SC物業(yè)程序文件：質(zhì)量記錄控制程序
1.0目的
為了通過(guò)對(duì)與物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的編目、標(biāo)識(shí)、收集、歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達(dá)到提供客觀證據(jù)的目的。必要時(shí)實(shí)施追溯，為采取糾正措施提供依據(jù),特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于對(duì)物業(yè)管理服務(wù)和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。
3.0職責(zé)
3.1品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編寫并組織實(shí)施《質(zhì)量記錄控制程序》。
3.2各部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。
4.0程序要點(diǎn)
4.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)和編目
4.1.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)采用名稱及編號(hào)方式。
4.1.2歸檔序號(hào)：該質(zhì)量記錄按時(shí)間排列順序號(hào)，由質(zhì)量記錄保管人員按《質(zhì)量記錄清單》中規(guī)定的“歸檔時(shí)限”在歸檔時(shí)給出。
4.1.3品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量記錄清單》，對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行總體控制。
4.1.4《質(zhì)量記錄清單》包括以下內(nèi)容：
質(zhì)量記錄名稱。記錄編號(hào)、填寫部門、一式幾份、送達(dá)部門。歸檔時(shí)限和保存期。
4.2質(zhì)量記錄的收集、歸檔時(shí)限、貯存及保管
4.2.1質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門定期收集，按《質(zhì)量記錄清單》上規(guī)定的歸檔時(shí)限、保存期裝訂成冊(cè)并保管。
4.2.2各部門、管理中心在接收質(zhì)量記錄表格時(shí)，應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項(xiàng)目填寫是否齊全、有無(wú)簽名，確保所收集質(zhì)量記錄有效。
4.2.3各部門、管理中心應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在公司指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞及變質(zhì)。
4.3質(zhì)量記錄的查閱、歸檔、保存期及過(guò)期處理
4.3.1品質(zhì)管理部文件管理員負(fù)責(zé)將各部門《質(zhì)量記錄清單》收集管理，并負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定要求，確保質(zhì)量記錄按時(shí)歸檔，方便存取和檢索。
4.3.2對(duì)于已填寫完成的質(zhì)量記錄表格，每季度由各職能部門、管理中心進(jìn)行歸檔收集，并填寫《質(zhì)量記錄歸檔清單》。質(zhì)量記錄由各部門、管理中心自行保管。將《質(zhì)量記錄歸檔清單》報(bào)送品質(zhì)管理部備案。
4.3.3當(dāng)業(yè)主(客戶)需要查閱時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可查閱。
4.3.4綜合管理部文件管理員可根據(jù)各部門、各管理中心實(shí)際情況，在征得總經(jīng)理批準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確定每種質(zhì)量記錄的歸檔時(shí)限、保存期限，并列入《質(zhì)量記錄清單》中。
4.3.5對(duì)于超過(guò)保存期限的質(zhì)量記錄，由各職能部門、各管理中心提出，報(bào)總經(jīng)理審批后，并填寫《銷毀文件(記錄)記錄》，由各相關(guān)部門指定專人銷毀。
4.4質(zhì)量記錄表格的增加、更改
4.4.1根據(jù)公司實(shí)際工作的需要和變化，可以增加新的質(zhì)量記錄表格或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改，由使用部門提出增加、更改申請(qǐng)，填寫《文件更改審批表》，具體執(zhí)行《文件控制程序》。
4.4.2綜合管理部文件管理員在收到增減或更改的記錄表格后，應(yīng)更改《質(zhì)量記錄清單》，并與更改后的新的《質(zhì)量記錄清單》一起發(fā)給各部門、各管理中心文件的管理人員，同時(shí)收回作廢的《質(zhì)量記錄清單》和相關(guān)的質(zhì)量記錄表格并銷毀。
5.0相關(guān)支持性文件
《文件控制程序》SW-CHW7-1
6.0相關(guān)記錄
《文件更改審批表》sw-JL-G-103
《銷毀文件(記錄)記錄》
篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊(cè):質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊(cè)：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過(guò)對(duì)質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運(yùn)行和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)全過(guò)程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責(zé)
3.1 工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負(fù)責(zé)所分管質(zhì)量活動(dòng)中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進(jìn)行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進(jìn)行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見(jiàn)Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當(dāng)質(zhì)量記錄需要進(jìn)行增加和刪除時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫“質(zhì)量記錄變更申請(qǐng)單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報(bào)工程部審批后開(kāi)始啟用。
4.1.3 工程部負(fù)責(zé)對(duì)批準(zhǔn)使用的質(zhì)量記錄進(jìn)行編號(hào)，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號(hào)
質(zhì)量記錄的編號(hào)由設(shè)置編號(hào)和填報(bào)編號(hào)兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號(hào)位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號(hào)
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報(bào)編號(hào)位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報(bào)部門代號(hào)，各部門的代號(hào)見(jiàn)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報(bào)年號(hào)
***-填報(bào)的順序號(hào)
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達(dá)明確；
真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負(fù)責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進(jìn)行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過(guò)程的記錄，必要時(shí)，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺(tái)帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺(tái)帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負(fù)責(zé)收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進(jìn)行保管和維護(hù)，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對(duì)歸檔后的質(zhì)量記錄進(jìn)行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后，方可進(jìn)行查閱。當(dāng)顧客提出查閱要求時(shí)，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請(qǐng)單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺(tái)帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺(tái)帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制工作程序(3)
房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制程序（三）
1.目的
通過(guò)對(duì)質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運(yùn)行和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)全過(guò)程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責(zé)
3.1工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2各部門負(fù)責(zé)所分管質(zhì)量活動(dòng)中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進(jìn)行有關(guān)記錄的移交。
3.3總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1工程部負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進(jìn)行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見(jiàn)Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2當(dāng)質(zhì)量記錄需要進(jìn)行增加和刪除時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫"質(zhì)量記錄變更申請(qǐng)單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報(bào)工程部審批后開(kāi)始啟用。
4.1.3工程部負(fù)責(zé)對(duì)批準(zhǔn)使用的質(zhì)量記錄進(jìn)行編號(hào)，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2質(zhì)量記錄的編號(hào)
質(zhì)量記錄的編號(hào)由設(shè)置編號(hào)和填報(bào)編號(hào)兩部分組成：
4.2.1質(zhì)量記錄的設(shè)置編號(hào)位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號(hào)
4.2.2質(zhì)量記錄的填報(bào)編號(hào)位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報(bào)部門代號(hào)，各部門的代號(hào)見(jiàn)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報(bào)年號(hào)
***-填報(bào)的順序號(hào)
4.3質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
a.字跡清楚，表達(dá)明確；
b.真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果；
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負(fù)責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進(jìn)行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過(guò)程的記錄，必要時(shí)，可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺(tái)帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺(tái)帳"。
4.5質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1各部門資料員負(fù)責(zé)收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進(jìn)行保管和維護(hù)，以備查閱。
4.5.2根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行整理歸檔。
4.5.3總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對(duì)歸檔后的質(zhì)量記錄進(jìn)行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后，方可進(jìn)行查閱。當(dāng)顧客提出查閱要求時(shí)，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR19-01質(zhì)量記錄變更申請(qǐng)單
5.2QR19-02質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺(tái)帳
5.3QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺(tái)帳
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》