原中工學院綜合檔案實體分類方案
一、目的
為了適應高校檔案工作日益發展和現代化管理的需要，實現我校各類檔案實體分類及業務建設各環節的標準化、規范化、科學化，促進整體業務建設的深化，更好地為學校各項工作服務，特制定本方案。
二、原則
本方案的編制是以國家教育部《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》為依據，遵循檔案管理學基礎理論和形式邏輯原則，突出教學、科研在高校檔案工作中的作用，從我校實際工作出發，力求全面反映各項工作職能活動的新情況、新特點。
三、體系結構
根據內容性質，我校綜合檔案具體分為十大類，附聲像類。分別設置十個一級類目，其標識符號由“名稱”漢語拼音的第一個字母縮寫組成。
(一) 一級類目的名稱、標識符號和主要內容：
1.黨群 DQ
主要包括：黨委、紀委、組織、宣傳、工會、團委等黨群部門在工作中形成的黨務管理、各類會議、工作計劃、總結、報表等文件材料。
2.行政 *Z
主要包括：學院辦、人事、學生、保衛等行政職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、綜合統計、各類會議文件、記錄及上級機關與本校關于行政管理的文件材料。
3.教學 J*
主要包括：學校在各層次教學活動中形成的如綜合性教學管理、學籍管理、學生獎懲、課堂教學、實踐環節、招生分配等工作中產生的文件材料。
4.科學研究 KY
主要包括：各科研項目在科研準備階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報、推廣應用階段所形成的文件材料。
5.產品生產與科技開發 CP
主要包括：產品生產、科技開發管理及活動中形成的文件材料。
6.基本建設 JJ
主要包括：基建管理和工程項目建設中所形成的設計及設計基礎材料、工程管理、施工、水電氣暖管線、竣工等活動的圖紙、文件材料。
此類以基建項目為單元組卷。
7.儀器設備 SB
主要包括：在購買國產和國外引進的精密、貴重儀器設備的全套隨機技術材料及接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
8.出版 CB
主要包括：學校自行編輯出版的《原中工學院學報》及其它學校主編的學術刊物樣本。
9.外事 WS
主要包括：我校教職工出席國際學術會議(含在國內舉辦的)、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家教師在教學、科研及其它活動中形成的文件材料;授予外國學者、著名社會活動家名譽職務等有關材料。
10.財會 CK
主要包括：財務工作管理、會計核算活動中形成的會計憑證、報表、帳本、工資冊等。
附類：聲像類 S*
主要包括：學校在各類活動中產生的重要照片、錄音帶、錄像帶等。
(二) 二級類目的設置與標識
二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點、結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置。二級類目的標識，采用“雙位制”，如：“綜合”為：“11”，其余二級類目依次12,13,14，......，99，但10,20，......等帶“0”的數字不用。
(三) 在二級類目確定的設置原則、范圍和方法的基礎上，可視具體情況擴展為三級類目。其標識方法、符號與二級類目相同。
(四) 檔號編制
檔號是存取檔案的代號、排架的依據，反映了學校各類檔案的分類體系和物理位置。
1.檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。
年度號由四位阿拉伯數字組成;
分類號由一、二級類目代號組成;
案卷號按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。年度、學年案卷數量不同，案卷號可不限級數。
2.檔號模式
年度號+分類號+案卷號
檔號的標識采用阿拉伯數字與漢語拼音相結合的混合編碼制。年度號、分類號、案卷號之間用符號“-”連接。如：1990-J*14-33即為1990年度的教學類中內容是學籍管理的第33號卷檔案;1993-DQ11-2即為1993年度的黨群管理類中內容是黨務綜合的第2號卷。
(五)類目代號簡表
此表由類目、標識符號、注釋等組成。為便于實際操作，具體列表如下：
DQ 黨群
11黨務綜合
總支、直屬支部綜合材料入此。
12紀檢
13組織
14宣傳教育
15工會
教職工代表大會及職工表彰材料入此。
16團委
學生社團材料入此。
*Z 行政
11綜合
學校以及校屬各單位的綜合材料入此。
12人事
師資培養材料、聘請國內學者、名譽教授的材料入此。
13監察審計
14保衛
15后勤
16檔案、圖書
17學生工作
學生獎懲材料入此。
J* 教學工作
11綜合
校運動會、教學評估、優秀教學、評獎材料入此。
12學科與實驗室建設
專業設置入此。
13招生
14學籍管理
15課堂教學與教學實踐
16學位工作
17畢業生
18教材
KY 科學研究
11綜合
科研經費管理、學術活動材料入此。
12科研項目
CP 產品生產與科技開發
11綜合
校產辦及所屬實體文件材料入此。
12產品項目
JJ 基建
11綜合
12基建項目工程
SB 儀器設備
11綜合
12儀器設備種類
CB 出版
11綜合
12院報
13刊物
14論文
15書籍
WS 外事
11綜合
12出國
13來校
14國際合作與會議
參加國內(外)召開的國際學術會議材料入此。
CK 財會
11綜合
12會計報表
13會計帳簿
14會計憑證
15工資清冊
附：
S* 聲像
11 綜合
12 照片、錄像帶、錄音帶
原中工學院檔案歸檔范圍及保管期限表
黨群類
黨務綜合類 DQ11
序號類目名稱保管期限
1上級黨組織有關黨的建設文件：
針對本校的永久
普發性的資料
2本校黨代會的有關材料
(1)大會請示、批復、籌備情況報告、會議通知、議程、
開閉幕詞、代表資格審查報告、工作報告、決議、總結、
記錄、講話發言稿、照片、錄音、錄像、大會主席團、
秘書長和代表、列席代表名單;候選人登記表和情況介
紹;大會選舉辦法、選舉結果及上級批復;永久
(2)提案及辦理情況;會議簡報、會議情況反映記錄、小
組會議記錄等;
(3)工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣短期
3 本校黨委會、政工例會、黨委專題會等會議記錄、紀要、
決議永久
4 黨委工作計劃、報告、總結永久
5 黨委發布的決定、規章制度永久
6 黨委大事記永久
7 以黨委名義召開的工作會議材料永久
8 學校黨委和上級黨委調研、檢查、巡視學校工作時形成的
決定學校發展的材料永久
9 學校領導在校內的重要講話稿和參加上級召開會議的發言稿 永久
10 黨群系統的重要統計報表永久
11 各總支部工作計劃、總結短期
12 保密工作的有關文件材料長期
13 與有關機關聯系工作的往來文件和重要的群眾來信、來訪及處理結果長期
14 黨務系統啟用新印章的文件及舊印章永久
15 中層干部會議材料短期
16 其它有保存價值的文件材料短期
紀檢類DQ12
序號類目名稱保管期限
1 上級紀委關于紀檢工作的文件：
針對本校的長期
普發性的資料
2 紀委工作規章制度長期
3 紀委工作計劃、總結、調查材料及重要統計材料永久
4 紀委工作會議記錄長期
5 黨員處分、復查及有關文件材料長期
6 群眾來信來訪及處理意見長期
7 紀委立案調查的材料長期
8 其它有保存價值的文件材料短期
組織類 DQ13
序號類目名稱保管期限
1上級關于組織工作的文件：
針對本校的永久
普發性的資料
2 本校組織工作計劃、總結、決定、報告、調研材料永久
3 本校黨務系統組織機構設置、變動的請示及批復、
報告、通知、決定永久
4 本校干部任免、調動和退休的報告、請示、批復、
決定、通知等永久
5 科級以上干部名冊永久
6 校級干部考核材料永久
7 表彰優秀黨員和先進支部的決定、登記表永久
8 黨員、黨組織統計年報表永久
9 各總支、支部委員名冊長期
10 總支、支部改選報告、審批材料長期
11 黨員分布、增減名冊長期
12 關于吸收新黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員
*的文件材料長期
13 黨費收支結存情況統計報表短期
14 黨員教育的有關文件材料短期
15 支邊扶貧、派出鍛煉等有關材料短期
16 出席市級以上黨代會代表名單、登記表永久
宣傳教育類 DQ14
序號類目名稱保管期限
1 上級有關宣傳工作的文件資料
2 本校宣傳工作計劃、總結、報告、通知、決定短期
3 教職工政治思想工作動態及調研報告短期
4 各種理論學習活動的通知、決定、計劃、總結短期
5 反映本校重大活動的剪報及圖表永久
6 其它有保存價值的文件材料短期
7 統戰工作中形成的各類文件、表報、記錄短期
工會類DQ15
序號類目名稱保管期限
1 上級有關工會工作的文件資料
2 工會計劃、總結、決定、統計報表永久
3 教職工代表大會的請示批復、通知、報告、議程、決議、
選舉結果、領導講話、大會發言、記錄、總結、開閉幕
詞、大會主席團、秘書長及代表大會名單;大會形成的
照片、錄音、錄像等特殊載體材料永久
4 教職工表彰材料永久
5 工會會員和基層組織干部名冊長期
6 婦女工作材料長期
7 工會舉辦各類活動的通知、辦法、報告、工作記錄短期
8 其它有保存價值的材料短期
團委類 DQ16
序號類目名稱保管期限
1 上級有關共青團工作的文件資料
2 本校召開團、學代會的請示、批復、通知、名單、報永久
告、決議、候選人情況介紹、選舉辦法、選舉結果、
領導講話、大會發言和大會通過的文件
3 團委工作計劃、總結、規章制度、典型調研材料短期
4 團委工作會議記錄長期
5 本校團組織、團員獲表彰和獎勵的文件材料永久
6 團員處分及復查材料長期
7 批準入團、離團的材料及名單長期
8 本校團員、團干部名冊及學團工作統計報表長期
9 團委主辦重大活動的有關材料短期
10 本校學生參加上級團代會、學代會的有關材料永久
11 本校學生參加各類重要專業競賽、二課活動獎勵材料永久
12 本校學團工作刊物短期
13其它有保存價值的文件材料短期
行政類
行政綜合 *Z11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關高校行政管理的綜合性文件：
針對本校的永久
普發性的 資料
2 全校性的規章制度、各部門職責范圍永久
3 學校年度、學期工作計劃、報告、總結永久
4 院長辦公會、專門工作會議記錄、紀要永久
5 本校教育事業規劃、計劃及上級批復永久
6 學校綜合性評估、評價材料永久
7 有關全校性工作的調研材料及經驗總結永久
8 本校統計年報及有關綜合統計表報永久
9 本校及各部門啟用印章的文件及印模永久
10 本校歷史沿革、情況介紹、年鑒、大事記永久
11 本校校史、校志、校慶工作材料永久
12 校董事會的有關材料永久
13上級領導來校視察、檢查工作時的題詞、 講話等材料永久
14 學校領導同上級領導關于我校工作的重要來往信件長期
15 校內各單位的請示及學校批復長期
16 全校性的工作會議、座談會等文件材料短期
17 本校工作簡報、各類信息、通訊短期
18 校領導接待日記錄及群眾來信來訪有關材料短期
19 本校各職能部門、教學、研究部門的年度、學年工作短期
計劃、總結、報告
20 本院各類臨時機構的建立、調整材料短期
21 普選工作材料短期
22 本校計劃生育制度、通知、統計表短期
23 其它有保存價值的材料短期
人事 *Z12
序號類目名稱保管期限
1 上級有關人事工作的文件：
針對本校的永久
一般的資料
2 本校人事工作的規章制度長期
3 本校人事工作計劃、總結、報告、調研材料、會議記錄長期
4 本校機構設置、編制、規劃、計劃、報告及上級批復永久
5 人事處權限范圍內的干部任免文件及名冊永久
6 國家級優秀中青年科技工作者、優秀專家、享受政府特
殊津貼人員的推薦報告、批復永久
7 本校處分教職工的材料和復查、撤銷處分的材料永久
8 本校師資培養、工作計劃、規定、師資會議材料長期
9 教職工年度考核、教師業務考核材料長期
10 教師工作量的規定、計算方法及執行情況一覽表長期
11 教職工名冊、任課教師名冊永久
12 人事、勞資工作統計報表永久
13 教研室、研究室、實驗室正副主任名冊短期
14 優秀中青年骨干教師、學術梯隊、學術帶頭人名冊短期
15 各系列專業技術崗位設置和評審委員會人員名單永久
16 教職工評定、聘任專業技術職務的有關材料及上級批復永久
17 教職工工資調整材料、名冊長期
18 教職工轉正、定級、福利工作材料長期
19 教職工錄用、調出的有關材料(包括轉移行政、工資
關系介紹信存根、商調函等) 長期
20 教職工退職、退休及有關榮譽證書授予工作的文件材料長期
21 學校延聘或返聘、聘用各類人員的文件材料短期
22 重要的群眾來信來訪材料長期
23 其它有保存價值的文件材料短期
監察、審計類 *Z13
序號類目名稱保管期限
1 上級有關監察、審計工作的文件：
針對本校的長期
一般的資料
2 本校監察、審計工作的計劃、總結、 調研報告永久
3 本校監察、審計工作方面的規章制度永久
4 本校監察、審計工作統計年報及重要報表永久
5 上級和本校審計通知書、審計報告、調查材料、工作短期
底稿、審計結論
6 其它有保存價值的材料短期
保衛類 *Z14
序號類目名稱保管期限
1 上級有關保衛工作的文件資料
2 本校保衛工作方面的規章制度長期
3 本校保衛工作計劃、總結、調研材料、報表永久
4 涉及本校師生員工案件的偵察、調查、處分、結論永久
及上級批復
5 本校要害部門的公安保衛和消防工作材料長期
6 保衛工作簡報短期
7 突發性事件預案及有關材料短期
8 軍訓工作材料短期
后勤類 *Z15
序號類目名稱保管期限
1 上級有關后勤總務工作的文件短期
2 本校后勤工作的規章制度短期
3 本校后勤工作計劃、總結、報告、調查材料短期
4 教職工住房產權管理工作材料永久
5 本校房屋管理、調配的規定、總結短期
6 本校防震、防汛、三廢治理工作的文件材料短期
7 本校師生員工健康狀況調查材料及統計表短期
8 本校車輛、伙食、校園綠化工作的有關文件材料短期
9 學校房產及水、電、暖等管網大型維修、改造的計劃、
報告、批復、圖紙等材料短期
10 其它有保存價值的文件材料短期
檔案、圖書類 *Z16
序號類目名稱保管期限
1 上級有關檔案、圖書工作的文件資料
2 檔案、圖書工作的規章制度、計劃、總結、報告長期
3 本校檔案、圖書概況、發展規劃、藏品目錄、統計年報永久
4 檔案立卷說明、全宗介紹永久
5 檔案、圖書編研成果及出版物永久
6 檔案、圖書評估及考核有關材料長期
學生工作類 *Z17
序號類目名稱保管期限
1 上級有關學生工作的文件：
針對本校的長期
一般的短期
2 學生工作計劃、總結短期
3 本校有關學生管理工作的規章制度長期
4 各類獎學金、助學金評定條例、辦法長期
5 本校各類學生獎勵文件材料永久
6 學生違紀處分決定、通知、調查報告、旁證、檢查
材料、統計表報永久
7 本校各種獎金、獎學金、貸學金、助學金發放名冊、
記錄 短期
8 其它有保存價值的文件材料短期
教學類
教學綜合類 J*11
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門下達的有關教學工作的文件：針對本校的永久
普發性的資料
2 本校有關教學改革、培養目標、規格、學制年限等問題的
報告、方案、請示及上級批復、批示、指示等永久
3 本校有關教學工作的規劃、計劃、實施辦法、規章制度、 永久
調研報告、分析、總結等
4 本校教學工作會議材料長期
5 研究生教學專題會議材料長期
6 教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料永久
7 聯合辦學的有關材料長期
8 本校有關教學工作方面的各種統計報表、統計數字永久
9 本校學生運動會文件材料短期
10 本校學生參加國家、省(部)、市舉辦的運動會代表隊
名單、參賽項目成績記錄、獲獎情況等材料永久
11 本校有關教學獎勵基金工作的文件材料永久
12 各類教學競賽的有關材料短期
13 其它有保存價值的文件材料短期
學科與實驗室建設類 J*12
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關學科建設、專業設置、實驗室建設等
的要求、規定、辦法、通知等：
針對本校的永久
普發性的短期
2 本校有關學科、實驗室建設、評估、專業設置、專業改造
方面的意見、規定、規劃、計劃、目標、報表等文件材料永久
3 本校有關重點學科建設、重點實驗室建設的方案、評估(選)
辦法、論證、申報及上級審批材料永久
4 本校有關學科、專業、實驗室建設工作會議的簡報、紀要
總結等短期
招生工作類J*13
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關招生工作的政策、規定、計劃等文件：
針對本校的永久
普發性的資料
2 本校招生計劃、總結、規定、簡章、生源分析永久
3 本校錄取各類新生名冊及上級審批材料永久
4 研究生入學考試試題及指導教師名冊長期
學籍管理類 J*14
序號類目名稱保管期限
1 本校招收研究生、普通本、專科新生入學登記表永久
2 本校各類學生名冊永久
3 本校各類學生學籍變更材料(包括升級、留級、休學、
復學、轉學、退學、輔修、更改專業等)永久
4 本校各類學生學習成績表永久
課堂教學與教學實踐類 J*15
序號類目名稱保管期限
1 本校各層次各專業教學計劃、培養計劃、教學大綱永久
2 本校各課程建設要求、安排、總課程表、校歷等永久
3 本校各專業課程試題及標準答案長期
4 本校教改經驗、總結、典型教案及分析長期
5 本校普通本、專科學生教學實習、生產實習計劃、大綱
總結短期
學位工作類 J*16
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關學位工作的規定、辦法、條例長期
2 本校有關學位工作的規定、辦法、條例永久
3 學校院系(部)級學位評定委員會名冊及學位
委員會會議記錄、決定、計劃、總結永久
4 學位委員會授予各層次學位的學生名冊永久
5 本校各院系(部)、各專業有關學位答辯的工作計
劃、總結永久
6 本校優秀本科學生學位論文、目錄、畢業設計選編長期
7 本校研究生學位論文、畢業設計長期
8 研究生畢業審批、論文答辯及學位授予材料永久
9 各層次畢業生畢業設計、畢業論文題目、論文成績匯總長期
10 本校有關學位授予權申報材料及上級審批材料永久
畢業生工作類 J*17
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關畢業生分配工作的政策、規定、
辦法、意見等：
針對本校的永久
普發性的資料
2 本校有關畢業生分配工作的計劃、總結、辦法長期
3 本校有關畢業生供需統計、計劃、合同、協議等短期
4 本校各類學生分配方案、派遣名冊永久
5 本校各類學生畢業證、學位證領取簽收名冊永久
6 本校有關畢業生質量調查和分析、反饋材料短期
7 畢業典禮有關文件材料永久
8 校友會材料長期
教材工作類 J*18
序號類目名稱保管期限
1 本校各專業、各屆學生使用的教材目錄短期
2 本校教職工自編、參編的內部使用教材、參考書、
補充教材長期
3 本校教職工自編、主編的教學指導書、習題集、實習、
實驗(試驗)指導書等長期
科 學 研 究 類
科研綜合類 KY11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關高校科研工作的文件：
針對本校的永久
普發性的短期
2 本校有關科研工作的規定、辦法、制度永久
3 本校科研基金的申報材料及上級批復永久
4 本校科研工作會議材料長期
5 科研成果公告短期
6 本校學術委員會組成名冊、校級學術會議記錄、紀要
決議、簡報等文件材料長期
科研項目類 KY12
序號類目名稱保管期限
1 本校承擔科研項目(課題)準備、實驗研究、總結、
鑒定、申報獎勵、推廣應用各階段形成的文件材料長期
產品生產與科研開發類
產品生產與科技開發綜合類 CP11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關產品生產與科技開發管理方面的重要文件長期
2 本校有關產品生產與科技開發工作的各種規定、計劃、
總結永久
3 本校產品生產與科技開發工作的各種年報、綜合統計、
匯編、機構與法人代表、職工名冊、人員構成統計永久
4 本校產品生產與科技開發工作效益分析與協作單位來往
技術文件材料短期
產品生產與科技開發項目類 CP12
序號類目名稱保管期限
1 本校產品生產與科技開發計劃準備、研制、鑒定、
開發銷售各階段形成的文件材料長期
基建類
基建綜合類 JJ11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關基建工作的文件：
針對本校的永久
普發性的資料
2 本校基建規劃、總體設計任務書永久
3 本校基建工作管理制度、工作計劃、總結短期
4 本校總體設計平面圖、地形圖、標高圖、地質勘探、
文物鉆探、防火等文件材料、圖紙永久
5 本校綜合性征地申請、報告及上級批復永久
6 本校綜合性水、電、暖、氣管道布置詳圖及審批手續永久
7 本校房產使用證書、土地證書等永久
8 本校校園總體規劃、綠化圖永久
基建項目工程類 JJ12
序號類目名稱保管期限
1 本校工程立項設計、管理、施工、開竣工、驗收各階段
形成的文件材料永久
2 本校工程(項目)施工、土建、水、電、氣、暖竣工圖永久
儀 器 設 備 類
儀器設備綜合類 SB11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關儀器、設備管理的文件：
針對本校的長期
普發性的資料
2 本校有關儀器、設備管理的規定、辦法、制度永久
3 本校儀器設備購置計劃、報告及經費分配方案長期
4 本校有關儀器設備工作計劃、總結短期
5 本校有關儀器設備綜合及分類統計報表永久
儀器設備項目類 SB12
序號類目名稱保管期限
1 儀器設備的申購報告、計劃、論證報告及批復長期
2 儀器設備的定購合同復印件、會談紀要、記錄長期
3 進口設備過程中有關商務文件材料長期
4 開箱驗收記錄、驗收報告單、交接文件長期
5 儀器設備裝箱單及全套隨機文件材料(含設備說明書、
合格證、保修單、技術圖紙等)長期
6 儀器設備安裝、調試記錄及雙方簽字移交材料長期
7 索賠來往函件及結果長期
8 儀器設備使用、維修(檢修)、事故分析、處理意見
等(含設備履歷表)與設備共存
9 技術改造和開發過程中形成的技術文件材料與設備共存
出版物類
出版物綜合類 CB11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關編輯出版工作的文件：
針對本校的永久
普發性的資料
2 本校有關編輯出版工作的規劃、計劃、報告總結和
重要會議記錄長期
3 本校編輯出版工作規章制度、統計報表等長期
校報 CB12
序號類目名稱保管期限
1 校報出版工作的請示、批復永久
2 校報樣本永久
3 校報獲獎或受查處情況永久
刊物 CB13
序號類目名稱保管期限
1 刊物出版工作的請示、批復永久
2 刊物樣本永久
3 刊物獲獎或受查處情況永久
論文 CB14
序號類目名稱保管期限
1 本校教職工在各類CN(核心期刊)級、SCI、EI級
雜志上發表或在學院獲獎的論文長期
書籍 CB15
序號類目名稱保管期限
1 本校教職工主編、參編的國家正規出版社出版的書籍短期
外事工作類
外事綜合類 WS11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關外事工作的文件：
針對本校的長期
普發性的資料
2 本校外事工作規章制度、管理辦法、計劃、總結長期
3 本校外事工作統計報表永久
4 本校外事工作會議文件材料短期
5 本校授予外籍人員名譽稱號的文件材料永久
6 外國(境外)授予本校人員名譽稱號的文件材料永久
出國(境) WS12
序號類目名稱保管期限
1 本校出國(境)人員的申請及上級批復、政審材料永久
2 本校出國(境)人員的對方邀請函、來往信函永久
3 本校出國(境)人員統計年報永久
4 本校出國(境)人員的考察、訪問、研究等有關材料長期
5 本校出國(境)人員取得學位、研究成果(論文)和
各類證書(復印件)永久
6 本校出國(境)人員參加國際學術會議論文、投寄國外
的學術論文長期
7 本校出國(境)人員參加國際競賽的有關文件材料長期
來校類 WS13
序號類目名稱保管期限
1 上級及本校邀請、聘請外籍人士的計劃、批復、來往
函件、通知、到職通知書等長期
2 國外黨政官員、各界人士來校參觀、訪問的有關材料長期
3 本校聘請外籍教師、專家、學者及友好人士來校講學
的講稿、教材等文件材料長期
國際合作與會議類 WS14
序號類目名稱保管期限
1 本校與國外(境外)校際合作交流的協議、合同、
洽談(會談)紀要、記錄、備忘錄永久
2 本校完成的國際合作項目、成果的成套文件材料永久
3 本校與國外校際合作項目中國外單位(個人)完成
項目、成果的成套文件材料(復印件)長期
外國留學生工作類 WS15
序號類目名稱保管期限
1 本校錄取留學生審批材料永久
2 學籍登記表永久
3 教學計劃、教學大綱、安排長期
4 學習情況、成績及評語永久
5 學位論文及學位證書(復印件)長期
6 學生名冊永久
7 學生去向及有關材料長期
財會工作類
財會綜合類 CK11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關財會工作的文件：
針對本校的永久
普發性的短期
2 本校財務、會計管理規定、制度、請示、報告及上級
批復、批示永久
3 學校基金、管理規定、辦法短期
4 各類學生收費的請示、批復永久
5 本校引進外資有關文件材料永久
6 本校財務大檢查總結、報告短期
7 本校會計檔案目錄、移交清冊長期
8 本校銷毀會計檔案清冊、報告長期
會計報表 CK12
序號類目名稱保管期限
1 本校財務決算報表(含基建、二級學院綜合決算)、
固定資產年報永久
2 本校財務預算報表短期
3 本校財務年度計劃、分配計劃、測算等永久
4 本校財務季度計劃、統計報表短期
會計帳簿類 CK13
序號類目名稱保管期限
1 本校涉外會計帳簿(含明細帳、總帳)永久
2 本校財務會計總帳長期
3 本校財務會計預算帳(含明細帳、分戶登記帳)短期
4 本校財務會計現金帳、銀行存款日記帳等短期
5 本校固定資產明細帳短期
6 學校其它經費專項帳簿短期
會計憑證類 CK14
序號類目名稱保管期限
1 本校涉外會計憑證永久
2 本校會計原始憑證、記帳憑證短期
3 本校財務銀行存款余額調節表等對帳單短期
4 本校財務涉及債權、債務和未清理完畢的憑證長期
工資冊類 CK15
序號類目名稱保管期限
1 本校職工發放工資名冊永久
附：聲像類
照片類 S*12
序號類目名稱保管期限
1 上級領導來校參觀、視察、考察工作的照片短期
2 本校各種重要會議(含黨代會、教代會等)照片短期
3 本校各種外事活動照片短期
4 本校重要科研成果樣品照片短期
5 本校學生運動會有代表性的照片短期
6 本校領導及名人照片短期
7 本校歷屆畢業生合影照片短期
錄音帶類(A) S*13
序號類目名稱保管期限
1 本校黨務、政務活動大事、要事錄音帶短期
2 本校教學、科研重大活動錄音帶短期
3 本校外事活動錄音帶短期
4 上級領導來校參觀、考察、視察的重要講話錄音帶短期
錄像帶類(V) S*14
序號類目名稱保管期限
1 本校黨務、政務活動大事、要事錄像帶短期
2 本校教學、科研重大活動錄像帶短期
3 本校外事活動錄像帶短期
4 上級領導來校參觀、考察工作錄像帶短期
篇2：油品調運分公司檔案分類規則
油品調運分公司檔案分類規則
為規范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作，根據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》及上級單位《檔案分類規則》，結合本企業檔案工作實際，制定本規則。
一、本規則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍；
二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，充分反映企業的職能劃分，并結合檔案形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發利用。
三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目，即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統一使用油品調運分公司分類表（附后）標記，代碼可根據企業分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。
四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統一規定。
五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案，可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄，其保管要求應符合國家有關規定。
篇3：建筑工程公司檔案分類管理說明
建筑工程公司檔案分類管理說明
1文件檔案的管理：
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。
1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規范。
1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規格以A4紙為標準，特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2電子文檔的管理：
2.1 收集、積累要求：
■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關系。
■在"無紙化"計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法：
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求：
■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。
3聲像檔案的管理：
3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明。
3.2 文字說明的編寫要求：
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批準，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。