原中工學院公文處理辦法(修訂)

　　第一章總則

　　第一條 為了進一步規范我院公文處理工作，提高辦文質量和效率，現根據上級文件精神，結合我院實際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所指的公文，是在黨務和行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要依據。

　　第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互聯系、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，并嚴格執行保密的法律法規。

　　第四條 公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布學院行政規章制度，向上級請示工作或報告情況，對下屬單位或部門答復問題或指導工作，與平級或沒有隸屬關系的單位商洽工作的重要工具。各級部門必須認真做好公文處理工作，為我院的教學、科研和管理等各項工作服務。

　　第五條 學院及各部門辦公室應設立文秘部門或者配備專職人員，負責公文處理工作。各級領導應當高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理的有關規定，加強對公文處理工作的領導和監督。

　　第二章公文種類

　　第六條 我院常用的公文種類主要有決定、意見、通知、報告、請示、通報、函等。

　　1.決定 適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位或人員，變更或者撤消下屬部門不適當的決定事項。

　　2.意見 適用于對某項重要工作進行指導、作出安排或提出見解和處理辦法。

　　3.通知 適用于傳達或轉發上級機關的指示和公文，批轉下級部門公文，告知下級部門需要知道、辦理或執行的事項，發布規章制度，任免人員。

　　4.報告 適用于向院領導或上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

　　5.請示 適用于請求院領導或上級機關給予指示或批準。

　　6.通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　7.函 不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。

　　8.會議紀要 適用于記載傳達會議情況和議定事項。

　　第三章公文格式

　　第七條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關(部門)、正文、附件、附注、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、印發機關(部門)和印發日期等部分組成。

　　(一)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱。兩個以上機關聯合行文，主辦單位應當排列在前，由主辦單位編號。

　　(二)發文字號應包括發文代字、年份、序號。由院辦負責編號。

　　(三)涉及國家秘密的公文應標明密級及保密期限。密級分“秘密”、“機密”、“絕密”三種。其中，“機密”、“絕密”級公文應標明份數、序號。

　　(四)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”，“急件”。其中，明傳電報應當分別標明“平急”，“加急”，“特急”，“特提”。

　　(五)公文標題由發文機關、事由、文種三部分組成，不宜過長。其中，“事由”應是公文內容的準確概括，如涉及多方面內容的，可保留主要方面，其余以“等問題”，“若干問題”，“具體問題”，“有關問題”等代替的辦法進行縮減。

　　標題中一般不用標點符號。引用其它公文標題時，所引標題要有發文機關。除批轉法規性文件外，一般不加書名號。

　　構成標題的三部分，一般可省去發文機關。公告或某些內容十分簡單的公文，有時可省去事由，或者同時省去發文機關部門。

　　(六)主送機關(部門)指公文的主要受理機關(部門)，應當使用全稱或者規范化的簡稱、統稱。其位置在標題左下，正文上，頂行書寫。要求下級有關單位共同辦理的，可以寫幾個主送機關(部門);報送上級的公文，一般只寫一個主送機關(部門)。

　　(七)正文的基本要求是簡明扼要，條理清楚，符合事實，合乎文法，準確地表述發文的主要精神。正文的開頭，一般應簡要說明發文的

　　原則或目的，以提示閱讀者注意。結尾是對受文機關(部門)提出的總

　　要求，一般根據公文種類、性質和行文關系使用通用簡語，不可因沿古舊用法或隨意生造。

　　(八)公文如有附件，應在正文之后、機關(部門)名稱之前，注明附件順序和名稱。附件是正文的補充部分，要與正文一并裝訂，較長的可以單獨裝訂，但要在標題左上方注明與正文的順序關系。

　　以頒發、印發、批轉、轉發形式制發的公文，形式上也是附件，因標題上已經明確，不必在正文后注明，但不能與正文分開裝訂。

　　公文如有附注(需要說明的其他事項)，應位于成文日期之下，主題詞以上，并加括號標注。

　　(九)成文時間除會議決議以通過的日期為準外，一般應以領導人簽發的日期為準;聯合行文以最后簽發機關(部門)負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文時間應用規范全稱，用漢字書寫。其中，“零”應寫成“○”。

　　(十)公文除會議紀要和以電報形式發出的公文外，應當加蓋印章。

　　(十一)除會議紀要、明傳電報外，公文應當按照要求標注主題詞。主題詞不得超過五個。上行文按照上級的要求標注主題詞。

　　(十二)與公文有關、需要了解公文內容或協助辦理的機關(部門)，屬上級機關(部門)的列入抄報，平級或下級機關(部門)的列入抄送。不能漏寫或多抄、濫送。抄送、抄報機關(部門)書寫位置在公文末頁的下端。

　　(十三)公文的左右空白要求和諧、勻稱、美觀，大小適當。公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm*297mm)。統一在左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　　(十四)其它公文格式方面的具體要求參照《國家行政機關公文格式》(1999年)執行。

　　第四章行文規則

　　第八條行文應確有必要，注重效用，不得濫發文件和簡報。

　　1.除工會、團委有自己的紅色文件頭外，其它職能部門不得自制紅頭，特殊情況必須報學院批準。

　　2.簡報統一由學院辦公室(以下簡稱“院辦”)制發。如因特殊原因，職能部門需制發簡報的，應到院辦備案。

　　第九條 行文關系按照隸屬關系、組織關系和職權范圍確定。一般

　　不得越級行文。

　　1.院黨委、學院可以按照規定的程序直接向教育廳、河南省黨政職能部門及其它單位行文，學院內設機構除學院辦公室外不得對外正式行文。一般不得越級行文和請示問題，因特殊情況必須越級行文和請示問題時，要抄報越過的機關。向上級及平行單位報送公文時，應注意黨政分開。凡屬黨委系統職權范圍內的工作以及黨務等文件，應以黨委名義報送;凡屬行政系統職權范圍內的工作以及行政業務等文件，應以學院名義報送。向教育廳報送文件時，要統一經辦公室報送，不得直接送教育廳各處室。

　　2.學院內部，凡屬職能部門職權范圍的事項，應報送對口職能部門。職能部門對各部門報送的請示，一般應于一周內給予明確答復。超出部門職能范圍的行文，應報請院辦批準。職能部門認為需要報請主管院領導或會議決定的問題，應提出初步意見。必須直接向院領導請示的事項，應先送院辦登記，并呈送給有關領導批閱。除院領導直接交辦的事項外，各單位不要將請示或報告直接送學院領導，不得多頭報送。

　　3.需要報請批準的文件，如內容涉及幾個部門，一般應事先與有關部門充分協商，取得一致意見后再上報。意見分歧太大，又急需解決的問題應把分歧意見同時上報。

　　4.屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。

　　第十條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其它機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”中不得夾帶請示事項。

　　第五章發文辦理

　　第十一條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

　　第十二條 草擬和撰寫公文應做到：

　　1.要符合黨和國家的方針政策、法律法規和上級機關的有關規定。情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清晰，行文要規范。

　　2.公文標題要簡潔、明確，文種要正確。 “請示”和“報告”要分開。

　　3.上報公文應注明簽發人，“請示”應當在文件末尾注明聯系人的

　　姓名和電話。

　　4.文中的人名、地名、時間、數字要準確，引用的公文要注明發文機關、發文編號、文件標題，且應當先引標題，后引文號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　5.文件如有附件，應在正文之后、發文機關名稱(或發文時間)之前注明附件的名稱與件數。

　　6.結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　7.應當使用國家法定計量單位。

　　8.文內使用非規范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　9.公文中的數字，除成文日期，部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。百分數用“ %”表示。在同一公文中數字的使用必須前后一致。

　　第十三條 審核公文草稿擬好后，在呈送領導審批簽發前，辦公室要對是否行文認真把關。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求等。審核文稿時要對公文內容、文字表述、文種使用、格式等方面進行全面審核把關。

　　1.各處室發文時，由承辦人員擬稿，填寫發文稿紙，經處室負責人核稿，送交辦公室復審。處室負責人未核稿簽字的，不得送辦公室。

　　2.凡涉及其他處室的公文，主辦處室應當主動與有關處室協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

　　3.辦公室應當協助上級領導認真做好公文的審核把關工作，重點是：

　　(1)是否需要行文。凡是可以用計算機網絡、電話、傳真電報、密碼電報，甚至面談等方式解決的問題，不印發文件;

　　(2)稿件的內容同上級機關，本機關已經發過的公文有無抵觸或提法不一致的地方;

　　(3)政策、措施和要求是否明確具體，切實可行，依據是否充分，執行中的問題是否都有妥善安排，涉及其他部門、處室或地區的問題是否協商、會簽;

　　(4)處理程序是否完善，發文名義是否合適;

　　(5)文字敘述是否合乎文法和邏輯等。對不符和規定的公文應退回公文起草處室或單位。未經辦公室審核的文稿，不得送院領導審簽。

　　第十四條 簽發簽發是決定公文稿件定稿的最后環節。文稿經簽發后方能生效，未經領導簽發的文件不得印發。

　　領導審核、審批公文應表示出同意、不同意或者其他具體意見，圈閱應視為同意;如領導已簽批否定意見，經辦人員不得換簽轉呈其他領導，如確需轉呈的應原文呈送并說明情況。對擅自改動領導簽發過的文件的直接責任者，要按有關規定給予紀律處分。

　　1.黨委文件。以院黨委名義發文，屬全局性的文件，由書記簽發;屬單項工作的，由分管副書記簽發;向上級黨組織上報的文件，由書記簽發。

　　2.行政公文。重要的、涉及面廣的或者以學院名義對外報送的公文，由院長簽發,或由院長委托的副院長簽發;屬于一般性的文件，由主管副院長簽發;會議通過的文件，根據授權，可由辦公室主任簽發。

　　3.聯合發文。應由各聯合部門的主管院領導分別在同一稿件上簽發。

　　第十五條 制定政策性文件，主辦處室應先向主管領導匯報，經同意后將打印文稿送辦公室，由辦公室安排院長辦公會或黨委會討論審議。

　　第十六條 繕印公文簽發后，均應由辦公室統一編號安排繕印。印制文件時，經辦人員要認真校對，確保質量。印制的文件要求字跡清楚，符合規定的格式。文件印訖用印時，機要文印室留2份備案，主辦部門要至少留存1份，并妥善保存公文定稿，定期歸檔。公文裝訂由經辦人員負責，應符合規范。

　　第十七條 用印加蓋的印章必須清晰、端正。沒有有關批準手續，不準私自蓋章。

　　第十八條 裝訂與分發由主辦部門負責。公文應按主送機關、抄報機關、抄送機關迅速、準確分發。

　　第十九條 報送向教育廳報送請示、報告、情況通報、先進經驗等送5份;向其它單位報送文件，則視需要確定報送份數。

　　凡報送上級的公文，不得將同一文件又送又寄，以免給上級機關辦文增添麻煩。

　　第六章收文辦理

　　第二十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、傳閱、承辦、催辦等程序。

　　第二十一條 簽收 對于來文，由收發室和辦公室文秘人員負責接收。收文人員應認真清點核實，確認沒有誤送后，辦理交接手續。經辦公室收發的公文，運轉中如發生誤壓漏辦、丟失等情況，責任由送接公文的人員承擔。對收到的公文，凡不符合公文處理規定的，辦公室應注明理由，予以退回。

　　第二十二條 登記 辦公室收到公文后，應及時拆封，并在收文簿上登記，填寫來文處理簽。上級的電報、電話指示按收發文處理。對錯發、缺頁、漏寫日期、發文機關不詳、少份的公文，應根據封皮上的發文機關郵戳日期(或收到日期)加以注明，以備查考。

　　第二十三條 擬辦 對收到的公文，辦公室應提出擬辦意見，送分管領導批示或者交有關處室辦理，需要兩個以上處室辦理的應當明確主辦處室。緊急公文應當明確辦理時限。

　　第二十四條 批辦 重要的來文，如上級機關的決議、決定、指示以及交辦的重大事宜等，由辦公室主任或副主任提請院領導批閱，然后按廳領導批辦意見分發有關處室。批辦是院領導就公文應當如何辦理所作的批示意見。批示意見要明確、妥當、指出承辦部門或人員，必要時還須指明承辦期限。需要傳閱或傳達的公文，須批明對象和范圍等。

　　第二十五條 承辦 承辦處室收到交辦的公文后應當及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本處室職權范圍或者不宜有本處室辦理的，應及時退回交辦的文密部門并說明理由。批交兩個以上處室的公文，由主辦處室負責向有關處室運轉。

　　公文辦理中遇有涉及其他處室職權的事項，主辦處室應主動與有關處室協商;如有分歧，主辦處室主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可報請領導協調或裁定。

　　第二十六條 催辦 凡經領導批辦或交有關處室辦理的公文，辦公室設有專人按照辦理的時限對承辦單位和人員進行檢查催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，不得漏辦和延誤并及時向領導匯報催辦情況。

　　第二十七條 辦理時限

　　明碼電報 標明“特提”的公文，當天必須辦理;標明“特急”的公文，三天內必須辦理;標明“加急”的公文，五天內必須辦理;標明“平急”的公文，十天內必須辦理。

　　第七章 公文歸檔

　　第二十八條 公文辦理完畢，應按照我院檔案管理的有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，按時歸檔。公文立卷，要正確反映本部門或單位的主要工作情況，便于保管、查找和利用。電報同文件一起立卷。

　　任何個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第二十九條 各部門承辦文件人員，應在蓋章時將文件正本和有關附件兩份留存秘書科，一份連同底稿留存所在辦公室，以備歸檔。

　　第三十條 檔案工作人員應隨時檢查文件是否齊全(即正文和附件，請示和批復，正本和定稿，轉發文和原稿)，手續是否完備(領導同志核稿，簽發，蓋章等)，缺少者應由承辦人員補齊。

　　第八章 公文管理

　　第三十一條 機要文件

　　1.傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。凡經機要系統寄送的文件，一律由機要人員處理，其他人員一般不得參與。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

　　2.機要文件應按上級規定的范圍進行傳達、閱讀，不得自行擴大。中央發至省級的文件，院級領導可以閱讀;發至地廳級的文件，副處級以上干部可以閱讀或聽取傳達;發至縣團級的文件，支部委員和科以上干部可以閱讀或聽取傳達。

　　因工作需要，其他干部需要閱文時，可由院領導或院辦主任批準。

　　離退休干部應和同級在職干部一樣閱讀文件或聽取傳達。

　　3.機要文件要定期整理和銷毀，具體事宜由機要部門按照上級規定負責進行。

　　第三十二條 翻印公文 上級機關的公文，除絕密或注明不準翻印的以外，院領導或院辦主任批準可以翻印。

　　第三十三條 公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日不產生效力。

　　第三十四條 不具備歸檔和存查價值的公文，以及超過保存期限的公文，經過鑒定并經院辦主任批準，可以銷毀。

　　第三十五條 銷毀秘密公文應當由兩人以上監銷，保證不丟失、不泄密。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。

　　第三十六條 機構合并時，全部公文應隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

　　工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　　第三十七條 院辦應對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況進行監督、檢查，并建立相關制度。

　　第三十八條 本辦法由院辦負責解釋。

　　第三十九條 本辦法自文件下發之日起試行。

篇2：總公司公文處理辦法

　　總公司公文處理辦法范本

　　第一章 總則

　　第一條為使EE公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度)的有關規定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章 公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　　(一)條例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質;

　　(二)規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　　(三)制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

　　(四)通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;。

　　(五)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(六)請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(七)報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問;

　　(八)批復：對請示事項予以答復;

　　(九)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(十)函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章 公文辦理

　　第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發文時間以領導簽發的時間為準;聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

　　所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發。總經理離京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于EE公司系統內)經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

　　第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

　　第四章 公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。

　　第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章 附 則

　　第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：黨校公文處理規范

　　黨校公文處理工作規范

　　一、總體要求

　　(一)堅持實事求是、言之有物，避免大而化之、空泛議論。

　　(二)嚴格按照公文處理規定，統一格式，規范運作程序。

　　(三)準確體現發文的目的及意圖，并及時制作分發,講求效率。

　　(四)嚴格遵守文件保密規定，加強對涉密文件的管理，做到不失密，不泄密。

　　二、工作程序

　　(一)公文制作

　　1、擬搞。根據領導交待或會議決定進行文件的起草工作，并按規定的格式行文。以領導班子名義上報或下發的文件及其他重要文件的起草，必須認真領會行文目的、意圖，列出提綱。經有關領導同意后，方能動筆。

　　2、修改。初稿完成以后，必須反復修改，要求語言表達準確，文字簡練通順，標點符號正確，書寫整潔清楚。

　　3、核稿。經反復修改后的文稿送辦公室主任審核，然后送有關校領導閱后定稿。

　　4、簽發。經核稿后的文稿，應附上發文稿紙，經辦公室簽字后送校領導簽發。簽發人對文件負責，署全名，注明年、月、日。

　　5、編號。經領導簽發的文件，由辦公室負責編號;幾個機關的聯合發文，只注明主辦單位的公文編號。

　　6、打印。上述程序完畢后，送打印室打印。

　　7、校對。文件、文稿打印后，擬稿人員要將原稿與打印逐一核對，力求無誤。核對人員要在行文處理單校對欄內簽名，以示負責。

　　8、加蓋印章。印制的正式文件，要再進行一次校對，確定無誤后，加蓋印章。

　　(二)公文分發

　　1、分發。文件加蓋印章后，嚴格按發文范圍進行文件分發工作。以黨校名義上報下發的文件，要履行分發文的登記手續。

　　2、存檔。文件加蓋印章后與原稿一并存檔。屬于請示、函件，還應將批復、函復與原稿一并立卷歸檔，以保持文件的完整性。

　　3、歸檔。認真做好本部門的文書歸檔工作。在第二年的三月份，及時將本部門存檔的文件進行歸檔整理，向綜合檔案室辦理移交手續。

　　(三)公文接收

　　1、簽收。收文原則上統一由機要人員負責簽收。秘書受其委托，也可簽收。接收文件時，要認真對文件件數及號碼進行登記、編號、分類。同類文件須放在同一文件夾內，再送交辦公室主任簽批。

　　2、傳閱。機要人員根據批簽意見，對文件進行傳閱，急件必須在一天內傳閱;一般文件要求在一周內傳閱完畢;對需轉有關部門傳閱的文件，要及時傳遞并認真做好文件傳遞的登記手續。在文件的傳閱過程中，要認真做好文件的催辦、收回工作，加快文件的傳閱速度。

　　3、來件處理。凡上級機關或外單位寄給校辦的文件材料及信函等，由辦公室負責拆封、登記、處理。對上級機關的通知，要及時向有關領導匯報，并按領導的指示辦理。對上級及外單位寄來的一些有參考價值的文件材料，及時送交有關領導參閱。對上級機關的來電，要認真詳細地做好記錄，并及時交有關領導閱示，對領導的批示，要認真落實，并將承辦的結果向有關領導匯報。