山浦集團檔案管理制度

　　為了加強公司檔案管理，理順工作流程，明確工作職責，杜絕資料流失，確保檔案的完善和齊全,充分發揮檔案的作用，結合公司的實際情況，特制定此制度，以加強對檔案管理工作實務指導。

　　1.檔案管理職責:

　　1.1檔案管理室是負責公司檔案的歸檔管理、檔案管理制度的貫徹與執行，加強對檔案工作的實務指導。

　　1.2檔案管理員是公司設立專職管理檔案的人員，在行政部的領導下，其管理的主要職責為：

　　1.2.1制定或參與制定關于檔案管理制度方面的規章 制度。

　　1.2.2協助行政經理對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

　　1.2.3檔案管理員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的新文件資料立即歸檔。

　　1.2.4確認歸檔的文件資料完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　1.2.5檔案管理員立檔時應根據文件名稱以及文件內容簡潔地擬寫好歸檔標題及編號把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后封存保管。

　　1.2.6文件組成檔案后,如有后續需立檔的文件資料，按立檔原則進行插檔，按相關規律進行排列，方便檔案文件管理，做到查找方便。

　　1.2.7檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　1.2.8檔案管理員對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，給復制件加蓋公章 ，以示復制件不會有誤編號入檔。

　　1.2.9檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分或經濟處罰。

　　1.2.10總結經驗，改善工作方法，提高檔案管理制度技能和工作效率，使公司檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

　　2.歸檔資料的內容及類別：

　　2.1計劃性文件資料包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

　　2.2批示性文件材料包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、人事任命調動記錄等。

　　2.3法規性文件上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部檔案管理制度的各類法律性規章 制度。

　　2.4公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　2.5總結性文件包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　2.6憑證性材料包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

　　2.7匯報性材料包括公司各職能部門向總部匯報的材料、統計報表;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

　　2.8調研性資料包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

　　2.9聲像制品資料包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

　　2.10證件性文書資料包括企業營業執照、衛生許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料房屋租賃合同資料、車輛的相關資料證明與證照等。

　　2.11檔案秘密級別檔案管理員歸納檔案秘密級別后，經行政部經理最后審核，確定秘密級別方可存檔。

　　3.檔案借閱流程及規定：

　　3.1各部門工作人員查閱本部門工作范圍內檔案資料需經本部門領導批準、經行政部領導批準，即可查閱無密級檔案。

　　3.1.2各部門工作人員如需查閱非本部門的重要文件或有密級檔案，須經部門經理批示、行政部經理、董事長助理批準，方可借閱。

　　3.1.3重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。如有工作需要復制時需經公司行政部經理或董事長助理批準。

　　3.1.4借閱文件者要保證檔案的完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

　　3.1.5檔案一般不得借出檔案管理辦公室。如有特殊情況，須經有關領導批準并辦理借閱手續。可做短期外借最多為三天，如延長借閱時間，須補辦續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還并給予經濟處罰。

　　3.1.6借閱檔案者須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　3.1.7企業在職員工調離公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。

　　3.2檔案借閱流程：

　　3.2.1查閱非本部門的檔案，由本部門經理申請，行政部經理審批方可借閱。

　　3.2.3查閱本公司重要檔案，由本部門經理申請;董事長助理簽字審批;轉行政經理簽字，在檔案處登記方可查閱。

　　3.3查閱文件應注意以下方面：

　　3.3.1查閱檔案必須嚴格遵守保密規定查閱文件，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

　　3.3.2查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須領導批準后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。

　　3.3.3借閱的各類檔案須在三個工作日前歸還，若繼續使用的請再辦理相關續借手續。對丟失檔案的將按相關規定執行。

　　4.檔案保密要求：

　　4.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強公司文件保密意識，共同做好保密工作。

　　4.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為(絕密、機密、秘密)三級。

　　4.3密級重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。復制時需經公司行政部經理或副總以上領導批準。

　　4.4密級重要檔案只限歸檔人使用，其他人員借用需經董事長助理以上級領導批準。

　　4.5檔案管理員調離，應由行政部經理監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

　　5.超期檔案的銷毀審批流程以及文件類別保存期限確定：

　　5.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(一式兩份)，一份作為檔案室留存，方便日后查閱。

　　5.1.2對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊經部門經理鑒定，報董事長助理批準后，按規定銷毀。

　　5.1.3經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　5.1.4經領導審批后辦公室到指定地點銷毀，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人(兩人以上監督)應在銷毀注冊上簽字。

　　5.1.5銷毀清冊要作為資料長期保存，防止丟失，以備查考。

　　5.2銷毀流程圖表

　　5.3文件類別保存期限

　　5.3.1計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。根據計劃的時間為保存期的時間，一般分為：一季度，半年，一年或更長時間。銷毀時由行政部經理審批并監督銷毀。

　　5.5.2批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、人事任命調動記錄等。是公司各項經營的運營標準應為長期保存，一般保存期分為:一年，三年，五年或更長時間(人事任命書保存期為長期保存，銷毀期應為此人離任或離職)經董事會批準方可銷毀。

　　5.5.3法規性文件

　　上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部檔案管理制度的各類法規性文件規章 制度。根據文件內法律效應時間年限為保存期的時間，保存期滿后銷毀時由法務部高級顧問，董事會審批方可銷毀。

　　5.5.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。應根據會議紀要事項時間及年限進行保存，以備公司后期發展參閱，保存期滿由董事辦批準方可銷毀。

　　5.5.5總結性文件

　　包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。根據總結中的時間為保存期的時間，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時間。保存期滿銷毀時由行政經理批準申請銷毀。

　　5.5.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本，

　　根據產品銷售、合同書、協議書等原始記錄等按合同期限保存，到期后即可申請銷毀。

　　5.5.7匯報性材料

　　包括公司各職能部門向總部匯報的材料、統計報表;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等。根據回報材料、統計報表期限作為保存期限，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時間。保存期滿后可申請銷毀。

　　5.5.8調研性資料

　　包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。此類文件為保密性文件一般保存年限比較長，經董事會批準方可造冊申請原資料銷毀。

　　5.5.9聲像制品資料

　　包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。是記錄公司長期發展的歷史性影像資料應為長期保存。

　　5.5.10證件性文書資料

　　包括企業營業執照、衛生許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料房屋租賃合同資料、車輛的相關資料證明與證照等。根據各照、證相關年限保存。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。