物業(yè)公司ISO9000程序文件:信件收發(fā)管理

　　EJ -QP4.15 信件收發(fā)管理

　　1. 目的:

　　為了及時(shí)、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報(bào)刊送到住戶手中，特制定本程序。

　　2.適用范圍:

　　適用于本小區(qū)住戶來(lái)往的信件傳遞和代住戶訂閱報(bào)刊服務(wù)。

　　3.引用文件:

　　3.1 質(zhì)量手冊(cè)第4.9、4.13章

　　3.2 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章

　　4. 職責(zé)：

　　收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報(bào)刊的收發(fā)，確保不丟失。

　　5. 工作程序

　　5.1郵遞員送來(lái)的信件,要檢查有無(wú)開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報(bào)刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。

　　5. 2送到的報(bào)刊要檢查有無(wú)損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報(bào)刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報(bào)刊缺損情況,請(qǐng)求補(bǔ)給。

　　5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

　　5. 4普通信件、報(bào)刊分發(fā)后將信件、報(bào)刊放入報(bào)刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。

　　5.4.1未訂報(bào)紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。

　　5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時(shí)送到經(jīng)營(yíng)管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無(wú)法確認(rèn),應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交經(jīng)營(yíng)管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。

　　5.4.3若屬地址錯(cuò)寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營(yíng)管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)退還郵局。

　　5.4.4若住戶的信件、報(bào)刊一日內(nèi)無(wú)人來(lái)取,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。

　　5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報(bào)刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來(lái)后,一并交于住戶。

　　5.5報(bào)刊、信件發(fā)放過(guò)程中,發(fā)生丟失情況時(shí),收發(fā)員應(yīng)主動(dòng)向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟(jì)損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。

　　5.6住戶訂閱報(bào)刊時(shí),由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費(fèi)用,收

　　發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時(shí)到郵局為住戶訂閱。

　　5. 7收發(fā)員訂閱報(bào)刊后,要及時(shí)填寫《代住戶訂閱登記表》對(duì)郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。

　　5. 8在收發(fā)服務(wù)過(guò)程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

　　6. 支持性文件與質(zhì)量記錄:

　　6.1《代住戶訂閱登記表》 EJ-QR-QP4.15-01

　　6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) EJ-QR-QP4.15-02

　　6.3《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》 EJ-QR-QP4.15-03

　　6.4《報(bào)刊信件缺損登記表》 EJ-QR-QP4.15-04

　　6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》 EJ-WI-QP8.1-02

　　6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 EJ-WI-QP8.1-01

篇2：物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序

公司程序文件版號(hào): A
修改號(hào): 0
EJ -QP4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序頁(yè)碼: 1/2

1.目的:
為了及時(shí)、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報(bào)刊送到住戶手中，特制定本程序。

2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來(lái)往的信件傳遞和代住戶訂閱報(bào)刊服務(wù)。

3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊(cè)第4.9、4.13章
3.2 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章

4.職責(zé)：
收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報(bào)刊的收發(fā)，確保不丟失。

5.工作程序
5.1郵遞員送來(lái)的信件,要檢查有無(wú)開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報(bào)刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報(bào)刊要檢查有無(wú)損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報(bào)刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報(bào)刊缺損情況,請(qǐng)求補(bǔ)給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報(bào)刊分發(fā)后將信件、報(bào)刊放入報(bào)刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報(bào)紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時(shí)送到經(jīng)營(yíng)管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無(wú)法確認(rèn),應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交經(jīng)營(yíng)管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯(cuò)寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營(yíng)管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報(bào)刊一日內(nèi)無(wú)人來(lái)取,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報(bào)刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來(lái)后,一并交于住戶。

5.5報(bào)刊、信件發(fā)放過(guò)程中,發(fā)生丟失情況時(shí),收發(fā)員應(yīng)主動(dòng)向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟(jì)損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報(bào)刊時(shí),由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費(fèi)用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時(shí)到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報(bào)刊后,要及時(shí)填寫《代住戶訂閱登記表》對(duì)郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務(wù)過(guò)程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián)EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《報(bào)刊信件缺損登記表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》&nbs

篇3：P物業(yè)報(bào)刊信件收發(fā)管理程序

　　報(bào)刊信件收發(fā)管理程序

　　1.目的

　　對(duì)郵件、報(bào)刊收發(fā)實(shí)施控制，確保客戶及時(shí)收到郵件報(bào)刊。

　　2.適用范圍

　　適用于郵件和報(bào)刊的收發(fā)。

　　3.引用文件

　　3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　4.職責(zé)

　　4.1保安部報(bào)刊收發(fā)員負(fù)責(zé)大廈內(nèi)郵件和報(bào)刊的收發(fā)。

　　4.2保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。

　　5.工作程序

　　5.1客戶辦理信箱使用申請(qǐng)手續(xù)

　　5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時(shí)，到物管部辦理申請(qǐng)，物管部通知財(cái)務(wù)室收取費(fèi)用。

　　5.1.2物管部憑財(cái)務(wù)收費(fèi)票據(jù)，填寫《國(guó)企大廈室內(nèi)維修委托單》，通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后，物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。

　　5.1.3在使用信箱期間，信箱和鎖匙由客戶自行保管，鎖匙損壞或遺失的，由保安部向工程部出單維修更換，客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財(cái)務(wù)室交納維修費(fèi)用。

　　5.2 客戶辦理報(bào)刊登記手續(xù)

　　5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報(bào)刊預(yù)訂手續(xù)。

　　5.2.2客戶需要提供收發(fā)報(bào)刊服務(wù)時(shí)，憑《報(bào)刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù)，由收發(fā)員在《報(bào)刊訂閱登記表》中登記報(bào)刊名稱、代號(hào)、起止日期、聯(lián)系電話，并且保留收據(jù)復(fù)印件，以方便今后查詢。

　　5.3 收發(fā)過(guò)程

　　5.3.1對(duì)于投遞員送來(lái)的郵政快件、匯款單、掛號(hào)信、電報(bào)、包裹等特殊郵件，收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章，并登記在《郵件收發(fā)登記表》中，當(dāng)日送于客戶。

　　5.3.2平信、報(bào)刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。

　　5.3.3對(duì)于掛號(hào)信、包裹、匯款單、電報(bào)等有價(jià)郵件，如果超過(guò)二十天無(wú)人領(lǐng)取，大廈收發(fā)員通過(guò)投遞員退回郵電局，投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。

　　5.4接到客戶投訴后，保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問(wèn)題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng)，造成收件人損失的，責(zé)令收發(fā)員及時(shí)向客戶道歉或賠償，并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任，由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決，記錄在《客戶投訴登記表》中。

　　6.質(zhì)量記錄及支持文件

　　6.1 《郵件收發(fā)登記表》

　　6.2《報(bào)刊訂閱登記表》

　　6.3《客戶投訴登記表》

　　6.4《國(guó)企大廈室內(nèi)維修委托單》

　　郵件收發(fā)登記表

　　序號(hào)日期樓層

　　房號(hào)姓 名郵件

　　名稱編號(hào)簽 收備 注