龍郡小區業主委員會檔案管理制度

　　為保障本小區業主委員會的各項工作順利進行，依據有關法律法規和《業主大會議事規則》，特制定本檔案管理制度。

　　一、業委會檔案內容

　　(一)《業主大會議事規則》、《管理規約》、《專項維修資金管理規約》文本;

　　(二)業主委員會、業主大會會議記錄、紀要;

　　(三)業主委員會、業主大會作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;

　　(四)各屆業主委員會備案證等材料;

　　(五)業主清冊及聯系方式;

　　(六)訂立的物業服務合同以及共有部分利用形成的協議;

　　(七)與物業服務企業之間業務往來的文件;

　　(八)業主和使用人的書面意見、建議書;

　　(九)維修資金收支情況清冊、賬目公告文本及審計報告;

　　(十)公共收益收支情況清冊、帳目公告文本及審計報告;

　　(十一)經業主大會表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設施的方案;

　　(十二)其他涉及到業主共同利益的有關材料。

　　二、業委會檔案的形成

　　檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復印件。

　　三、檔案使用后需及時移交

　　業委會各委員在工作當中形成的文件在使用完畢后應及時移交檔案管理人員。

　　四、檔案由專人管理

　　本屆業委會由業委會秘書責檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。

　　五、檔案借閱實行登記制度

　　不可將檔案借離業委會辦公室，借閱完畢后要及時歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的，由借閱人承擔相應責任。

　　六、檔案分類保管

　　檔案管理人員按照保管期限或類別項目進行保管，并應排列有序，柜門上鎖。

　　七、檔案的移交

　　新一屆業委會選舉產生后，在十日內辦理檔案移交手續，同時做好移交清單，交接雙方應當面按移交清單逐一清點清楚。拒不履行正常移交義務的，新一屆業主委員會可以請求街道辦事處督促移交，公安機關協助督促移交。

篇2：北京八達嶺山莊業主委員會檔案管理制度

　　北京八達嶺山莊業主委員會檔案管理制度

　　（20**年*月*日業委會會議通過）

　　第一條 所有檔案資料，由業主委員會指定專人負責保管。

　　第二條 各種檔案資料應分類進行登記、編號，妥善保管。

　　第三條 檔案室設在物業樓二層。

　　第四條 檔案資料主要包括：

　　（一）各類會議記錄、紀要；

　　（二）業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料；

　　（三）各屆業主委員會產生、備案的材料；

　　（四）山莊內所有建筑物產權清冊及業主聯系方式；

　　（五）訂立的物業管理服務合同；

　　（六）山莊標識，有關法律、法規和業務往來文件；

　　（七）業主和使用人的書面意見、建議書；

　　（八）維修資金收支情況清冊；

　　（九）會議錄音、錄像、照片等；

　　（十）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；

　　（十一）設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料；

　　（十二）物業工程驗收和質量保修文件，物業使用說明文件；

　　（十三）物業管理所必需的其他資料，包括物業交費統計表、物業經營開支統計表、物業服務人員花名冊等；

　　（十四）其它有關材料。

　　第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

　　第六條 業主查閱檔案資料，須經兩名業委會委員簽字同意，并辦理查閱手續，不得將資料帶出檔案室。

　　第七條 查閱檔案的委員和業主應尊重業主的隱私權，依法保守秘密，若泄密依法承擔全部責任。

　　第八條 因管理不當，發生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。

　　第九條 本制度經業主委員會會議通過，按照《議事規則》第二十六條公示后生效。