世茂第一太平物業(yè)文件控制程序

　　1 范圍

　　本程序依據(jù) GB/T19001—2000 idt ISO9001:2000 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中 4.2.3 條款和公司質(zhì)量手冊中相關(guān)章節(jié)編制。適用于公司質(zhì)量管理體系要求的所有文件和相關(guān)的外來文件(包括與物業(yè)管理服務(wù)有關(guān)的國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求及房產(chǎn)商、業(yè)戶、相關(guān)方提供的有關(guān)文件資料等)的管理。

　　2 目的

　　對質(zhì)量管理體系所產(chǎn)生的所有文件的編寫、審批、發(fā)放、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制，確保公司所有受控場合使用的文件均為適用的有效版本。

　　3 職責(zé)

　　3.1 行政人事部負(fù)責(zé)文件控制的歸口管理，負(fù)責(zé)公司日常管理性文件的發(fā)放、登記、更改以及與物業(yè)管理業(yè)務(wù)相關(guān)的外來文件，如：法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的發(fā)放、登記、備案等管理;品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件的編制、修改、發(fā)放、回收等管理。

　　3.2 各部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)經(jīng)理或指定文件專管人員負(fù)責(zé)對本部門所使用的質(zhì)量管理體系所要求的文件和資料(如：作業(yè)指導(dǎo)書、操作手冊、物業(yè)建筑設(shè)備設(shè)施、技術(shù)圖紙等的管理。

　　4 程序

　　4.1 文件和資料的分類

　　文件分為管理性文件、支持性文件、外來文件和公開文件。

　　管理性文件主要指公司編制的質(zhì)量手冊、程序文件。

　　支持性文件包括管理規(guī)程、管理辦法、工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)以及作業(yè)指導(dǎo)書等。

　　外來文件包括適用于物業(yè)管理的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、建筑設(shè)備設(shè)施圖紙等。

　　公開文件包括通知、通告、用戶手冊、裝修規(guī)定以及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

　　質(zhì)量記錄空白表式是一種特殊類型的文件，作為相關(guān)文件的附件也將予以控制。

　　4.2 文件的控制

　　4.2.1 文件的編制和審批

　　4.2.1.1 文件的編制、修改和審批

　　文件的編制需填寫《文件編制/修改、審批表》。

　　4.2.1.2 質(zhì)量手冊

　　由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員編制，經(jīng)管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。

　　4.2.1.3 程序文件

　　由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門人員根據(jù)各項(xiàng)過程或要素的要求進(jìn)行編寫，經(jīng)管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。

　　4.2.1.4 支持性文件

　　各分公司(區(qū)域)、管理中心(處)編制的支持性文件(包含作業(yè)文件、管理規(guī)程)，由管理中心(處)經(jīng)理審核，報(bào)品質(zhì)管理部備案;職能部門編制的支持性文件，由部門經(jīng)理審核，報(bào)總經(jīng)理審批。

　　4.2.1.5 公開文件

　　公開文件由發(fā)放部門負(fù)責(zé)人審核，管理中心(處)經(jīng)理批準(zhǔn)。必要時，報(bào)公司行政人事部備案。

　　4.2.2 文件控制標(biāo)識

　　4.2.2.1 受控的質(zhì)量手冊、程序文件需加蓋“受控文件”專用印章。

　　4.2.2.2 沒有“受控文件”專用印章的質(zhì)量手冊、程序文件在本公司內(nèi)禁止使用。

　　4.2.3 文件編碼的規(guī)則

　　4.2.3.1 質(zhì)量手冊

　　SS/QM/A-0

　　修改狀態(tài)(從0、1、2……)

　　版本號(從A、B、C……)

　　質(zhì)量手冊

　　企業(yè)代碼

　　如：“SS/QM/A-0”是指上海世茂第一太平物業(yè)服務(wù)有限公司編制的質(zhì)量手冊A 版0 次修改。

　　4.2.3.2 程序文件

　　SS/QP/XXX/A-0

　　修改狀態(tài)(從0、1、2……)

　　版本號(從A、B、C……)

　　程序文件代碼(如4.2.3、4.2.4、8.2.2……)

　　程序文件

　　企業(yè)代碼

　　如：“SS/QP/4.2.3/A-1”是指上海世茂第一太平物業(yè)服務(wù)有限公司編制的文件控制程序A 版本第一次修改。

　　4.2.3.3 程序文件記錄

　　QR/XXXX-001

　　文件序號(從001、002、003……)

　　程序文件代碼(如：4.2.3、6.2.2……)

　　記錄代碼

　　如：QR/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二張表單記錄。

　　4.2.3.4 支持性文件

　　a)公司職能部門代號為二位，為該部門英文縮寫。

　　部 門 代 號 部 門 代 號

　　行政人事部 HR 品質(zhì)管理部 QC

　　財(cái)務(wù)部 FD 工程部 ED

　　SS/XX/001/A-0

　　修改狀態(tài)(從0、1、2……)

　　版本號(從A、B、C……)

　　文件序號(從001、002、003……)

　　部門代碼

　　企業(yè)代碼

　　如：SS/HR/003/A-0 是指行政人事部編制的第三個文件A 版0 次修改。

　　b )各分公司(區(qū)域)、管理中心(處)代號為四位，從該部門所在地區(qū)中取二個漢語拼音字母再加分公司(區(qū)域)、管理中心(處)特定代碼(見下表)。由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)代碼的制定、下發(fā)，不得重復(fù)。每年品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)不定期將代號整理下發(fā)到各職能部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)。

　　SS/XXXX/YY/001/A-0

　　修改狀態(tài)(從0、1、2……)

　　版本號(從A、B、C……)

　　文件序號(從001、002、003……)

　　服務(wù)分類

　　部門代碼

　　企業(yè)代碼

　　如：SS/KSDH/KF/001/A-0 是指昆山世茂蝶湖灣管理中心編制的客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書第一個文件A 版0 次修改。

　　XXXX 表示部門代碼，各管理中心(處)為 4 位拼音字母縮寫，其中前 2 位代表所在城市，后2 位代表項(xiàng)目名稱。

　　YY 表示服務(wù)類別，管理 GL、客戶服務(wù)KF、維修WX、保安BA、保潔BJ、綠化LH。

　　部 門 代 號 部 門  代 號

　　昆山世茂蝶湖灣花園 KSDH 昆山世茂東一號 KSDY

　　常熟世茂世紀(jì)新城 CSSJ 常州世茂香檳湖 CZXB

　　紹興世茂迪蕩新城 SXDD 杭州世茂濱江花園 HZBJ

　　蘇州世茂運(yùn)河城 SZYH 蕪湖世茂濱江花園 WHBJ

　　奉賢世茂海濱新城 FXHB ———— ————

　　4.2.3.5 支持性文件記錄

　　a)公司職能部門文件記錄

　　QR/XX/ - 001

　　順序號(從 001、002、003……)

　　部門代碼

　　記錄代碼

　　如：QR/FD/-005 是財(cái)務(wù)部第一個文件記錄。

　　b )各分公司(區(qū)域)、管理中心(處)文件記錄

　　QR/XXXX/ YY - 001

　　順序號(從 001、002、003……)

　　服務(wù)分類

　　部門代碼

　　記錄代碼

　　如：QR/KSDH/KF-001 是指昆山世茂蝶湖灣管理中心客戶服務(wù)第一個記錄。

　　4.2.3.6 外來文件

　　SS/WL/XXXX/001

　　文件序號(從001、002、003……)

　　收文年份(如：2008、2009 )

　　外來文件代碼

　　企業(yè)代碼

　　4.2.4 文件發(fā)放與保管

　　4.2.4.1 受控文件的發(fā)放與保管

　　4.2.4.1.1 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)確定質(zhì)量管理體系《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批后，由行政人事部負(fù)責(zé)做好文印、裝訂、發(fā)放，并保持發(fā)放記錄。文件編制部門經(jīng)理審批本部門內(nèi)《支持性文件》的發(fā)放范圍，并做好發(fā)放記錄，各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　4.2.4.1.2 各管理中心(處)與職能部門收到的與公司質(zhì)量體系或服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的外來文件(標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、法律法規(guī)等)須報(bào)品質(zhì)管理部登記備案，按本程序 4.3 執(zhí)行。

　　4.2.4.1.3 行政人事部確保各類發(fā)放的文件是現(xiàn)行有效的版本。

　　4.2.4.1.4 文件破損嚴(yán)重，影響使用時，應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù)，同時將破損文件交行政人事部統(tǒng)一處理，發(fā)放審批手續(xù)同4.2.4.1.1 條款。

　　4.2.4.1.5 每份文件發(fā)放時只有一個對應(yīng)分發(fā)號。

　　4.2.5 文件的評審

　　4.2.5.1 各級人員在文件實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件做出修改，需填寫《文件評審記錄表》，經(jīng)原文件評審負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后原文件編寫部門或委托其它部門實(shí)施更改。

　　4.2.6 文件更改和審批

　　4.2.6.1 各級人員在文件實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件做出修改，需填寫《文件編制/修改審批單》，報(bào)原審批部門審批，按4.2.1 執(zhí)行。

　　4.2.6.2 更改后的文件按本程序4.2.2 條款標(biāo)識、編碼，按4.2.4 條款發(fā)放，同時收回原文件并做出“作廢”標(biāo)識或銷毀。

　　4.2.6.3 對已做出“作廢”標(biāo)識的文件，行政人事部保存原稿一份，其余文件在辦理完回收手續(xù)后銷毀。

　　4.2.6.4 文件修改可采用換頁方式進(jìn)行，修改狀態(tài)通過更換頁的阿拉伯?dāng)?shù)字(0、1、2、3…順序)來表示，每修改一次，其編號就隨著變更一次，當(dāng)目錄修改狀態(tài)變更到了 10 次以上，該文件需進(jìn)行換版。

　　4.2.6.5 當(dāng)文件經(jīng)評審或需換版，版本狀態(tài)用英文大寫字母(A、B、C…順序)表示。

　　4.2.6.6 行政人事部每年不定期編制各類有效文件清單并負(fù)責(zé)發(fā)放。

　　4.3 外來文件的控制

　　4.3.1 對各類與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件，主要分為行業(yè)條例(規(guī)定)、標(biāo)準(zhǔn)、通知;政府部門發(fā)布的各類法律、法規(guī)以及顧客財(cái)產(chǎn)有關(guān)的文件等。

　　4.3.2 一般行業(yè)條例(規(guī)定)、標(biāo)準(zhǔn)、通知、與顧客財(cái)產(chǎn)有關(guān)的文件由物業(yè)運(yùn)作部負(fù)責(zé);政府部門發(fā)布的各類法律、法規(guī)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的規(guī)定、資料由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé);其他各類文件、資料由相關(guān)條線職能部門負(fù)責(zé)人做適用性評價，報(bào)管理者代表審批后，由行政人事部負(fù)責(zé)備案統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.3.3 行政人事部負(fù)責(zé)要求各部門對照本部門的文件清單進(jìn)行檢查，防止使用作廢文件。對有特定對象的外來文件可編制相應(yīng)的清單只發(fā)給相關(guān)部門。

　　4.3.4 行政人事部負(fù)責(zé)現(xiàn)行發(fā)放的有效外來文件編制《外來文件清單》，并不定期發(fā)布。

　　4.3.5 各部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)文件管理員負(fù)責(zé)外來文件的保管，并做好登記。

　　4.4 公開文件的控制

　　4.4.1 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的公開文件，其相關(guān)內(nèi)容應(yīng)與現(xiàn)行有效文件一致，注明編制人、批準(zhǔn)人和生效(實(shí)施)日期。

　　4.4.2 公開張貼文件，各部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)應(yīng)按規(guī)定履行審核、審批手續(xù)，明確公開時效，并由本部門文件管理員做好發(fā)放登記，不定期更新公開文件清單。

　　5 相關(guān)文件

　　《質(zhì)量手冊》

　　《記錄控制程序》

　　6 附錄

　　《文件編制/修改審批表》

　　《文件審評記錄表》

　　《文件發(fā)放登記表》

　　《受控文件清單》

　　《公開文件清單》

　　《外來文件清單》

　　《作廢文件清單》

　　《銷毀文件清單》

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責(zé)：

　　3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。

　　3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。

　　3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業(yè)文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標(biāo)識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號及標(biāo)識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實(shí)施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。

　　4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強(qiáng)，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。

　　4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。

　　5.相關(guān)文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

　　周會紀(jì)要的傳遞：

　　每周的周會紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。