電梯機房管理制度
工程檔案管理制度綜合維修專業(yè)巡視檢查制度
設備設施標識的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度
日檢、巡視制度電動工具安全操作制度
保安工作標準和操作規(guī)程
門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程
巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程
緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定
客戶失竊、受擾的處理規(guī)程
保安規(guī)定制度/管理制度
檔案管理制度晚間值班規(guī)定
保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛(wèi)制度
保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定
消防安全工作標準和操作規(guī)程
中控室運行規(guī)程消防設施巡檢規(guī)程
監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程
火災緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程
樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定
消防中控室管理制度機房防火規(guī)定
消防設備、設施、器材的管理規(guī)定電氣設備防火規(guī)定
公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定
庫房防火規(guī)定
保潔工作標準和操作規(guī)程
公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程
電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程
日常用工具使用操作規(guī)程保潔設備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程
行政管理
部門及員工考核與獎懲員工工作考核及獎懲制度
部門工作考評辦法
第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立
物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分，也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中，物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎，起著重要的憑證和參考作用。
?。ㄒ唬┪飿I(yè)管理信息的內容
在本物業(yè)管理中，我們擬按資料性質分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類：
1、原始資料
?。恋厥褂米C等權屬證書
＊規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書
?。ㄖD、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件
?。⒐D
?。O備技術清單（名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等）
＊設備技術手冊、使用說明及質量保證書
＊設備安裝調試記錄（各設備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄，電梯、電氣、通風、供水、
消防等系統(tǒng)）
?。两ㄊ┕び涗洠ǖ鼗幚碛涗洝⒔Y構安裝校正記錄、預應力構件施工記錄等）
?。ǎ嫞┲O(jiān)測記錄構（建）筑的沉降、變形、防震、結構焊＊縫探傷檢查記錄
?。[蔽工程的驗收記錄
＊工程事故發(fā)生及處理記錄
?。獔D紙會審記錄、設計變更洽商和技術核定單
＊項目的重要技術決定和文件
?。炇沼媱澓万炇諘h紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結報告
2、常規(guī)處理資料
?。鞑块T工作（操作）規(guī)范，管理制度
＊各部門工作記錄
?。?、中、小修記錄
?。椖糠职贤荣Y料
?。c客戶方來往信函、投訴及處理資料
＊物業(yè)管理委托合同
?。煞ㄒ?guī)及政府有關文件
?。ǘ┪飿I(yè)管理檔案的建立
根據(jù)物業(yè)管理信息的內容，考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性，便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列：
1、事務管理類
可以分成上級來文、外來文、計劃總結、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久
檔案給予保留，其余按年度進行排列。2、工程管理類
建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。
三、物業(yè)檔案資料的管理
?。ㄒ唬n案資料的收集
檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求：
1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。
2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。
?。ǘ┙藴驶膱D、檔、卡、冊、表
建立標準化的圖、檔、卡、冊、表，分類妥善保管。
1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。
2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括：業(yè)主檔案、重要設備檔案等，其中業(yè)主檔案需要重點保存，絕密管理。
3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。
4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。
5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設立的各類表格。包括：房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄，以及各類統(tǒng)計表格等。
?。ㄈ┙討B(tài)管理機制
所有資料實行"雙檔"（電腦檔案、文本檔案）管理，同時由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機制。凡是管理程序各個環(huán)節(jié)，都要求有關人員進行及時、完整的動態(tài)補充。
篇2：物業(yè)知識培訓：業(yè)主入伙裝修檔案建立
物業(yè)知識培訓：業(yè)主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節(jié)業(yè)主入伙檔案
一、業(yè)主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產(chǎn)證或購房合同復印件；
3、業(yè)主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業(yè)執(zhí)照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業(yè)主屬法人單位)；
6、《業(yè)主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業(yè)主家庭情況資料,主要包括：
1、業(yè)主檔案(身份證明文件復印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
4、業(yè)戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續(xù)資料(《車位有償使用協(xié)議書》)。
第二節(jié) 業(yè)主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協(xié)議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規(guī)定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個人)
(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續(xù)流程條
5、收樓證明書
6、業(yè)主公約
7、委托銀行代收費協(xié)議書
8、業(yè)戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續(xù)簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規(guī)定
18、裝修管理協(xié)議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規(guī)定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》
物業(yè)管理員試題《物業(yè)管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業(yè)中的公共設施和房屋公共部位是多個產(chǎn)權人共有財產(chǎn)，其維修養(yǎng)護費用應由()
A、共有人按產(chǎn)權比例分擔B、共有人按人口數(shù)量分
229、物業(yè)檔案資料是指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業(yè)主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產(chǎn)分幅平面圖應按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業(yè)管理檔案中的()是指在物業(yè)管理活動過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業(yè)管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個有序的物業(yè)管理資料庫是一個完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環(huán)形圖
235、在管理檔案的各個環(huán)節(jié)中，()的重點是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內在規(guī)律D、圖表卡冊
237、物業(yè)資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清
二、多選題
238、在物業(yè)管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業(yè)管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產(chǎn)權證副本
240、物業(yè)檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協(xié)調作用
241、物業(yè)檔案資料是()
A、銷售、出租物業(yè)時的憑證B、前期建設開發(fā)成果的記錄
C、實施物業(yè)管理時工程維修和配套發(fā)行的依據(jù)D、更換物業(yè)管理企業(yè)是必須移交的內容之一
242、計算機在物業(yè)管理中的應用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規(guī)劃設計圖紙，存儲各項基礎資料
C、確保物業(yè)具備正常的使用功能D、建立網(wǎng)絡，溝通信息，實現(xiàn)資料、設備共享
243、有物業(yè)管理系統(tǒng)中的計算機技術主要用于()等方面。
A、電子數(shù)據(jù)處理B、管理信息系統(tǒng)C、決策系統(tǒng)D、消防系統(tǒng)
三、判斷題
244、()房地產(chǎn)的權屬登記和產(chǎn)權備案是物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。
245、()在對物業(yè)管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié)。
247、()使用電子數(shù)據(jù)處理技術不僅可以節(jié)省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，從而提高服務水平。