建設(shè)監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定

　　第一章 總則

　　為建立健全公司檔案工作，規(guī)范檔案管理，更好地為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司具體情況，制定本制度。

　　第一條 公司檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的全部檔案總和，包括工程建設(shè)監(jiān)理、工程技術(shù)咨詢、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、行政管理、董事會(huì)等方面形成的檔案資料。

　　第二條 公司檔案工作是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分。

　　第三條 公司檔案工作采取集中統(tǒng)一管理。

　　第二章 文件材料的形成和歸檔

　　第四條 公司經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的文件材料（含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等）由責(zé)任人積累、整理后歸檔。

　　第五條 文件材料歸檔的基本要求

　　1.歸檔的文件材料必須完整。

　　2.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司工程建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

　　3.歸檔材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　4.歸檔文件必須編制目錄。

　　第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

　　1.建設(shè)行政主管部門來(lái)文。

　　2.董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議及監(jiān)理公司內(nèi)部規(guī)章制度。

　　3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。

　　4.向政府有關(guān)主管部門的報(bào)告或復(fù)文。

　　5.與監(jiān)理項(xiàng)目有關(guān)的業(yè)主、承建商的來(lái)文及復(fù)文。

　　6.按監(jiān)理項(xiàng)目形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、監(jiān)理工作總結(jié)。

　　7.有關(guān)公司人事管理檔案。

　　8.公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案。

　　9.公司會(huì)議紀(jì)要及決議。

　　10.其他。

　　第七條 歸檔時(shí)間

　　1.工程項(xiàng)目及科研項(xiàng)目，在項(xiàng)目告一段落或項(xiàng)目完成后，責(zé)任人應(yīng)在14日內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，交檔案管理部門歸檔。

　　2.各類文件材料歸檔一式一份，重要文件及自制文件應(yīng)將原件歸檔。

　　3.公司工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集得到的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)交檔案管理部門歸檔。

　　4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任。

　　第八條 公司檔案管理部門要對(duì)公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

　　第三章 檔案管理

　　第九條 檔案實(shí)行分類管理，檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且便于保管利用。

　　第十條 公司檔案分類

　　1.工程監(jiān)理及咨詢類

　　2.財(cái)務(wù)管理類

　　3.人事管理類

　　4.行政文書(shū)類

　　5.董事會(huì)類

　　第十一條 檔案鑒定

　　檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種，其確定保管期限的基本原則是；

　　1.對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。

　　2.對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

　　3.符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。

　　第四章檔案利用

　　第十二條 檔案借閱手續(xù)

　　1.檔案管理部門應(yīng)建立《借閱檔案登記簿》

　　2.借閱檔案應(yīng)向檔案管理員說(shuō)明其利用目的，并在登記簿加以記載，由檔案管理員提供服務(wù)。

　　3.借閱涉及公司秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，方可借閱。

　　4.未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得向非公司人員提供檔案。

　　第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理，不得隨意讓他人查閱或帶出公司，若確因工作需要須查看或帶出公司，必須經(jīng)合同統(tǒng)管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并出具借條，注明合同類型、編號(hào)方可借走，完后即時(shí)歸還。

　　第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。

篇2：公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤:儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點(diǎn)

　　4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。

　　4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需拆封整理的，由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。

　　4.3會(huì)計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說(shuō)明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。

　　4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需憑查閱單位介紹信，說(shuō)明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。

　　4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無(wú)

篇3：廣告公司檔案管理規(guī)定

　　廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業(yè)行政文書(shū)檔案：包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書(shū);會(huì)議文件;工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊(cè)、人事檔案等。

　　2、企業(yè)管理檔案：包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

　　3、企業(yè)技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、項(xiàng)目方案、樣片等。

　　4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。

　　5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶往來(lái)函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。

　　6、企業(yè)聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機(jī)構(gòu)：辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會(huì)計(jì)檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料，經(jīng)過(guò)挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括與客戶的往來(lái)函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時(shí)間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。

　　(3)凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

　　(4)項(xiàng)目、科研課題，鑒定，驗(yàn)收后，兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，并區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。

　　(3)立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。

　　(4)在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù)，雙方在移交清冊(cè)上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項(xiàng)目，將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。

　　(2)文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個(gè)客戶一個(gè)立卷，一個(gè)項(xiàng)目立一個(gè)卷，一個(gè)檔案盒。

　　(4)貿(mào)易檔案與往來(lái)函件分開(kāi)放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號(hào)放在文件袋里。

　　(5)定時(shí)交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個(gè)月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統(tǒng)一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位;分類，依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè);辦(理)銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫(xiě)檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動(dòng)向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。

　　4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。