總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實際，制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；
（三）指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報本企業(yè)的文件材料；
三、本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；
五、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務(wù)、科技檔案見具體辦法附表）。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審，經(jīng)處（分公司）級負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務(wù)、技術(shù)、設(shè)計等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)之日起實施
篇2：公司會計檔案管理規(guī)定
公司會計檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實加強(qiáng)對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟(jì)合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0 程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
無
篇3：廣告公司檔案管理規(guī)定
廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定
(一)公司的檔案范圍
1、企業(yè)行政文書檔案：包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會議文件;工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。
2、企業(yè)管理檔案：包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3、企業(yè)技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、項目方案、樣片等。
4、企業(yè)會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。
6、企業(yè)聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。
(二)公司檔案管理體制
1、公司檔案管理機(jī)構(gòu)：辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。
2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。
(三)立卷歸檔制度
1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：
(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。
(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。
(3)凡是有機(jī)密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內(nèi)歸檔。
4、歸檔要求
(1)材料完整齊全。
(2)系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，并區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。
(4)在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。
(5)由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù)，雙方在移交清冊上簽字。
5、部門歸檔要求
(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。
(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。
(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。
(4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。
(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。
6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分類編目排列。
7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統(tǒng)一用A4紙。
(四)、檔案管理工作
1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位;分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。
3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
(五)、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。
3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場信息等。
4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。