住宅小區資料和檔案目錄（必備完整）

　　A、小區必備完整資料：

　　一、竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；

　　二、設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料；

　　三、物業質量保修文件和物業使用說明文件；

　　四、物業管理所必需的其他資料.

　　B、必建立檔案：

　　一、共有部分經營管理檔案；

　　二、監控系統、電梯、水泵、電子防盜門等共用設施設備檔案及其運行、維修、養護記錄；

　　三、水箱清洗記錄及檢測報告；

　　四、住宅裝飾裝修管理資料；

　　五、業主清冊；

　　六、物業企業或者建設單位與相關公用單位的供水、電、垃圾清運、電信等書面協議；

　　七、其他重要資料。

篇2：新建物業小區檔案資料建立管理

　　新建物業小區檔案資料的建立與管理

　　物業資料

　　1產權資料

　　(1)項目批準資料

　　(2)用地批準資料

　　(3)建筑許可證照

　　(4)拆遷安置資料

　　(5)房地產平面圖

　　2 技術資料

　　（1）竣工圖--包括總平面圖，建筑，結構，設備，附屬工程及隱蔽管線的全套竣工圖

　　（2）地質勘查報告

　　（3）工程合同及開，竣工報告

　　（4）工程預決算

　　（5）施工圖會審記錄

　　（6）工程設計變通及技術核定單

　　（7）隱蔽工程驗收簽證

　　（8）沉降觀察記錄

　　（9）竣工驗收證明書

　　（10）剛才水泥等主要材料的質量保證書

　　（11）新材料，構配件的鑒定合格書

　　（12）水，電，采暖，衛生器具，電梯等設備的檢驗合格書

　　（13）砂漿，混凝土試塊試壓報告

　　（14）供水供暖的試壓報告

　　（15）園林綠化圖及其詳情

　　（16）設備清單，安裝高度記錄，使用注意事項說明書，質保書和

　　保修單

　　（17）有關工程項目的其他重要技術決定和文件

　　3 物業進行維修養護，及更新改造時的資料

　　業主檔案

　　管理處負責建立業主檔案，業主檔案一戶一袋；

　　業主檔案的管理辦法按公司檔案室要求操作；

　　文檔管理員負責業主檔案的收集、整理、歸檔、利用；

　　業戶服務部主管應在每月5日前把上月的有關業主資料、產權清單、租賃清單送管理處文檔管理員簽收；

　　管理處經理每季度檢查一次業主檔案工作，對發現問題用書面通知整改；

　　業主檔案內容：

　　入伙通知單；

　　入伙手續書；

　　業主使用公約；

　　裝修責任書；

　　驗房簽收單；

　　入伙手續資料簽收單；

　　產權清單；

　　租賃清單；

　　售房合同復印件；

　　權證復印件；

　　其他有關業主資料。

　　權籍管理

　　業戶服務部主管要掌握管理區域內入住業主的權屬情況，負責業主資料的收集，并將業主相關的資料記錄在管理手冊中，管理手冊要動態的反映業主產權的轉移、使用權的變更情況；能正確反映業主權屬轉移、變更的時間和方式；

　　業戶服務部主管負責編制產權清冊、租賃清冊，并輸入計算機；

　　產權清冊內容：

　　房屋類型；使用面積、建筑面積；土地分攤面積；使用情況；附設設施情況；車庫使用情況。

　　租賃清冊內容：

　　租賃戶姓名；租賃時間；使用房屋地址；內部裝修情況；其他。

　　業戶服務部主管每月出一份產權清單、租賃清單，清單要系統正確反映目前實際情況；

　　管理處經理負責審核產權清單、租賃清單。每月一次抽查管理手冊，對于抽查中發現記錄不規范或不及時登錄權屬變更情況，管理處經理應書面通知，進行整改。