公司管理制度體系文件

　　文件編號(hào)：Q/QHPM-GLZD-0208

　　文件名稱：日常辦公管理制度

　　內(nèi)容：檔案管理制度

　　QH物業(yè)檔案管理制度

　　第一條 管理原則：

　　一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。

　　二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

　　三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理，項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

　　第二條 歸集整理：

　　一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。

　　二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應(yīng)即追查歸入，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦，與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第三條 分類編號(hào)

　　一、檔案分類 (一)、檔案范圍 1、各部門制定的管理規(guī)定。 2、工程維修保養(yǎng)合同。 3、小區(qū)社區(qū)文化。 4、人事調(diào)動(dòng)。 5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。 6、重大事故報(bào)告。 7、重大采購合同。

　　(二)、各部門檔案范圍

　　1、行政人事部行政

　　(1)、通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。

　　(2)、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。

　　(3)、公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。

　　(4)、公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。

　　(5)、通報(bào)表揚(yáng)。

　　(6)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。

　　(7)、公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。

　　(8)、公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。

　　(9)、公司大事記。

　　(10)、公司固定資產(chǎn)說明書。

　　2、行政人事部人事 (1)、中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。 (2)、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。 (3)、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。 (4)、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。 (5)、員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。 (6)、職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。 (7)、員工花名冊(cè)。 (8)、采購合同。

　　3、安護(hù)部 (1)、上級(jí)公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。 (2)、小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。

　　4、財(cái)務(wù)部 (1)、上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理，各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。 (2)、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。 (3)、上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。

　　5、工程部 (1)、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。 (2)、工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。 (3)、工程重大事故報(bào)告。 (4)、工程重大投訴訴處理資料。 (5)、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。 (6)、小區(qū)維修資料。

　　6、客戶服務(wù) (1)、合同(防蟻、綠化、清潔)。 (2)、寫字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。 (3)、重大投訴、重大事故處理意見。 (4)、用戶資料。 (5)、裝修指南。(6)、用戶手冊(cè)。

　　二、檔案編號(hào)：

　　(一)、按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。

　　(二)、按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。

　　(三)、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。 第四條 立卷目錄

　　一、立卷： 就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

　　(一)、根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。

　　(二)、在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。

　　(三)、制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中;

　　(四)、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

　　二、編制目錄：

　　(一)、檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

　　(二)、每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中，以便查閱。

　　第五條 檔案保管：

　　一、保管期限

　　(一)、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

　　(二)、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注

　　(三)、永久保存：1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　(四)、10年保存：1.預(yù)算、決算書類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　(五)、5年保存：1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　(六)、1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。

　　(七)、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　二、保管要求

　　(一)、便于查閱。

　　(二)、保證檔案的安全。

　　(三)、防止檔案的損壞。

　　(四)、采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。

　　三、保管職責(zé)：

　　(一)、財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。

　　(二)、綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。

　　(三)、工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。

　　(四)、各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

　　(五)、各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員。

　　(六)、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

　　(七)、檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。

　　(八、)檔案原則上保管原件。

　　第六條 檔案保密：

　　一、檔案密級(jí) 分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通;

　　(一)、絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

　　(二)、機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

　　(三)、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　二、檔案查閱 (一)查閱權(quán)限

　　1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

　　2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。

　　3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

　　4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

　　(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制

　　1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

　　2、檔案管理員審核其查(借)閱資格：

　　3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

　　4、權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：

　　5、屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案，由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

　　6、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

　　7、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

　　三、檔案的銷毀

　　(一)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)綜合管理部主管審核。

　　(二)綜合管理部審核無誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

　　(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

　　(四)、監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

　　第七條 庫房管理：

　　一、庫房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào)，入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實(shí)行科學(xué)管理。

　　二、要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要即使修補(bǔ)。

　　三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度，保持庫內(nèi)清潔，每月全面清掃一次。

　　四、檔案庫要實(shí)行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。

　　五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經(jīng)常檢查是否完好，離開庫房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖，關(guān)閉電源。

　　六、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱，借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位，案卷歸還后，要及時(shí)放回原處，每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況，檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案交接手續(xù)。

　　七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。

　　八、利用檔案資料要注意保守機(jī)密，不得傳播檔案內(nèi)容;要保證案卷的完整與安全，嚴(yán)禁拆卷、折疊、剪裁和涂改;要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。