小區物業客服部檔案管理制度規定(適用于部門文員)

　　1 制度

　　1.1文件資料的形成與歸檔

　　1.1.1資料的形成：

　　⑴ 各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔，并由專人進行管理;

　　⑵ 文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃，在部門文員崗位職責中予以明確。

　　1.1.2資料的歸檔：

　　⑴ 文件資料的歸檔范圍

　　① 物業管理

　　A. 業戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);

　　B. 清潔衛生管理;

　　C. 綠化管理;

　　d. 值班記錄;

　　e. 樓宇巡檢記錄;

　　f. 公共區域維修記錄。

　　② 質量管理

　　A. 質量體系文件;

　　B. 質量管理資料。

　　③ 其他資料

　　⑵ 歸檔要求

　　① 歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

　　② 歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。

　　③ 歸檔的文件必須是原件。

　　④ 保管歸檔文件資料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編目編號。

　　檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。

　　⑤ 案卷題名應確切反映卷內文件的內容，并區分保管期限。

　　⑥ 文件資料的歸檔必須辦理移交手續。

　　⑦ 所有文件資料必須及時歸檔。

　　⑧ 有專用柜架，在排列上架時，應按類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　1.1.3 每月底進行一次庫藏檔案清理，核對和保管質量的檢查工作，做到帳物相符。對破損或變質檔案，要及時修補和復制。

　　1.1.4檔案柜要注意“七防”(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。

　　1.1.5 檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。

　　1.2檔案借閱

　　1.2.1 公司員工都應重視保護檔案，并按閱檔批準權限辦理手續后借閱有關檔案。

　　1.2.2 文書檔案只閱不借。

　　1.2.3 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　1.2.4 服從文員的管理，在借閱范圍內借閱，保密檔案不供查閱。

　　1.2.5 借出與歸還檔案時，應辦理清點、簽名登記手續，由部門文員和借閱者當面核對清楚。

　　1.2.6 檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節追究當事人的法律和行政責任。

　　1.2.7 調離公司的人員必須清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調離手續。

　　1.2.8 外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經領導批準后，辦理有關查閱手續后查閱。

　　1.2.9 上級公司借閱本公司檔案，須辦理有關借閱手續后借閱。

　　1.3檔案管理人員職責

　　1.3.1 忠于職守，嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則，積極開展工作。

　　1.3.2 負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料，做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。

　　1.3.3 及時立卷歸檔，編制總目錄，卷內目錄，編排入檔。要熟悉管理的檔案，協助查閱檢索。

　　1.3.4 熟練掌握計算機數據庫軟件系統的操作和運用。

　　1.3.5 妥善管理檔案，嚴格執行檔案供閱制度，建立借閱登記，對借出資料按期催還。

　　1.3.6 定期清理，由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。

　　1.3.7 嚴守機密，確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。

　　1.3.8 做好各種資料的保管工作，并對有些文件進行定期封存。

　　1.4 公司內外檔案文件管理：

　　1.4.1 公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。

　　1.4.2 公司對外部相關單位的文件應與公司內部文件分開，每個單位都應有一個獨立的檔案。

　　1.4.3 所有存入檔案應按照日期先后進行存檔，并做好檔案目錄，以便查找。

　　1.4.4 相關檔案存放一年后，應統一放進檔案袋封存，以便日后復查。

　　1.4.5 對于一些涉及公司秘密的文件，應單獨存放于帶鎖的文件柜內，以免發生意外。

　　1.5檔案銷毀

　　1.5.1 如有任何文件無需繼續存放，需做銷毀處理，不可隨意亂丟。

　　1.5.2 保密文件應使用碎紙機處理，如是普通文件且文件較多，應撕毀后處理。

　　1.5.3 所有存檔的文件均應定期進行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。

　　2 規定

　　為完整系統地保存公司的各類檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司的各項工作

　　服務，特制定本規定。

　　2.1檔案管理范圍：

　　2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物業的管理、維修、保養計劃、記錄等資料;

　　2.1.5治安保衛、消防、安全等相關資料;

　　2.1.6公司領導講話和年終總結;

　　2.1.7其他經濟、外包合同;

　　2.1.8音像、圖片資料;

　　2.1.9其他要求歸檔的重要文件。

　　2.2 第4、5、6、8、9項由相關部門妥善保管，其余各項均由總經理秘書歸檔保管，任何部門和個人不得以任何理由據為己有。

　　2.3在外參加各種會議帶回的文件，應及時移交公司秘書歸檔，不得自行保管、銷毀。

　　2.4負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。

　　2.5借閱檔案時，必須遵守以下規定：

　　2.5.1 辦理登記手續，限期歸還，不得帶出公司;

　　2.5.2 愛護檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁涂寫、更改檔案;

　　2.5.3 借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;

　　2.5.4 檔案如有遺失、損壞、泄密，要追究當事人的責任;

　　2.5.5 檔案借閱按閱檔批準權限借閱;

　　2.5.6 調離公司的人員，必須清理、移交檔案文件后，方可辦理調離手續。

篇2：A物業客服部客戶檔案管理制度

　　物業客服部客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是"服務"。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進;

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：辦公大樓客服部內部檔案管理規定

　　辦公大樓客服部內部檔案管理規定

　　為完整系統地保存公司的各類檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司的各項工作服務，特制定本規定：

　　A．檔案管理范圍：

　　1]政府部門頒布的政策性、指令性文件；

　　2]政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等；

　　3]公司營業執照及其他相關資料；

　　4]公司文件；

　　5]物業的管理、維修、保養計劃、記錄等資料；

　　8]公司領導講話和年終總結；

　　9]其他經濟、外包合同；

　　10]音像、圖片資料；

　　11]其他要求歸檔的重要文件。

　　B．負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。

　　C．借閱檔案時，必須遵守以下規定：

　　1]辦理登記手續，限期歸還，不得帶出公司；

　　2]愛護檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁涂寫、更改檔案；

　　3]借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚；

　　4]檔案如有遺失、損壞、泄密，要追究當事人的責任；

　　5]檔案借閱按閱檔批準權限借閱；

　　D．調離公司的人員，必須清理、移交檔案文件后，方可辦理調離手續。