*集團(tuán)公司檔案管理制度
1.總則
1.1為規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團(tuán)公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。
1.2檔案管理工作包括分類、歸檔、保管、借閱及調(diào)用、銷毀等方面的工作。
1.3檔案管理工作遵循的原則是：服務(wù)企業(yè)、規(guī)范管理、認(rèn)真負(fù)責(zé)、實(shí)用方便、完備安全。
1.4集團(tuán)公司檔案管理工作由集團(tuán)公司行政部具體負(fù)責(zé)。
2.檔案的管理機(jī)構(gòu)
檔案管理工作實(shí)行分級(jí)管理。
2.1集團(tuán)公司的有關(guān)檔案管理工作由集團(tuán)公司檔案室具體承擔(dān)。
集團(tuán)公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負(fù)責(zé)，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對(duì)常用的集團(tuán)公司基本材料(營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等)也應(yīng)保留一套備用。
2.2集團(tuán)公司檔案室設(shè)專(兼)職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作;下屬各單位可設(shè)置專職或兼職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作。
3. 檔案的種類：
3.1公司基本檔案
3.1.1集團(tuán)公司開業(yè)登記證件，包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶許可證等。
3.1.2集團(tuán)公司設(shè)立登記、變更登記檔案(公司歷史沿革、設(shè)立及變更歷次批準(zhǔn)文件)。
3.1.3集團(tuán)公司章程(含歷次修正案)。
3.2公司綜合檔案
3.2.1法規(guī)性文件，包括上級(jí)發(fā)布、需集團(tuán)公司執(zhí)行的，或由集團(tuán)公司發(fā) 布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等
3.2.2企業(yè)的重大決議，包括由集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.2.3計(jì)劃性文件，包括集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.2.4總結(jié)性文件，包括集團(tuán)公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門、公司的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.2.5批示性文件，包括集團(tuán)公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等，以及各類決定、命令、工作指示等。
3.2.6憑證性文書材料，包括集團(tuán)公司各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.2.7證件性文書資料，包括公司各類資質(zhì)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)證書和證明、集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)人獲得的各類榮譽(yù)等。
3.2.8匯報(bào)性文書資料，包括上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料;
3.2.9聲像制品資料，包括集團(tuán)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、重大慶典、企業(yè)文體活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.2.10題贈(zèng)性資料，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.3專業(yè)檔案 3.3.1 人事檔案
3.3.1.1職員基本材料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷及證明、面試、錄用、試用與轉(zhuǎn)正。
3.3.1.2勞動(dòng)合同。
3.3.1.3任免職、調(diào)崗調(diào)薪記錄。
3.3.1.4考核與獎(jiǎng)懲記錄。
3.3.1.5考勤與工資福利發(fā)放。
3.3.1.6教育與培訓(xùn)記錄。
3.3.1.7其他人事管理檔案。
3.3.2財(cái)務(wù)檔案
3.3.2.1歷年帳冊(cè)、憑證、報(bào)表、預(yù)算、審計(jì)、稅務(wù)等會(huì)計(jì)檔案。
3.3.2.2財(cái)產(chǎn)目錄清單。
3.3.2.3財(cái)產(chǎn)所有權(quán)證。
3.3.2.4其他財(cái)產(chǎn)管理檔案。
3.3.3法律檔案 3.3.3.1各類合同原件。
3.3.3.2各類案件的有關(guān)法律文書、行文。
3.3.3.3其他法律方面檔案材料。
3.3.4投資項(xiàng)目及工程檔案 3.3.4.1投資項(xiàng)目的論證材料;
3.3.4.2實(shí)施項(xiàng)目的前期材料(兩證一書等)及工程(含房地產(chǎn)開發(fā))資料(勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等)。
3.3.4.3其他有關(guān)投資項(xiàng)目及工程的檔案、材料。
3.3.5購(gòu)銷業(yè)務(wù)檔案
包括各類購(gòu)銷合同，有關(guān)收發(fā)貨、收付款、信用證開證與議付、結(jié)匯與核銷、開票、托運(yùn)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、商檢報(bào)關(guān)等憑證單據(jù)。
3.3.6部門工作檔案
3.3.6.1各職能部門(包括項(xiàng)目、商貿(mào)、國(guó)貿(mào)業(yè)務(wù)部門)在工作過程中所形成的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯總記錄及文件等。
3.3.6.2其他有存檔價(jià)格的資料等。
4.歸檔
4.1歸檔范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第四條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
4.2立卷歸檔要求
4.2.1立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫 清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
4.2.2填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.2.3立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.2.4立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.2.5立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.2.6立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.2.7文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.2.8歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、底稿、正文和附件必須立在一起。
上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的部門或人員必須將復(fù)印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。
各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。
4.2.9聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
4.3歸檔時(shí)間要求：
4.3.1文書檔案：每年第一季度，公司各職能部門及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。
4.3.2會(huì)計(jì)檔案：集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷，自行保管三年后向檔案 室歸檔。
4.3.3法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時(shí)歸檔。
4.3.4工程項(xiàng)目檔案：工程項(xiàng)目前期手續(xù)辦完后即將有關(guān)證書、材料原件及時(shí)歸檔。工程設(shè)計(jì)、施工階段有關(guān)材料在工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
4.3.5音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時(shí)歸檔。
4.3.6證書、重要文件等：在取得之后及時(shí)歸檔。
4.3.7對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
4.4歸檔時(shí)，歸檔人員應(yīng)將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。
4.5檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)催辦及接收登記工作，對(duì)各部門或各公司不及時(shí)辦理歸檔工作的，應(yīng)上報(bào)行政部協(xié)調(diào)處理。
4.1.5人事檔案由集團(tuán)公司人資部門負(fù)責(zé)管理，并另行制定管理細(xì)則。
5.檔案的保管
5.1檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
5.2檔案員對(duì)重要檔案資料應(yīng)重點(diǎn)保管，嚴(yán)防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。
5.3檔案保密要求
5.3.1檔案員要嚴(yán)守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內(nèi)容，嚴(yán)禁私自將檔案資料攜帶外出。
5.3.2檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
5.3.3檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘 密三級(jí)。
5.3.4有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。
5.3.5有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5.3.6對(duì)已到保密期限的檔案要提請(qǐng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
5.3.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直至依法追究刑事責(zé)任。
5.3.8在職工作人員離職(或調(diào)離)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能離職(調(diào)離)。檔案管理員離職(或調(diào)離)，應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能離職(調(diào)離)。
6.檔案借閱、調(diào)用
6.1借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用途。
財(cái)務(wù)檔案、法律檔案及涉及資金往來(lái)的原件，必須由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。
6.2因工作需要復(fù)印檔案資料者，需辦理復(fù)印登記審批，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印后，提供復(fù)印件。
6.3因工作需要調(diào)用檔案(原件)者，需辦理調(diào)用登記審批，注明調(diào)用檔案的具體名稱、用途。
6.4外單位人員一律不允許借閱、調(diào)用、復(fù)印檔案資料。
6.5借閱、調(diào)用的檔案資料歸還時(shí)，檔案員應(yīng)認(rèn)真檢查，并在登記表上注明歸還情況，發(fā)現(xiàn)有丟失、損壞或被涂改等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部處理。
7. 檔案銷毀
7.1檔案保存期限應(yīng)按以下規(guī)定執(zhí)行：
7.1.1國(guó)家有關(guān)規(guī)定有明確的，按其規(guī)定執(zhí)行;
7.1.2反映公司沿革(包括有時(shí)延續(xù)關(guān)系的檔案資料)及主要活動(dòng)的檔案資料永久保存;
7.1.3其他檔案材料由檔案員每年提出銷毀意見，經(jīng)行政部審核，報(bào)總裁審批后方可銷毀。7.2銷毀檔案時(shí)，由檔案員具體負(fù)責(zé)，行政部機(jī)要秘書監(jiān)督執(zhí)行。銷毀檔案一般采用碎紙機(jī)粉碎或燒毀方式進(jìn)行。銷毀后應(yīng)在檔案目錄上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。
8.附則
8.1本制度由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
8.2本制度自發(fā)布之日起施行。
篇2：客戶檔案管理制度
客戶檔案管理制度
1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)
本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶資料補(bǔ)充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業(yè)公司往來(lái)文件
3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
3.8客戶報(bào)修記錄
篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。