業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(A版)
文件編號：**-WI-KF-09
1.目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2. 適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3. 職責(zé)
3.1 客服主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2 客戶專員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4. 程序要點
4.1 業(yè)主檔案內(nèi)容
a) 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主(臨時)公約》《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》
b) 經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》
c) 《業(yè)主(住戶)情況登記表》
d) 《資料簽收表》
e) 《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》
f) 《房屋交付驗收表》
g) 《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料
h) 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料
i) 業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
j) 其他應(yīng)保存的資料。
4.2 檔案盒(夾)
4.2.1 印制公司統(tǒng)一格式的檔案標(biāo)貼紙
4.2.2 將制作好的檔案貼標(biāo)粘貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面頂部5cm位置上，并排列在檔案柜中。
4.3 住戶檔案盒的制作擺放
4.3.1 將寫有“樓號房號”的標(biāo)貼紙貼在檔案盒側(cè)面上。
4.3.2 將住戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案盒內(nèi)。
4.3.3 將住戶的檔案盒(夾)按棟號、樓號、房間號地先后順序排列在檔案柜中。
4.3.4 按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的資料排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄表》內(nèi)，內(nèi)容包括：房號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.4 業(yè)主檔案的跟蹤
4.4.1 當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，客戶服務(wù)部客服專員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中;通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時：業(yè)主\住戶發(fā)生更替時。
4.4.2 業(yè)主檔案跟蹤管理：由客戶中心客服專員每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，客服專員應(yīng)至少應(yīng)至少每個15天跟蹤一次。
4.5 業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須保管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客服專員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.6 業(yè)主檔案應(yīng)永久保存
4.7 客戶服務(wù)部人員應(yīng)利用物業(yè)管理系統(tǒng)對業(yè)主檔案進行管理，并注意數(shù)據(jù)備份。
4.8 本管理規(guī)程執(zhí)行情況作為管理處\客服相關(guān)人員績效考核的依據(jù)之一。
篇2：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤
三、職責(zé)
1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、業(yè)主檔案的跟蹤
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：
?、偻ㄓ嶋娫捖?lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
?、跇I(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
篇3：物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
1目的
對重要資料文件等進行有效保管，以便查閱。
2范圍
適用于EE物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件：
a)管理文件：各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案：包括勞動合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀(jì)行為過失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限，每月5號前由各部門負(fù)責(zé)人整理歸檔，行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理，并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情，須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。
3.3.2嚴(yán)禁無關(guān)人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時，根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關(guān)鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件)，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;不準(zhǔn)在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制，須經(jīng)借出部門的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機密，絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天，長期使用檔案借閱期不得超過15天，如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)，并建立《檔案移交簽收表》，由經(jīng)辦人簽字，以明確責(zé)任。
3.5.2員工進行公司間調(diào)動后，由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案，調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場簽字，以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容：檔案是否齊全，檔案有無存放錯誤。
3.6.2檢查時間：每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序，方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13
5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14