仁和物業(yè)行政管理規(guī)章制度：檔案管理實(shí)施

　　十七、檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　1.總則

　　1.1為了加強(qiáng)本單位檔案業(yè)務(wù)，進(jìn)一步提高檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家檔案部門(mén)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制訂本細(xì)則。

　　1.2檔案是指本單位在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，包括各項(xiàng)管理規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)、記錄，教育培訓(xùn)，財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備、維修改造等各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。

　　1.3檔案工作是本單位各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)工作，是維護(hù)本單位經(jīng)濟(jì)利益、權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)工作。

　　1.4本單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　2.檔案管理體制

　　2.1本單位成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本單位檔案工作;配備檔案員一人，負(fù)責(zé)綜合檔案室檔案的日常管理工作和各項(xiàng)具體的檔案工作事務(wù)。

　　2.2檔案員必須忠于職守,具備中專(zhuān)以上文化程度,熟悉檔案管理知識(shí)，有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

　　2.3綜合檔案室由本單位主管行政工作的領(lǐng)導(dǎo)分管，并由主管領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行監(jiān)督。

　　2.4各部門(mén)應(yīng)指定本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的文件材料的、整理和歸檔工作，并向檔案室移交需公司歸檔的檔案。

　　3.文件材料的形成與歸檔

　　3.1凡本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具備保存價(jià)值的文件材料都必須向檔案室歸檔。歸檔的具體范圍：時(shí)間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。

　　3.2文件材料的形成和積累須納入各部門(mén)工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。

　　4.檔案的管理

　　4.1本單位檔案分為文書(shū)檔案、基建檔案、物業(yè)檔案、業(yè)主檔案、管理檔案等。

　　4.2編制宗卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專(zhuān)題目錄及底圖目錄等檔案檢索工具;按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行檔案室著錄工作。

　　4.3檔案鑒定。根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)有關(guān)規(guī)定編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期三種。

　　檔案鑒定分兩次進(jìn)行：歸檔前對(duì)文件材料價(jià)值進(jìn)行鑒定;歸檔后，對(duì)保管期滿(mǎn)檔案的存毀進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案。

　　4.4建立檔案管理統(tǒng)計(jì)工作。編制基本情況統(tǒng)計(jì)表，對(duì)檔案數(shù)量、檔案借閱人次，檔案利用效果、編研情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。

　　4.5檔案庫(kù)房管理。配備專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等工作。

　　4.5.1檔案放存應(yīng)有鐵制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。

　　4.5.2對(duì)照片、膠片、磁帶、光碟等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　4.5.3定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作，做到帳物相符;對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　4.6檔案管理現(xiàn)代化

　　4.6.1檔案管理現(xiàn)代化是本單位現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入本單位現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃。

　　4.6.2.逐步采用以電子計(jì)算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置，通訊設(shè)施和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代化管理手段。

　　5.開(kāi)發(fā)檔案信息

　　5.1在本單位內(nèi)部實(shí)行檔案開(kāi)架閱覽。

　　5.2在保證不泄密的前提下，對(duì)內(nèi)對(duì)外交流檔案目錄。

　　5.3開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)本單位工作需要和檔案庫(kù)存情況編制各種專(zhuān)題資料。

　　5.4在檔案信息開(kāi)發(fā)與提供利用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。

　　5.5積極開(kāi)發(fā)和提供利用檔案并取得顯著效益的人員，本單位應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

　　6.附則

　　本細(xì)則根據(jù)工作需要可進(jìn)行補(bǔ)充。

篇2：地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　第一條 檔案文件的日常管理

　　1.各部門(mén)文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將原件交資料員登記收存（如提交復(fù)印件必須說(shuō)明原因），并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒(méi)有簽字確認(rèn)，視同該資料沒(méi)有收存。

　　2.外單位來(lái)文由部門(mén)資料員（或接文人轉(zhuǎn)交資料員）接收，并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。

　　3.發(fā)文由部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》，做好文號(hào)、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記，并及時(shí)讓接收人簽字確認(rèn)。

　　4.工程項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中由各經(jīng)辦部門(mén)自行負(fù)責(zé)保管，以便于及時(shí)查找，待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。

　　第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定

　　1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，借用人在借用部門(mén)檔案時(shí)，須經(jīng)部門(mén)資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后，方可借閱。跨部門(mén)借閱檔案時(shí)，須經(jīng)借用人部門(mén)經(jīng)理同意。

　　2.所借文件資料須為原件時(shí)，出借文件資料的部門(mén)資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件，以防不時(shí)之需。

　　3.文件資料借出后，出借部門(mén)的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄，做好文件借出后的追蹤工作，負(fù)責(zé)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)收回，防止遺失。

　　4.跨部門(mén)借用文件資料并不再歸還時(shí)，則作為移交處理。此時(shí)須由出借部門(mén)填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》，雙方部門(mén)資料員簽字確認(rèn)后，在備注欄內(nèi)注明移交，則該文件的保管責(zé)任人由移交部門(mén)資料員轉(zhuǎn)至接收部門(mén)資料員。

　　5.文件資料歸還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清，并查看文件資料的是否完整，如有缺損，應(yīng)由借用人書(shū)面寫(xiě)明原因，并經(jīng)出借部門(mén)經(jīng)理和借閱部門(mén)經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。

　　6.部門(mén)資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后，及時(shí)填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》，更新文件保存記錄。

　　第三條 文件資料目錄定期上交

　　每月初第一個(gè)工作日，部門(mén)資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后，填寫(xiě)《部門(mén)文件檔案目錄》并校對(duì)，部門(mén)經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計(jì)存檔時(shí)間和是否進(jìn)行電子存檔欄，核對(duì)簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。

　　第四條 各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間

　　1.各部門(mén)文件資料m.dewk.cn按照《各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間》進(jìn)行管理，未涉及到的其它文件資料由部門(mén)經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門(mén)及移交時(shí)間。

　　2.檔案管理操作細(xì)則所指的部門(mén)自行保管的文件資料不包括在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中形成的各類(lèi)合同。除人力資源部的勞動(dòng)合同外，其他各類(lèi)合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。

　　第五條 對(duì)于工程各類(lèi)圖紙、文件資料等，按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。

　　附表1：《文件資料收存、借用記錄表》

　　附表2：《發(fā)文記錄表》

　　附表3：《部門(mén)文件資料目錄》

　　附表4：《案卷總目錄》

　　附表5：《卷內(nèi)備考表》

　　附表6：《卷內(nèi)文件目錄》

　　附表7：《文件資料移交記錄表》

　　附表8：《文件資料銷(xiāo)毀清單》

　　附錄9：《部門(mén)文件檔案歸檔范圍及移交時(shí)間》

篇3：地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　第一條 檔案文件的日常管理

　　1.各部門(mén)文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將原件交資料員登記收存（如提交復(fù)印件必須說(shuō)明原因），并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒(méi)有簽字確認(rèn)，視同該資料沒(méi)有收存。

　　2.外單位來(lái)文由部門(mén)資料員（或接文人轉(zhuǎn)交資料員）接收，并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。

　　3.發(fā)文由部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》，做好文號(hào)、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記，并及時(shí)讓接收人簽字確認(rèn)。

　　4.工程項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中由各經(jīng)辦部門(mén)自行負(fù)責(zé)保管，以便于及時(shí)查找，待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。

　　第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定

　　1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，借用人在借用部門(mén)檔案時(shí)，須經(jīng)部門(mén)資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后，方可借閱。跨部門(mén)借閱檔案時(shí)，須經(jīng)借用人部門(mén)經(jīng)理同意。

　　2.所借文件資料須為原件時(shí)，出借文件資料的部門(mén)資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件，以防不時(shí)之需。

　　3.文件資料借出后，出借部門(mén)的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄，做好文件借出后的追蹤工作，負(fù)責(zé)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)收回，防止遺失。

　　4.跨部門(mén)借用文件資料并不再歸還時(shí)，則作為移交處理。此時(shí)須由出借部門(mén)填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》，雙方部門(mén)資料員簽字確認(rèn)后，在備注欄內(nèi)注明移交，則該文件的保管責(zé)任人由移交部門(mén)資料員轉(zhuǎn)至接收部門(mén)資料員。

　　5.文件資料歸還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清，并查看文件資料的是否完整，如有缺損，應(yīng)由借用人書(shū)面寫(xiě)明原因，并經(jīng)出借部門(mén)經(jīng)理和借閱部門(mén)經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。

　　6.部門(mén)資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后，及時(shí)填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》，更新文件保存記錄。

　　第三條 文件資料目錄定期上交

　　每月初第一個(gè)工作日，部門(mén)資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后，填寫(xiě)《部門(mén)文件檔案目錄》并校對(duì)，部門(mén)經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計(jì)存檔時(shí)間和是否進(jìn)行電子存檔欄，核對(duì)簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。

　　第四條 各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間

　　1.各部門(mén)文件資料m.dewk.cn按照《各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間》進(jìn)行管理，未涉及到的其它文件資料由部門(mén)經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門(mén)及移交時(shí)間。

　　2.檔案管理操作細(xì)則所指的部門(mén)自行保管的文件資料不包括在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中形成的各類(lèi)合同。除人力資源部的勞動(dòng)合同外，其他各類(lèi)合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。

　　第五條 對(duì)于工程各類(lèi)圖紙、文件資料等，按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。

　　附表1：《文件資料收存、借用記錄表》

　　附表2：《發(fā)文記錄表》

　　附表3：《部門(mén)文件資料目錄》

　　附表4：《案卷總目錄》

　　附表5：《卷內(nèi)備考表》

　　附表6：《卷內(nèi)文件目錄》

　　附表7：《文件資料移交記錄表》

　　附表8：《文件資料銷(xiāo)毀清單》

　　附錄9：《部門(mén)文件檔案歸檔范圍及移交時(shí)間》