物業(yè)園區(qū)業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程

　　1.0目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　3.0職責

　　3.1　 客服部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2 　管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　4.0程序要點

　　4.1 業(yè)主檔案內容

　　4.1.1　經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　4.1.2 經業(yè)主簽署后的《二證一書》。

　　4.1.3 《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　4.1.4 《鑰匙領用登記表》。

　　4.1.5 《業(yè)主證領用登記表》。

　　4.1.6 《業(yè)主入住驗房表》;

　　4.1.7 《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　4.1.8 《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。

　　4.1.10其他應保存的資料。

　　4.2檔案盒(夾)的制作

　　4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

　　4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：

　　業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處客服部管理的業(yè)主檔案。

　　4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

　　4.3業(yè)主檔案袋的制作

　　4.3.1準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

　　4.3.2將寫有“棟號、樓層號、房號”的標貼紙貼在檔案袋封面上。

　　4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

　　4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4.6按檔案盒(夾)內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

　　4.7業(yè)主檔案的跟蹤

　　4.7.1當發(fā)生下列情況變化時，客服部管理員應將情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;

　　b)業(yè)主發(fā)生更替時。

　　4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理，由客服部管理員每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱需報管理處經理批準，經客服部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　4.9業(yè)主檔案應永久保存。

　　4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

　　4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客服部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

　　5.0記錄

　　《業(yè)主檔案目錄》

　　6.0相關支持文件

　　《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》

　　業(yè)主檔案目錄

　　NO：

　　序號 檔案編號 業(yè)主姓名 入伙時間 檔案頁數(shù) 備注

篇2：北京八達嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

　　北京八達嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

　?。?0**年*月*日業(yè)委會會議通過）

　　第一條 所有檔案資料，由業(yè)主委員會指定專人負責保管。

　　第二條 各種檔案資料應分類進行登記、編號，妥善保管。

　　第三條 檔案室設在物業(yè)樓二層。

　　第四條 檔案資料主要包括：

　?。ㄒ唬└黝悤h記錄、紀要；

　　（二）業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料；

　?。ㄈ└鲗脴I(yè)主委員會產生、備案的材料；

　?。ㄋ模┥角f內所有建筑物產權清冊及業(yè)主聯(lián)系方式；

　?。ㄎ澹┯喠⒌奈飿I(yè)管理服務合同；

　?。┥角f標識，有關法律、法規(guī)和業(yè)務往來文件；

　?。ㄆ撸I(yè)主和使用人的書面意見、建議書；

　　（八）維修資金收支情況清冊；

　?。ň牛h錄音、錄像、照片等；

　?。ㄊ┛⒐た偲矫鎴D，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；

　　（十一）設施設備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術資料；

　?。ㄊ┪飿I(yè)工程驗收和質量保修文件，物業(yè)使用說明文件；

　　（十三）物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費統(tǒng)計表、物業(yè)經營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務人員花名冊等；

　?。ㄊ模┢渌嘘P材料。

　　第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

　　第六條 業(yè)主查閱檔案資料，須經兩名業(yè)委會委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。

　　第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應尊重業(yè)主的隱私權，依法保守秘密，若泄密依法承擔全部責任。

　　第八條 因管理不當，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。

　　第九條 本制度經業(yè)主委員會會議通過，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

篇3：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次，業(yè)主入住、進行房間調配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表，進出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內容具體包括有經業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務質量回訪記錄、業(yè)主意見和調查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

　　6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼m.dewk.cn應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業(yè)主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內容。

　　6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內部員工可通過管理中心內部局域網，查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。