蔓科地產(chǎn)檔案資料管理細則

　　1、客戶資料管理要求

　　1.1準確：產(chǎn)權來源清楚，證件手續(xù)齊備，符合法律法規(guī)政策，記錄與實際相符。

　　1.2完整：各種表冊項目無缺項，各種證件、證明材料無遺漏。

　　1.3及時：客戶資料隨產(chǎn)權的轉(zhuǎn)移變更，房屋、產(chǎn)權情況要經(jīng)常進行更新，隨時反映發(fā)生了的產(chǎn)權情況，使之符合現(xiàn)狀。

　　2、存放與歸檔操作原則

　　2.1客戶在銷售現(xiàn)場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋，按房號順序存放。

　　2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后，將其補充協(xié)議、客戶身份證復印件和首期房款收據(jù)復印件，按照房屋棟號順序存放。

　　2.3客戶合同（房地產(chǎn)買賣合同及按揭合同）在當?shù)胤慨a(chǎn)或國土局辦理登記完畢后，公司留一本買賣合同及按揭合同，連同上述資料一起正式歸檔。

　　3、文擋存放方式

　　為了使客戶資料更加便于查閱，防止丟失或破損；使出借，返還的管理變得容易；同時也便于保存、保密，營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序，存放于檔案室并建立資料庫。

　　4、檔案收存基本要素

　　一份完整的客戶文擋，必須具備以下資料（按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲存檔案）：

　?、僬J購書或認購登記表

　?、诜课葙I賣合同及補充協(xié)議

　　③銀行按揭合同

　?、芎贤獾难a充協(xié)議

　　⑤特殊折扣審批表

　?、蘅蛻羯矸葑C明文件（復印件）

　　⑦其他（更名、退換房資料）

　　5、檔案管理制度

　　5.1建立查閱、借閱登記制度：公司專業(yè)管理人員調(diào)檔查閱，必須由管理員統(tǒng)一進行登記。外單位人員查閱文檔，必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書。

　　5.2嚴格遵守保密制度，檔案資料非特殊批準，不允許外借和公開。

　　5.3確保檔案資料安全，檔案室除客戶文檔管理員外，禁止他人入內(nèi)。

　　5.4客戶文檔由營銷公司設兼職客戶文檔管理員一名，實行專人負責制。

篇2：房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定

　　房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定

　?。ㄒ唬┤耸聶n案內(nèi)容原始人事檔案。職工人事關系轉(zhuǎn)入企業(yè)時具備的檔案原始資料、調(diào)動介紹信、調(diào)轉(zhuǎn)表、工資介紹信、保險基金、公積金等原始材料。企業(yè)人事檔案。在本企業(yè)內(nèi)建立的包括《員工應聘登記表》、《試用協(xié)議》、《員工承諾保證聯(lián)》、《定級與績效考核表》、《勞動合同或勞動協(xié)議》、《職務（級）考核評價表》、〈職位確認書〉〈勞動手冊與保險手冊〉、內(nèi)部晉升調(diào)轉(zhuǎn)考核、任職文件、調(diào)轉(zhuǎn)記錄、獎懲記錄等人事材料。

　?。ǘn案保管

　　1、職工人事檔案由公司人事部門設專人調(diào)轉(zhuǎn)、記錄、整理，并永久保存。

　　2、公司人事部門建立并保管除總經(jīng)理和上級派入人員以外所有員工的人事檔案。

　　3、員工人事檔案從試用期起予以建立。

　　4、人事檔案調(diào)閱需經(jīng)人事部門負責人同意，財務人員檔案調(diào)閱需經(jīng)財務總監(jiān)同意。

　?。ㄈn案調(diào)轉(zhuǎn)

　　1、員工通過轉(zhuǎn)正定級考核后，由人事部門出具調(diào)動表及介紹信，由員工本人將人事關系調(diào)轉(zhuǎn)至本企業(yè)，并與企業(yè)簽訂《勞動合同》。因特殊原因暫時不能將人事關系轉(zhuǎn)至企業(yè)的，需在《轉(zhuǎn)正審批表》或《職位確認書》上予以注明，并與企業(yè)簽訂《勞動協(xié)議書》。

　　2、一般員工在企業(yè)內(nèi)部調(diào)動，由新單位出具介紹信，將原始人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn)，但建立新的考核檔案。

　　3、公司部員工如調(diào)離企業(yè)，需填寫《調(diào)離審批表》，經(jīng)所在部門、人事部門、財務部門負責人以及總經(jīng)理簽字后，方可按“離職”的有關規(guī)定辦理人事手續(xù)，但企業(yè)人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn)。

　?。ㄋ模n案查閱

　　部門負責人以上人員可以提出閱看下層屬下申請。須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可閱檔。員工檔案嚴禁借閱出行政人事部。

篇3：X房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)

　　某某房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)

　　一、總則

　　第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理

　　第二條 本公司的檔案管理為"兩級分工管理制"即公司為"一級管理"由綜合部部負責；各職能部門為"二級管理"，由各部門自行負責。

　　第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：

　　1、公司一級管理歸檔范圍：

　?。?）部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。

　?。?）部門（含部門）以上的各種總結、報告。

　　（3）部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。

　　（4）部門（含部門）以上的各種文件、紀要、大事記。

　?。?）各種協(xié)議書、合同書。

　　（6）各種工程圖紙底圖。

　　（7）各種設備檔案及說明書。

　　（8）各類工程檢測、鑒定報告。

　　（9）公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。（10）公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

　?。?1）公司各種管理規(guī)章制度。

　?。?2）公司各種注冊、登記證件、政府批文。

　?。?3）公司各種法律、公證文件。

　?。?4）公司各部門經(jīng)理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事主任保管）。

　?。?5）有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。

　?。?6）公司發(fā)展大事記。

　?。?7）公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

　?。?8）公司通訊。

　　2、部門二級檔案管理歸檔范圍：

　?。?）公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。

　?。?）公司、部門及職員的各種總結、報告。

　　（3）公司、部門及職員的各種重要通知、通報。

　　（4）公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。

　?。?）公司的各種管理制度。

　　（6）其它各種職能業(yè)務性文件資料等。

　　三、公司檔案分類表類別細目名稱經(jīng)營決策經(jīng)營管理類計劃工作統(tǒng)計工作公司管理財務管理物資管理編號

　　基本范圍公司規(guī)劃，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，公司發(fā)展規(guī)劃，方案目標管理等。公司中長期計劃，年（季）度計劃，各項專業(yè)發(fā)展計劃，全面計劃管理工作。各種統(tǒng)計報表，公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理，價格管理，會計管理，資金流通管理。物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析，客戶調(diào)查，樓宇銷售，廣告宣傳，售后服務工作等。公司綜合性行政事務工作，司務會議，總經(jīng)理辦公室工作，文秘工作，機要保密工作等。消防，保衛(wèi)等。合同管理，涉外法律事務等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務安全保衛(wèi)法律事務

　　類審計工作人事管理勞動管理培訓工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量管理、各專項審計工作活動等。干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動定額、定員，勞動調(diào)配，勞動工資，勞動保護等。職工在職培訓，管理干部開發(fā)等。公司檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計算機系統(tǒng)，情報工作，圖書資料工作等。

　　員工防病治病，計劃生育工作等。員工生活福利，宿舍等。公司涉外活動等。生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。公司質(zhì)量管理，樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。能源消耗定額管理，功能降耗工作等。安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。新工程開發(fā)，技術成果管理，技術引進，技術創(chuàng)新和采用新技術，合理化建議等。環(huán)境保護檢測與控制，污染治理等。

　　各種計量檢測工作。公司標準化管理工作，各種標準檔案

　　。同一工程項目內(nèi)，包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設備儀器類，含設備購臵安裝調(diào)試、運行，維護修理各設備管理等全過程。

　　生產(chǎn)能源管理技術安全管理管理技術管理類環(huán)境保護計量工作標準化工作產(chǎn)品類細目生名稱按工程產(chǎn)項目或建筑類項目設臵設備儀器檔設備案細目名稱儀器按設備種類類設臵注：編號解釋說明，（公司）（類別）（年份）（細目名稱）（月）（日）（編號）

　　四、檔案的保管工作

　　第五條 檔案的保管工作必須按規(guī)范進行科學管理。

　　其程序如下：

　　（一）歸檔程序：資料收集檢索目錄分類立卷編號歸檔管理登記（二）保管程序：借閱（登記）歸還（銷號）日常保管經(jīng)常維護

　　第六條 歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級（秘密、機密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。

　　第七條 必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。

　　（一）凡屬公司一級管理的檔案

　?。?）借閱一般檔案資料由綜合部部長批準。

　?。?）借閱秘密檔案資料由總經(jīng)理助理批準。

　?。?）借閱機密檔案資料由副總經(jīng)理批準。

　?。?）借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準。

　?。ǘ┓矊俨块T二級管理的檔案--

　　（1）借閱一般檔案資料由部門文員辦理。

　?。?）借閱秘密檔案資料由部門負責人批準。

　?。?）借閱機密檔案資料由總經(jīng)理助理批準。

　　（4）借閱絕密檔案資料由副總經(jīng)理批準。

　?。ㄈ┓步璩龌驓w還都必須健全登記和注銷手續(xù)。

　　第八條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經(jīng)綜合部部長鑒定后，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準，并進行登記后予以銷毀。

　　第九條 檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護性工作。

　　第十條 檔案管理員應建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借（查）閱人簽名。

　　第十一條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應及時上報人事行政部經(jīng)理，重要問題應及時上報總經(jīng)理。

　　第十二條 要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當事人涂改內(nèi)容。

　　第十三條 檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應妥善保管。

　　第十四條 對檔案、文件的機密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內(nèi)容。

　　第十五條 檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

　　五、借閱人員

　　第十六條 為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準方可。

　　第十七條 借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復印或在文件上涂改。

　　六、附件

　　第十八條 每半年綜合部組織相關人員對各級檔案管理進行檢查評分，90~100分的檔案管理人員記小功（獎勵三天基本工資），80~89分嘉功獎（獎勵一天基本工資），70~79分為合格不獎不罰，60分以下為不合格，不合格者記小過（罰三天基本工資）并通報批評。

　　第十九條 本管理辦法由總經(jīng)理批準后實施，由綜合部監(jiān)控及實施。