物業(yè)公司文件檔案管理制度

　　（一）意義

　　（二）文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。

　　1.公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì)文件：董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

　　3.公司管理制度：公司運(yùn)營、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財(cái)務(wù)資料：各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

　　5.公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

　　7.公司客戶名冊(cè)：客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件：公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

　　9.公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

　　11.公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

　　12.公司圖書、雜志：公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件：日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函

　　14.公司宣傳資料：公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

篇2：X公司文件檔案管理制度

　　某公司文件、檔案管理制度

　　第一章 文件管理制度

　　第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書，從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理，綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

　　第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔，建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條 公司常用公文種類為：請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等，要求按公文規(guī)定格式行文。

　　第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定，發(fā)文字號(hào)為：×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。

　　第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文，必須使用行文卡，擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后，方可蓋章行文。

　　第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單，任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

　　第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí)，由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。

　　第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

　　第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

　　第二章 檔案管理制度

　　第十二條 公司的檔案工作基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作，負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案，進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條 歸檔資料包括：

　　1、公司與有關(guān)單位的來往信件，各種協(xié)議、合同；

　　2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定；

　　3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié)；

　　4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件；

　　5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；

　　6、公司各部門的發(fā)文；

　　7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件；

　　9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件；

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條 檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

　　3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

篇3：物業(yè)部文件檔案管理制度

　　物業(yè)部文件檔案管理制度

　　一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件（通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議記要等）及資料（技術(shù)圖紙、手冊(cè)、個(gè)人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等）的存檔，收集和保管。

　　二、任何人借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

　　三、屬機(jī)密文件的要妥善保管，不準(zhǔn)散播內(nèi)容，不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。

　　四、員工個(gè)人檔案屬秘密材料，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。

　　五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序，還是按內(nèi)容，按時(shí)間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚標(biāo)明。

　　六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對(duì)過期的文件資料要急時(shí)清理，無保存必要的材料，經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。