物業客服部收發信件制度

　　1.未直投的信件（掛號信、匯款單、包裹單、印刷品，公司信件等）前臺接待員必須與郵政人員認真做好交接，核對完全部信件后，由前臺接待員監督郵政人員加蓋《郵件收發章》。

　　2.收到掛號信件后，須立即準確錄入《業主信件簽收表》，錄入接收人姓名、單元號碼、掛號信件號碼、信件數量及前臺人姓名。

　　3.收到信件后，第一時間通知用戶領取信件，若通知后業主未領取信件應再通知，仍未領取的須做好文字記錄，填寫《前臺工作交接日志》，并與交接班人員作好交接工作。

　　4.客戶領取信件必須由用戶在《業主信件簽收表》上簽字確認。

　　5.如接收到地址不詳的郵件，前臺接待員須通知客務助理，由客務助理辨認客戶姓名。辨認未果的，由前臺接待員返回郵局，并做好返還記錄。

　　6.因工作原因，出現郵件丟失的，由責任人承擔相應責任。

　　7.周六、日由客務助理替崗前臺的，須做好當班時的郵件接受記錄，并將郵件整理齊全后，于下班前放至前臺郵件柜中。

篇2：物業公司信件收發管理程序

公司程序文件版號: A
修改號: 0
EJ -QP4.15物業公司信件收發管理程序頁碼: 1/2

1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中，特制定本程序。

2.適用范圍:
適用于本小區住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。

3.引用文件:
3.1 質量手冊第4.9、4.13章
3.2 ISO9002標準第4.9、4.13章

4.職責：
收發員負責每日信件、報刊的收發，確保不丟失。

5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報刊分發后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發員應及時送到經營管理部,由物業管理員確認后再傳遞;若物業管理員也無法確認,應及時轉交經營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發員應及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發員應及時與住戶取得聯系,讓住戶或其聯絡人知曉;二日內必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發員打招呼,住戶的信件、報刊收發員應妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。

5.5報刊、信件發放過程中,發生丟失情況時,收發員應主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經濟損失,由副總經理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發員將第二聯交給住戶,收發員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發服務過程中執行《物業管理服務規范用語》和《物業管理服務規范行為》。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發放登記表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物業管理服務規范用語》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物業管理服務規范行為》&nbs

篇3：P物業報刊信件收發管理程序

　　報刊信件收發管理程序

　　1.目的

　　對郵件、報刊收發實施控制，確保客戶及時收到郵件報刊。

　　2.適用范圍

　　適用于郵件和報刊的收發。

　　3.引用文件

　　3.1質量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　3.2ISO9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　4.職責

　　4.1保安部報刊收發員負責大廈內郵件和報刊的收發。

　　4.2保安部經理負責處理投訴及與郵電部門聯系有關事宜。

　　5.工作程序

　　5.1客戶辦理信箱使用申請手續

　　5.1.1客戶需要使用本大廈內的信箱時，到物管部辦理申請，物管部通知財務室收取費用。

　　5.1.2物管部憑財務收費票據，填寫《國企大廈室內維修委托單》，通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后，物管部通知客戶領取信箱鎖匙。

　　5.1.3在使用信箱期間，信箱和鎖匙由客戶自行保管，鎖匙損壞或遺失的，由保安部向工程部出單維修更換，客戶按規定的標準到財務室交納維修費用。

　　5.2 客戶辦理報刊登記手續

　　5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌內通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預訂手續。

　　5.2.2客戶需要提供收發報刊服務時，憑《報刊訂閱收據》的復印件到收發室辦理登記手續，由收發員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯系電話，并且保留收據復印件，以方便今后查詢。

　　5.3 收發過程

　　5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件，收發員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章，并登記在《郵件收發登記表》中，當日送于客戶。

　　5.3.2平信、報刊由收發員當天發放到客戶信箱。

　　5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件，如果超過二十天無人領取，大廈收發員通過投遞員退回郵電局，投遞員在《郵件收發登記表》上簽字。

　　5.4接到客戶投訴后，保安部經理立即調查清楚投訴的原因并在當日給客戶答復解決問題的辦法。由于收發員的責任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領，造成收件人損失的，責令收發員及時向客戶道歉或賠償，并協助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責任，由保安部經理與郵電局聯系協商解決，記錄在《客戶投訴登記表》中。

　　6.質量記錄及支持文件

　　6.1 《郵件收發登記表》

　　6.2《報刊訂閱登記表》

　　6.3《客戶投訴登記表》

　　6.4《國企大廈室內維修委托單》

　　郵件收發登記表

　　序號日期樓層

　　房號姓 名郵件

　　名稱編號簽 收備 注