行政中心會議大廈會議服務流程
1．目的
規范會議大廈會議服務接待，滿足會議組織方之要求，提升會議接待服務的效率和水平，最大限度內提高客戶滿意度。
2．適用范圍
行政中心會議大廈會議服務
3．職權與職責
3.1部門經理或分管經理助理對會議大廈會議服務接待進行指導。對整個會議服務加以督察，并負責各部門間的統籌協調。
3.2會議大廈客服助理負責會議服務的接洽、報批、通知、會場布置、現場指揮及會后費用追繳，并具體協調會議期間安全部、會務部、技術部及清潔分包方的分工協作和任務安排，且對每次會議服務進行總結以持續改進。
3.3技術保障部負責會議前后的燈光、音響、空調等設備的調試和運行，就會議組織方之要求提供技術支持和現場維護，確保各項設備正常工作。
3.4安全管理部負責外圍指引(如外圍無交警則須提供車輛指引服務)、門崗查驗、現場巡查、地下車庫指引及緊急事件處理，全面負責會議期間的安全保衛工作。
3.5會務部負責會議前的會場布置與會議準備、會議期間服務及會后清理工作。
3.6清潔分包方全面負責會場清潔衛生及周邊區域的清潔清掃、花草養護及衛生清理工作。
4.會議大廈會議場所分類及用途說明
4.1主會場
接待450人一1200人的大型會議、晚會等。
4.2二樓報告廳
接待100-450人的報告會議、學習會議、討論會議等。
4.3主席團會議廳
定向接待政協、人大常委會議。
4.4新聞發布會場
接待30-100人的中型會議。
4.5分組會議室(包括貴賓室、休息室)
接待30人以下的小型會議、接見會議等。
5、過程和方法控制
5.1會議大廈客服助理
5.1.1在接到機關事務局會務服務通知后，會議大廈客服助理應積極籌備，并應合理安排組織單位到相關會場參觀。
5.1.2在機關事務局的許可下，會議大廈客服助理應詳細說明該會場的布置、功能、費用、使用情況及我方所能提供的服務項目．使組織單位對該會場有所全面了解。
5.1.3經機關事務局書面確認同意后，會議大廈客服助理應在當天知悉會議組織方，并將該會議名稱、組織單位、人數、會議時問與地點、聯系人與聯系電話等信息記錄在《會議信息記錄表》上(見附表一)。
5.1.4凡是經由機關事務局批準或其自行確定的會議，會議大廈客服助理應及時與會議組織方聯系，就該次會議的技術、安全、會務、清潔及代辦服務等具體要求進行了解，并詳細記錄在'會議大廈會議服務通知單》上(見附表二)。
5.1.5會議大廈客服助理制作完《會議大廈會議服務通知單》后，應至少提前2天通知安全、技術、會務、清潔部門。各部門在接到通知后·應馬上組織人力、物力作好前期準備工作，若無特殊情況。各部門應于會議前l天準備就緒。
5.1.6會議開始前，會議大廈客服助理應到會議現場及周邊區域檢查各部門工作完成情況，如未達到《會議大廈會議服務通知單》所列之要求，應通知相關部門人員立即整
改，并將有關情況告知部門主管。
5.1.7會議期間，會議大廈客服助理應負責現場的監控、巡查和協調，及時處理現場急發事件·如屬重大事件，應及時上報部門經理或分管經理助理，并通知各部門主管。
5.1.8會議結束后，會議大廈客服助理應統籌會場的現場清理工作，發現遺失物品
應及時與組織單位或當事人取得聯系。同時，制作好《會議大廈會議費用確認單》(見
附表三)轉組織單位責任人簽字確認，以便事后追繳會議費用。
5.2技術保障部
5.2.1在收到《會議大廈會議服務通知單》后，應根據通知中技術保障方面的要求，提前對各設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。
5.2.2各設備項操作流程如下：
1)空調設備
a、技術人員應于會議前1天作好空調設備的檢修工作，確保空調設備能夠正常運行；
b、會議當天，應至少提前1小時開啟空調風柜及空調機組，并視具體情況提前開啟其他必要區域的通道，
c、會議進行當中，應全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會場、休息室及周邊過道等區域；
d、會議結束后，關閉所有空調系統，并對各設備進行例行檢修。
2)會場照明設施
5.1.6會議開始前，會議人廈客服助理應到會議現場及周邊區域檢查各部門工作完成情況。如未達到《會議人廈會議服務通知單》所列之要求，應通知相關部門人員立即整改，并將有關情況告知部門主管。
5.1.7會議期間，會議人廈客服助理應負責現場的監控、巡查和協調，及時處理現場急發事件，如屬重大事件，應及時上報部門經理或分管經理助理，并通知各部門主管。
5.1.8會議結束后，會議大廈客服助理應統籌會場的現場清理工作，發現遺失物品應及時與組織單位或當事人取得聯系。同時，制作好《會議大廈會議費用確認單》(見附表三)轉組織單位責任人簽字確認，以便事后追繳會議費用。
5.2技術保障部
5.2.1在收到《會議大廈會議服務通知單》后，應根據通知中技術保障方面的要求，提前對各設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。
5.2.2各設備項操作流程如下：
1)空調設備
a、技術人員應于會議前1天作好空調設備的檢修工作，確保空調設備能夠正常運行；
b、會議當天，應至少提前1小時開啟空調風柜及空調機組，并視具體情況提前開啟其他必要區域的通道，
c、會議進行當中，應全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會場、休息室及周邊過道等區域；
d、會議結束后，關閉所有空調系統，并對各設備進行例行檢修。
2)會場照明設施
a、技術人員應于會議前l天檢查會場入口、出口、場內、過道、天頂等區域照明是否正常：
b、會議當天，應提前l小時開啟所有相關區域燈光；
c、會議結束后，負責關閉所有照燈。
3)會場燈光、音響設備
a、技術人員應于會議前1天調試好所有燈光及音響設備，如發現故障，應及時排除或更換；
b、技術人員應嚴格按照會議組織方要求進行調試，并配合會議組織方技術人員進行各設備的調試和使用，并注意燈光的扭轉方向避免破壞周邊的舞臺設施．如避免幕布被烤焦現象發生；
c、嚴格按照會議組織方要求擺放麥克風及其他設備，按照設備開機程序開啟音響系統，并逐一調試每個麥克風音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音，并保證各設各在會議期間的正常使用(如及時更換電池)。
d、根據會議組織方要求準備好錄音帶和錄音設備，對會議內容全程進行錄音，并做
好標識，會后要根據會議方的要求對錄音帶進行保存或移交。
e、所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至會議大廈消防控制中心。由會議大廈消防控制中心值班人員進行檢查核實。
5.2.3會議結束后，各設備技術人員應統計此次會議的技術物資損耗情況，并上報會議大廈客服助理·由會議大廈客服助理匯總物資損耗并計費于該次會議費用中。
5.3安全管理部
5.3.1收到會議通知后．應根據要求提前1小時開啟相關區域門鎖及責任范圍內電源，包括：大堂、電梯廳、會場等，其作業標準為：
1)崗位設置
在原有崗位基礎上根據會議通知要求
至少提前半小時增設相關警衛崗位，包括正門崗、東門崗、會場口崗、會場機動崗、巡查崗、地下車庫崗、地下車庫指引崗。2)標識指引
協助擺放會場指引標識和車位導向標識。
3)現場控制
根據會議組織方要求控制人員出入及崗位查驗，并對現場消防安全情況進行全面監控。
4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至會議大廈消防控制中心，并由消防控制中心當班人員進行檢查核實。
5)會議結束后。應馬上封閉會議現場，檢查現場是否有物品、文件資料遺漏，并將有關情況及時上報消防控制中心及會議大廈客服助理。
5.4會務部
5.4.1其作業標準和流程分別為：
A、會議大廈主會場：
接到通知后，到倉庫領取相關會議需使用物資。
會議前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開。
會議席擺水：
會議前一天將礦泉水擺到一樓會議席桌面，按實際參會人數擺放，如要用到樓座，將水放置于座椅扶手處即可。(如會議組織方要求不擺水或只擺某一部分，按其要求擺放即可)主會場主席臺使用過濾茶水。
會議前一天擺放好會議簽到臺，簽到臺一般擺放在正門大廳的兩側，具體擺放方式及擺放地點按會議組織方要求進行；(簽到臺要求布置桌布及圍裙)會議開始前一天擺放好公共區域的煙灰盅；
需擺放煙灰盅的區域包括正門與東門三個服務臺、一樓主會場入口處附近、主會場兩側洗手間附近。煙灰盅用活動長條桌擺放，每張長條桌擺放三個，會議進行中由服務臺會務人員負責更換，服務臺臺人員負責檢查會議區域內洗手間紙巾準備情況；準備主席臺茶水用具；(如主席臺未安排座位席且主辦方未要求供應茶水可不準備)會議開始前天將茶水用具擺放在舞臺兩側準備好的長條桌上，物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；(物品準備數量根據與會人數而定)所有物資準備在主席臺兩側臨時茶水臺；
會議前一個小時擺放主席臺上茶杯及杯墊，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢；
主會場一般連同貴賓室或休息室一起使用，貴賓室服務流程見第五部分《分組討論廳、貴賓室、休息室服務流程》；
9)會議開始前1個小時禮儀崗及負責引導人員上崗：
10)會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水。然后加入適量白開水浸泡：
11)會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)。倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；
12)會議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據現場的實際情況靈活掌握；
13)會議結柬：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：
14)清點并歸還會務物資；
15)會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員。藍色代表著普通會務服會務人員，黃色表示如需用到樓座需增加的會務人員)。日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。
B、會議大廈報告廳：
1)接到通知后，到倉庫領取相關會議使用物資；
2)提前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開；
3)會議用水；
會議前一天即應按照會議組織方要求將礦泉水放置在報告廳座椅扶手處；
會議前一天擺放好簽到臺；簽到臺一般擺放在二樓報告廳旁大廳，具體擺放方式及擺放地點按會議組織方要求進行；
公共區域擺放煙灰盅；
煙灰盅擺放的區域包括報告廳側面休息處的茶幾上，如與會人員較多可在報告廳周圍擺上活動長條桌，每個桌上擺放3個煙灰盅；會議進行中會務人員要及時更換；檢查會議區域內洗手間紙巾準備情況：
主席臺茶水用具：
會議開始時一個時將茶水用具擺放在二樓7號化妝間，物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、自毛巾、小碟、水桶、垃圾簍：(具體物資準備數量根據主席臺人數而定)席臺上茶杯及杯墊：提前一個小時完成，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢：報告廳一般連同報告廳休息室一起使用，報告廳休息室服務流程見《分姐討論廳、貴賓室、休息室服務流程》：
會議開始前一小時禮儀人員上崗；
會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡；
開始倒茶：主席臺人員就座后開始上茶(裝8分杯足夠)。倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；
會議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據現場的實際情況靈活掌握；
會議結束：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資。及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：
清點并歸還會務物資；
會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。
日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。
C、會議大廈主席團會議廳：
接到通知后，到倉庫領取相關會議使用物資；
提前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開；
會議用水準各：
主席團會議廳全部使用過濾好的茶水，并于每個座位上擺放一個裝滿過濾好的茶水的小保溫瓶；
會議開始前一天擺放好簽到臺，簽到臺一般擺放在二樓主席團會議廳門口的右側(玻璃門臺階以下)，如會議組織方有特殊要求可作靈活變動；
公共區域擺放煙灰盅；如與會人員有此需要可在主席團會議廳門口右側準備茶水用具；面(玻璃門外)擺上活動長條桌，每個桌上擺放3個煙灰盅；會議開始前一天將茶水用具準備好。并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、小暖水壺、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍、小推車；(具體物資數量根據與會人員的人數而定)會議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊，擺放好已裝好茶水的小暖水壺，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢；
主席團會議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個小時將門打開，檢查清潔衛生后，隨時作好茶水服務的準備。秘書室內提前準備好5張折疊椅；
會議開始前1個小時上崗禮儀人員上崗；
會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡
會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀
釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；
會議過程中不需要加茶，正門需要有服務人員隨時準備提供服務；
將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點并歸還會務物資；
會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。
日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。
茶水準備
D、會議大廈新聞發布廳：
接到通知后，到倉庫領取相關會議使用物資：
2)提前一個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將會場門、燈打開：
會議用水準備：
新聞發布廳的用水一般有兩種方式：第一種為主席臺提供過濾茶水，座位席發放礦泉水；第二種為全部席位都提供過濾茶水。
如果采用第一種方式，會務人員需存會議開始前_一天小時將礦泉水擺放在新聞發布廳
內窿椅扶手處，主席臺的茶水提前15分種泡好，主席臺人員就座后上茶。如果全部席位
用茶水，會務人員需按要求提前準備好茶水用具；
議開始前一天擺放好簽到臺：簽到臺一般擺放新聞發布廳門口的右側(靠墻擺放)，
如會議組織方有特殊要求可作靈活變動；
公共區區、域擺放煙灰盅：
如與會人員有此需要可在新聞發布廳門外兩側擺上活動長條桌，每個桌上擺放3個煙灰盅：
準備茶水用具；
會議開始前一天將茶水用具準備好，并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶
、垃圾簍：．會議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢：
主席團會議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個小時將門打開，檢查清潔衛生后，隨時作好茶水服務的準備。秘書室內提前準備好5張折疊椅：
禮儀人員上崗；會議開始前1個小時上崗：
會議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡：
會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水；
會議過程中每隔30分鐘加一次茶；
會議結束：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點并歸還會務物資；
會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。
日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。
E、會議人廈分組討論廳、貴賓室、休息室：
接到通知后，到倉庫領取相長會議使用物資：
提前一個小時將空調調至合適溫度(22度左右)，提前一個小時將室內門、窗、燈打開，于會議開始前30分鐘將窗關閉：
檢查室內衛生情況：
會議用水準備：全部提供過濾茶水：
公共區區域擺放煙灰盅；分組討論廳樓層內的公共休息區在會議開始前一個半小時擺放好煙灰盅及紙巾盒，每張茶幾擺放2個煙灰盅、一盒紙巾，會議進行過程中由就近分組討論廳的服務人員及時清理；
準備茶水用具；
會議開始前一天將茶水用具準備好，并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；
議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢；
會議開始前一個小時檢查會議區域內洗手間的衛生及紙巾放置情況并及時處理：
禮儀人員上崗：會議開始前1個小時上崗；
會議開始前十五分鐘開始泡茶：將茶葉放入茶壺(根據茶葉種類確定用量)進行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡；
室內會務人員全部準備工作完成后到門口迎接與會人員；
開始倒茶：與會人員進入會議室開始倒(茶裝8分杯足夠)。倒茶時，如發現茶水過濃，應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子，加茶水時應換壺加入白開水：
會議過程中每隔30分鐘加一次茶；
會議結束：將與會人員送走后，開始清理物資，如發現與會人員遺留物資，及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點并歸還會務物資；
會務人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會務人員，藍色代表著普通會務服會務人員)。日常會議時，門崗可不設且可根據實際情況予以靈活安排。
5.4.2上茶水的順序：
A、正式大會(特指設置主席臺的會議)：按照先主席臺后會議席，由前排至后排的總體原則上茶。
B、圓桌及討論廳會議
1)內部會議。如領導集中坐一起，先給領導上茶，然后按照順時針或逆時針方向上茶；如果沒有明顯的界限，從級別最高的領導開始，按照順時針或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。
2)與來訪單位會議。如果主賓分開，先客人再主人；如果主賓混坐，從級別最高的客人開始．按照順時針方向或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。
3)與分承包方會議。如果甲乙方分開，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，從甲方級別最高領導開始按照順時針方向或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。
5.5環境管理部
5.5.1部門主管在接到會議通知后，應組織人員于會議前1天做好規定區域清潔衛生。
5.5.2清潔區域應包括大廳、大廳至會場沿途路線、
會場、休息室、洗手間等，對地面、門窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席臺、茶幾、沙發、花盆、垃圾筒等應加以清理。
5.5.3會議結束后，應組織清潔人員清理會議現場
包括垃圾袋、飲用水瓶、花草、廢紙、廢物等，若發現顧客遺失物品或文件資料等應及時上報消防控制中心或會議大廈客服助理。
5.6質量記錄表格
DGWY(行政中心)-G-05一F1《會議大廈會議信息記錄表》
DGWY(行政中心)-G-05一F2《會議大廈會議服務通知單》
DGWY(行政中心)-G一05一F3《會議大廈會議費用確認單》
篇2：路局會議服務工作心得體會
路局會議服務工作心得體會
20**年4月27日我們z局物業服務中心順利接管了路局會議服務此項業務。憑著我在路局工作兩年對路局會議的了解，要想做好z局的會議服務是件很不容易的事情。因為z部門越是節假日越最為繁忙，冬天有春運，夏天有暑運。路局機關會議天天不斷，時間不固定，半夜開會是經常的。所以在招聘服務員時首要條件是能否吃苦。
很幸運的是我們招聘了z、z、z、z這4名會議服務員，她們的年齡都在20歲左右。一個個朝氣蓬勃，對工作充滿了信心。27日工作交接非常的順利。路局領導對她們也基本滿意。天有不測風云，4月28日凌晨膠濟線發生重大火車相撞事故,這是一件建國以來比較嚴重的火車相撞事故。
中央領導、鐵道部領導及省領導都非常重視，有許多會議都是在z局機關召開的。這些大大小小的會議，對我們這些第一天剛上班的小姑娘們來說是一次很大的考驗。由于她們沒有會議接待經驗、環境不熟悉、領導不認識，更不用說掌握領導的習慣，我對她們能否勝任工作，心里一直捏著一把汗。她們的工作好與壞，直接關系到我們公司的管理水平與服務質量。
據不完全統計，4月28日至5月11日，在路局召開的正式會議102個，臨時會議30多個。為搞好這些會議服務，班長z組織指揮，嗓子啞了，嘴唇上火起泡；z的腳跑腫了，腫的穿鞋都很困難。z、z腳上也都磨起了泡。4月30日開會開到凌晨，尤其是五一節期間，這樣的會議經常有，晚上幾乎不能正常睡覺。但是她們對工作絲毫沒有懈怠，不叫苦不叫累，仍然一如既往精神飽滿的投入到工作當中，這令我非常感動。分管我們的路局領導也被她們這種不怕苦不怕累的精神所感動。為鼓勵她們的工作，夏天還未來到，蚊帳、防署降溫等用品都發給她們，宿舍里配備了電視機、冰箱等電器。
雖然最緊張的時間過去了，但我們的姑娘們經受住了考驗。談起這段時間的工作體會，小姑娘卻說“年輕時吃點苦不算什么，不經歷風雨怎能見彩虹。何況領導對我們如此的關心，我們只有拿出更好的工作態度和服務水平，為公司爭取榮譽，才是對領導的最好的回報。”
篇3：會議接待服務培訓
會議接待服務培訓
會議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程序和禮儀規范。
1、會議服務的籌備
1)與會議承辦單位負責人溝通協商，詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。
2)會議服務負責人根據承辦單位提供的資料，制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內容。方案確定后，提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員，然后填寫會議通知。
2、會議服務的準備
(1)會場布置
1)會場環境布置。會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺，環境整潔，燈光亮度適中。應適當擺放室內植物，控制適宜的室溫和氣味，選擇桌面插花。根據會議內容，還應通過一定的物品和手段，渲染與之相配的氣氛。
2)會議臺型布置。根據參加會議的人數選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。
(2)會議用品準備
1)茶杯。須經過消毒，消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。
2)玻璃杯。不得有破損和缺口，杯子清潔、光亮、透明，無指印，并列放在杯墊上。
3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵，密封完好，瓶內無沉淀物，并在保質期內。
4)小毛巾。無斑點和異味，須經過消毒，消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍。不得有破損，每次使用結束后，須用熱水浸泡，曬干后保存，以備再次使用。
6)簽到臺。臺布無污跡，無破損。
7)鮮花。新鮮，無枯枝、敗葉。
8)熱水瓶。表面清潔光亮，無水跡，水溫控制在90度以上。
9)掛衣架。清潔完好，無損壞，無缺少。
10)文具。筆，油墨飽滿，書寫通暢;紙本，干凈整潔。
(3)設備設施準備
1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線。
2)調整投影設備，亮度、大小適當。
3)調試話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調節空調調溫器，冬季室內溫度控制在18 度左右，夏季室內溫度控制在22度左右，并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑，保持室內空氣清新。
3、會議服務程序
(1)會議迎賓服務
1)會議開始前1小時，迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。
2)簽到時，服務人員應主動微笑問候，詢問來賓工作單位，并示意來賓在簽到簿適當位置簽到，然后引領至會場或休息室。
3)迎接來賓入座時，要面帶微笑，用語禮貌，舉止大方，手、語并用。
4)冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務的順序是先主賓后主人，然后按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下，1人或多人同時服務時，分正反2個方向，但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時，倒至七分滿，并注意客人的動態，以免發生碰撞。服務過程中，須忙而不亂，快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時，聲音要輕，茶杯須放在賓客的右手位置，同時杯柄朝后45度，并說："請用茶"。用礦泉水，必須先開瓶蓋，再掀杯蓋，倒入礦泉水時，礦泉水瓶不得與杯口接觸，倒至八分滿即可。
(2)會場服務
1)會議開始后，在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。
2)會議開始后，會議服務員應站立在會場周圍，觀察所負責區域賓客是否需要服務。
3)服務員一般不得隨意出入會議室，確有緊急事項，服務員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時，應對客人說："請用茶。"每隔20分鐘加茶水。
5) 會議頒獎或邀請嘉賓上臺，由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處，并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會議結束時，服務員應立即開啟會議室大門，并在門口立崗送客，面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓，注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品，如有發現應立即交還來賓或交領班處理。
(3)會議結束
1)檢查會議室內是否有電器設備損壞，發現損壞及時通知設備部進行修復。
2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品，并送到儲水間進行清洗。
3)擺放桌椅，恢復原樣，進行保潔清掃。
4)關閉所有的照明燈具，空調調節器可微略下降，以備下次會議使用。
5)關閉會議室。
(4)會場服務的注意事項
1)絕不能因為服務站立時間過長，而倚靠會場墻壁或柱子。
2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。
3)會場服務過程，語言、動作要輕，避免影響發言者。
4)遵守會場規定，不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。對于所聽到的會議內容應保密。
[案例9-1]客戶開業典禮影響辦公怎么辦
一家很有商業聲望的制藥公司進駐某高檔寫字大廈辦公，為了加強對外宣傳，該公司計劃擇吉日在大廈舉行規模宏大的開業典禮儀式。屆時，公司董事長及有關方面的領導將應邀參加。籌辦開業典禮的策劃部門負責人準備舉辦一場富有中華民族特色的舞獅表演，還準備放一些氣球。大廈業主表示同意，但大廈管理處考慮舞獅表演鑼鼓喧天，勢必影響大廈的辦公環境，未予批準。策劃部門負責人非常生氣，聲稱開業典禮議程安排已確定下來，現改影響不好，再說業主已經同意，管理處憑什么不批準。為此，策劃部門負責人向管理處正式來函投訴。
分析：配合用戶做好開業典禮的各方面工作，是物業管理公司與新進駐的用戶建立良好關系的有利契機，物業管理公司一般對此都極為重視，傾全力相助。但本案例中的用戶安排的舞獅表演，的確對大廈的辦公環境產生不利影響，因此管理處的不予批準做法是對的，理應堅持，但問題的關鍵在于既要堅持原則，又不能損傷與用戶的合作感情，如何找出兩全其美的策略。
想一想：在這一案例中，物業公司的工作是不是無懈可擊的?你會怎樣處理此事?