風(fēng)險(xiǎn)管理部啟動全公司檔案檢查動員講話稿

　　各位領(lǐng)導(dǎo)、同事們：

　　下午好!

　　根據(jù)總經(jīng)理的批示，風(fēng)險(xiǎn)管理部即將開始對各部門的檔案管理情況進(jìn)行全面檢查，在此，利用大約一個(gè)小時(shí)時(shí)間和大家共同學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識和基本要求，希望通過此次檢查和學(xué)習(xí)能夠引起各部門對檔案管理工作的高度重視，并積極配合本次檢查。

　　借用一位企業(yè)高管的話：一個(gè)公司的管理水平取決于這個(gè)公司的檔案管理水平。檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識。檔案是企業(yè)在各項(xiàng)工作活動中形成的真實(shí)的歷史記錄，檔案不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)重要的知識資源。

　　每個(gè)部門有一項(xiàng)共同的質(zhì)量目標(biāo)，就是知識成果轉(zhuǎn)化率。這幾年來，公司在管理層的領(lǐng)導(dǎo)下，在項(xiàng)目發(fā)展、營銷策劃、工程管理、財(cái)務(wù)管理等許多方面都取得了顯著的成績，但是從前幾次質(zhì)量目標(biāo)達(dá)成情況看，各部門的前期工作成績幾乎都沒有以文字總結(jié)的形式轉(zhuǎn)化為可以指導(dǎo)后續(xù)業(yè)務(wù)的知識成果。

　　而且，檔案管理是質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)，我們在歷次質(zhì)量管理體系內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)，公司的業(yè)務(wù)基本上都在按照流程文件的規(guī)定有序開展，但是我們執(zhí)行流程文件所形成的記錄和文件卻未能得到充分的重視和妥善的保管。比如，我們在檢查個(gè)別部門的質(zhì)量記錄時(shí)，發(fā)現(xiàn)***城的部分質(zhì)量記錄已經(jīng)無處可尋。

　　檔案還具備教育功能，房地產(chǎn)行業(yè)人才流動性很強(qiáng)，我們也每年都會進(jìn)行校招和社招，這些新員工進(jìn)來我們不可能手把手對他們進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)，那么部門形成的業(yè)務(wù)檔案就對他快速熟悉部門業(yè)務(wù)有很大的幫助。

　　從法律層面上講，無論訴訟還是仲裁，都是“以法律為依據(jù)，以事實(shí)為準(zhǔn)繩。”庭審現(xiàn)場的所謂事實(shí)，并不全是反映事物本原的客觀事實(shí)，而是當(dāng)事人和律師用證據(jù)鏈條回放的法律事實(shí)。如果證據(jù)不充分或者證明力不夠強(qiáng)，客觀上占據(jù)天道公理的一方，可能在法庭上處于完全劣勢的地位。法律證據(jù)來自于企業(yè)日積月累、點(diǎn)點(diǎn)滴滴形成的檔案資料，因此健全完整的檔案體系和運(yùn)行有效的檔案管理，對于公司的訴訟維權(quán)，有至關(guān)重要的影響。

　　以企業(yè)勞動人事檔案為例，如果勞動人事檔案缺失或不規(guī)范，企業(yè)在勞動爭議案件的仲裁或訴訟中，就可能因舉證不能而處于每案必?cái)〉膶擂尉车亍ｋS著20**年《勞動合同法》、《勞動爭議調(diào)解仲裁法》兩大傾向于保護(hù)勞動者的法律實(shí)施，企業(yè)疲于被動應(yīng)訴的勞動爭議案件數(shù)也隨之呈現(xiàn)出大跨度、井噴式的增加。這里固然有勞動爭議案件在仲裁階段不收費(fèi)、法院訴訟階段僅收10元的低廉案件授理費(fèi)的法律規(guī)定，降低了勞動者狀告企業(yè)的門檻，但企業(yè)勞動人事檔案的缺失或不規(guī)范，使得企業(yè)在“舉證責(zé)任倒置”訴訟證據(jù)規(guī)則的約束下，因舉證不能，紛紛導(dǎo)致敗訴。例如：在確認(rèn)某勞動者在企業(yè)工作年限的訴訟中，由于企業(yè)將勞動者當(dāng)年自己填寫的參加工作時(shí)間等個(gè)人信息的原始檔案遺失，盡管企業(yè)明知該勞動者夸大了其在企業(yè)的工作年限，但法院最終還是按照勞動者提出的在企業(yè)的工作年限予以判決，并判決向勞動者支付巨額的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。再如因辭退、除名、解除勞動合同及工資報(bào)酬、保險(xiǎn)、福利待遇給付等過程中檔案資料的缺失或不完善，也常常使企業(yè)難逃敗訴的命運(yùn)。并且更為嚴(yán)重的是，一旦有一件案件敗訴，類似的群體性案件會急劇上升，少則幾人到幾十人。多則成百上千，將這種勞動爭議案件演變?yōu)橛绊懮鐣€(wěn)定的政治事件，可能會將一個(gè)企業(yè)置于死地。

　　不管是什么合同，第一項(xiàng)都是簽約主體，主體名稱是否準(zhǔn)確、是否具備作為合同一方的資格是合同成立的前提。如果涉及訴訟，法庭審核的第一項(xiàng)證據(jù)就是當(dāng)事人是否適格的證據(jù)，也就是各類資格、資質(zhì)證書。如果合同一方明知或者未發(fā)現(xiàn)對方不具備合法有效的資質(zhì)而與之簽約，則受損害方的維權(quán)主張無法得到法院的完全支持。

　　人事變動要及時(shí)更新檔案，以免造成不必要的麻煩。例如這次物業(yè)公司起訴業(yè)主欠繳物業(yè)費(fèi)的案件，律師在收集證據(jù)過程中發(fā)現(xiàn)物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照上的法定代表人仍是被辭退的前任總經(jīng)理，在向法院提交資質(zhì)時(shí)相當(dāng)尷尬。

　　以公司名義簽署的合同、協(xié)議，發(fā)布的文件、通知等檔案文件要進(jìn)行歸口管理，如果對方拿著我公司簽署的文件要求我方進(jìn)行核實(shí)，而我方原件無處可尋，公司會多么丟臉。試想，如果對方知道我方原件缺失，他很可能撰改雙方往來文件內(nèi)容，讓我方有口難辯。

　　業(yè)務(wù)類檔案的主要作用是證明前期工作過程和工作結(jié)果，并為以后的工作提供參考，促使后續(xù)工作能夠事半功倍。例如我們在可行性研究報(bào)告中調(diào)查分析了當(dāng)?shù)氐姆康禺a(chǎn)市場情況和客戶購房偏好等，那么將來在這個(gè)地方再拿地的時(shí)候就可以借鑒參考，這樣就做到了資源重復(fù)利用、提高工作效率。同時(shí)也能為公司的決策提供系統(tǒng)、連續(xù)的數(shù)據(jù)信息作為依據(jù)。

　　系統(tǒng)、連續(xù)的數(shù)據(jù)信息是公司決策的重要依據(jù)，也是與合同對方談判維權(quán)的重要依據(jù)。前段時(shí)間規(guī)劃設(shè)計(jì)部提出要解除設(shè)計(jì)合同請風(fēng)險(xiǎn)管理部出具法律意見，律師請規(guī)劃設(shè)計(jì)部提供解除合同的具體理由以及對方違反合同的證據(jù)。規(guī)劃設(shè)計(jì)部僅僅向律師m.dewk.cn提供了合同原件、設(shè)計(jì)成果評審資料、我方要求解除合同的函件，以及對方的回函。并且規(guī)劃設(shè)計(jì)部提出的理由是因?yàn)樵O(shè)計(jì)不合理影響我方銷售和招商效果，但《設(shè)計(jì)評審表》、《實(shí)施戶型確認(rèn)表》等證明對方的設(shè)計(jì)已通過我方審驗(yàn)。所以僅憑規(guī)劃設(shè)計(jì)部提供的資料，公司很難依靠法律手段來解除設(shè)計(jì)合同。試想，如果規(guī)劃設(shè)計(jì)部門平時(shí)充分重視設(shè)計(jì)任務(wù)、設(shè)計(jì)成果的檔案，嚴(yán)格認(rèn)真的開展設(shè)計(jì)評審工作并詳細(xì)記錄評審意見，建立與設(shè)計(jì)公司的日常溝通往來信息備查簿。那么，規(guī)劃設(shè)計(jì)部就能夠有依有據(jù)的提出對方存在的不足和過錯(cuò)，公司才能夠有力維權(quán)。

　　在建筑工程中，工程資料是建設(shè)施工的一項(xiàng)重要部分，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理的原始依據(jù)。住建部曾明確指出：任何一項(xiàng)工程如果工程資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)。檔案文件能夠有效對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，例如施工、監(jiān)理單位檢查表，檢查歸檔后還要持續(xù)關(guān)注改正情況，并避免犯同樣的錯(cuò)誤。

　　前面我們主要是站在質(zhì)量管理體系和法律的角度來說明檔案管理的重要性，接下來我們從公司日常管理的角度來進(jìn)一步認(rèn)識檔案管理的重要性。

　　檔案必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個(gè)企事業(yè)單位的工作效率;能夠使企事業(yè)單位更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)的精神;為員工提供工作和學(xué)習(xí)的信息，使員工工作能力不斷提高，有效保證工作進(jìn)程和結(jié)果，保證企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益。只有以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

　　檔案管理非常重要，那么檔案管理究竟應(yīng)該怎么管呢?簡要的說檔案管理工作要點(diǎn)就是：

　　一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

　　二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。

　　三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子信息系統(tǒng)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

　　五要嚴(yán)把檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱等重要工作內(nèi)容。

　　作為一名檔案管理人員必須嚴(yán)把檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。以工程檔案為例，完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、直到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全;準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，夯實(shí)公司的管理基礎(chǔ)，促進(jìn)公司管理水平、工作效率、經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。

　　最后，請各部門認(rèn)真自查自糾，積極配合檢查!希望本次檢查能夠推動公司基礎(chǔ)管理邁上一個(gè)新的臺階!

篇2：科技公司檔案管理制度

　　某科技公司檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作，保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本制度。

　　第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

　　第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔，部分資料須在行政部備份。

　　第二章 文件資料的收集管理

　　第四條 歸檔范圍：

　　公司印發(fā)的公文。

　　公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

　　公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。

　　公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀(jì)要等。

　　上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

　　公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。

　　公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。

　　公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵(lì)、處分的文件資料。

　　公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。

　　公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。

　　公司及產(chǎn)品的獲獎證書。

　　第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料，收集齊全，加以整理、歸檔。

　　第七條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動中形成的重要文件資料，由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。

　　第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動，必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

　　第九條各部門須有一名檔案管理人員，認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。

　　第三章 歸檔管理

　　第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀，編制"案卷類目" 。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上明細(xì)名稱。

　　第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照"案卷類目"放入文件夾內(nèi)，對號入座。

　　第十二條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，歸放在一起，不得分開。

　　第十三條 對于重要的聲像類資料，檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。

　　第四章 附則

　　第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

　　第十五條 本制度自頒布之日起施行。

篇3：某公司檔案管理員職務(wù)分析樣本

　　公司檔案管理員職務(wù)分析樣本

　　崗位名稱：檔案管理員;

　　直接上級：文秘科科長;

　　工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作;

　　權(quán)力和責(zé)任：

　　1.負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門和個(gè)人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、當(dāng)檔保存;

　　2.做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限;

　　3.負(fù)責(zé)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時(shí)以表冊、數(shù)字形式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì);

　　4.負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全;

　　5.負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等;

　　6.負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度;

　　7.遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程;

　　8.做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng);

　　9.熟悉計(jì)算機(jī)的使用;

　　崗位要求：

　　1.具有高中以上的文化程度;

　　2.具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗(yàn);

　　3.工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng);

　　參加會議：

　　1.參加每周一次的工作會議;

　　2.參加每月一次的管理工作評比會;

　　3.參加公司召開的職工大會;