為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理工作，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》，特制定本制度。
一、職責(zé)分工
電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須實(shí)行全過程管理，并由專人負(fù)責(zé)。
1.學(xué)校各科室形成的電子文件，由各科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對(duì)電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。
2.信息中心負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)指導(dǎo)和支持。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。
二、歸檔范圍
1.凡是反映學(xué)校工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的電子文件及支持性軟件。
2.在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。
3.信息及計(jì)算機(jī)程序類文件。包括軟件任務(wù)開發(fā)書、需求分析說明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測(cè)試報(bào)告、修改記錄、安裝使用維護(hù)說明等。
三、歸檔時(shí)間
歸檔時(shí)間可隨形成時(shí)間實(shí)時(shí)進(jìn)行(如：聲、像檔案等)，也可以與電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
四、歸檔要求
1.具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件一并歸檔。
2.將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝到耐久性的載體上，一式兩份，一份封存保管，一份供查閱使用。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后再完成上述工作。
3.軟磁盤不可作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
4.存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括編號(hào)，名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
5.電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、說明等應(yīng)一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。
6.原電子文件數(shù)據(jù)載體在完成電子文件歸檔后保留一年。
五、收集整理
1.在電子文件收集、積累過程中，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。在電子文件的運(yùn)行中采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性、完整性。
2.建立電子檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，或通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)存到受檔案部門控制的存儲(chǔ)器上。
3.對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔科室進(jìn)行組盤、并建立盤內(nèi)文件目錄。
4.對(duì)電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型、盤號(hào)、保管期限、歸檔科室、備注等。
載體類型：磁帶、磁盤、光盤
盤 號(hào)：按不同的載體類型分別編制流水號(hào)
保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限
歸檔科室：記錄歸檔科室名稱
備 注：記錄該載體內(nèi)文件的大致內(nèi)容及有關(guān)說明
5.對(duì)電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號(hào)、保管期限、主題詞、密級(jí)、盒號(hào)、文件頁數(shù)、借閱范圍、歸檔號(hào)、文件來源、備注等對(duì)文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承，由檔案部門給定保管期限，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成件號(hào)。
六、鑒定銷毀
(一)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對(duì)歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括：
1.對(duì)文件的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統(tǒng)的檔案文件。
2.確定電子文件的價(jià)值和保存期限。并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件。
3.在鑒定工作的同時(shí)，對(duì)電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)進(jìn)行檢測(cè)。
(二)對(duì)電子檔案的鑒定：內(nèi)容包括對(duì)已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把失去保存價(jià)值的電子檔案剔除銷毀。
(三)電子檔案的銷毀：應(yīng)辦理審批手續(xù)后方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除;屬機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同儲(chǔ)存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
七、質(zhì)檢與移交
1.對(duì)電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn)：歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如文件形成單位采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案部門;檔案部門在接收電子文件時(shí)，應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否正常讀取、打開或運(yùn)行;有無被感染計(jì)算機(jī)病毒;內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。
2.電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫(kù)移交登記表上登記。檔案入庫(kù)移交登記表一式兩份，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。
八、保管、統(tǒng)計(jì)與利用
1.電子檔案的保管應(yīng)有專用的裝具，立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷，并應(yīng)由專人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。
2.電子檔案的統(tǒng)計(jì)：按年度對(duì)電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。
3.電子檔案的利用：嚴(yán)格按照借閱范圍、借閱制度，履行借閱、批準(zhǔn)手續(xù)。超過借閱規(guī)定時(shí)限的，自動(dòng)收回。
電子檔案保管期限表
序號(hào) 歸檔部門 歸檔范圍 保管期限
1各科室 本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)永久檔案 永久
2本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)長(zhǎng)期檔案 長(zhǎng)期
3本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)短期檔案 短期
篇2：某黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范
黨校文件、材料歸檔工作規(guī)范
一、文件、材料歸檔范圍
凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件、材料，均屬歸檔范圍。
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)文件、材料
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件、材料;
2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;
4、上級(jí)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)同志，在于本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件、材料上的批示和下達(dá)的督查近期形成的辦結(jié)材料;
5、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)同志與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)工作問題的重要來往文書;
6、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;
7、上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。
(二)本機(jī)關(guān)文件、材料
1、本機(jī)關(guān)黨委會(huì)議文件、材料，本機(jī)關(guān)召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議文件、材料;
2、本機(jī)關(guān)印發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)給予其他機(jī)關(guān)聯(lián)合印發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
3、本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;
4、本機(jī)關(guān)工作中形成的重要工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告;
5、本機(jī)關(guān)編印的周迅、簡(jiǎn)報(bào)的印件和底稿
6、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;
7、反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科研成果的專業(yè)文件材料;
8、本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究行成的重要文件材料;
9、本機(jī)關(guān)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;
10、本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;
11、本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)及婦委會(huì)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;
12、本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中，形成的重要函件、電話記錄、值班記錄，領(lǐng)導(dǎo)同志從外地帶回的同本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料;
13、本機(jī)關(guān)征用土地及基本建設(shè)工程施工、竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的圖紙及文件材料等;
14、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、起用印信及人員編制等文件材料;
15、本機(jī)關(guān)制定的工作制度等文件材料;
16、本機(jī)關(guān)干部的任免、調(diào)配，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任，干部與職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、獎(jiǎng)懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料;黨員、團(tuán)員、干部、工人的名冊(cè)及報(bào)表;
17、本機(jī)關(guān)干部、工人的工資表，行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根;
18、本機(jī)關(guān)黨組織的重要文件材料;
19、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè)。
(三)下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料
各縣區(qū)黨校主送市委黨校的重要報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料。
二、歸檔時(shí)間與辦法
(一)本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類文稿印件三份連同底稿隨時(shí)送交檔案室。
(二)本機(jī)關(guān)的黨委會(huì)議記錄，于第二年上半年由指定人員整理后移交檔案室。
(三)校領(lǐng)導(dǎo)同志和各處室長(zhǎng)參加各種會(huì)議帶回的文件、材料，會(huì)議參加者應(yīng)在回單位后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。
(四)教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案，于第二年第一季度，分別由教務(wù)處、科研處、組織處向檔案室移交。
(五)學(xué)員檔案于第二年的第一個(gè)月，分別由行干處、業(yè)教處向檔案室移交。
(六)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作時(shí)的講話、照片、錄音、錄像等材料，在一月內(nèi)由有關(guān)處室向檔案室移交。
(七)黨校召開的各種會(huì)議的錄音、錄像、照片，由會(huì)議承辦處室，一月內(nèi)向檔案室移交。
(八)黨校大事記由辦公室于第二年第一季度整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，打印成冊(cè)移交檔案室。
(九)其他需要存檔的材料，由各有關(guān)處室于第二年第一季度向檔案室移交。