地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
為了加強檔案室管理，提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性，作規(guī)定如下：
一、檔案室管理責任部門和責任人
公司檔案室管理責任部門為總經(jīng)理辦公室，責任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員，其它人員不得隨意進出檔案室。
二、檔案室存檔范圍
公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料，除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、檔案柜編號與存放
檔案室共有檔案柜十四列，編號為A—N列，每列分為1—5欄，根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下：
1、A列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料，以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。
A1-A2：公司獎狀、獎杯、獲獎證書等；
A3：公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及 項目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。
A4：總經(jīng)理辦公室檔案
A5：人力資源部檔案
2、B列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同
B1：公司重要證照
B2-B5：歷年來各部門簽署的合同，根據(jù)時間、部門進行分類保存
3、C列為工程m.dewk.cn前期部檔案（按項目分類）
C1-C5：20**G72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、D列工程前期資料
5、E列為工程項目檔案
6、F列為工程項目檔案
7、G列為營銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等（按項目分類）
8、H列為營銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等（按項目分類）
9、I列為預算部檔案
10、J列為預算部檔案
11、K列為物資部、物管技術(shù)部檔案
K1-K3：物資部各類招投標文件
K4-K5：物管技術(shù)部盤點表
12、L列為財務部檔案（財務部歷年憑證）
13、M列為財務部檔案（財務部歷年憑證）
14、N列為財務部檔案
N1：財務部歷年財務報表
N2：貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務約定書、稅務局 與外經(jīng)委等單位來函、其它資料
N3：再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關資料、審計報告 、評估報告、驗資報告等
N4：銀行資料
N5：增加注冊資本相關資料、投資方名稱變更相關資料
四、檔案存放要求
檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊，每列文件須有檔案文件目錄，并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標明名稱，便于查找。
五、檔案室的清理要求
檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后， 檔案管理員必須定期清掃與整理，避免灰塵與污損。
六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
篇2：地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
為了加強檔案室管理，提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性，作規(guī)定如下：
一、檔案室管理責任部門和責任人
公司檔案室管理責任部門為總經(jīng)理辦公室，責任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員，其它人員不得隨意進出檔案室。
二、檔案室存檔范圍
公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料，除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、檔案柜編號與存放
檔案室共有檔案柜十四列，編號為A—N列，每列分為1—5欄，根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下：
1、A列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料，以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。
A1-A2：公司獎狀、獎杯、獲獎證書等；
A3：公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及 項目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。
A4：總經(jīng)理辦公室檔案
A5：人力資源部檔案
2、B列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同
B1：公司重要證照
B2-B5：歷年來各部門簽署的合同，根據(jù)時間、部門進行分類保存
3、C列為工程m.dewk.cn前期部檔案（按項目分類）
C1-C5：20**G72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、D列工程前期資料
5、E列為工程項目檔案
6、F列為工程項目檔案
7、G列為營銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等（按項目分類）
8、H列為營銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等（按項目分類）
9、I列為預算部檔案
10、J列為預算部檔案
11、K列為物資部、物管技術(shù)部檔案
K1-K3：物資部各類招投標文件
K4-K5：物管技術(shù)部盤點表
12、L列為財務部檔案（財務部歷年憑證）
13、M列為財務部檔案（財務部歷年憑證）
14、N列為財務部檔案
N1：財務部歷年財務報表
N2：貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務約定書、稅務局 與外經(jīng)委等單位來函、其它資料
N3：再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關資料、審計報告 、評估報告、驗資報告等
N4：銀行資料
N5：增加注冊資本相關資料、投資方名稱變更相關資料
四、檔案存放要求
檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊，每列文件須有檔案文件目錄，并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標明名稱，便于查找。
五、檔案室的清理要求
檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后， 檔案管理員必須定期清掃與整理，避免灰塵與污損。
六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
篇3：C物業(yè)檔案室管理規(guī)定
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。