原中工學(xué)院文件材料歸檔流程

　　為了加強(qiáng)我校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，使之日趨完善，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為我校各項(xiàng)工作服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，特制訂原中工學(xué)院文件材料歸檔工作流程。文件材料歸檔工作流程分為以下八個(gè)方面：

　　一、預(yù)立卷

　　(一)按照國(guó)家教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第五章第二十條：“實(shí)行文件材料形成部門(mén)、課題組立卷制度”。學(xué)校各院系(部)、處、所、中心均為立卷歸檔單位。

　　(二)各歸檔單位根據(jù)文件材料形成規(guī)律，參照《原中工學(xué)院綜合檔案實(shí)體分類(lèi)方案》，預(yù)先編制案卷類(lèi)目。

　　(三)各歸檔單位要將平時(shí)辦理完畢的文件，隨時(shí)按照案卷類(lèi)目分別立卷。

　　二、立卷歸檔分工

　　(一)全校性、綜合性的文件材料由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)立卷，其它黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像等門(mén)類(lèi)的歸檔材料，由形成材料的部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　(二)上級(jí)來(lái)文需要有關(guān)部門(mén)辦理的，由辦理者負(fù)責(zé)把辦理好的原始材料與上級(jí)來(lái)文(復(fù)印件)一并立卷歸檔。

　　(三)歸檔材料涉及多個(gè)部門(mén)的，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔，非主辦部門(mén)負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料。

　　(四)黨委和學(xué)校召開(kāi)的代表大會(huì)、常委會(huì)、辦公會(huì)所形成的材料，由學(xué)院辦公室立卷歸檔;職能部門(mén)以黨委和學(xué)校名義召開(kāi)的全校性專(zhuān)門(mén)會(huì)議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。

　　(五)教學(xué)檔案應(yīng)由教務(wù)部門(mén)審定認(rèn)可后，由責(zé)任部門(mén)歸檔。

　　(六)各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷(xiāo)機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)前做好整理工作，移交學(xué)校檔案部門(mén)保存，任何人不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　三、收集文件材料

　　(一)按照以下原則和重點(diǎn)并根據(jù)本單位、本部門(mén)歸檔范圍，在平時(shí)積累歸卷的基礎(chǔ)上，收集文件材料：

　　1.收集文件材料的原則：必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值，具有參考和憑證作用。能夠反映學(xué)校各部門(mén)職能活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　2.收集的重點(diǎn)是學(xué)校形成的不同載體、不同形式的文件材料及上級(jí)針對(duì)本校的指令性、指導(dǎo)性文件和需我校承辦的文件材料。

　　(二)以下為不歸檔的文件材料，若需要，可選作資料保存：

　　1.上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的供參閱、不辦的文件;

　　2.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件;

　　3.上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件;

　　4.無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件;

　　5.重份文件;

　　6.未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的文件、一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對(duì)稿(學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外);

　　7.從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料;

　　8.無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)，詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題，提出一般建設(shè)性意見(jiàn)的人民來(lái)信;

　　9.學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，介紹信等;

　　10.為參考目的從各方面收集的文件材料;

　　11.本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料;

　　12.非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料;

　　13、未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。

　　四、歸檔的原則和方法

　　(一)原則：

　　遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管利用。

　　(二)方法：

　　1.歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的附件、頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　2.在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi);文電應(yīng)合一立卷。

　　3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷;跨年度總結(jié)和計(jì)劃為同一份文件的放在計(jì)劃針對(duì)年立卷;訴訟案件放在結(jié)案年立卷;其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;非訴訟案件結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。

　　5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。應(yīng)裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右下角、背面的左下角用鉛筆書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編寫(xiě)件號(hào);圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

　　6.聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　五、檢查案卷質(zhì)量

　　(一)檢查案卷文件的成分，收集的材料是否齊全、完整，是否有不需歸檔的材料。

　　(二)檢查案卷內(nèi)文件的聯(lián)系，糾正相互混淆、重復(fù)或拆散文件有機(jī)聯(lián)系的現(xiàn)象以及文件順序排列情況。

　　(三)檢查歸檔的文件材料有無(wú)加蓋公章，公章與落款是否一致，要簽名的欄目有無(wú)漏簽。

　　(四)檢查案卷文件的頁(yè)數(shù)，一般不超過(guò)200頁(yè)，對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量較多的酌情分卷，問(wèn)題單一、文件數(shù)量少的可組薄卷，也可以和本部門(mén)同一保管期限的文件材料組合在一起，案卷標(biāo)題上標(biāo)明卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　(五)檢查案卷是否按照規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，文件材料題名是否填寫(xiě)，沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名，雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫(xiě)，凡是重新擬寫(xiě)的題名要加[ ];沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚、填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間、屆次和主要內(nèi)容;填寫(xiě)字跡要工整，卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

　　六、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、案卷封面

　　(一)卷內(nèi)文件目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用打印機(jī)打印并向?qū)W校檔案室報(bào)送電子文檔。

　　1.順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)的序號(hào);

　　2.文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，如：“國(guó)發(fā)[1998]6號(hào)”，其中“[1998]”不得簡(jiǎn)寫(xiě)成“[98]”;

　　3.責(zé)任者：文件形成部門(mén)或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的署名者;

　　4.題名：即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄，無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)，例：標(biāo)題為“會(huì)議紀(jì)要”的文件，應(yīng)概括出主要內(nèi)容寫(xiě)為“[校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要]”;

　　5.日期：文件的形成時(shí)間，例：1998.10.19 ;20**.03.04;

　　6.頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)每份文件起始之頁(yè)的編號(hào)，最后一份文件應(yīng)為起止頁(yè)號(hào);

　　7.備注：對(duì)文件其它未盡事宜需作進(jìn)一步說(shuō)明的，可根據(jù)需要填寫(xiě)。

　　(二)填寫(xiě)案卷標(biāo)題和封面

　　1.案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整、體式一致。一般包括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者，內(nèi)容、名稱(chēng)(文種)。除會(huì)議文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***來(lái)往文書(shū)”。案卷標(biāo)題一般不得超過(guò)50個(gè)字，文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)通俗易懂，字跡要工整、清晰。

　　2.歸檔單位：把檔案移交給學(xué)校檔案部門(mén)的單位。卷內(nèi)文件起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早和最晚日期。

　　3.保管期限：依據(jù)保管期限表，確定檔案的保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)。

　　4.密級(jí)：有保密要求的要填寫(xiě)密級(jí)。

　　七、裝訂

　　(一)先檢查歸檔文件是否按要求的A4或B5規(guī)格大小形成，若不合要求則需裁切、折邊成A4或B5規(guī)格。

　　(二)拆除文件上的金屬裝訂物，對(duì)破損的文件及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進(jìn)行加邊修補(bǔ)和裱糊，對(duì)較大的圖表要按手風(fēng)琴式的樣子折疊。裝訂案卷采用三孔一線法，用棉線裝訂成卷。

　　(三)成卷裝訂的卷內(nèi)文件在裝訂前編頁(yè)號(hào)(卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁(yè)號(hào))，起始號(hào)為1，卷內(nèi)文件無(wú)論是單面或雙面，只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置在非裝訂線一側(cè)的下角。

　　(四)對(duì)部分以件為單元、不裝訂的卷內(nèi)文件材料，如試卷，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章。

　　八、移交檔案

　　(一)歸檔驗(yàn)收：移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，學(xué)校檔案部門(mén)根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求者，學(xué)校檔案部門(mén)有權(quán)退回，限期改正后重交。

　　(二)移交手續(xù)：移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。

　　(三)歸檔時(shí)間：按《原中工學(xué)院檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。

篇2：某黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范

　　黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范

　　一、文件、材料歸檔范圍

　　凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件、材料，均屬歸檔范圍。

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)文件、材料

　　1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件、材料;

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;

　　4、上級(jí)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)同志，在于本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件、材料上的批示和下達(dá)的督查近期形成的辦結(jié)材料;

　　5、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)同志與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)工作問(wèn)題的重要來(lái)往文書(shū);

　　6、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。

　　(二)本機(jī)關(guān)文件、材料

　　1、本機(jī)關(guān)黨委會(huì)議文件、材料，本機(jī)關(guān)召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件、材料;

　　2、本機(jī)關(guān)印發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)給予其他機(jī)關(guān)聯(lián)合印發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;

　　4、本機(jī)關(guān)工作中形成的重要工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告;

　　5、本機(jī)關(guān)編印的周迅、簡(jiǎn)報(bào)的印件和底稿

　　6、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科研成果的專(zhuān)業(yè)文件材料;

　　8、本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究行成的重要文件材料;

　　9、本機(jī)關(guān)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;

　　10、本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

　　11、本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)及婦委會(huì)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;

　　12、本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中，形成的重要函件、電話記錄、值班記錄，領(lǐng)導(dǎo)同志從外地帶回的同本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料;

　　13、本機(jī)關(guān)征用土地及基本建設(shè)工程施工、竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的圖紙及文件材料等;

　　14、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、起用印信及人員編制等文件材料;

　　15、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;

　　16、本機(jī)關(guān)干部的任免、調(diào)配，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任，干部與職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、獎(jiǎng)懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料;黨員、團(tuán)員、干部、工人的名冊(cè)及報(bào)表;

　　17、本機(jī)關(guān)干部、工人的工資表，行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根;

　　18、本機(jī)關(guān)黨組織的重要文件材料;

　　19、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè)。

　　(三)下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料

　　各縣區(qū)黨校主送市委黨校的重要報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料。

　　二、歸檔時(shí)間與辦法

　　(一)本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類(lèi)文稿印件三份連同底稿隨時(shí)送交檔案室。

　　(二)本機(jī)關(guān)的黨委會(huì)議記錄，于第二年上半年由指定人員整理后移交檔案室。

　　(三)校領(lǐng)導(dǎo)同志和各處室長(zhǎng)參加各種會(huì)議帶回的文件、材料，會(huì)議參加者應(yīng)在回單位后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

　　(四)教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案，于第二年第一季度，分別由教務(wù)處、科研處、組織處向檔案室移交。

　　(五)學(xué)員檔案于第二年的第一個(gè)月，分別由行干處、業(yè)教處向檔案室移交。

　　(六)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作時(shí)的講話、照片、錄音、錄像等材料，在一月內(nèi)由有關(guān)處室向檔案室移交。

　　(七)黨校召開(kāi)的各種會(huì)議的錄音、錄像、照片，由會(huì)議承辦處室，一月內(nèi)向檔案室移交。

　　(八)黨校大事記由辦公室于第二年第一季度整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，打印成冊(cè)移交檔案室。

　　(九)其他需要存檔的材料，由各有關(guān)處室于第二年第一季度向檔案室移交。

篇3：某學(xué)校電子文件歸檔制度

>　　學(xué)校電子文件歸檔制度4

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理工作，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》，特制定本制度。

　　一、職責(zé)分工

　　電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須實(shí)行全過(guò)程管理，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

　　1.學(xué)校各科室形成的電子文件，由各科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對(duì)電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。

　　2.信息中心負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)指導(dǎo)和支持。

　　3.綜合檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。

　　二、歸檔范圍

　　1.凡是反映學(xué)校工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的電子文件及支持性軟件。

　　2.在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

　　3.信息及計(jì)算機(jī)程序類(lèi)文件。包括軟件任務(wù)開(kāi)發(fā)書(shū)、需求分析說(shuō)明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書(shū)、軟件文件、原程序、編寫(xiě)說(shuō)明、測(cè)試報(bào)告、修改記錄、安裝使用維護(hù)說(shuō)明等。

　　三、歸檔時(shí)間

　　歸檔時(shí)間可隨形成時(shí)間實(shí)時(shí)進(jìn)行(如：聲、像檔案等)，也可以與電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　四、歸檔要求

　　1.具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件一并歸檔。

　　2.將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝到耐久性的載體上，一式兩份，一份封存保管，一份供查閱使用。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后再完成上述工作。

　　3.軟磁盤(pán)不可作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

　　4.存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括編號(hào)，名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

　　5.電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、說(shuō)明等應(yīng)一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

　　6.原電子文件數(shù)據(jù)載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

　　五、收集整理

　　1.在電子文件收集、積累過(guò)程中，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。在電子文件的運(yùn)行中采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性、完整性。

　　2.建立電子檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，或通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)存到受檔案部門(mén)控制的存儲(chǔ)器上。

　　3.對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔科室進(jìn)行組盤(pán)、并建立盤(pán)內(nèi)文件目錄。

　　4.對(duì)電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類(lèi)型、盤(pán)號(hào)、保管期限、歸檔科室、備注等。

　　載體類(lèi)型：磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)

　　盤(pán) 號(hào)：按不同的載體類(lèi)型分別編制流水號(hào)

　　保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限

　　歸檔科室：記錄歸檔科室名稱(chēng)

　　備 注：記錄該載體內(nèi)文件的大致內(nèi)容及有關(guān)說(shuō)明

　　5.對(duì)電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號(hào)、保管期限、主題詞、密級(jí)、盒號(hào)、文件頁(yè)數(shù)、借閱范圍、歸檔號(hào)、文件來(lái)源、備注等對(duì)文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承，由檔案部門(mén)給定保管期限，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成件號(hào)。

　　六、鑒定銷(xiāo)毀

　　(一)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門(mén)在檔案部門(mén)的協(xié)助下，對(duì)歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括：

　　1.對(duì)文件的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過(guò)審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統(tǒng)的檔案文件。

　　2.確定電子文件的價(jià)值和保存期限。并據(jù)此刪除已收集積累但無(wú)保存價(jià)值的電子文件。

　　3.在鑒定工作的同時(shí)，對(duì)電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)進(jìn)行檢測(cè)。

　　(二)對(duì)電子檔案的鑒定：內(nèi)容包括對(duì)已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把失去保存價(jià)值的電子檔案剔除銷(xiāo)毀。

　　(三)電子檔案的銷(xiāo)毀：應(yīng)辦理審批手續(xù)后方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除;屬機(jī)密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同儲(chǔ)存載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　七、質(zhì)檢與移交

　　1.對(duì)電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn)：歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如文件形成單位采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案部門(mén);檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否正常讀取、打開(kāi)或運(yùn)行;有無(wú)被感染計(jì)算機(jī)病毒;內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。

　　2.電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門(mén)檢查合格后，在電子檔案入庫(kù)移交登記表上登記。檔案入庫(kù)移交登記表一式兩份，由文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。

　　八、保管、統(tǒng)計(jì)與利用

　　1.電子檔案的保管應(yīng)有專(zhuān)用的裝具，立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷，并應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。

　　2.電子檔案的統(tǒng)計(jì)：按年度對(duì)電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。

　　3.電子檔案的利用：嚴(yán)格按照借閱范圍、借閱制度，履行借閱、批準(zhǔn)手續(xù)。超過(guò)借閱規(guī)定時(shí)限的，自動(dòng)收回。

　　電子檔案保管期限表

　　序號(hào)　歸檔部門(mén)　歸檔范圍　保管期限

　　1各科室　本科室應(yīng)歸檔的文書(shū)、業(yè)務(wù)永久檔案　永久

　　2本科室應(yīng)歸檔的文書(shū)、業(yè)務(wù)長(zhǎng)期檔案　長(zhǎng)期

　　3本科室應(yīng)歸檔的文書(shū)、業(yè)務(wù)短期檔案　短期