關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定
1 總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作，特制定本規(guī)定。
2 項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負責。
3 對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料，必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。
4 對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料，必須在接收之前對其有效性進行檢查，不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。
5 對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知，承包商提交的工程變更申請，監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停（復）工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件，項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。
6 項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進展情況，不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作，及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。
7 工程建設(shè)管理工作結(jié)成后，所有項目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評；情節(jié)嚴重的，通報批評并處50-1000元罰款。
篇2：地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據(jù)檔案管理規(guī)范，結(jié)合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：
第一部分：公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查；
各部門設(shè)有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等；
3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度）；
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié)；
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等；
6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復；
7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料；
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料；
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；
12.公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。
1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：
1）對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存；
2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；
3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀：檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損
文章 文章、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清m.dewk.cn理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文章篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：
a.指導、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；
b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責分管范圍內(nèi)的文件管理工作；
3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導質(zhì)量體系運行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；
4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準；
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導則》的規(guī)定。
4.3文件的標識與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應(yīng)向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。
4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責簽收登記，交分管領(lǐng)導簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負責保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。
c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實情況進行相應(yīng)的跟蹤。
4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負責公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》