辦公大樓項目檔案管理規(guī)程

　　目的

　　規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。

　　職責

　　a.資料檔案管理員負責檔案的保存、預立卷與保管工作。

　　b.管理處每月一次進行檢查。

　　c.各部門主管負責部門內(nèi)歸檔文件的收集、整理。

　　工作規(guī)程

　　【檔案收集與歸檔】

　　a.范圍

　　凡《文書檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。

　　b.時間

　　各部門需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。

　　c.要求

　　-上交文件必須完整、無空缺，不得使用鉛筆填寫。

　　-資料檔案管理員將收集來的檔案分類插入有關(guān)的檔案袋中妥善保管，以備年底一并裝訂歸檔。

　　【檔案接收】

　　a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。

　　b.接收的案卷，經(jīng)復查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補破損的文件。

　　【檔案查閱、借閱】

　　a.調(diào)卷查閱者，應說明理由、要求及內(nèi)容。

　　b.查閱檔案前，必須于"查閱、借閱登記簿"上簽字登記。

　　c.查閱的檔案不得離開管理處，如有離開管理處的必要，須經(jīng)管理處經(jīng)理同意，方可實施。

　　d.非管理處人員借閱，憑單位介紹信，經(jīng)管理處經(jīng)理批準并辦理借閱手續(xù)后，于管理處內(nèi)借閱，不得外借。

　　e.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。

　　f.閱后及時歸還，確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。

　　g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。

　　h.復印（制）檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。

篇2：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責

　　1、事務部主管負責業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負責依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當發(fā)生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

　　②業(yè)主發(fā)生更替時。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經(jīng)事務部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

篇3：物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程

　　物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程

　　1目的

　　對重要資料文件等進行有效保管，以便查閱。

　　2范圍

　　適用于EE物業(yè)服務中心檔案管理工作。

　　3標準作業(yè)要求

　　3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件：

　　a)管理文件：各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。

　　b)證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。

　　c)合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。

　　d)員工人事檔案：包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。

　　3.2檔案的收集整理

　　3.2.1質(zhì)量記錄文件

　　3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限，每月5號前由各部門負責人整理歸檔，行政人事專員每月檢查;

　　3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;

　　3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理，并保存。

　　3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。

　　3.3檔案保存

　　3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情，須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導報告。

　　3.3.2嚴禁無關(guān)人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

　　3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時，根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責任。

　　3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關(guān)鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件)，須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔相應責任。

　　3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制，須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。

　　3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密，絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關(guān)責任。

　　3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天，長期使用檔案借閱期不得超過15天，如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.5檔案移交

　　3.5.1如檔案需向其他部門移交，須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準，并建立《檔案移交簽收表》，由經(jīng)辦人簽字，以明確責任。

　　3.5.2員工進行公司間調(diào)動后，由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案，調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經(jīng)辦人當場簽字，以便查詢。

　　3.6檔案檢查

　　3.6.1檢查內(nèi)容：檔案是否齊全，檔案有無存放錯誤。

　　3.6.2檢查時間：每月自行檢查一次。

　　3.7檔案銷毀

　　檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準。

　　4質(zhì)量要求

　　4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序，方便能夠快捷地查閱文件。

　　5記錄表單

　　5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13

　　5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14