YS物業(yè)公司檔案管理規(guī)程
一、 目的
加強上海YS物業(yè)檔案管理工作，落實檔案管理各項目標。
二、 適用范圍
本程序適用于在上海YS物業(yè)管理服務活動中形成的各種檔案。(人事類、財務檔案除外)
三、 職責
1、執(zhí)行總經(jīng)理負責外單位(個人)查、借閱檔案的審批。
2、行政人事部經(jīng)理負責公司員工查、借閱檔案的審批及外單位(個人)查閱、借閱的審核工作。
3、檔案員(公司由行政助理兼)職責：
1)負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放;
2)檔案資料的移交;
3)檔案的借閱、登記、統(tǒng)計;
4)保密;
5)檔案室設備、設施的保管維護等。
4、各部門負責人負責指定專人配合公司檔案員做好本部門檔案資料的收集、整理及交接及資料前的保管等工作。
5、人力資源主管負責保管人事類檔案，財務部經(jīng)理負責保管財務類檔案。
四、 程序
1、檔案資料的確定,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：
1)物業(yè)項目基本情況資料，包括工業(yè)區(qū)規(guī)劃、建設、發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖紙等;
2)物業(yè)項目業(yè)戶基本資料情況，包括業(yè)主接房資料、裝修資料及二次裝修驗收資料，房屋租賃合同，供水、供電合同以及治安、消防等資料;
3)本公司基本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、 管理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料;
4)公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀要、報告、請示等;
5)各部門資料，包括業(yè)務、行政管理等材料;
6)外來資料，包括中央、省、市、區(qū)、置業(yè)公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文等;
7)圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等;
8) 其它。
2、檔案編號
1)檔案分劃
為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為十四大類(為一級分類)，每一大類下再劃分出若干子類(為二、三、四級分類)。具體分劃詳見《檔案分劃編號表》。
各部門檔案的一級類目、二級類目均按本辦法規(guī)定設置，三級和三級以下類目由各部門根據(jù)實際情況自行設置。
2)檔案編號
為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對檔案進行編號。具體編號方法如下：
卷宗編號結(jié)構(gòu)形式
編號結(jié)構(gòu)形式采用五段制，編號由左到右排列，各段均用阿拉伯數(shù)字表示，一至四段之間用“?”隔開，四至五段之間用“-”隔開。
*·*·**·****-***
部門縮寫一級類目代碼二級類目代碼年 度 碼案 卷 流 水 號
例：*·1·01·20**·01表示是行政人事部內(nèi)部管理制度20**年第1卷。
部門縮寫代碼：
行政人事部-*
品質(zhì)管理部-P
財務部-C
項目環(huán)境管理部-H
項目秩序維護部-Z
項目工程維修部-G
項目客服中心及綜合-K
對項目下屬各部門資料，代碼前需加項目字母編寫，如AB組團項目部客服中心及綜合，則
部門代碼為：AB-K
3) 電子檔案的編號參同文字檔案的類目編號要求，文件夾的命名參考《檔案分劃編號表》，保證電子檔案與文字檔案的一致性，對重要的文件、資料應及時進行光盤備份，并定期對電腦檔案進行數(shù)據(jù)備份，光盤類檔案由對應部門負責保管。
3、機要檔案：
1)公司檔案按其內(nèi)容分為“機密”、“保密”二種。
2)劃分標準：
機密檔案：
A、公司執(zhí)行董事資料、重要或?qū)ｍ棔h記要、保密期限內(nèi)的重要決定事項;
B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀調(diào)查、未公布的人事任免、獎懲決定;
C、公司的年度工作總結(jié)、財務預算決算報告、繳納稅款、經(jīng)營報表和各種綜合統(tǒng)計報表;
D、公司有關經(jīng)營資料、資源情報及供應商資信調(diào)研資料;
E、公司與同行對手的競爭策略、計劃。
保密檔案：
A、公司各部門人員調(diào)整、未公布的計劃;
B、公司員工違法違紀的檢舉、投訴、調(diào)查材料、發(fā)生案件事故的調(diào)查登記資料。
C、人事檔案、薪資性檔案、經(jīng)濟合同、勞動合同;
3)檔案地址確定
檔案存放位置利用分類編號來確定。
確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。
各一級類檔案區(qū)內(nèi)的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。
每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。
同一個檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。
每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。
4、 歸檔管理
1)歸檔前資料管理
分散在各部門的資料歸檔前由各部門(兼職)內(nèi)業(yè)負責管理。
各部門必須設置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。
各部門(項目)負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。
2)歸檔時間
各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。
公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔;
法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔;
用戶(業(yè)主)資料在用戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔;
各項工程資料在驗收后一個星期內(nèi)歸檔;
各部門當年的業(yè)務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔;
圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。
其它資料按公司領導確定的時間歸檔。
3)歸檔要求
歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全;
歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆;
歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。
4)檔案資料移交
資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。
移交時，檔案員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。
移交清單一式兩份，交接人各留存一份。
5)資料編號歸檔
檔案員把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。
檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。
編號后的檔案，按本規(guī)定第4.3條“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。
5、檔案管理
1)檔案室由行政主管負責管理，行政助理指定檔案員負責具體管理工作。
2)檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。
3)檔案保管
保存期限(國家若有特殊規(guī)定的，按國家規(guī)定執(zhí)行;國家無特殊或強制規(guī)定的且作業(yè)文件中有具體規(guī)定的，以該作業(yè)文件要求期限為準)檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：
A、永久保存：1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、執(zhí)行董事、監(jiān)事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
B、十年保存：1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十年保存的文書。
C、五年保存：1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
D、二年保存：1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。
4)檔案的銷毀：超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的管理期限，每年編制銷毀計劃及清單，報執(zhí)行總經(jīng)理審批，對確無保存價值的由行政人事部統(tǒng)一銷毀。銷毀時應注意對備份件、附件的同時銷毀。
超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。
需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。
部門內(nèi)部檔案由部門(項目)經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由執(zhí)行總經(jīng)理核準后統(tǒng)一由行政人事部銷毀。
銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，行政人事部指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。
檔案銷毀每年進行一次，即每年的2月清理上年度需銷毀檔案。
《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政人事部一份。
銷毀檔案編號的處理
經(jīng)鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用*(表示暫存記號)標識流水號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內(nèi)。
6、檔案借閱
1)檔案資料一般只限于公司員工及置業(yè)公司需要查閱的人員查閱。
2)外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)審批權(quán)限對應人員批準。
3)檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時，必須填寫《檔案/文件查閱/借閱/復印登記表》。
4)審批表經(jīng)部門(項目)經(jīng)理批準簽字后，交相關權(quán)限人員批準簽字，方可借出檔案。
5)借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失，并保證如期歸還。
6)檔案借還情況須在登記本上登記。
7、檔案統(tǒng)計
1)檔案資料定期進行清理、統(tǒng)計。
2)檔案員必須每季度統(tǒng)計一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計結(jié)果報行政人事部經(jīng)理。
8、檔案管理意外事件處理程序
1) 檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。
2)處理程序
發(fā)生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政人事部經(jīng)理和執(zhí)行總經(jīng)理。
當發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案;
當發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時，應立即對損毀檔案設法進行修補、復原;
若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協(xié)助設法重新補制。
在進行補救工作的同時，對意外事件發(fā)生的原因由品質(zhì)主管進行調(diào)查，追究有關人員的責任。
根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經(jīng)濟處罰。
對發(fā)生的意外事件及處理情況須進行登記。
五、 記錄
1、 《檔案資料移交清單》
2、 《檔案銷毀申請表》
3、 《檔案銷毀登記表》
4、 《檔案借閱/復印申請單》
5、 《檔案/文件查閱/借閱/復印登記表》
6、 《卷內(nèi)檔案目錄》
六、 附錄
1、 《檔案分劃編號表》
檔案分劃編號表
一級類目編號表
一級類目類號
制度類1
行政人事類2
工作計劃、報告、預算3
往來文件4
會議記錄5
合同類6
會計類7
物業(yè)移交資料類8
物業(yè)管理類9
工程類10
剪報11
特殊介質(zhì)類12
產(chǎn)品說明類13
證照類14
(一)制度類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
制度類1內(nèi) 部 管 理 制 度01崗位職責長期行政人事部及對應之部門
員工守則長期
各崗操作程序長期
其它管理辦法長期
公 共 管 理 制 度02裝修守則長期行政人事部及對應部門
業(yè)戶守則長期
管理公約長期
各種收費標準長期
其它長期
總部下發(fā) 制度03長期行政人事部
(二)行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
行政人事類2人事01人員異動統(tǒng)計五年行政人事部
獎懲統(tǒng)計五年
出勤統(tǒng)計五年
考核統(tǒng)計五年
員工檔案長期
薪資、福利02工資發(fā)放表五年行政人事部
薪資統(tǒng)計五年
各類補貼發(fā)放表五年
薪資標準長期
培訓03培訓考核統(tǒng)計長期行政人事部及相應部門
培訓計劃長期
培訓記錄長期
培訓協(xié)議五年
物資管理04物資申購長期行政人事部
物資臺帳長期
(三)工作計劃、預算及報告檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
工作計劃、預算及報告3工作計劃01月度計劃五年行政人事部及相應部門
年度計劃及目標長期
工作報告02月度報告五年行政人事部及相應部門
季度報告十年
年度報告長期
預算03年度預算長期行政人事部及財務部
其它
(四)往來文件檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
往來文件4與地產(chǎn)公司01文件傳簽單長期行政人事部及相關部門
上報類文件長期
來文長期
其它長期
與工程部02工作聯(lián)系單長期行政人事部及相關部門
收文長期
其它長期
與營銷部03工作聯(lián)系單長期行政人事部及相關部門
收文長期
其它長期
其它長期
與政府部門04工商長期行政人事部
房管局長期
物業(yè)管理協(xié)會長期
物價局長期
與其它部門05發(fā)文長期行政人事部及相關部門
收文長期
其它長期
公司內(nèi)部06通知長期行政人事部及相關部門
通報長期
其它長期
(五)會議記錄檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
會議記錄5管理例會紀要01公司年度、月度及周例會長期行政人事部
專項會議紀要02長期
地產(chǎn)公司會議紀要03長期
其它04長期行政、部門
(六)合同檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
合同6物業(yè)服務合同01長期行政人事部
購置合同02長期
其它03長期
(七)會計類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
會計類7憑 證 類01原始憑證長期財務部
記帳憑證長期
涉外憑證長期
匯總憑證長期
工資單長期
其他長期
帳 簿 類02日記帳長期財務部
明細帳長期
總帳長期
銀行存款帳長期
固定資產(chǎn)帳長期
涉外會計帳長期
其他長期
報 表 類03月、季會計報表長期財務部
年度會計報表長期
其他報表長期
其 他 類04會計檔案移交帳冊長期財務部
會計檔案保管帳冊長期
銷毀帳冊長期
其他長期
(八)物業(yè)移交資料檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
物業(yè)移交資料8設施設備01長期工程部
房屋初驗收02長期
遺漏工程記錄03長期
鑰匙04長期
房屋正式驗收05長期
竣工資料06長期
(九)物業(yè)管理類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
物業(yè)管理類9業(yè)主資料01入住資料長期客服中心
裝修資料長期
業(yè)主自治管理02長期
物管服務03保潔、安全、客戶服務文件長期
社區(qū)文化活動長期
重點工作記錄長期
投訴/報事處理04長期
其它05長期
(十)工程類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
工程類10服務月報表01長期工程維修部
設備操作說明書02長期
運行類03設備運行長期
檢查保養(yǎng)記錄長期
事故處理情況長期
其它04長期
(十一)剪報類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管 部門
類名類號類名類號
剪報類11物管類01長期行政人事部
房產(chǎn)類02長期
招聘類03長期
其它04長期
(十二)特殊介質(zhì)類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
特殊介質(zhì)類12照片類01長期行政人事部及相關部門
軟盤類02長期
光盤類03長期
磁帶類04長期
其它05長期
(十三)產(chǎn)品說明書類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類名類號
產(chǎn)品說明書類13辦公設備類01長期行政人事部
工程設備類02長期行政人事部及維修服務部
(十四)證照類檔案歸檔范圍及保管期限
一級類目二級類目歸檔范圍保管期限保管部門
類名類號類號類號
證照類14原件類01長期行政人事部
復件類02長期
空白樣表03長期
檔案銷毀申請表
年月日
申請部門經(jīng)辦人
銷毀原因：
檔案名稱：
銷毀份數(shù)：
部門(項目)負責人 意見
行政人事部 負責人意見
執(zhí)行總經(jīng)理 意見
檔案借閱/復印申請單
年月日
申請部門申請人
用途：□ 借閱 □ 復印
檔案名稱：
份數(shù)：
部門(項目)負責人 意見
行政人事部 負責人意見
執(zhí)行總經(jīng)理 意見
檔案銷毀登記表
序號文件編號文件標題頁數(shù)所屬 部門歸檔 日期保存 期限銷毀 時間備注
卷內(nèi)檔案目錄
序號文件編號文件名稱頁數(shù)頁碼歸檔日期備注
檔案資料移交清單
移交時間移交原因移交文件內(nèi)容移交份數(shù)移交人簽名接收人簽名備注
檔案查閱/借閱/復印登記表
日 期類別事 由文件名稱經(jīng)辦人審批人檔案員簽字備 注
查閱借閱復印
預計歸還時間實際歸還日期份數(shù)
篇2：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤
三、職責
1、事務部主管負責業(yè)主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負責依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、將業(yè)主的有關資料放在相應的文件袋內(nèi)。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、業(yè)主檔案的跟蹤
(1)當發(fā)生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：
?、偻ㄓ嶋娫捖?lián)絡方式發(fā)生變化時;
?、跇I(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經(jīng)事務部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
6、業(yè)主檔案應永久保存。
7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
篇3：物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程
物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程
1目的
對重要資料文件等進行有效保管，以便查閱。
2范圍
適用于EE物業(yè)服務中心檔案管理工作。
3標準作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件：
a)管理文件：各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案：包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限，每月5號前由各部門負責人整理歸檔，行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理，并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情，須立即向部門經(jīng)理或公司領導報告。
3.3.2嚴禁無關人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時，根據(jù)損失程度追究有關人員責任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件)，須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔相應責任。
3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制，須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密，絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關責任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天，長期使用檔案借閱期不得超過15天，如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交，須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準，并建立《檔案移交簽收表》，由經(jīng)辦人簽字，以明確責任。
3.5.2員工進行公司間調(diào)動后，由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案，調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經(jīng)辦人當場簽字，以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容：檔案是否齊全，檔案有無存放錯誤。
3.6.2檢查時間：每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序，方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13
5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14