(一)程序文件的主要特點
1.程序文件應闡明影響質量的管理人員、執行人員、驗證或評審人員的職責、權力和相互關系;說明實施各種不同活動的方式、將采用的文件及控制方式。
2.程序文件范圍和詳細程度應取決于工作的復雜程度,所用的方法,以及這項活動涉及人員所需技能、素質和培訓程度。
3.每一個程序文件都應能回答"5W1H",即做什么(WHAT)、什么時間去做(WHEN)、什么地點或什么場合做(WHERE)、由誰去做(WH0)、為什么這么做(WHY)、以及如何做(HOW)包括如何確定保障條件等。
4.所有的程序文件都應簡練、明確易懂、并規定所采用的方式和合格的判定準則。
5.每一個程序文件的結構和格式編排都應統一模式化。
(二)程序文件的編制1.對現行文件分析收集現行的各種標準、制度和規定等文件,很多都具有程序性質,但也都可能有其不足之處,應該以保證質量體系有效運行為前提,以程序文件的要求為尺度,對這些文件進行一次清理和檢查。
2.編制程序文件清單根據質量(來自:www.fdcew.com)體系總體設計和對質量體系要素逐級展開的質量要求,確定應編制的程序文件清單,對照已有的各種文件,確定需新編、改寫和完善的程序文件,制定計劃逐步編制。3.程序文件的結構和格式程序文件一般包括:a)文件編號和標題;b)目的和適用范圍;c)相關文件和術語;d)職責;e)工作程序;f)質量記錄表格。
(三)程序文件內容與編制要求
1.文件編號和標題編號可以根據活動的層次進行編排,同一層次的程序文件應統一編號,以便識別。標題應明確說明開展的活動及其特點,如"不合格品控制程序"、"內部質量審核程序"等。
2.目的和適用范圍一般簡單說明為什么要開展這項活動,涉及哪些方面。
3.相關文件和術語相關文件系需引用的或與本程序相關聯的文件,術語指本程序涉及到的并需說明的術語或名詞。
4.職責明確由哪些人實施此項程序,他們的權責、接口及其相互關系。
5.工作程序一步步地列出開展此項活動的細節,保持合理的編寫順序。明確輸入、轉換的各環節和輸出的內容,其中物資、人員、信息和環境等方面應具備的條件,與其他活動接口處的協調措施;明確每一個環節轉換過程中各項因素及所要達到的要求,所需形成的記錄和報告及相應的簽發手續。
注明需要注意的任何例外或特殊情況,必要時輔以流程圖。程序文件應得到本活動有關負責人員同意和接受,并為所有與作業有接口關系的人員所理解,必須經過審批,注明修訂情況和有效期。
篇2：物業程序文件編制及要點
(一)程序文件的主要特點
1.程序文件應闡明影響質量的管理人員、執行人員、驗證或評審人員的職責、權力和相互關系;說明實施各種不同活動的方式、將采用的文件及控制方式。
2.程序文件范圍和詳細程度應取決于工作的復雜程度,所用的方法,以及這項活動涉及人員所需技能、素質和培訓程度。
3.每一個程序文件都應能回答"5W1H",即做什么(WHAT)、什么時間去做(WHEN)、什么地點或什么場合做(WHERE)、由誰去做(WH0)、為什么這么做(WHY)、以及如何做(HOW)包括如何確定保障條件等。
4.所有的程序文件都應簡練、明確易懂、并規定所采用的方式和合格的判定準則。
5.每一個程序文件的結構和格式編排都應統一模式化。
(二)程序文件的編制
1.對現行文件分析
收集現行的各種標準、制度和規定等文件,很多都具有程序性質,但也都可能有其不足之處,應該以保證質量體系有效運行為前提,以程序文件的要求為尺度,對這些文件進行一次清理和檢查。
2.編制程序文件清單
根據質量(來自:m.dewk.cn)體系總體設計和對質量體系要素逐級展開的質量要求,確定應編制的程序文件清單,對照已有的各種文件,確定需新編、改寫和完善的程序文件,制定計劃逐步編制。
3.程序文件的結構和格式
程序文件一般包括:
a)文件編號和標題;
b)目的和適用范圍;
c)相關文件和術語;
d)職責;
e)工作程序;
f)質量記錄表格。
(三)程序文件內容與編制要求
1.文件編號和標題
編號可以根據活動的層次進行編排,同一層次的程序文件應統一編號,以便識別。標題應明確說明開展的活動及其特點,如"不合格品控制程序"、"內部質量審核程序"等。
2.目的和適用范圍
一般簡單說明為什么要開展這項活動,涉及哪些方面。
3.相關文件和術語
相關文件系需引用的或與本程序相關聯的文件,術語指本程序涉及到的并需說明的術語或名詞。
4.職責
明確由哪些人實施此項程序,他們的權責、接口及其相互關系。
5.工作程序
一步步地列出開展此項活動的細節,保持合理的編寫順序。明確輸入、轉換的各環節和輸出的內容,其中物資、人員、信息和環境等方面應具備的條件,與其他活動接口處的協調措施;明確每一個環節轉換過程中各項因素及所要達到的要求,所需形成的記錄和報告及相應的簽發手續。注明需要注意的任何例外或特殊情況,必要時輔以流程圖。
程序文件應得到本活動有關負責人員同意和接受,并為所有與作業有接口關系的人員所理解,必須經過審批,注明修訂情況和有效期。