山浦集團(tuán)檔案管理制度
為了加強(qiáng)公司檔案管理，理順工作流程，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，確保檔案的完善和齊全,充分發(fā)揮檔案的作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定此制度，以加強(qiáng)對檔案管理工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
1.檔案管理職責(zé):
1.1檔案管理室是負(fù)責(zé)公司檔案的歸檔管理、檔案管理制度的貫徹與執(zhí)行，加強(qiáng)對檔案工作的實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
1.2檔案管理員是公司設(shè)立專職管理檔案的人員，在行政部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：
1.2.1制定或參與制定關(guān)于檔案管理制度方面的規(guī)章 制度。
1.2.2協(xié)助行政經(jīng)理對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
1.2.3檔案管理員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的新文件資料立即歸檔。
1.2.4確認(rèn)歸檔的文件資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
1.2.5檔案管理員立檔時(shí)應(yīng)根據(jù)文件名稱以及文件內(nèi)容簡潔地?cái)M寫好歸檔標(biāo)題及編號把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后封存保管。
1.2.6文件組成檔案后,如有后續(xù)需立檔的文件資料，按立檔原則進(jìn)行插檔，按相關(guān)規(guī)律進(jìn)行排列，方便檔案文件管理，做到查找方便。
1.2.7檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
1.2.8檔案管理員對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，給復(fù)制件加蓋公章 ，以示復(fù)制件不會(huì)有誤編號入檔。
1.2.9檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。
1.2.10總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高檔案管理制度技能和工作效率，使公司檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
2.歸檔資料的內(nèi)容及類別：
2.1計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
2.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動(dòng)記錄等。
2.3法規(guī)性文件上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案管理制度的各類法律性規(guī)章 制度。
2.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
2.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
2.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
2.7匯報(bào)性材料包括公司各職能部門向總部匯報(bào)的材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
2.8調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
2.9聲像制品資料包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
2.10證件性文書資料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料房屋租賃合同資料、車輛的相關(guān)資料證明與證照等。
2.11檔案秘密級別檔案管理員歸納檔案秘密級別后，經(jīng)行政部經(jīng)理最后審核，確定秘密級別方可存檔。
3.檔案借閱流程及規(guī)定：
3.1各部門工作人員查閱本部門工作范圍內(nèi)檔案資料需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，即可查閱無密級檔案。
3.1.2各部門工作人員如需查閱非本部門的重要文件或有密級檔案，須經(jīng)部門經(jīng)理批示、行政部經(jīng)理、董事長助理批準(zhǔn)，方可借閱。
3.1.3重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。如有工作需要復(fù)制時(shí)需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或董事長助理批準(zhǔn)。
3.1.4借閱文件者要保證檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
3.1.5檔案一般不得借出檔案管理辦公室。如有特殊情況，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。可做短期外借最多為三天，如延長借閱時(shí)間，須補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還并給予經(jīng)濟(jì)處罰。
3.1.6借閱檔案者須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
3.1.7企業(yè)在職員工調(diào)離公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。
3.2檔案借閱流程：
3.2.1查閱非本部門的檔案，由本部門經(jīng)理申請，行政部經(jīng)理審批方可借閱。
3.2.3查閱本公司重要檔案，由本部門經(jīng)理申請;董事長助理簽字審批;轉(zhuǎn)行政經(jīng)理簽字，在檔案處登記方可查閱。
3.3查閱文件應(yīng)注意以下方面：
3.3.1查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定查閱文件，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
3.3.2查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。
3.3.3借閱的各類檔案須在三個(gè)工作日前歸還，若繼續(xù)使用的請?jiān)俎k理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。對丟失檔案的將按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.檔案保密要求：
4.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)公司文件保密意識(shí)，共同做好保密工作。
4.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為(絕密、機(jī)密、秘密)三級。
4.3密級重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。復(fù)制時(shí)需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.4密級重要檔案只限歸檔人使用，其他人員借用需經(jīng)董事長助理以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.5檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由行政部經(jīng)理監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
5.超期檔案的銷毀審批流程以及文件類別保存期限確定：
5.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(一式兩份)，一份作為檔案室留存，方便日后查閱。
5.1.2對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊經(jīng)部門經(jīng)理鑒定，報(bào)董事長助理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
5.1.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
5.1.4經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦公室到指定地點(diǎn)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人(兩人以上監(jiān)督)應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
5.1.5銷毀清冊要作為資料長期保存，防止丟失，以備查考。
5.2銷毀流程圖表
5.3文件類別保存期限
5.3.1計(jì)劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。根據(jù)計(jì)劃的時(shí)間為保存期的時(shí)間，一般分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。銷毀時(shí)由行政部經(jīng)理審批并監(jiān)督銷毀。
5.5.2批示性文件材料
包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動(dòng)記錄等。是公司各項(xiàng)經(jīng)營的運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)為長期保存，一般保存期分為:一年，三年，五年或更長時(shí)間(人事任命書保存期為長期保存，銷毀期應(yīng)為此人離任或離職)經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)方可銷毀。
5.5.3法規(guī)性文件
上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案管理制度的各類法規(guī)性文件規(guī)章 制度。根據(jù)文件內(nèi)法律效應(yīng)時(shí)間年限為保存期的時(shí)間，保存期滿后銷毀時(shí)由法務(wù)部高級顧問，董事會(huì)審批方可銷毀。
5.5.4公司的重大決議
包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要事項(xiàng)時(shí)間及年限進(jìn)行保存，以備公司后期發(fā)展參閱，保存期滿由董事辦批準(zhǔn)方可銷毀。
5.5.5總結(jié)性文件
包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。根據(jù)總結(jié)中的時(shí)間為保存期的時(shí)間，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。保存期滿銷毀時(shí)由行政經(jīng)理批準(zhǔn)申請銷毀。
5.5.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本，
根據(jù)產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄等按合同期限保存，到期后即可申請銷毀。
5.5.7匯報(bào)性材料
包括公司各職能部門向總部匯報(bào)的材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。根據(jù)回報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表期限作為保存期限，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。保存期滿后可申請銷毀。
5.5.8調(diào)研性資料
包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。此類文件為保密性文件一般保存年限比較長，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)方可造冊申請?jiān)Y料銷毀。
5.5.9聲像制品資料
包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。是記錄公司長期發(fā)展的歷史性影像資料應(yīng)為長期保存。
5.5.10證件性文書資料
包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料房屋租賃合同資料、車輛的相關(guān)資料證明與證照等。根據(jù)各照、證相關(guān)年限保存。
篇2：客戶檔案管理制度
客戶檔案管理制度
1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)
本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶資料補(bǔ)充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業(yè)公司往來文件
3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
3.8客戶報(bào)修記錄
篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，報(bào)上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。