置業(yè)有限公司員工檔案管理規(guī)定
1.0目的
為配合公司檔案室根據(jù)公司管理要求和客觀需要予以管理，確保檔案及相關(guān)信息的完整和安全，特制定本規(guī)定。
2.0范圍
本規(guī)定適用于全公司。
3.0術(shù)語
3.1員工檔案(人事檔案)：是全面考察、了解和正確考評、使用員工的依據(jù)，員工信息是準確了解公司人力資源現(xiàn)狀，以便進行短期和長期人力資源規(guī)劃的依據(jù)，員工檔案和信息管理工作是人力資源工作的重要組成部分。
3.2員工信息管理：是指根據(jù)公司現(xiàn)在或?qū)砜赡艿男枰瑢T工檔案及其他文件材料進行加工、整理、提煉而形成的規(guī)范、有序的公司員工的人事資料。
4.0職責(zé)
4.1人力資源部
4.1.1人力資源部對收集到的歸檔材料按規(guī)定進行整理、裝訂，并按員工順序號進行存放保管;
4.1.2為確保檔案的準確，每半年對內(nèi)部檔案進行檢查、核對;對保存的內(nèi)部檔案應(yīng)不定期查看，做到防蛀、防潮;每年年底清理當年離職員工內(nèi)部檔案。
5.0內(nèi)容
5.1員工檔案包括員工的人事檔案材料和內(nèi)部檔案(員工進入公司后根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定形成的應(yīng)該歸檔的各種材料)。
5.1.1內(nèi)部檔案材料：員工求職資料;員工的應(yīng)聘資料及簽署的各類協(xié)議;員工本人提供的身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、外語等級證書、戶口本、各種資格證以及其他相關(guān)證件的復(fù)印件;1寸近期免冠照片2張;員工轉(zhuǎn)正申請表、異動交接手續(xù)、解除勞動合同協(xié)議、員工履歷表、勞動合同等;綜合一覽表：反映員工的職務(wù)、崗位變遷情況及獎懲、違紀記錄等情況;其他能反映員工情況的綜合材料，如：述職報告、培訓(xùn)記錄等。
5.1.2內(nèi)部檔案的收集和補充：公司員工內(nèi)部檔案應(yīng)及時、全面地收集到公司檔案室統(tǒng)一保管。各部門應(yīng)主動將平時形成的公司員工應(yīng)歸檔材料及時送交人力資源部審核后歸檔。駐外機構(gòu)在當?shù)卣衅傅娜藛T，須建立詳細的人事資料存檔備查，并將所招聘的主要個人資料整理匯總后交人力資源部審核后存檔。檔案管理人員根據(jù)公司文件，收集公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱評聘等材料。人力資源部可根據(jù)需要和檔案材料欠缺情況，通知有關(guān)人員補充材料。各部門人員應(yīng)協(xié)助人力資源部做好檔案收集和補充工作。檔案管理人員對收集到的存檔材料應(yīng)進行認真鑒別，存檔材料應(yīng)真實準確、完整齊全、文字清楚。
5.2內(nèi)部檔案的保管
人力資源部對收集到的歸檔材料按規(guī)定進行整理、裝訂，并按員工順序號進行存放保管;為確保檔案的準確，每半年對內(nèi)部檔案進行檢查、核對;對保存的內(nèi)部檔案應(yīng)不定期查看，做到防蛀、防潮;每年年底清理當年離職員工內(nèi)部檔案。
5.3內(nèi)部檔案的查(借)閱
5.3.1查(借)閱員工內(nèi)部檔案的人員，須是部門經(jīng)理級以上管理人員，且只能查(借)閱其下屬的檔案;
5.3.2除職能部門外，一般不得跨部門查(借)閱員工內(nèi)部檔案;
5.3.3如確有必要，只能查(借)閱同級以下人員檔案并經(jīng)被查人上級領(lǐng)導(dǎo)同意;
5.3.4查(借)閱員工內(nèi)部檔案的人員須按要求填寫《員工檔案調(diào)閱登記表》，經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后方可查(借)閱。
5.3.5公司員工內(nèi)部檔案一般不外借，特殊情況需借閱，借用人須說明充分理由并報總經(jīng)理批準;檔案借出時間不超過2天，如需超期借閱，應(yīng)補辦手續(xù)，借閱人員應(yīng)妥善保管被借檔案，確保被借檔案的安全和保密。
5.4員工信息管理
5.4.1員工信息的建立和收集、補充：據(jù)收集的員工內(nèi)部檔案，提煉、整理所需各類相關(guān)信息，建立人力資源信息管理系統(tǒng);根據(jù)公司相關(guān)文件，收集公司設(shè)置和人員調(diào)整情況及員工異動、職務(wù)變化情況并及時修改、補充相關(guān)人事信息;及時向人力資源部提供部門人員異動信息。
5.4.2員工信息的查詢：除職能部門外，查詢員工信息只能是部門經(jīng)理級以上的管理人員，且只能查詢下屬部門的員工信息;部門經(jīng)理級以下員工因工作或項目需要查詢公司員工信息，須經(jīng)部門負責(zé)人同意，并報分管副總批準;對查詢事務(wù)按公司規(guī)定辦理，由人力資源部負責(zé)管理。
5.4.3員工信息的統(tǒng)計和分析：人力資源部統(tǒng)計月末員工基本情況(如當月員工人數(shù)、員工流入和流出情況等)，并制作員工信息統(tǒng)計報表;人力資源部統(tǒng)計職能部門所需信息報表和查詢部門所需臨時報表;人力資源部根據(jù)每月月末信息報表統(tǒng)計員工流失情況和制作季末、年末報表，分析當年人力資源發(fā)展趨勢。
5.4.4員工信息的上報和存檔：人力資源部于每月10號前上報上月統(tǒng)計資料總經(jīng)理;人力資源部月末、季末、年末報表應(yīng)統(tǒng)一歸檔管理。
篇2：公司會計檔案管理規(guī)定
公司會計檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0 程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準后，才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
無
篇3：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規(guī)定
公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規(guī)定
1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門秘書處。
2.借閱范圍：
(1)絕密--文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理和總監(jiān)級以上人員;
(2)秘密--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、有關(guān)的部門經(jīng)理;
(3)內(nèi)部--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門的員工。
3.業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：
(1)絕密--重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù);其他的重大經(jīng)營管理的文件材料等;
(2)秘密--財務(wù)報表、賬冊;日常經(jīng)營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設(shè)備技術(shù)資料等;
(3)內(nèi)部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。