原中工學(xué)院綜合檔案實(shí)體分類方案
一、目的
為了適應(yīng)高校檔案工作日益發(fā)展和現(xiàn)代化管理的需要，實(shí)現(xiàn)我校各類檔案實(shí)體分類及業(yè)務(wù)建設(shè)各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本方案。
二、原則
本方案的編制是以國家教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為依據(jù)，遵循檔案管理學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，突出教學(xué)、科研在高校檔案工作中的作用，從我校實(shí)際工作出發(fā)，力求全面反映各項(xiàng)工作職能活動的新情況、新特點(diǎn)。
三、體系結(jié)構(gòu)
根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，我校綜合檔案具體分為十大類，附聲像類。分別設(shè)置十個(gè)一級類目，其標(biāo)識符號由“名稱”漢語拼音的第一個(gè)字母縮寫組成。
(一) 一級類目的名稱、標(biāo)識符號和主要內(nèi)容：
1.黨群 DQ
主要包括：黨委、紀(jì)委、組織、宣傳、工會、團(tuán)委等黨群部門在工作中形成的黨務(wù)管理、各類會議、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等文件材料。
2.行政 *Z
主要包括：學(xué)院辦、人事、學(xué)生、保衛(wèi)等行政職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)、各類會議文件、記錄及上級機(jī)關(guān)與本校關(guān)于行政管理的文件材料。
3.教學(xué) J*
主要包括：學(xué)校在各層次教學(xué)活動中形成的如綜合性教學(xué)管理、學(xué)籍管理、學(xué)生獎懲、課堂教學(xué)、實(shí)踐環(huán)節(jié)、招生分配等工作中產(chǎn)生的文件材料。
4.科學(xué)研究 KY
主要包括：各科研項(xiàng)目在科研準(zhǔn)備階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎勵申報(bào)、推廣應(yīng)用階段所形成的文件材料。
5.產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā) CP
主要包括：產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動中形成的文件材料。
6.基本建設(shè) JJ
主要包括：基建管理和工程項(xiàng)目建設(shè)中所形成的設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、工程管理、施工、水電氣暖管線、竣工等活動的圖紙、文件材料。
此類以基建項(xiàng)目為單元組卷。
7.儀器設(shè)備 SB
主要包括：在購買國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)材料及接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。
8.出版 CB
主要包括：學(xué)校自行編輯出版的《原中工學(xué)院學(xué)報(bào)》及其它學(xué)校主編的學(xué)術(shù)刊物樣本。
9.外事 WS
主要包括：我校教職工出席國際學(xué)術(shù)會議(含在國內(nèi)舉辦的)、出國考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請的外籍、港澳專家教師在教學(xué)、科研及其它活動中形成的文件材料;授予外國學(xué)者、著名社會活動家名譽(yù)職務(wù)等有關(guān)材料。
10.財(cái)會 CK
主要包括：財(cái)務(wù)工作管理、會計(jì)核算活動中形成的會計(jì)憑證、報(bào)表、帳本、工資冊等。
附類：聲像類 S*
主要包括：學(xué)校在各類活動中產(chǎn)生的重要照片、錄音帶、錄像帶等。
(二) 二級類目的設(shè)置與標(biāo)識
二級類目是對一級類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)、結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。二級類目的標(biāo)識，采用“雙位制”，如：“綜合”為：“11”，其余二級類目依次12,13,14，......，99，但10,20，......等帶“0”的數(shù)字不用。
(三) 在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍和方法的基礎(chǔ)上，可視具體情況擴(kuò)展為三級類目。其標(biāo)識方法、符號與二級類目相同。
(四) 檔號編制
檔號是存取檔案的代號、排架的依據(jù)，反映了學(xué)校各類檔案的分類體系和物理位置。
1.檔號包括年度號、分類號、案卷號三個(gè)部分。
年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成;
分類號由一、二級類目代號組成;
案卷號按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。年度、學(xué)年案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。
2.檔號模式
年度號+分類號+案卷號
檔號的標(biāo)識采用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢語拼音相結(jié)合的混合編碼制。年度號、分類號、案卷號之間用符號“-”連接。如：1990-J*14-33即為1990年度的教學(xué)類中內(nèi)容是學(xué)籍管理的第33號卷檔案;1993-DQ11-2即為1993年度的黨群管理類中內(nèi)容是黨務(wù)綜合的第2號卷。
(五)類目代號簡表
此表由類目、標(biāo)識符號、注釋等組成。為便于實(shí)際操作，具體列表如下：
DQ 黨群
11黨務(wù)綜合
總支、直屬支部綜合材料入此。
12紀(jì)檢
13組織
14宣傳教育
15工會
教職工代表大會及職工表彰材料入此。
16團(tuán)委
學(xué)生社團(tuán)材料入此。
*Z 行政
11綜合
學(xué)校以及校屬各單位的綜合材料入此。
12人事
師資培養(yǎng)材料、聘請國內(nèi)學(xué)者、名譽(yù)教授的材料入此。
13監(jiān)察審計(jì)
14保衛(wèi)
15后勤
16檔案、圖書
17學(xué)生工作
學(xué)生獎懲材料入此。
J* 教學(xué)工作
11綜合
校運(yùn)動會、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)、評獎材料入此。
12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)
專業(yè)設(shè)置入此。
13招生
14學(xué)籍管理
15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
16學(xué)位工作
17畢業(yè)生
18教材
KY 科學(xué)研究
11綜合
科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動材料入此。
12科研項(xiàng)目
CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)
11綜合
校產(chǎn)辦及所屬實(shí)體文件材料入此。
12產(chǎn)品項(xiàng)目
JJ 基建
11綜合
12基建項(xiàng)目工程
SB 儀器設(shè)備
11綜合
12儀器設(shè)備種類
CB 出版
11綜合
12院報(bào)
13刊物
14論文
15書籍
WS 外事
11綜合
12出國
13來校
14國際合作與會議
參加國內(nèi)(外)召開的國際學(xué)術(shù)會議材料入此。
CK 財(cái)會
11綜合
12會計(jì)報(bào)表
13會計(jì)帳簿
14會計(jì)憑證
15工資清冊
附：
S* 聲像
11 綜合
12 照片、錄像帶、錄音帶
原中工學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表
黨群類
黨務(wù)綜合類 DQ11
序號類目名稱保管期限
1上級黨組織有關(guān)黨的建設(shè)文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2本校黨代會的有關(guān)材料
(1)大會請示、批復(fù)、籌備情況報(bào)告、會議通知、議程、
開閉幕詞、代表資格審查報(bào)告、工作報(bào)告、決議、總結(jié)、
記錄、講話發(fā)言稿、照片、錄音、錄像、大會主席團(tuán)、
秘書長和代表、列席代表名單;候選人登記表和情況介
紹;大會選舉辦法、選舉結(jié)果及上級批復(fù);永久
(2)提案及辦理情況;會議簡報(bào)、會議情況反映記錄、小
組會議記錄等;
(3)工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣短期
3 本校黨委會、政工例會、黨委專題會等會議記錄、紀(jì)要、
決議永久
4 黨委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久
5 黨委發(fā)布的決定、規(guī)章制度永久
6 黨委大事記永久
7 以黨委名義召開的工作會議材料永久
8 學(xué)校黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作時(shí)形成的
決定學(xué)校發(fā)展的材料永久
9 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級召開會議的發(fā)言稿 永久
10 黨群系統(tǒng)的重要統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久
11 各總支部工作計(jì)劃、總結(jié)短期
12 保密工作的有關(guān)文件材料長期
13 與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系工作的往來文件和重要的群眾來信、來訪及處理結(jié)果長期
14 黨務(wù)系統(tǒng)啟用新印章的文件及舊印章永久
15 中層干部會議材料短期
16 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
紀(jì)檢類DQ12
序號類目名稱保管期限
1 上級紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件：
針對本校的長期
普發(fā)性的資料
2 紀(jì)委工作規(guī)章制度長期
3 紀(jì)委工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì)材料永久
4 紀(jì)委工作會議記錄長期
5 黨員處分、復(fù)查及有關(guān)文件材料長期
6 群眾來信來訪及處理意見長期
7 紀(jì)委立案調(diào)查的材料長期
8 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
組織類 DQ13
序號類目名稱保管期限
1上級關(guān)于組織工作的文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2 本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)研材料永久
3 本校黨務(wù)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動的請示及批復(fù)、
報(bào)告、通知、決定永久
4 本校干部任免、調(diào)動和退休的報(bào)告、請示、批復(fù)、
決定、通知等永久
5 科級以上干部名冊永久
6 校級干部考核材料永久
7 表彰優(yōu)秀黨員和先進(jìn)支部的決定、登記表永久
8 黨員、黨組織統(tǒng)計(jì)年報(bào)表永久
9 各總支、支部委員名冊長期
10 總支、支部改選報(bào)告、審批材料長期
11 黨員分布、增減名冊長期
12 關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員
*的文件材料長期
13 黨費(fèi)收支結(jié)存情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表短期
14 黨員教育的有關(guān)文件材料短期
15 支邊扶貧、派出鍛煉等有關(guān)材料短期
16 出席市級以上黨代會代表名單、登記表永久
宣傳教育類 DQ14
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)宣傳工作的文件資料
2 本校宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、決定短期
3 教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)研報(bào)告短期
4 各種理論學(xué)習(xí)活動的通知、決定、計(jì)劃、總結(jié)短期
5 反映本校重大活動的剪報(bào)及圖表永久
6 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
7 統(tǒng)戰(zhàn)工作中形成的各類文件、表報(bào)、記錄短期
工會類DQ15
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)工會工作的文件資料
2 工會計(jì)劃、總結(jié)、決定、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久
3 教職工代表大會的請示批復(fù)、通知、報(bào)告、議程、決議、
選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、記錄、總結(jié)、開閉幕
詞、大會主席團(tuán)、秘書長及代表大會名單;大會形成的
照片、錄音、錄像等特殊載體材料永久
4 教職工表彰材料永久
5 工會會員和基層組織干部名冊長期
6 婦女工作材料長期
7 工會舉辦各類活動的通知、辦法、報(bào)告、工作記錄短期
8 其它有保存價(jià)值的材料短期
團(tuán)委類 DQ16
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)共青團(tuán)工作的文件資料
2 本校召開團(tuán)、學(xué)代會的請示、批復(fù)、通知、名單、報(bào)永久
告、決議、候選人情況介紹、選舉辦法、選舉結(jié)果、
領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和大會通過的文件
3 團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、典型調(diào)研材料短期
4 團(tuán)委工作會議記錄長期
5 本校團(tuán)組織、團(tuán)員獲表彰和獎勵的文件材料永久
6 團(tuán)員處分及復(fù)查材料長期
7 批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)的材料及名單長期
8 本校團(tuán)員、團(tuán)干部名冊及學(xué)團(tuán)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期
9 團(tuán)委主辦重大活動的有關(guān)材料短期
10 本校學(xué)生參加上級團(tuán)代會、學(xué)代會的有關(guān)材料永久
11 本校學(xué)生參加各類重要專業(yè)競賽、二課活動獎勵材料永久
12 本校學(xué)團(tuán)工作刊物短期
13其它有保存價(jià)值的文件材料短期
行政類
行政綜合 *Z11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)高校行政管理的綜合性文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的 資料
2 全校性的規(guī)章制度、各部門職責(zé)范圍永久
3 學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久
4 院長辦公會、專門工作會議記錄、紀(jì)要永久
5 本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級批復(fù)永久
6 學(xué)校綜合性評估、評價(jià)材料永久
7 有關(guān)全校性工作的調(diào)研材料及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)永久
8 本校統(tǒng)計(jì)年報(bào)及有關(guān)綜合統(tǒng)計(jì)表報(bào)永久
9 本校及各部門啟用印章的文件及印模永久
10 本校歷史沿革、情況介紹、年鑒、大事記永久
11 本校校史、校志、校慶工作材料永久
12 校董事會的有關(guān)材料永久
13上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查工作時(shí)的題詞、 講話等材料永久
14 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于我校工作的重要來往信件長期
15 校內(nèi)各單位的請示及學(xué)校批復(fù)長期
16 全校性的工作會議、座談會等文件材料短期
17 本校工作簡報(bào)、各類信息、通訊短期
18 校領(lǐng)導(dǎo)接待日記錄及群眾來信來訪有關(guān)材料短期
19 本校各職能部門、教學(xué)、研究部門的年度、學(xué)年工作短期
計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告
20 本院各類臨時(shí)機(jī)構(gòu)的建立、調(diào)整材料短期
21 普選工作材料短期
22 本校計(jì)劃生育制度、通知、統(tǒng)計(jì)表短期
23 其它有保存價(jià)值的材料短期
人事 *Z12
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)人事工作的文件：
針對本校的永久
一般的資料
2 本校人事工作的規(guī)章制度長期
3 本校人事工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、會議記錄長期
4 本校機(jī)構(gòu)設(shè)置、編制、規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告及上級批復(fù)永久
5 人事處權(quán)限范圍內(nèi)的干部任免文件及名冊永久
6 國家級優(yōu)秀中青年科技工作者、優(yōu)秀專家、享受政府特
殊津貼人員的推薦報(bào)告、批復(fù)永久
7 本校處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的材料永久
8 本校師資培養(yǎng)、工作計(jì)劃、規(guī)定、師資會議材料長期
9 教職工年度考核、教師業(yè)務(wù)考核材料長期
10 教師工作量的規(guī)定、計(jì)算方法及執(zhí)行情況一覽表長期
11 教職工名冊、任課教師名冊永久
12 人事、勞資工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久
13 教研室、研究室、實(shí)驗(yàn)室正副主任名冊短期
14 優(yōu)秀中青年骨干教師、學(xué)術(shù)梯隊(duì)、學(xué)術(shù)帶頭人名冊短期
15 各系列專業(yè)技術(shù)崗位設(shè)置和評審委員會人員名單永久
16 教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的有關(guān)材料及上級批復(fù)永久
17 教職工工資調(diào)整材料、名冊長期
18 教職工轉(zhuǎn)正、定級、福利工作材料長期
19 教職工錄用、調(diào)出的有關(guān)材料(包括轉(zhuǎn)移行政、工資
關(guān)系介紹信存根、商調(diào)函等) 長期
20 教職工退職、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的文件材料長期
21 學(xué)校延聘或返聘、聘用各類人員的文件材料短期
22 重要的群眾來信來訪材料長期
23 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
監(jiān)察、審計(jì)類 *Z13
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)監(jiān)察、審計(jì)工作的文件：
針對本校的長期
一般的資料
2 本校監(jiān)察、審計(jì)工作的計(jì)劃、總結(jié)、 調(diào)研報(bào)告永久
3 本校監(jiān)察、審計(jì)工作方面的規(guī)章制度永久
4 本校監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表永久
5 上級和本校審計(jì)通知書、審計(jì)報(bào)告、調(diào)查材料、工作短期
底稿、審計(jì)結(jié)論
6 其它有保存價(jià)值的材料短期
保衛(wèi)類 *Z14
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)保衛(wèi)工作的文件資料
2 本校保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長期
3 本校保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研材料、報(bào)表永久
4 涉及本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分、結(jié)論永久
及上級批復(fù)
5 本校要害部門的公安保衛(wèi)和消防工作材料長期
6 保衛(wèi)工作簡報(bào)短期
7 突發(fā)性事件預(yù)案及有關(guān)材料短期
8 軍訓(xùn)工作材料短期
后勤類 *Z15
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)后勤總務(wù)工作的文件短期
2 本校后勤工作的規(guī)章制度短期
3 本校后勤工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料短期
4 教職工住房產(chǎn)權(quán)管理工作材料永久
5 本校房屋管理、調(diào)配的規(guī)定、總結(jié)短期
6 本校防震、防汛、三廢治理工作的文件材料短期
7 本校師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表短期
8 本校車輛、伙食、校園綠化工作的有關(guān)文件材料短期
9 學(xué)校房產(chǎn)及水、電、暖等管網(wǎng)大型維修、改造的計(jì)劃、
報(bào)告、批復(fù)、圖紙等材料短期
10 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
檔案、圖書類 *Z16
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)檔案、圖書工作的文件資料
2 檔案、圖書工作的規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期
3 本校檔案、圖書概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久
4 檔案立卷說明、全宗介紹永久
5 檔案、圖書編研成果及出版物永久
6 檔案、圖書評估及考核有關(guān)材料長期
學(xué)生工作類 *Z17
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)學(xué)生工作的文件：
針對本校的長期
一般的短期
2 學(xué)生工作計(jì)劃、總結(jié)短期
3 本校有關(guān)學(xué)生管理工作的規(guī)章制度長期
4 各類獎學(xué)金、助學(xué)金評定條例、辦法長期
5 本校各類學(xué)生獎勵文件材料永久
6 學(xué)生違紀(jì)處分決定、通知、調(diào)查報(bào)告、旁證、檢查
材料、統(tǒng)計(jì)表報(bào)永久
7 本校各種獎金、獎學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金發(fā)放名冊、
記錄 短期
8 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
教學(xué)類
教學(xué)綜合類 J*11
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件：針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2 本校有關(guān)教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、規(guī)格、學(xué)制年限等問題的
報(bào)告、方案、請示及上級批復(fù)、批示、指示等永久
3 本校有關(guān)教學(xué)工作的規(guī)劃、計(jì)劃、實(shí)施辦法、規(guī)章制度、 永久
調(diào)研報(bào)告、分析、總結(jié)等
4 本校教學(xué)工作會議材料長期
5 研究生教學(xué)專題會議材料長期
6 教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料永久
7 聯(lián)合辦學(xué)的有關(guān)材料長期
8 本校有關(guān)教學(xué)工作方面的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字永久
9 本校學(xué)生運(yùn)動會文件材料短期
10 本校學(xué)生參加國家、省(部)、市舉辦的運(yùn)動會代表隊(duì)
名單、參賽項(xiàng)目成績記錄、獲獎情況等材料永久
11 本校有關(guān)教學(xué)獎勵基金工作的文件材料永久
12 各類教學(xué)競賽的有關(guān)材料短期
13 其它有保存價(jià)值的文件材料短期
學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類 J*12
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關(guān)學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等
的要求、規(guī)定、辦法、通知等：
針對本校的永久
普發(fā)性的短期
2 本校有關(guān)學(xué)科、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、評估、專業(yè)設(shè)置、專業(yè)改造
方面的意見、規(guī)定、規(guī)劃、計(jì)劃、目標(biāo)、報(bào)表等文件材料永久
3 本校有關(guān)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的方案、評估(選)
辦法、論證、申報(bào)及上級審批材料永久
4 本校有關(guān)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作會議的簡報(bào)、紀(jì)要
總結(jié)等短期
招生工作類J*13
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關(guān)招生工作的政策、規(guī)定、計(jì)劃等文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2 本校招生計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、簡章、生源分析永久
3 本校錄取各類新生名冊及上級審批材料永久
4 研究生入學(xué)考試試題及指導(dǎo)教師名冊長期
學(xué)籍管理類 J*14
序號類目名稱保管期限
1 本校招收研究生、普通本、專科新生入學(xué)登記表永久
2 本校各類學(xué)生名冊永久
3 本校各類學(xué)生學(xué)籍變更材料(包括升級、留級、休學(xué)、
復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、輔修、更改專業(yè)等)永久
4 本校各類學(xué)生學(xué)習(xí)成績表永久
課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐類 J*15
序號類目名稱保管期限
1 本校各層次各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)大綱永久
2 本校各課程建設(shè)要求、安排、總課程表、校歷等永久
3 本校各專業(yè)課程試題及標(biāo)準(zhǔn)答案長期
4 本校教改經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)、典型教案及分析長期
5 本校普通本、專科學(xué)生教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、大綱
總結(jié)短期
學(xué)位工作類 J*16
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關(guān)學(xué)位工作的規(guī)定、辦法、條例長期
2 本校有關(guān)學(xué)位工作的規(guī)定、辦法、條例永久
3 學(xué)校院系(部)級學(xué)位評定委員會名冊及學(xué)位
委員會會議記錄、決定、計(jì)劃、總結(jié)永久
4 學(xué)位委員會授予各層次學(xué)位的學(xué)生名冊永久
5 本校各院系(部)、各專業(yè)有關(guān)學(xué)位答辯的工作計(jì)
劃、總結(jié)永久
6 本校優(yōu)秀本科學(xué)生學(xué)位論文、目錄、畢業(yè)設(shè)計(jì)選編長期
7 本校研究生學(xué)位論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)長期
8 研究生畢業(yè)審批、論文答辯及學(xué)位授予材料永久
9 各層次畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文題目、論文成績匯總長期
10 本校有關(guān)學(xué)位授予權(quán)申報(bào)材料及上級審批材料永久
畢業(yè)生工作類 J*17
序號類目名稱保管期限
1 上級主管部門有關(guān)畢業(yè)生分配工作的政策、規(guī)定、
辦法、意見等：
針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2 本校有關(guān)畢業(yè)生分配工作的計(jì)劃、總結(jié)、辦法長期
3 本校有關(guān)畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同、協(xié)議等短期
4 本校各類學(xué)生分配方案、派遣名冊永久
5 本校各類學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證領(lǐng)取簽收名冊永久
6 本校有關(guān)畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查和分析、反饋材料短期
7 畢業(yè)典禮有關(guān)文件材料永久
8 校友會材料長期
教材工作類 J*18
序號類目名稱保管期限
1 本校各專業(yè)、各屆學(xué)生使用的教材目錄短期
2 本校教職工自編、參編的內(nèi)部使用教材、參考書、
補(bǔ)充教材長期
3 本校教職工自編、主編的教學(xué)指導(dǎo)書、習(xí)題集、實(shí)習(xí)、
實(shí)驗(yàn)(試驗(yàn))指導(dǎo)書等長期
科 學(xué) 研 究 類
科研綜合類 KY11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)高校科研工作的文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的短期
2 本校有關(guān)科研工作的規(guī)定、辦法、制度永久
3 本校科研基金的申報(bào)材料及上級批復(fù)永久
4 本校科研工作會議材料長期
5 科研成果公告短期
6 本校學(xué)術(shù)委員會組成名冊、校級學(xué)術(shù)會議記錄、紀(jì)要
決議、簡報(bào)等文件材料長期
科研項(xiàng)目類 KY12
序號類目名稱保管期限
1 本校承擔(dān)科研項(xiàng)目(課題)準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)研究、總結(jié)、
鑒定、申報(bào)獎勵、推廣應(yīng)用各階段形成的文件材料長期
產(chǎn)品生產(chǎn)與科研開發(fā)類
產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)綜合類 CP11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)管理方面的重要文件長期
2 本校有關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作的各種規(guī)定、計(jì)劃、
總結(jié)永久
3 本校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作的各種年報(bào)、綜合統(tǒng)計(jì)、
匯編、機(jī)構(gòu)與法人代表、職工名冊、人員構(gòu)成統(tǒng)計(jì)永久
4 本校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作效益分析與協(xié)作單位來往
技術(shù)文件材料短期
產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項(xiàng)目類 CP12
序號類目名稱保管期限
1 本校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)計(jì)劃準(zhǔn)備、研制、鑒定、
開發(fā)銷售各階段形成的文件材料長期
基建類
基建綜合類 JJ11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)基建工作的文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2 本校基建規(guī)劃、總體設(shè)計(jì)任務(wù)書永久
3 本校基建工作管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)短期
4 本校總體設(shè)計(jì)平面圖、地形圖、標(biāo)高圖、地質(zhì)勘探、
文物鉆探、防火等文件材料、圖紙永久
5 本校綜合性征地申請、報(bào)告及上級批復(fù)永久
6 本校綜合性水、電、暖、氣管道布置詳圖及審批手續(xù)永久
7 本校房產(chǎn)使用證書、土地證書等永久
8 本校校園總體規(guī)劃、綠化圖永久
基建項(xiàng)目工程類 JJ12
序號類目名稱保管期限
1 本校工程立項(xiàng)設(shè)計(jì)、管理、施工、開竣工、驗(yàn)收各階段
形成的文件材料永久
2 本校工程(項(xiàng)目)施工、土建、水、電、氣、暖竣工圖永久
儀 器 設(shè) 備 類
儀器設(shè)備綜合類 SB11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)儀器、設(shè)備管理的文件：
針對本校的長期
普發(fā)性的資料
2 本校有關(guān)儀器、設(shè)備管理的規(guī)定、辦法、制度永久
3 本校儀器設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案長期
4 本校有關(guān)儀器設(shè)備工作計(jì)劃、總結(jié)短期
5 本校有關(guān)儀器設(shè)備綜合及分類統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久
儀器設(shè)備項(xiàng)目類 SB12
序號類目名稱保管期限
1 儀器設(shè)備的申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告及批復(fù)長期
2 儀器設(shè)備的定購合同復(fù)印件、會談紀(jì)要、記錄長期
3 進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)商務(wù)文件材料長期
4 開箱驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收報(bào)告單、交接文件長期
5 儀器設(shè)備裝箱單及全套隨機(jī)文件材料(含設(shè)備說明書、
合格證、保修單、技術(shù)圖紙等)長期
6 儀器設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及雙方簽字移交材料長期
7 索賠來往函件及結(jié)果長期
8 儀器設(shè)備使用、維修(檢修)、事故分析、處理意見
等(含設(shè)備履歷表)與設(shè)備共存
9 技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料與設(shè)備共存
出版物類
出版物綜合類 CB11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)編輯出版工作的文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的資料
2 本校有關(guān)編輯出版工作的規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告總結(jié)和
重要會議記錄長期
3 本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等長期
校報(bào) CB12
序號類目名稱保管期限
1 校報(bào)出版工作的請示、批復(fù)永久
2 校報(bào)樣本永久
3 校報(bào)獲獎或受查處情況永久
刊物 CB13
序號類目名稱保管期限
1 刊物出版工作的請示、批復(fù)永久
2 刊物樣本永久
3 刊物獲獎或受查處情況永久
論文 CB14
序號類目名稱保管期限
1 本校教職工在各類CN(核心期刊)級、SCI、EI級
雜志上發(fā)表或在學(xué)院獲獎的論文長期
書籍 CB15
序號類目名稱保管期限
1 本校教職工主編、參編的國家正規(guī)出版社出版的書籍短期
外事工作類
外事綜合類 WS11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)外事工作的文件：
針對本校的長期
普發(fā)性的資料
2 本校外事工作規(guī)章制度、管理辦法、計(jì)劃、總結(jié)長期
3 本校外事工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久
4 本校外事工作會議文件材料短期
5 本校授予外籍人員名譽(yù)稱號的文件材料永久
6 外國(境外)授予本校人員名譽(yù)稱號的文件材料永久
出國(境) WS12
序號類目名稱保管期限
1 本校出國(境)人員的申請及上級批復(fù)、政審材料永久
2 本校出國(境)人員的對方邀請函、來往信函永久
3 本校出國(境)人員統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久
4 本校出國(境)人員的考察、訪問、研究等有關(guān)材料長期
5 本校出國(境)人員取得學(xué)位、研究成果(論文)和
各類證書(復(fù)印件)永久
6 本校出國(境)人員參加國際學(xué)術(shù)會議論文、投寄國外
的學(xué)術(shù)論文長期
7 本校出國(境)人員參加國際競賽的有關(guān)文件材料長期
來校類 WS13
序號類目名稱保管期限
1 上級及本校邀請、聘請外籍人士的計(jì)劃、批復(fù)、來往
函件、通知、到職通知書等長期
2 國外黨政官員、各界人士來校參觀、訪問的有關(guān)材料長期
3 本校聘請外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來校講學(xué)
的講稿、教材等文件材料長期
國際合作與會議類 WS14
序號類目名稱保管期限
1 本校與國外(境外)校際合作交流的協(xié)議、合同、
洽談(會談)紀(jì)要、記錄、備忘錄永久
2 本校完成的國際合作項(xiàng)目、成果的成套文件材料永久
3 本校與國外校際合作項(xiàng)目中國外單位(個(gè)人)完成
項(xiàng)目、成果的成套文件材料(復(fù)印件)長期
外國留學(xué)生工作類 WS15
序號類目名稱保管期限
1 本校錄取留學(xué)生審批材料永久
2 學(xué)籍登記表永久
3 教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、安排長期
4 學(xué)習(xí)情況、成績及評語永久
5 學(xué)位論文及學(xué)位證書(復(fù)印件)長期
6 學(xué)生名冊永久
7 學(xué)生去向及有關(guān)材料長期
財(cái)會工作類
財(cái)會綜合類 CK11
序號類目名稱保管期限
1 上級有關(guān)財(cái)會工作的文件：
針對本校的永久
普發(fā)性的短期
2 本校財(cái)務(wù)、會計(jì)管理規(guī)定、制度、請示、報(bào)告及上級
批復(fù)、批示永久
3 學(xué)校基金、管理規(guī)定、辦法短期
4 各類學(xué)生收費(fèi)的請示、批復(fù)永久
5 本校引進(jìn)外資有關(guān)文件材料永久
6 本校財(cái)務(wù)大檢查總結(jié)、報(bào)告短期
7 本校會計(jì)檔案目錄、移交清冊長期
8 本校銷毀會計(jì)檔案清冊、報(bào)告長期
會計(jì)報(bào)表 CK12
序號類目名稱保管期限
1 本校財(cái)務(wù)決算報(bào)表(含基建、二級學(xué)院綜合決算)、
固定資產(chǎn)年報(bào)永久
2 本校財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表短期
3 本校財(cái)務(wù)年度計(jì)劃、分配計(jì)劃、測算等永久
4 本校財(cái)務(wù)季度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表短期
會計(jì)帳簿類 CK13
序號類目名稱保管期限
1 本校涉外會計(jì)帳簿(含明細(xì)帳、總帳)永久
2 本校財(cái)務(wù)會計(jì)總帳長期
3 本校財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算帳(含明細(xì)帳、分戶登記帳)短期
4 本校財(cái)務(wù)會計(jì)現(xiàn)金帳、銀行存款日記帳等短期
5 本校固定資產(chǎn)明細(xì)帳短期
6 學(xué)校其它經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)帳簿短期
會計(jì)憑證類 CK14
序號類目名稱保管期限
1 本校涉外會計(jì)憑證永久
2 本校會計(jì)原始憑證、記帳憑證短期
3 本校財(cái)務(wù)銀行存款余額調(diào)節(jié)表等對帳單短期
4 本校財(cái)務(wù)涉及債權(quán)、債務(wù)和未清理完畢的憑證長期
工資冊類 CK15
序號類目名稱保管期限
1 本校職工發(fā)放工資名冊永久
附：聲像類
照片類 S*12
序號類目名稱保管期限
1 上級領(lǐng)導(dǎo)來校參觀、視察、考察工作的照片短期
2 本校各種重要會議(含黨代會、教代會等)照片短期
3 本校各種外事活動照片短期
4 本校重要科研成果樣品照片短期
5 本校學(xué)生運(yùn)動會有代表性的照片短期
6 本校領(lǐng)導(dǎo)及名人照片短期
7 本校歷屆畢業(yè)生合影照片短期
錄音帶類(A) S*13
序號類目名稱保管期限
1 本校黨務(wù)、政務(wù)活動大事、要事錄音帶短期
2 本校教學(xué)、科研重大活動錄音帶短期
3 本校外事活動錄音帶短期
4 上級領(lǐng)導(dǎo)來校參觀、考察、視察的重要講話錄音帶短期
錄像帶類(V) S*14
序號類目名稱保管期限
1 本校黨務(wù)、政務(wù)活動大事、要事錄像帶短期
2 本校教學(xué)、科研重大活動錄像帶短期
3 本校外事活動錄像帶短期
4 上級領(lǐng)導(dǎo)來校參觀、考察工作錄像帶短期
篇2：油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類規(guī)則
油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類規(guī)則
為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理工作，根據(jù)國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級單位《檔案分類規(guī)則》，結(jié)合本企業(yè)檔案工作實(shí)際，制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運(yùn)分公司檔案的分類原則、類目設(shè)置及基本范圍；
二、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，充分反映企業(yè)的職能劃分，并結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。
三、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類共設(shè)置9個(gè)一級類目，即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)業(yè)務(wù)類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運(yùn)分公司分類表（附后）標(biāo)記，代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字順序標(biāo)記。
四、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置、檔案分類表中的二級類目是企業(yè)進(jìn)行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務(wù)等非紙質(zhì)載體形式的檔案，可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄，其保管要求應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。
篇3：建筑工程公司檔案分類管理說明
建筑工程公司檔案分類管理說明
1文件檔案的管理：
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。
1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2電子文檔的管理：
2.1 收集、積累要求：
■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
■在"無紙化"計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)必須保證其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法：
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求：
■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。
3聲像檔案的管理：
3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明。
3.2 文字說明的編寫要求：
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴(yán)禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。