行政辦事中心及會議大廈會議服務流程

　　1、目的

　　為更好弛協助行政辦事中心各部門做各項會議服務工作，明確內部各崗位工作職責，規范操作流程。

　　2．范圍

　　適用于行政辦事中心會務服務

　　3．職責

　　3.1部門經理全面監督會議、參觀接待工作流程：

　　3.2分管經理助理負責協調、跟蹤會務、參觀接待前期準備工作：

　　3.3客戶服務中心

　　A．負責受理各類會議、參觀信息并填寫《行政中心會議服務通知單》交由會務部負責人安排落實并跟蹤服務過程。

　　B．中心負責人需在每天下班前由客服中心負責人將后兩天會議室預定信息以郵件或復印的形式上報機關事務局指定部門／人(目前為行政事務科葉敏杰先生處)。

　　C．根據會議組織方要求聯系落實會議用水(用水需提前填寫《會議采購通知單》交物業服務中心采購員進行相關用品采購)、用花、會標等代購事宜：

　　D．會后根據會議準備中產生的費用額，制作《行政中心會議費用清單》并附上發票交由會議組織方報銷。

　　3.4技術保障部負責燈光、影音、空調設備調試工作；

　　3.5安全部負責會場周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導車輛進出及停放工作；

　　3.6會務部負責會場布置、會中服務及會后現場清理等工作。

　　3.7清潔綠化部負責會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。

　　4．會議／接待保密規定

　　4．I甲方的會務／接待內容不得向外界透露任何信息。

　　4.2會務／接待中產生錄音、錄象、文件資料，在會務／接待結束后第一時間交會議主辦單位或機關事務管理局處理；

　　4.3甲方有保密要求的會務接待，按甲方要求執仃。

　　5．會議場所分類及要求

　　5.1根據行政辦事中心各類會議場所特點，現將各類會議場所分為A、B、C三類。

　　5.2分類要求：

　　A類(40座以下小型接待室、座談式會議室)：各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務中心(TEL：2830444)提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》，再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

　　B類(150座以下課堂式會議室)，各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務中心(TEL,2830444)提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》，再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

　　C類：戲院式會議廳(主樓203人會議廳、電視電話會議室、主樓一樓多功能廳、北樓500人會議廳)各會議主辦單位需至少提前一天向機關事務局申報；由會議主辦單位向機關事務局提出申請，并填寫《租用會議室申請表》；客服中心憑機關事務局《租用會議室申請表》傳真件要求，進行會議安排確認，確保會議室無重復安排，時間銜接合理：

　　如會場要求有大型噴畫及特殊會場布置，客服中心應在第一時間通知機關事務局，并要求會議主辦方將會場布置方案送機關事務局審批，方可安排施工；

　　u客服中心應向會議主辦方確定服務要求及服務內容，填寫《行政中心會議服務通知單》并通知相關部門進行準備。

　　u根據會議要求，機關事務局可免費提供主席臺后綠色背景植物臨時擺放。

　　u特別說明：物業服務中心可提供鮮花、會標、飲水、電池、等代購代訂服務。

　　6．方法和過程控制

　　6.1客戶服務中心(或項目管理專員)：

　　6.1.1電話預定

　　當各辦公單位通過電話進行會議預定時，客服中心值班人員(或專員)應要求會議組織方明確：

　　A會議時間B．會議地點C．會議組織單位D．聯系人／電話E．會議主題

　　F．服務要求(含：會標、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風、指引標識、主席臺擺位)等，根據以上要求填寫《行政中心會議服務通知單》，如有代訂、代購服務的，憑機關事務局《租用會議室中請表》傳真件代訂要求通知物業服務中心相關部門進行準備，同時需對會議服務各個環節進行跟進及時掌握服務動態。

　　代訂、代購項目有：瓶裝水、會標、鮮花、錄音帶、指示標識(噴繪)、復印等。

　　6.1.2口頭(書面)預定

　　A、當各辦公單位直接與物業服務中心相關人員進行口頭或書面預定時，接洽人員需及時做好相關記錄或根據其書面要求補填寫《行政中心會議服務通知單》并及時交客戶服務中心進行通知落實。

　　B、東、西樓各客服助理接到工作人員會議預定，應在第一時間通知客服中心；由客服中心統一填寫《行政中心會議服務通知單》、發布會議信息、通知相關責任人進行服務、東、西樓客服助理負責全程跟進。

　　C．客服中心接到東、西樓會議信息時，除按要求及流程安排外，應在第一時間通知相關樓棟客服助理跟進(會議大廈由客服助理安排，中心只記錄信息進行發布)。

　　6.2工

程技術部：

　　接獲會議通知后，應根據會議通知中設備方面的要求，提前對設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

　　如屬C類會議，按以下流程進行：

　　1)空調設備

　　技術人員在會議前兩小時開啟相關會議室空調風柜；會議前一小時開啟空調設備，視具

　　體情況提前開啟其他必要區域的通道并視會場人數和溫度加開主機和水泵。

　　2)會場照明設施

　　會議開始前一小時開啟所有場地燈。

　　3)舞臺燈光、音響設備

　　A)嚴格按照會議主辦方要求進行調試，一股技術要求燈光開啟不要太強或太弱。

　　B)嚴格按照會議主辦方的要求穩固擺放麥克風，按照設備開機程序開啟音響設備，并逐一調試每個麥克風音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音。

　　C)根據會議主辦方要求準備好錄音帶和錄音設備，對會議內容全程進行錄音，并做好

　　標識。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　6.3安全部：

　　接獲會議通知后，根據要求提前一小時開啟相關區域門鎖(詳見《會議廳室使用管理規定》及責任范圍內電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會議區域進行巡查，及時制止噪音及閑雜人員進出。

　　如屬C類會議，按以下流程進行：

　　1)崗位設置

　　在原有崗位基礎上根據會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛崗位。

　　2)標識指引

　　協助客服負責人擺放人員指引標識和車位導向標識。

　　3)現場控制

　　根據會議主辦方要求控制人員出入，并對現場消防安全情況進行全面監控。

　　4)所有準備工作完成后．需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　6.4會務部：

　　接獲會議通知后，及時到客戶服務中心領取《行政中心會議服務通知單》，并根據要求進行準備。

　　如屬C類會議，按以下流程進行準備：

　　1)現場布置

　　接獲會議通知后，根據通知要求，提前組織人員清潔相關區域；并根據會議主辦方要求，提前布置會場。

　　2)物資準備

　　根據會議人數，提前準備熱水瓶、茶壺(兩個)、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾(兩條，大、小各一)等會務用品；并視會議、接待人數和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。

　　3)會務準備

　　在會議開始前，會務人員提前1小時到場準備茶水、擺好杯子，待賓主到場后即斟茶。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　7．記錄表格

　　DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心會議服務通知單》

　　DGWY(行政中心)-G-04-F2《會議采購通知單》

　　DGWY(行政中心)-G-04-F3《會議費用清單》

篇2：路局會議服務工作心得體會

　　路局會議服務工作心得體會

　　20**年4月27日我們z局物業服務中心順利接管了路局會議服務此項業務。憑著我在路局工作兩年對路局會議的了解，要想做好z局的會議服務是件很不容易的事情。因為z部門越是節假日越最為繁忙，冬天有春運，夏天有暑運。路局機關會議天天不斷，時間不固定，半夜開會是經常的。所以在招聘服務員時首要條件是能否吃苦。

　　很幸運的是我們招聘了z、z、z、z這4名會議服務員，她們的年齡都在20歲左右。一個個朝氣蓬勃，對工作充滿了信心。27日工作交接非常的順利。路局領導對她們也基本滿意。天有不測風云，4月28日凌晨膠濟線發生重大火車相撞事故,這是一件建國以來比較嚴重的火車相撞事故。

　　中央領導、鐵道部領導及省領導都非常重視，有許多會議都是在z局機關召開的。這些大大小小的會議，對我們這些第一天剛上班的小姑娘們來說是一次很大的考驗。由于她們沒有會議接待經驗、環境不熟悉、領導不認識，更不用說掌握領導的習慣，我對她們能否勝任工作，心里一直捏著一把汗。她們的工作好與壞，直接關系到我們公司的管理水平與服務質量。

　　據不完全統計，4月28日至5月11日，在路局召開的正式會議102個，臨時會議30多個。為搞好這些會議服務，班長z組織指揮，嗓子啞了，嘴唇上火起泡；z的腳跑腫了，腫的穿鞋都很困難。z、z腳上也都磨起了泡。4月30日開會開到凌晨，尤其是五一節期間，這樣的會議經常有，晚上幾乎不能正常睡覺。但是她們對工作絲毫沒有懈怠，不叫苦不叫累，仍然一如既往精神飽滿的投入到工作當中，這令我非常感動。分管我們的路局領導也被她們這種不怕苦不怕累的精神所感動。為鼓勵她們的工作，夏天還未來到，蚊帳、防署降溫等用品都發給她們，宿舍里配備了電視機、冰箱等電器。

　　雖然最緊張的時間過去了，但我們的姑娘們經受住了考驗。談起這段時間的工作體會，小姑娘卻說“年輕時吃點苦不算什么，不經歷風雨怎能見彩虹。何況領導對我們如此的關心，我們只有拿出更好的工作態度和服務水平，為公司爭取榮譽，才是對領導的最好的回報。”

篇3：會議接待服務培訓

　　會議接待服務培訓

　　會議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程序和禮儀規范。

　　1、會議服務的籌備

　　1)與會議承辦單位負責人溝通協商，詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。

　　2)會議服務負責人根據承辦單位提供的資料，制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內容。方案確定后，提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員，然后填寫會議通知。

　　2、會議服務的準備

　　(1)會場布置

　　1)會場環境布置。會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺，環境整潔，燈光亮度適中。應適當擺放室內植物，控制適宜的室溫和氣味，選擇桌面插花。根據會議內容，還應通過一定的物品和手段，渲染與之相配的氣氛。

　　2)會議臺型布置。根據參加會議的人數選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。

　　(2)會議用品準備

　　1)茶杯。須經過消毒，消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

　　2)玻璃杯。不得有破損和缺口，杯子清潔、光亮、透明，無指印，并列放在杯墊上。

　　3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵，密封完好，瓶內無沉淀物，并在保質期內。

　　4)小毛巾。無斑點和異味，須經過消毒，消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。

　　5)毛巾竹簍。不得有破損，每次使用結束后，須用熱水浸泡，曬干后保存，以備再次使用。

　　6)簽到臺。臺布無污跡，無破損。

　　7)鮮花。新鮮，無枯枝、敗葉。

　　8)熱水瓶。表面清潔光亮，無水跡，水溫控制在90度以上。

　　9)掛衣架。清潔完好，無損壞，無缺少。

　　10)文具。筆，油墨飽滿，書寫通暢;紙本，干凈整潔。

　　(3)設備設施準備

　　1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線。

　　2)調整投影設備，亮度、大小適當。

　　3)調試話筒效果。

　　4)安排攝影、攝像位置。

　　5)調節空調調溫器，冬季室內溫度控制在18 度左右，夏季室內溫度控制在22度左右，并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑，保持室內空氣清新。

　　3、會議服務程序

　　(1)會議迎賓服務

　　1)會議開始前1小時，迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。

　　2)簽到時，服務人員應主動微笑問候，詢問來賓工作單位，并示意來賓在簽到簿適當位置簽到，然后引領至會場或休息室。

　　3)迎接來賓入座時，要面帶微笑，用語禮貌，舉止大方，手、語并用。

　　4)冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，并掛至衣帽架上。

　　5)提供茶水服務的順序是先主賓后主人，然后按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下，1人或多人同時服務時，分正反2個方向，但不可將主人放在最后。

　　6)添加茶水時，倒至七分滿，并注意客人的動態，以免發生碰撞。服務過程中，須忙而不亂，快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時，聲音要輕，茶杯須放在賓客的右手位置，同時杯柄朝后45度，并說："請用茶"。用礦泉水，必須先開瓶蓋，再掀杯蓋，倒入礦泉水時，礦泉水瓶不得與杯口接觸，倒至八分滿即可。

　　(2)會場服務

　　1)會議開始后，在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。

　　2)會議開始后，會議服務員應站立在會場周圍，觀察所負責區域賓客是否需要服務。

　　3)服務員一般不得隨意出入會議室，確有緊急事項，服務員可用紙條傳遞信息。

　　4)送茶水等物品時，應對客人說："請用茶。"每隔20分鐘加茶水。

　　5) 會議頒獎或邀請嘉賓上臺，由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處，并微笑示意嘉賓注意行走安全。

　　6)會議結束時，服務員應立即開啟會議室大門，并在門口立崗送客，面帶微笑道別。

　　7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓，注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品，如有發現應立即交還來賓或交領班處理。

　　(3)會議結束

　　1)檢查會議室內是否有電器設備損壞，發現損壞及時通知設備部進行修復。

　　2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品，并送到儲水間進行清洗。

　　3)擺放桌椅，恢復原樣，進行保潔清掃。

　　4)關閉所有的照明燈具，空調調節器可微略下降，以備下次會議使用。

　　5)關閉會議室。

　　(4)會場服務的注意事項

　　1)絕不能因為服務站立時間過長，而倚靠會場墻壁或柱子。

　　2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。

　　3)會場服務過程，語言、動作要輕，避免影響發言者。

　　4)遵守會場規定，不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。對于所聽到的會議內容應保密。

　　[案例9-1]客戶開業典禮影響辦公怎么辦

　　一家很有商業聲望的制藥公司進駐某高檔寫字大廈辦公，為了加強對外宣傳，該公司計劃擇吉日在大廈舉行規模宏大的開業典禮儀式。屆時，公司董事長及有關方面的領導將應邀參加。籌辦開業典禮的策劃部門負責人準備舉辦一場富有中華民族特色的舞獅表演，還準備放一些氣球。大廈業主表示同意，但大廈管理處考慮舞獅表演鑼鼓喧天，勢必影響大廈的辦公環境，未予批準。策劃部門負責人非常生氣，聲稱開業典禮議程安排已確定下來，現改影響不好，再說業主已經同意，管理處憑什么不批準。為此，策劃部門負責人向管理處正式來函投訴。

　　分析：配合用戶做好開業典禮的各方面工作，是物業管理公司與新進駐的用戶建立良好關系的有利契機，物業管理公司一般對此都極為重視，傾全力相助。但本案例中的用戶安排的舞獅表演，的確對大廈的辦公環境產生不利影響，因此管理處的不予批準做法是對的，理應堅持，但問題的關鍵在于既要堅持原則，又不能損傷與用戶的合作感情，如何找出兩全其美的策略。

　　想一想：在這一案例中，物業公司的工作是不是無懈可擊的?你會怎樣處理此事?